Princípios do 5S e Sua Aplicação

Para auxiliar na redução dos desperdícios, uma das principais técnicas adotadas é a denominada 5S, implantada, inicialmente, no Japão, no fim da década de 1960. Foi um dos principais fatores para a recuperação das empresas japonesas e a base para implantação dos métodos de Qualidade Total no Japão (RIBEIRO, 2006).

A denominação 5S vem das iniciais: Seiri (descarte); Seiton (arrumação); Seiso (limpeza); Seiketsu (higiene) e Shitsuke (disciplina).

Para iniciar a implantação do 5S, é importante a sensibilização e a motivação adequada para o envolvimento e a participação de todos os funcionários. Para que isto ocorra, o uso de ferramentas como o brainstorm poderá facilitar a participação e geração de ideias e opiniões dos funcionários.

O brainstorm ou “tempestade de ideias” é a precursora de muitas técnicas de geração de ideias existentes. Foi originalmente desenvolvida por Osborn, em 1930, e é provavelmente a mais conhecida e utilizada de todas. Seus princípios e regras básicas estão descritos a seguir:

Princípios: suspensão do julgamento para evitar prejulgamentos e críticas; estimular o maior número de ideias possíveis para aumentar a possibilidade de solução para o problema.

Regras: eliminação de críticas para impedir possíveis bloqueios por parte dos participantes; combinação e melhoria das ideias já existentes, facilitando a geração de ideias adicionais.

Para a implantação, deve-se seguir o roteiro descrito no Quadro 4.2.

Quadro 4.2: Etapas para realizar um brainstorm.

Etapa Descrição

1 Reunir um grupo com no máximo 12 participantes, em que um deles assuma o papel de coordenador e, outro, de relator.

2

Informar, inicialmente, os princípios e as regras do brainstorm, mesmo que o grupo seja experiente. Os participantes devem receber o enunciado do problema ou da questão que irão trabalhar. Caso seja necessário, realizar um exercício de aquecimento com o grupo. Estimular a geração de ideias.

3 O coordenador deve encerrar a tempestade de ideias assim que julgar que já tem ideias suficientes.

4 Um pequeno grupo de três a cinco pessoas fará uma análise e um julgamento sobre a consistência das ideias em confronto com o enunciado da questão trabalhada.

5 Depois da análise e do julgamento da consistência das ideias, elabora-se um resumo para consenso do grupo e apresentação final.

Neste caso, o brainstorm ajudará no início da implantação específica do 5S, facilitando a reunião de ideias e sugestões para os efetivos resultados desejáveis.

Em seguida, deve-se criar um cronograma com a definição dos objetivos, as responsabilidades e os prazos para cada etapa do 5S.

Quadro 4.3: SEIRI (descarte).

1a _{Etapa Descrição Vantagens Como implantar}

SEIRI (Descarte) Tenha somente o necessário, na quantidade certa. Reduz a necessidade de espaço, estoque, gastos com sistemas de armazenamento, transporte e seguros. Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o controle de produção, a execução do trabalho no tempo previsto. Evita a compra de materiais em duplicidade e danos a materiais a r m a z e n a d o s . Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas envolvidas no processo.

Escolha seu local de trabalho para uma experiência de descarte. Faça uma série de fotografias (ou filmagem) do ambiente para, no final da tarefa, comparar os resultados obtidos. Defina quem faz o quê, onde, quando e como. Dê atenção a tudo o que estiver dentro de seu ambiente de trabalho (máquinas, ferramentas, estoques, móveis, papéis, entre outros) e defina o que é necessário por meio de instruções claras, para que todos possam separar o útil do inútil. Quantifique e avalie o que está sendo descartado. Coloque em local determinado aquilo que será descartado, convide pessoas de outros setores para que escolham, entre os itens disponíveis, o que de fato lhes interessa. E, finalmente, descarte o restante.

Quadro 4.4: SEITON (arrumação).

2a _{Etapa Descrição Vantagens Como implantar}

SEITON

(Arrumação)

Um lugar para cada coisa. Cada coisa em seu lugar. Cada coisa tem o seu único e exclusivo lugar. Cada coisa, após o uso, deve estar em seu lugar. Tudo deve estar sempre disponível e próximo do local de uso. Ter o que é necessário, na quantidade certa, na qualidade certa, na hora e lugar certos.

Menor tempo de busca do que é preciso para operar. Menor necessidade de controle de estoque e produção. Facilita o transporte interno. Controle de produção e a execução do trabalho no prazo. Evita a compra de materiais desnecessários e danos a materiais armazenados. Aumenta a produtividade das pessoas e máquinas. Maior racionalização do trabalho.

Analise a situação atual. Analise como as coisas estão colocadas, onde e por quê. Arrumação é um estudo de eficiência, e esta depende da velocidade necessária para pegar e colocar as coisas em seus devidos lugares. Defina um lugar para cada coisa. Defina critérios para a priorização das coisas nos lugares. Decida como guardar as coisas. Faça uma análise do estoque, conhecendo as características de cada item. Crie regras para o armazenamento das coisas. Garanta que todos sigam as regras, definindo procedimentos e normas.

Quadro 4.5: SEISO (limpeza).

3a _{Etapa Descrição Vantagens Como implantar}

SEISO S E I S O (Limpeza) P e s s o a s merecem o melhor ambiente. Cada pessoa deve saber a importância de estar em um ambiente limpo. Cada pessoa na empresa deve, antes e depois de qualquer tarefa realizada, retirar o lixo resultante e dar-lhe o fim que foi previamente acordado. Um ambiente limpo lembra qualidade e segurança. M a i o r p r o d u t i v i d a d e das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho. Facilita a venda do produto ou serviço. Evita perdas e danos de materiais e produtos. É fundamental para a imagem da empresa.

Com a ajuda de uma “Equipe da Qualidade”, conscientize a todos sobre a importância e os benefícios da máxima limpeza no ambiente de trabalho. Cada um passa a ser responsável pela limpeza em seu ambiente de trabalho. Todos devem deixar ferramentas e utensílios limpos antes de guardá-los. Mesas, armários e móveis devem estar limpos e em condições de uso. Nada deve ser jogado no chão. Diariamente, retire pó e sujeira dos pisos, paredes, tetos, janelas, portas, prateleiras, armários, mesas, cortinas, cadeiras e locais usados. Não existe exceção quando se trata de limpeza. O objetivo não é impressionar visitantes, mas proporcionar o ambiente ideal para se obter a Qualidade Total. Levante sugestões para a melhoria e limpeza do local de trabalho. Marque o “Dia da Limpeza”, que deve ser preparado como se fosse uma festa (com balões, faixas, lanche, entre outras ideias festivas). No “Dia da Limpeza”, todos devem fazer a limpeza básica em conjunto, varrendo, tirando o lixo, teias de aranha, jogando papéis fora, fazendo pequenos consertos e reparos, entre outras.

Quadro 4.6: SEIKETSU (higiene).

4a _{Etapa Descrição Vantagens Como implantar}

SEIKETSU (Higiene) Qualidade de vida no trabalho. Higiene é manutenção de limpeza, da ordem. Quem exige e faz qualidade cuida muito da aparência. Em um ambiente limpo, a segurança é maior. Quem não cuida bem de si mesmo não pode fazer ou vender produtos ou serviços de qualidade. Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com sistema e materiais de limpeza. Requer manutenção da ordem, da limpeza e da disciplina. Facilita a segurança e o melhor desempenho dos funcionários. Evita danos à saúde do operário e do consumidor. Melhora a imagem da empresa. Eleva o nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho e a empresa.

É importante a promoção de uma política de higiene da empresa, com alguns recursos visuais como: avisos que ajudem as pessoas a evitar erros nas operações, em seus locais de trabalho; avisos de perigo e outras advertências; indicações de locais onde as coisas devem ser colocadas; designações e informações sobre equipamentos e máquinas; lembretes de advertência e lembretes operacionais; avisos de manutenção preventiva; instruções necessárias às tarefas.

Quadro 4.7: SHITSUKE (disciplina).

5a _{Etapa Descrição Vantagens Como implantar}

SHITSUKE (Disciplina) Ordem, rotina e constante aperfeiçoamento. É a rotinização da melhoria alcançada, a obediência à rotina, a busca constante da melhoria, a educação do ser humano. Reduz a necessidade de controle. Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação. Evita perdas oriundas do não surgimento de rotinas.

Traz previsibilidade do resultado final de

qualquer operação. Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles e pressões.

A disciplina pode ser auxiliada por uma comunicação corporativa visual, com os seguintes cuidados: os avisos e comunicados devem ser vistos a distância; devem ser colocados em locais pertinentes; devem ser claros, objetivos e de rápido entendimento; devem contribuir para a criação de um ambiente motivador e constantemente arrumado e higiênico.

Fonte: SEBRAE (1995).

A implantação do 5S possibilita que a empresa reduza custos e operações desnecessárias, contribuindo para o aumento da competitividade.

Esta técnica está incluída na relação das ferramentas mais aplicadas na indústria, assim como: Mapeamento de fluxo de valor; Layout e Ergonomia; Planejamento de pequenos lotes de produção; Autoqualidade; Confiabilidade; Capabilidade das máquinas (CmK); Capabilidade de processo (CpK); Sistemas à prova de erros (Poka Yoke); Kanban; Just in Time; Redução de set-up e lead time; Desenvolvimento de fornecedores; Análise e solução de problemas PDCA.

Com a aplicação do 5S, a empresa pode organizar o ambiente de trabalho e mudar a maneira de pensar e agir das pessoas que fazem parte da organização, atingindo todos os níveis hierárquicos de forma rápida e prática, impactando tanto na mudança comportamental quanto no aspecto visual e físico (FRANCO, RODRIGUES E CAZELA, 2009).

É importante destacar que, após a implantação completa do 5S, faz-se necessário um balanço detalhado dos resultados obtidos, assim como uma análise para a efetiva manutenção dos pontos positivos e ações de melhoria para os pontos negativos.