PRINCE2 – Projects in a Controlled Environment

PRINCE2 é um método baseado em processos para garantir a efetiva gestão de projetos. Utilizado extensivamente pelo Governo do Reino Unido, o PRINCE2 é amplamente reconhecido e utilizado internacionalmente pelo setor privado. Trata-se de um método de domínio público que oferece um guia com as melhores práticas em gestão de projetos. As principais características do método são: foco na justificativa do negócio; estrutura organizacional definida para o time de gestão de projetos; abordagem do planejamento baseada no produto; ênfase na divisão do projeto em estágios gerenciáveis e controláveis; e flexibilidade que pode ser aplicada a qualquer tipo de projeto (http://pt.wikipedia.org/w/index.php?title=PRINCE2&oldid=37562711, recuperado em 7 março, 2014).

O método foi criado em 1989 com o nome PRINCE. Desenvolvido pela The Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) que posteriormente passou a chamar-se The Office of Government Commerce (OGC). Foi originalmente baseado no método de gerenciamento de projetos PROMPT criado em 1975 pela Simpact Systems Limited e adotado pela CCTA em 1979 como método padrão a ser utilizados em todos os projetos de sistemas de informação do Governo do Reino Unido. A primeira versão do PRINCE2 foi publicada em 1996 com a contribuição de um consórcio de 150 organizações europeias e a última revisão foi publicada em 16 de junho de 2009 pelo OGC com o nome PRINCE2:2009 Refresh. PRINCE2 é uma marca registrada da AXELOS Limited que é uma joint venture entre o Gabinete do Governo do Reino Unido e a empresa CAPITA (http://www.axelos.com, recuperado em 15 novembro, 2014).

A estrutura do PRINCE2 é composta por um conjunto de princípios, um conjunto de temas de controle, um ciclo de vida do processo e orientações para combinar o método para o ambiente do projeto. O ciclo de vida do processo é composto por um conjunto de atividades necessárias para direcionar, gerenciar e entregar um projeto (Murray, 2011; OGC, 2009).

Tabela 6: Síntese dos sete princípios do PRINCE2.

Princípio Descrição

Justificativa contínua do negócio.

A justificativa para início do projeto deve ser aprovada, documentada e manter-se válida até o término do projeto.

Aprender com a experiência.

A equipe do projeto aprende com as experiências anteriores. No início do projeto as lições aprendidas em projetos anteriores devem sem revistas, durante o projeto as melhorias devem ser aplicadas e ao término do projeto devem ser documentadas na base histórica da organização.

Papéis e

responsabilidades definidos.

Os papéis e responsabilidades no projeto devem ser definidos e acordados para atender os interesses dos patrocinadores, usuários e fornecedores.

– Patrocinadores são as pessoas e/ou organizações que aprovam os objetivos do projeto e garantem o dinheiro necessário para o investimento.

– Usuários são as pessoas e/ou organizações que utilizarão o produto após o término do projeto.

– Fornecedores são as pessoas e/ou organizações (internos ou externos) que proveem os recursos e conhecimentos necessários para o projeto.

Gestão por estágios. O projeto é planejado, monitorado e controlado estágio por estágio.

Gestão por exceção.

Deve ser definido um plano de alçadas de autorização para aprovação dos desvios nos objetivos do projeto. Os seis objetivos são: tempo, custo, qualidade, escopo, riscos e benefícios.

Foco no produto. Foco na definição e entrega dos produtos, principalmente nos requisitos de qualidade. Adequação ao

ambiente do projeto.

A metodologia deve ser adequada ao ambiente do projeto: tamanho, complexidade, importância, capacidade e risco.

Os princípios são as boas práticas obrigatórias que um projeto deve seguir. São derivados de lições boas e ruins que afetam o sucesso do projeto. Os princípios fornecem um framework de boas práticas para as pessoas envolvidas no projeto, garantido que o método seja aplicado na medida certa para garantir o sucesso do projeto e não seja de forma demasiadamente prescritiva. A Tabela 6 sintetiza os sete princípios do modelo (OGC, 2009).

Os temas descrevem os aspectos da gestão de projetos que devem ser continuamente endereçados durante todo o projeto. Os temas são integrados para garantir a efetividade dos processos de gestão do projeto. Todos os temas devem ser aplicados no projeto, respeitando a flexibilidade do método em relação ao projeto. A Tabela 7 resume os temas (OGC, 2009).

Tabela 7: Síntese dos sete temas do PRINCE2.

Temas Descrição

Business Case

Por quê?

O projeto se inicia com uma ideia com potencial de gerar benefícios para a organização. Este tema define como a ideia será desenvolvida em uma proposta de investimento viável para a organização e como os objetivos da organização serão monitorados no decorrer do projeto.

Organização Quem?

Este tema descreve como a equipe do projeto será estruturada dentro da organização e os papéis e responsabilidades de seus integrantes.

Qualidade O que?

Explica como os requisitos do projeto serão desenvolvidos de modo que todos os participantes entendam os atributos de qualidade dos produtos a serem entregues. Dessa forma é possível planejar como a entrega será garantida.

Planos Como? Quanto? Quando?

Os projetos prosseguem com base em uma série de planos aprovados. Este tema descreve as etapas necessárias para o desenvolvimento dos diversos planos do projeto e as técnicas a serem aplicadas.

Riscos E se?

Os projetos geralmente possuem mais riscos do que as atividades operacionais do dia a dia. Este tema define como os gerentes devem gerenciar as incertezas em seus planos e no ambiente do projeto como um todo.

Mudanças Qual o impacto?

Problemas, solicitações de mudança ou falhas de qualidade podem impactar as tarefas concluídas, em andamento ou planejadas. Ou seja, as mudanças podem impactar a linha de base do projeto e comprometer seus objetivos. Este tema descreve como as mudanças serão gerenciadas.

Progresso Onde estamos? Para onde vamos? Devemos continuar?

Este tema trata da governança do projeto para garantir seu contínuo progresso. Explica o processo de tomada de decisões na aprovação de planos, no monitoramento do desempenho efetivo e no processo de reportar adequadamente os problemas aos níveis hierárquicos superiores.

Nota. Fonte: adaptado de OGC, 2009.

O método fornece um modelo de processos, onde são descritas as atividades necessárias para direcionar, gerenciar e entregar o projeto. Um processo é um conjunto estruturado de atividades desenhadas para atender um determinado objetivo. A Tabela 8 sintetiza as principais características dos processos do PRINCE2.

Tabela 8: Síntese dos sete processos do PRINCE2.

Processos Descrição

Preparando um projeto

Este processo evita que os projetos sem um motivo claro para execução sejam iniciados. As atividades deste processo devem ser limitadas a verificar se o projeto é viável em termos financeiros, técnicos e operacionais. As atividades são:

– Definir o executivo responsável pelo projeto e o gerente do projeto; – Buscar experiências anteriores;

– Estruturar e definir a equipe de gestão do projeto; – Preparar o Business Case;

– Definir a abordagem do projeto e montar o sumário do projeto; – Planejar o início do projeto.

Direcionando um projeto

Este processo descreve as atividades de gerenciamento do comitê executivo. Após a aprovação do Business Case o comitê executivo deve eleger o gerente do projeto que dará início ao projeto. O papel do comitê executivo do projeto é acompanhar o projeto através de relatórios e controles, atuando em algumas tomadas de decisão. Qualquer situação fora deste contexto deve ser direcionada pelo gerente do projeto. Para que este processo ocorra sem grandes percalços, é fundamental que as alçadas de decisão dentro do projeto estejam claramente definidas. As atividades são:

– Autorizar o início do projeto; – Autorizar o plano das fases;

– Tomar decisões críticas quando necessário; – Determinar o fim do projeto.

Iniciando um projeto

Este processo descreve as atividades que o gerente de projetos deve realizar para estabelecer uma base sólida para o início do projeto. A principal entrega é o documento de iniciação do projeto que contém uma visão geral do plano do projeto e define as linhas de bases com as metas de desempenho dos seis objetivos do projeto: tempo, custo, qualidade, escopo, riscos e benefícios. As atividades são:

– Elaborar a estratégia de gestão de riscos do projeto; – Elaborar a estratégia de gestão de execução do projeto; – Preparar a estratégia de gestão de qualidade do projeto; – Preparar a estratégia de comunicação do projeto; – Determinar os controles de progresso do projeto; – Criar o planejamento do projeto;

– Revisar o caso de negócio;

– Documentar o processo de início do projeto.

Gerenciando as fases do projeto

Este processo descreve as atividades necessárias para prover o comitê executivo com informações suficientes para a tomada de decisões. O comitê executivo deve avaliar o sucesso do estágio atual do projeto, aprovar o início do próximo estágio, revisar o plano do projeto, avaliar se os riscos continuam aceitáveis e confirmar se a justificativa do projeto continua válida. O gerente de projeto deve garantir que a atenção do projeto está voltada para a entrega dos produtos. As atividades são:

– Autorizar o início das atividades; – Monitorar progresso das atividades;

– Revisar se os produtos entregues atendem os objetivos do projeto; – Reportar os pontos de atenção ao comitê executivo;

– Gerenciar riscos e problemas; – Tomar as ações corretivas.

Processos Descrição

Gerenciando a entrega de produtos

Este processo está voltado para as atividades diárias dos líderes da equipe necessárias para garantir a entrega dos produtos e garantir a conexão entre o gerente do projeto e as equipes. As atividades são:

– Solicitar aprovação de início do desenvolvimento de novos produtos ao gerente de projeto;

– Criar um planejamento interno para controle dos responsáveis por atividade dentro da equipe;

– Garantir que os produtos estão sendo desenvolvidos de acordo com o especificado em termos de escopo e no padrão de qualidade solicitado;

– Obter a validação e aceite dos produtos finalizados.

Gerenciando a transição entre os estágios

Um projeto, seja ele grande ou pequeno, deve garantir que seus produtos proporcionarão os benefícios esperados à organização. O monitoramento do escopo do projeto deve assegurar isto, especialmente durante a transição entre as fases do projeto. As atividades são:

– Garantir que todos os produtos previstos na fase anterior foram entregues; – Preparar o planejamento da próxima fase;

– Revisar a documentação do projeto produzida até o momento;

– Registrar possíveis lições aprendidas para serem utilizadas em outras fases do projeto e até em outras iniciativas dentro da organização;

– Solicitar autorização para início da próxima fase. Encerrando um

projeto

O projeto encerra-se após a entrega de todos os produtos previstos. O encerramento do projeto tem os seguintes objetivos:

– Verificar a aceitação dos produtos entregues junto aos usuários;

– Garantir que existe uma estrutura para suporte do produto após a desestruturação do projeto;

– Revisar o desempenho do projeto de acordo com os cronogramas estipulados. Nota. Fonte: adaptado de OGC, 2009.

Um dos sete princípios do PRINCE2 diz que a metodologia deve ser adequada ao

ambiente do projeto. Adequar significa que as medidas necessárias para a aplicação da

metodologia devem ser adequadas às características individuais do projeto, garantindo que a estrutura de governança, planejamento e controle seja apropriada. Ou seja, a estrutura não pode ser muito onerosa para um projeto simples nem muito informal para um projeto grande ou complexo. Tanto a organização quanto o gestor do projeto possuem a responsabilidade de aplicar o princípio da adequação ao ambiente do projeto (OGC, 2009).

As responsabilidades da organização são de caráter amplo e genérico: definir as responsabilidades pelos processos; definir as regras de escalada de problemas; definir os templates padrão; treinar e desenvolver as pessoas; integrar os processos de negócios; fornecer as ferramentas necessárias; e garantir a avaliação do processo. As responsabilidades do gestor do

projeto são específicas para o projeto: adaptar os temas por meio das estratégias e controles;

incorporar termos específicos; revisar as descrições do produto; revisar as descrições de funções; e ajustar os processos (OGC, 2009).