• Não ser assegurado o controlo de processos e actividades sub-contratadas que possam ter implicações na conformidade, em termos de segurança alimentar, do produto. R.4.2. REQUISITOS DA DOCUMENTAÇÃO R.4.2.1. Generalidades a documentação do sistema de gestão da segurança alimentar deve incluir a política de segurança alimentar, os objectivos relacionados, os procedimentos documentados e os registos obrigatórios pela IsO 000:005, e todos os documentos necessários para a organização assegurar eficazmente o desenvolvimento, a implementação e a actualização do sistema de gestão de segurança alimentar.
R.4.2.2. Controlo de documentos
Deve ser estabelecido um procedimento documentado para definir os controlos necessários para todos os documentos requeridos pelo sistema de gestão de segurança alimentar.
O controlo deve assegurar que todas as alterações propostas são revistas antes da sua implementação para determinar os seus efeitos na segurança alimentar e o seu impacto no sistema de gestão de segurança alimentar.
Este procedimento documentado deve definir os controlos necessários para assegurar: • a aprovação dos documentos antes da sua edição;
• a revisão, actualização e a reaprovação dos documentos quando necessário; • A identificação das alterações e do estado actual de revisão dos documentos;
• as edições relevantes dos documentos aplicáveis estão disponíveis nos locais de utilização; • A manutenção da legibilidade dos documentos e a sua pronta identificação;
• A identificação e a distribuição controlada dos documentos de origem externa;
• A não utilização de documentos obsoletos, e que estes são adequadamente identificados se forem retidos por qualquer motivo.
Para além dos documentos explicitados no requisito 4.1 é referenciado na Norma ISO 22000:2005 o seguinte conjunto de documentos:
• procedimento de controlo de documentos; • procedimento de controlo de registos;
• procedimentos de correcções, acções correctivas;
• procedimento de tratamento de não conformidade/produto potencialmente não seguro; • Procedimento de notificação e recolha de produtos;
• procedimento de auditorias;
• Documentos especificando como são geridas as actividades incluídas nos programas de pré-requisitos; • Informações relevantes necessárias para a condução da análise de perigos;
• Descrição de matérias-primas, substâncias ou materiais em contacto com os alimentos; • Descrição dos produtos finais;
• Descrição do uso pretendido para o produto; • Metodologia usada para avaliação do risco de acordo com a severidade de possíveis efeitos adversos para a saúde e a probabilidade da sua ocorrência; • Metodologias e parâmetros utilizados na categorização de medidas de controlo; • programas de pré-requisitos operacionais; • plano haCCp; • Racionalidade para a escolha dos limites críticos.
Principais potenciais não conformidades:
• Inexistência de documentos requeridos pela ISO 22000:2005; • Existência de documentos obsoletos em utilização;
• Inadequado controlo de documentos externos (e.g. legislação, especificações de matérias-primas, …).
Discussão: Esta cláusula está directamente relacionada com a Etapa 1 – Estabelecimento de controlo de documentos e dados - da metodologia haCCp apresentada no Capítulo . Os requisitos de controlo de documentos estabelecidos na IsO 000:005 são idênticos aos estabelecidos na norma IsO 9001:000 (IsO, 000) para sistemas de Gestão da Qualidade, na cláusula 4..3. Tal facto é perfeitamente natural pois desta forma a gestão documental do sistema pode ser efectuada de uma forma integrada. Esta integração é também a abordagem que deve ser seguida na implementação de um sistema de gestão de segurança alimentar o qual se deve procurar integrar num sistema de gestão da qualidade já existente de modo a que todas as actividades relevantes sejam geridas de uma forma mais eficiente.
R.4.2.3. Controlo de registos
Os registos devem ser estabelecidos e mantidos legíveis, rapidamente identificáveis e recuperáveis, para fornecer evidências da conformidade dos requisitos e evidências da efectiva operacionalização do sistema de gestão de segurança alimentar. O modo como a identificação, a armazenagem, a protecção, a recuperação, o tempo de retenção e a eliminação dos registos são controlados deve estar definido num procedimento documentado. ao longo da IsO 000:005 é referenciado o seguinte conjunto de registos:
• Registo de comunicações externas relacionadas com acções relativas à segurança alimentar; • Registos de revisão pela gestão;
• Registos do acordo ou contratos definindo a responsabilidade e autoridade quando existirem peritos externos envolvidos no desenvolvimento, implementação, funcionamento ou avaliação do sistema de gestão de segurança alimentar;
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• Registos da formação e de outras acções para assegurar que o pessoal possui as competências adequadas, incluindo actividades de monitorização, correcções ou acções correctivas no âmbito do sistema de gestão de segurança alimentar;
• Registos das verificações e modificações dos PPRs;
• Registo de todas as informações relevantes necessárias para conduzir a análise de perigos;
• Registos que evidenciem o conhecimento e a experiência necessária por parte da equipa de segurança alimentar para o desenvolvimento e implementação de sistema de gestão de segurança alimentar;
• Fluxogramas confirmados;
• Registos da identificação de todos os perigos potenciais que possam ser razoavelmente expectáveis em relação ao tipo de produto, tipo de processo e instalações;
• Registo, para cada perigo identificado, do nível aceitável do perigo para a segurança alimentar no produto final e respectiva justificação;
• Registo dos resultados da análise de risco para todos os perigos para a segurança alimentar identificados; • Registo dos resultados da categorização de medidas de controlo;
• Registo(s) da monitorização de ppRs;
• Registo de correcções e acções correctivas a serem tomadas caso a monitorização mostre que um ppR operacional não está sob controlo;
• Registo(s) de monitorização pCCs;
• Registo de correcções e acções correctivas a serem tomadas caso os limites críticos sejam excedidos; • Registo dos resultados da verificação;
• Registos de rastreabilidade, incluindo a identificação dos lotes de produto e a sua relação com matérias- primas e registos de processamento e expedição;
• Registo da avaliação das causas em condições em que os limites críticos são excedidos ou em condições em que os ppRs operacionais não estavam conformes e as consequências em termos de segurança alimentar; • Registo da informação acerca da natureza da não conformidade, a(s) sua(s) causa(s) e consequência(s),
incluindo a informação necessária com o objectivo da rastreabilidade relacionada com os lotes não conformes; • Registo da causa, extensão e resultado da recolha;
• Registo da eficácia do programa de recolha;
• Registo da base utilizada para calibração de dispositivos de monitorização; • Registos da calibração; • Registo das avaliações e acções resultantes da validade dos resultados de medições anteriores quando o equipamento de medição ou processo é encontrado não conforme com os requisitos; • Registo das actividades de actualização do sistema; • Registos de correcções e acções correctivas.
Principais potenciais não conformidades:
• Inexistência de registos requeridos pela ISO 22000:2005 ou definidos pela própria organização;
• Inadequados tempos de retenção dos registos tendo em consideração a natureza e uso dos registos (e.g. tempo de retenção de registos relacionados com as condições de realização do processo inferiores ao tempo de vida do produto);
• Inadequada protecção de registos em suporte informático (e.g. registos em suporte informático sem restrições de acesso/autoridade definidas; registos em suporte informático sem adequadas rotinas de back-up informático dos dados, …). Discussão: À semelhança da cláusula 4.., esta cláusula está directamente relacionada com a Etapa 1 – Estabelecimento do controlo de documentos e dados - da metodologia haCCp apresentada no Capítulo . Também os requisitos de controlo de registos estabelecidos na IsO 000:005 são idênticos aos estabelecidos na norma IsO 9001:000 (IsO, 000) para sistemas de Gestão da Qualidade, na cláusula 4..4.