Procedimentos para evitar erros nas operações de importação

As empresas que atuam no ramo de importação estão cercadas por um ambiente que pode variar rapidamente, o que torna a tarefa de prevê-lo sempre desafiadora. A fim de realizar os procedimentos de importação sem prejuízos e controlar os gargalos, foram detalhados os principais cuidados que devem ser tomados pelas empresas como forma de reduzir os riscos e impactos, bem como, aumentar a eficiência produtiva.

Ficou evidenciado que em relação à fragilidade em classificar adequadamente uma mercadoria, o apropriado é detalhar minuciosamente sua descrição para que não haja deslizes. É possível, mediante a Receita Federal do Brasil, tirar dúvidas quanto às informações necessárias para a correta classificação do produto.

A quem se dedica ao trabalho de classificação da mercadoria, além de ser imprescindível o conhecimento das regras gerais que englobam a interpretação do SH, também é necessário consultar os recursos disponíveis para o esclarecimento de dúvidas, como as Notas Explicativas do Sistema Harmonizado (NESH). A NESH é um dos instrumentos mais importantes de pesquisa para e determinar a correta tributação dos produtos. Este documento constitui elemento subsidiário de caráter fundamental para a correta interpretação do SH, dispondo acerca de especificações técnicas que compõem cada produto.

Em relação às documentações pertinentes à importação a conferência documental é uma forma de controle fundamental para assegurar que as informações sejam consistentes entre si e que não haja informação contraditória ou conflitante entre os documentos. Os documentos que instruem o processo de importação devem ser elaborados, analisados e conferidos minuciosamente antes do registro da DI. A LI antes do embarque também é outro ponto que deve ser acompanhado, e mesmo que a empresa não seja contratada para tal, deve-se conferir com o cliente se foram tomadas as devidas precauções quanto à necessidade de LI, evitando futuros prejuízos.

De acordo com o quadro 9 é possível ter o conhecimento dos principais documentos necessários para a importação e as informações que devem ser contidas nos mesmos.

DOCUMENTOS _{INFORMAÇÕES}

FATURA PRO FORMA - Emitido pelo exportador - (não tem valor contábil ou

jurídico)

• EXPORTADOR: Nome, endereço completo e assinatura;

• IMPORTADOR: Nome e endereço completo; • MERCADORIA: Quantidade, espécie de volume, descrição, classificação fiscal, preço, peso líquido/bruto, país de origem;

• GERAL: Tipo de embalagem, moeda estrangeira utilizada, Incoterm, detalhes das despesas, validade da fatura, prazo de entrega, modalidade de pagamento, banco que realizará a operação, número da fatura e do pedido.

FATURA COMERCIAL - Emitido pelo exportador - (documento hábil que serve de

base para o pagamento da mercadoria e para o desembaraço alfandegário no exterior)

• EXPORTADOR: Nome, endereço completo e assinatura;

• IMPORTADOR: Nome e endereço completo; • MERCADORIA: Quantidade, espécie de volume, descrição detalhada, classificação fiscal, preço unitário/total, peso líquido/bruto, país de origem;

• GERAL: Tipo de embalagem, moeda estrangeira utilizada, Incoterm, detalhes das despesas, validade da fatura, prazo de entrega, modalidade de pagamento, banco que realizará a operação, número da fatura e do pedido.

PACKING LIST - Emitido pelo exportador -

(documento para discriminar as mercadorias com o objetivo de facilitar a identificação e localização de qualquer produto dentro de um lote)

• EXPORTADOR: Nome, endereço completo e assinatura;

• IMPORTADOR: Nome e endereço completo; • MERCADORIA: Quantidade total, espécie de volume, marcação dos volumes, dimensões unitárias, descrição, classificação fiscal, peso líquido/bruto, país de origem;

• GERAL: tipo de embalagem, moeda estrangeira utilizada, Incoterm, validade da fatura, número da fatura comercial, data de ordem do pedido.

CONHECIMENTO DE TRANSPORTE – Emitido pelo transportador

• EXPORTADOR: Nome, endereço completo e assinatura;

• IMPORTADOR: Nome e endereço completo; • MERCADORIA: Quantidade, descrição, classificação fiscal, peso líquido/bruto; • GERAL: Tipo de embalagem, moeda estrangeira utilizada, Incoterm, local de embarque e desembarque, valor de frete.

Quadro 9: Documentos necessários para atividade de importação Fonte: Elaboração da autora, 2010.

A fim de evitar a cotação equivocada dos valores do frete e das taxas, a sugestão é adotar procedimentos padrões para sua realização, seguindo uma rotina de envio para um melhor desenvolvimento, reduzindo significativamente a margem

de erro. Os valores devem ser repassados ao cliente de forma completa, tendo como base os recebidos pelo armador/agente.

O quadro 10 especifica as informações que deverão conter tanto no pedido de cotação ao responsável pelo transporte da mercadoria como para o envio da cotação ao cliente solicitador.

INFORMAÇÕES

Número da cotação Data de emissão

Nome e endereço do exportador e do importador Tipo de transporte

Locais de embarque e de desembarque Descrição completa da mercadoria Quantidade, peso bruto e líquido da mercadoria Moeda, preço unitário, valor total da mercadoria

INCOTERMS Modalidade de pagamento

Prazo de entrega Vencimento da oferta

Quadro 10: Informações para cotação de frete internacional Fonte: Elaboração da autora, 2010.

Em relação a escolha do modal de transporte internacional deve ser enquadrado à solicitação do cliente e para isso é necessário conhecer o tipo de mercadoria, a quantidade, o tempo e a capacidade do transporte, as rotas disponíveis e a segurança que o modal oferece. Através de um estudo aprofundado é possível adequar o tipo de transporte para cada situação. De um modo geral, dificilmente um modal suprirá simultaneamente todas as necessidades, porém este estudo é importante para a busca de uma combinação adequada dentro dos objetivos especificados.

Partindo do princípio de que cada modal tem características que o tornam mais adequados em determinadas circunstâncias, desta forma, para um melhor entendimento, foi descrito de acordo com o quadro 11 as vantagens e desvantagens dos principais tipos de transporte.

VANTAGENS DESVANTAGENS

AÉREO

• Ideal para mercadorias de alto valor agregado e para alimentos perecíveis;

• Eficaz para o transporte de amostras;

• Agilidade;

• Alta flexibilidade nas rotas.

• Alto custo;

• Pequena capacidade de carga;

• Não possibilita o transporte porta a porta.

RODOVIÁRIO

• Adequado para curtas e médias distâncias;

• Menor manuseio da carga; • Possibilidade de serviço porta a porta;

• Facilidade de substituição do veículo;

• Alta flexibilidade nas rotas.

• Alto custo;

• Pequena capacidade de carga;

MARÍTIMO

• Ideal para grandes quantidades de carga; • Baixo custo;

• Carrega qualquer tipo de mercadoria;

• Grande capacidade de carga.

• Distância dos centros de distribuição;

• Necessidade de terminais próprios;

• Não possibilita o transporte porta a porta;

• Baixa flexibilidade no trajeto.

FERROVIÁRIO

• Adequado para grandes quantidadas de carga; • Baixo custo;

• Adequado para grandes distâncias;

• Grande capacidade de transporte.

• Maior necessidade de transbordo;

• Não possibilida o transporte porta a porta;

• Baixa flexibilidade no trajeto; • Necessidade de terminais próprios.

Quadro 11: Vantagens e desvantagens dos tipos de transportes Fonte: Elaboração da autora, 2010.

Como forma de obter melhoria e ter um controle total das operações do processo de importação foi criado um check list, com as informações necessárias, ao qual, a empresa deverá acompanhar. É importante montar um mapa de acompanhamento, pois além da facilitação do controle, os erros são dificultados, criando uma rotina, possibilitando que o processo prossiga independente das pessoas envolvidas.

CHECK LIST – PROCESSO DE IMPORTAÇÃO

a) Cotação de frete

- pedido de cotação de frete por parte do cliente; - organizar as informações recebidas;

- solicitar cotação de frete através de um formulário padrão ao responsável pelo transporte ou agente de carga;

- organizar os dados e valores recebidos;

- enviar a cotação de frete para o cliente de forma padronizada;

b) Confirmação do pedido

- encaminhar shipping instruction (instrução de embarque) para o responsável pelo transporte ou agente de carga;

- solicitar reserva de praça;

- acompanhar com o exportador a estufagem do container;

- acompanhar com o responsável pelo transporte ou agente de carga o embarque da mercadoria;

c) Pré-embarque

- classificar a mercadoria

- verificar necessidade da Licença de Importação (LI);

- conferir os minuciosamente os dados dos documentos necessários para importação;

- solicita drafts e cópia dos documentos finais de embarque como: MB/L, HB/L, MAWB, HAWB;

- conferir o conhecimento de embarque;

d) Mercadoria embarcada

- confirmar embarque ao cliente;

- encaminhar periodicamente status do processo ao cliente;

- acompanhar a chegada dos documentos originais enviados pelo exportador; - conferir novamente as informações contidas nos documentos originais; - acompanhar a chegada da mercadoria no país de destino;

e) Confirmação da chegada da carga

- solicitar pagamento do frete ao cliente para a liberação dos documentos; - enviar dos documentos originais para o desconsolidador;

- solicitar cotação do seguro para a seguradora;

- enviar valor do seguro para o despachante do cliente; - fazer o pagamento dos impostos incidentes;

- registrar a DI;

- acompanhar parametrização, desembaraço e emissão da CI;

- cotar valores para o transporte rodoviário; - enviar valores ao cliente;

- encaminhar instrução de transporte para a transportadora; - confirmar entrega da carga para o cliente final.

Com as precauções adotadas a empresa presta seus serviços de maneira mais eficiente, tornando-se apta a enfrentar o atual cenário competitivo, propiciando maior lucratividade.

4 CONSIDERAÇÕES FINAIS

A presente pesquisa buscou identificar os principais pontos críticos do processo de importação, com o objetivo de esclarecer às conseqüências e alertar às empresas maneiras de evitar os erros nos trâmites de importação. O trabalho foi realizado através do estudo de caso de uma empresa atuante na prestação de serviço de comércio exterior.

Diante do acompanhamento dos procedimentos foi possível perceber a qualidade nos serviços oferecidos pela empresa e a importância que a mesma dá a um atendimento de qualidade. Neste estudo, encontrou-se dificuldade por não poder aproveitar de todas as informações almejadas no decorrer do estágio, por exigência da própria empresa, pelo fato de algumas informações serem alvos para concorrentes ou até mesmo por prejudicarem a relação com seus próprios clientes. Observou-se que a Map Logistics está cercada por um ambiente que pode variar rapidamente, o que torna a tarefa de prevê-lo sempre desafiadora.

Com base nos dois casos analisados, pode-se concluir que os principais pontos críticos no processo de importação são: classificação fiscal, documentações, a maneira como os custos da cotação de frete internacional são informados ao cliente e a escolha do modal de transporte. Observou-se ainda que ênfase na qualidade das informações nos processos de importação é fundamental para o sucesso da empresa.

Como se sabe, qualquer serviço precisa de organização para seu bom desempenho, nesta perspectiva, aconselha-se a realização de procedimentos padrões entre os funcionários responsáveis nas atividades de importação, como uma forma de reduzir os riscos e impactos, bem como, aumentar a eficiência produtiva da empresa. A descrição das atividades que serão processadas possibilita a identificação de possíveis gargalos, maximizando a imagem da empresa frente a seus concorrentes. Desta forma, o mapeamento possibilita aumentar a produtividade, aperfeiçoamento do trabalho, além de poupar tempo para execução dos serviços. Esse procedimento é importante para que todos os funcionários, mesmo os indiretamente ligados a atividade de importação tenham noção das fases do serviço.

importação, é a elaboração de um relatório de avaliação do desempenho global das atividades quando o serviço for finalizado. Expondo a forma como o serviço foi prestado é possível apontar tanto os pontos positivos como os negativos, facilitando a seleção dos fornecedores para os próximos processos.

Posteriormente aos estudos realizados no trabalho, é possível notar que existem diversos pontos críticos na operação logística de importação. Isso demanda um cuidado especial e funcionários qualificados.

Futuramente outros trabalhos e pesquisas poderão ser realizados com ênfase nos pontos críticos da negociação internacional, onde seria interessante verificar os riscos e as conseqüências causadas por uma negociação internacional inadequada. Seria conveniente, apontar os pontos críticos a fim de aprimorar os procedimentos realizados pela empresa, visto que, o início efetivo do processo de importação se dá com a negociação entre o importador e exportador.

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No documento Implicações provenientes de erros em operações de importação (páginas 66-79)