Processo da Gestão de Projectos

Segundo o PMI a gestão de cada projecto passa por 5 grupos de processos14 _{distintos: a} iniciação, o planeamento, a execução, o controlo e o encerramento – conforme se pode verificar na figura 3.

Figura 3 – Ciclo de Vida dos Projectos e Processos da Gestão de Projectos. Fonte: Autor.

Quando um projecto está dividido em fases os grupos de processos são normalmente repetidos dentro de cada fase, ao longo da vida do projecto, de modo a conduzir, de forma eficaz, o projecto à sua conclusão.

A aplicação dos processos de gestão de projectos é interactiva, muito dos processos são

14 _{Isto é, processo é um conjunto de actividades que se complementam e se interligam, em termos de uma}

repetitivos e revistos durante o projecto. O chefe de projecto e a sua equipa são responsáveis por determinar quais os processos a empregar, por quem e qual o grau de rigor a aplicar a esses processos, para atingir o objectivo para o projecto.

Quando um projecto está dividido em fases os grupos de processos são, normalmente, os seguintes:

2.3.3.1. Processos de Iniciação

É na fase de iniciação (definição) do projecto que a ideia do projecto é delineada. Numa empresa a ideia pode surgir pela identificação de uma necessidade interna ou por um pedido de um cliente. Essa ideia é normalmente vaga. O primeiro tipo de objectivo, apesar de ser vago, deixa mais possibilidades de solução o que pode ser vantajoso. Nesta fase não existe uma definição clara do que se pretende fazer. Daí a necessidade de proceder a uma análise de viabilidade do projecto, conjuntamente com uma análise económica e uma análise de risco. ―Em algumas organizações um projecto é formalmente iniciado somente depois da conclusão de um estudo de viabilidade, de um plano preliminar ou de qualquer outra forma equivalente de análise que foi iniciada separadamente‖ [PMBOK, 2000, pág. 49]. ―O ciclo de vida do projecto determina se o estudo de viabilidade constituirá a primeira fase do projecto ou se deve ser tratada como um projecto à parte‖ [PMBOK, 2000]. O resultado desta análise irá permitir decidir sobre a implementação do projecto. ―(...) reconhecer que um projecto ou fase deve começar e se comprometer para executá-lo(s)‖ [PMBOK, 2000, pág. 28]. ―Obter o comprometimento da organização para o início da próxima fase do projecto‖ [PMBOK, 2000, pág. 28].

É nesta fase que os objectivos devem ser mais detalhados, especificando claramente os requisitos, bem como a abordagem global que irá ser usada para alcançar os objectivos. É também nesta fase que se define a organização das pessoas envolvidas no projecto - com a necessária nomeação de um gestor do projecto.

2.3.3.2. Processos de Planeamento

Os grupos de processos de planeamento tem como objectivo permitir à equipa de gestão do projecto planear e gerir, de forma correcta e com sucesso, o projecto para a organização. No processo de planeamento são desenvolvidos planos detalhados, com identificação das tarefas necessárias e respectivas durações. É também definido o custo e os recursos necessários para levar a cabo cada tarefa ou actividade. Para além das características de cada actividade são também estabelecidas as relações de precedência entre as actividades. Com todas estas informações é então possível construir um plano de execução do projecto (project schedule). O que nem sempre é tarefa fácil devido às inúmeras restrições de precedências, recursos e custos, que por vezes existem. São também estabelecidas metas ou marcos que irão servir para controlar a execução do projecto. O planeamento é de fundamental importância num projecto: executar um projecto implica realizar algo que não tinha sido feito antes.

Por ser possível que um projecto seja único, como tal nunca ter sido executado anteriormente, o planeamento deve abranger todas as actividades a realizar: considerar os orçamentos necessários à sua execução; a definição das tarefas; o planeamento da abrangência; o desenvolvimento do cronograma; a identificação dos riscos; o recrutamento da equipa; o planeamento de aquisições, etc.

À medida que se descobrem novas informações ou características sobre o projecto deverão ser identificadas ou resolvidas dependências, requisitos, riscos, oportunidades, pressupostos e restrições adicionais. A natureza multidimensional da gestão de projecto provoca ocorrência de repetidos ciclos de informação de retorno para análise adicional.

Alterações significativas ocorridas ao longo do ciclo de vida do projecto desencadearão a necessidade de rever, um ou mais, processos de planeamento e, eventualmente, alguns dos processos de iniciação do projecto.

2.3.3.3. Processos de Execução

A execução consiste, basicamente, em fazer o trabalho e comunicar resultados. A execução do trabalho deve seguir o plano estabelecido, sendo necessário garantir isso mesmo, através de uma monitorização constante que esteja atenta às metas predefinidas, aos custos, aos recursos humanos, bem como à qualidade do produto que vai sendo obtido. Ou seja, este grupo de processos envolve a coordenação de pessoas, recursos, a integração e a execução das actividades do projecto em conformidade com o respectivo plano. Trata igualmente do âmbito definido no documento de Descrição do Âmbito do Projecto e implementa as relações com os outros grupos de processos.

Os desvios normais nas durações das actividades, na produtividade, disponibilidade dos recursos e em riscos não previstos, surgidos durante a execução, implicam a aprovação de replaneamento. Esses desvios poderão afectar, ou não, o plano de gestão do projecto, mas exigindo sempre uma análise. Os resultados dessas análises poderão desencadear um pedido de alteração que, se for aprovado, modificará o plano de gestão do projecto e exigirá eventualmente o estabelecimento de um novo plano base (baseline do projecto).

Se o desvio for muito grande as consequências podem ser um atraso na conclusão do projecto e um aumento do custo global. Nos casos mais graves pode ser necessário abortar a execução do projecto. O que não é de todo desejável pois já terão sido comprometidos muitos recursos humanos e materiais.

2.3.3.4. Processos de Monitorização e Controlo

Este grupo de processos integra todos os processos realizados com o objectivo de observar a execução do projecto. Assim os potenciais problemas podem ser oportunamente identificados e as necessárias acções correctivas podem ser realizadas: se for necessário e quando necessário. Os benefícios chave deste grupo de processos é o desempenho do projecto, que é observado e medido de forma regular, para detectar desvios face ao plano de gestão do projecto. Este grupo de processos inclui igualmente o controlo das alterações e a recomendação de acções preventivas em antecipação a possíveis problemas.

Esta monitorização contínua proporciona à equipa de projecto informação sobre a saúde do projecto e põe em evidência quaisquer áreas que necessitem de atenção adicional. A execução deste grupo de processos inclui a monitorização e o controlo não apenas do trabalho a ser realizado, dentro de um grupo de processos, mas também do trabalho do projecto inteiro. Nos projecto com múltiplas fases o grupo de processos de monitorização e controlo proporciona igualmente informação de retorno, entre as fases do projecto, a fim de permitir a implementação de acções preventivas ou correctivas que permitam trazer o projecto de volta aos parâmetros definidos no seu plano. Quando os desvios põem em causa os objectivos do

projecto, deve-se rever os processos adequados, dentro do grupo de processos de planeamento e efectuar eventuais actualizações ao plano do projecto.

Na fase de controlo realizam-se e analisam-se as avaliações de desempenho para se identificar se o projecto está a decorrer de acordo com o planeado. Se forem detectados desvios serão aplicadas as acções correctivas para se ajustarem as actividades ao plano do projecto. É possível que este procedimento exija a revisão do processo de planeamento para reajustar os objectivos definidos.

2.3.3.5. Processos de Encerramento

Este grupo de processos integra os processos usados para concluir formalmente todas as actividades de um projecto ou de uma fase do projecto: entregar o produto/serviço concluído a terceiros ou encerrar um projecto cancelado.

Ou seja, uma vez alcançados os objectivos do projecto i.e. entra-se no encerramento, deve ser feita a aceitação do produto do projecto pelo cliente (interno e/ou externo) e avaliado o percurso do projecto. A informação mais importante a reter será a duração real do projecto, o custo das actividades, a utilização dos recursos e também o grau de satisfação do cliente perante o resultado final. Esta informação deve ser armazenada para servir de futura referência a outros projectos. Finalmente o projecto tem que ser desmantelado, repondo o equipamento e as instalações num estado apropriado à próxima utilização, e redistribuído o pessoal conforme necessário.

Depois de obtido o produto final do projecto este não se pode simplesmente dar por concluído. Algum tempo depois deve ser feito uma revisão cuidada do projecto. Numa primeira fase deve ser avaliado os objectivos que foram cumpridos. Daí a necessidade, como já foi referido anteriormente, de uma definição cuidadosa dos objectivos do projecto.

Cabe salientar que, toda a aprendizagem que um projecto proporciona a uma organização deve servir de base ao seu processo de melhoria contínua. Uma organização poderá (e terá todo o interesse em fazê-lo) avaliar um projecto de SI/TI após a fase de conclusão: a melhoria de desempenho de uma organização na execução de projectos consiste na sua capacidade de aprendizagem (conceito da Learming Organization de Peter Senge em The Fifth Discipline).