Processo de Controle dos Projetos

O objetivo principal do controle de projeto é monitorar e analisar o desempenho de execução do projeto, e tomar ações corretivas caso sejam necessárias. O processo de controle do projeto fornece aos stakeholders em tempo adequado o custo do projeto, cronograma e status dos riscos. Isto permite aos stakeholders tomar ações corretivas e gerenciar expectativas. Entradas requeridas:

a) Escopo de trabalho;

b) Cronograma preliminar;

c) Estimativa de Controle de Custos;

d) Plano de qualidade;

e) Plano de Engenharia e Membros do Time de Engenharia;

f) Plano de Compras do Projeto;

g) Plano de Segurança do Projeto;

h) Plano de Risco do Projeto.

O controle efetivo do projeto é baseado em um escopo bem definido, uma estimativa de custo e um cronograma. O formato da estimativa detalhada deve ser compatível com a WBS (Work Breakdown Structure) definida pela Diretoria de Engenharia e Projetos da TPX. O controle das mudanças também deve ser feito com base nos mesmo WBS. Etapas essenciais para o ajuste do Controle de Custo:

a) Fase FEL-2: Na fase da proposta FEL-2 o escopo do projeto é colocado no formado

da WBS padrão da TPX. A WBS deve ser a base para a estimativa detalhada de custo e também para o cronograma do projeto. A WBS é estruturada de acordo com a forma como o

trabalho será executado, refletindo a forma como as informações e os custos do projeto serão reportados.

Os principais documentos de saída da fase FEL-2, conforme já descrito antes, são o controle detalhado do custo, o plano de risco e um cronograma linha de base.

O plano de risco deve identificar itens específicos (não necessariamente todos os riscos) a serem acompanhados dentro do cronograma do projeto. Esses itens específicos são então adicionados ao cronograma em forma de atividades (trabalho necessário para mitigá-los) e/ou marcos de atividades. Assim como em todas as atividades, haverá trabalho associado para a mitigação da atividade e recursos responsáveis por sua conclusão.

Ao término da fase FEL-2, o custo e o cronograma linha de base são detalhados e “congelados” ao menos até o nível 3 da WBS.

O patrocinador do negócio deve aprovar um fundo necessário para execução do projeto, na forma de um pedido ou assinatura de um contrato, antes que qualquer trabalho seja iniciado.

b) Fase FEL-3: Na fase de planejamento do projeto (FEL-3) e após a autorização dos

fundos de reserva financeira, o controle de custo detalhado e o cronograma linha de base devem ser atualizados e baseados no contrato final aprovado.

O cronograma detalhado deve incorporar todas as fases do projeto refletidas na WBS e deve incluir as atividades de engenharia, suprimentos, fabricação, licenças, cotações, comissionamentos, partida da planta e fechamento. Também deve incluir gates como FEL-3, mobilização de pré-construção, revisão antes da partida da planta, etc.

O cronograma linha de base é, mais adiante, delineado com base na WBS nível 3 de acordo com os requisitos específicos do projeto. A integração do cronograma com a estimativa de custo deve observar no mínimo a WBS nível 3. Isto é feito de forma que as despesas correspondam com a série de tarefas que foram agendadas.

A atualização do controle de custo e do cronograma deve ser baseada num plano de execução de projeto e também através de informações das áreas de negócios, engenharia, suprimentos, construções e membros do time operacional.

As linhas de base de custo e do cronograma devem atender os requisitos de escopo e também qualquer restrição que o projeto possua, devendo incluir:

a) Recursos alocados suficientes para concluir o cronograma do projeto;

Como exemplo, o projeto pode identificar uma disciplina específica de engenharia que possua um risco (recursos indisponíveis, experiência insuficiente, recursos superalocados...). Uma entrada no Plano de Risco é criada, descrevendo o mesmo, o seu potencial e um plano (reavaliação de recursos, mudanças no staff...) para mitigá-lo.

É importante ressaltar também que é feita uma análise das folgas das atividades constantes no cronograma do projeto. O objetivo principal disso é evidenciar as atividades que tenham folgas totais pequenas (inferior a 10 dias), ou seja, as tarefas que têm menor margem para reagendamento.

Essas tarefas que foram evidenciadas através da análise de folga são as mesmas que estão caminhando para se tornarem rapidamente parte integrante do caminho crítico do projeto.

Com relação a contingência alocada no projeto, esta é determinada na ocasião da aprovação do orçamento original, durante a fase de FEL-2. O consumo da verba de contingência é cronogramada e baseada na WBS nível 2. A retirada de contingência é definida na fase de preparação do projeto. Uma reavaliação da contingência pode ser feita durante a fase FEL-3 baseado na mudança de risco do perfil do projeto. Isto pode resultar numa mudança não planejada do EAC (estimate at completion) da contingência e deve ser documentada conforme norma definida pela TPX.

Em se tratando de monitoramento do projeto e controle, o custo e o cronograma devem ser atualizados e a análise da variação deve ser feita em uma base regular durante todo o ciclo de vida do projeto. A periodicidade destas atualizações podem ser semanais, quinzenais ou mensais (no mínimo), dependendo da complexidade do projeto.

A atualização do cronograma envolve atualizar cada tarefa com seu início e seu término atual, revisando previsões e durações remanescentes para o término de cada atividade. Para mudanças que afetem a data fim do projeto, o processo de controle de mudanças deve ser seguido. Nesse caso, a atualização envolve revisar a lógica CPM (Critical Path Method ou Método do Caminho Crítico) do cronograma, adicionar ou apagar atividades, aumentar ou diminuir as durações originais e realocar recursos. O progresso para todas as atividades deve ser atualizado com base no método de valor agregado.

O controle de custo inclui a atualização do custo capitalizado, do custo comprometido, do custo à comprometer (ETC), do custo ao término do projeto (EAC) e o percentual completo para cada atividade.

A atualização do plano de risco leva em consideração o seguinte: O plano leva em conta a realização e/ou mitigação dos riscos e oportunidades do projeto identificadas durante o processo FEL-2. Riscos que tiveram sua probabilidade aumentada podem

necessitar serem incorporados no custo do projeto (EAC). No geral, o nível de riscos e definições são os seguintes:

a) Probabilidade Baixa (25%): Observe e monitore o risco conforme plano de mitigação.

b) Probabilidade Média (50%): Observe e monitore o risco conforme plano de

mitigação.

c) Probabilidade Alta (75%): Considere fortemente incluir no custo do projeto (EAC)

como um possível escopo. Questão a ser discutida com o time de negócios a fim de confirmar a fonte de verba;

d) 100%: Este item agora é escopo. Não são mais necessárias ações de mitigação.

Gerenciar como um escopo.

O plano de risco documenta riscos e oportunidades adicionais durante a fase FEL-3 e o processo de execução do projeto. Novos itens devem ser detalhados na descrição do risco, probabilidade de ocorrência, impacto de custo e cronograma, plano de ação para mitigação. Isto identifica se o risco levaria a uma mudança na verba prevista para a conclusão do projeto (verba do time de negócios) ou se a verba permaneceria sem modificações.

O peso do impacto dos itens identificados no plano de risco é comunicado aos patrocinadores do negócio para gerenciamento. A atualização do risco deve ter um impacto correspondente no gerenciamento das verbas do projeto e também na compreensão do cronograma do mesmo.

Além desses documentos, há também a emissão de relatórios de fluxo de caixa (emitidos mensalmente), os quais são fundamentais, pois identificam pagamentos futuros requeridos pelo projeto. Há procedimentos indicado como as informações do projeto devem ser reportadas, destacando as principais informações acerca do custo e do cronograma do projeto.

Como principais documentos de saída do processo de controle de projetos, pode-se enumerar:

a) Relatório do Portfólio de Projetos: Relatório de todos os projetos da TPX com

informações básicas;

b) Relatório Sumário Executivo: Gerado mensalmente, possui as principais informações

acerca de determinado projeto. Há um Relatório Executivo para cada projeto e este é elaborado pelo engenheiro de planejamento e controle de custos do projeto;

d) Curvas de Progresso: Baseadas na análise de valor agregado são atualizadas mensalmente. As curvas requeridas são a CPI e a SPI;

e) Relatório de Controle de Mudanças: É gerado de forma que se possa controlar

mudanças de escopo, o qual muito provavelmente serão acompanhadas por mudanças de custo e prazo;

f) Plano de Gerenciamento de Risco: Esse plano deve ser atualizado, no mínimo,

mensalmente. Existe uma planilha padrão de preenchimento para este item;

g) Curva de Contingência: Demonstra a retirada ou consumo de contingência ao longo