Processo de Gestão de Fornecedores e Subcontratados (PC02 AA) Objectivo

Este regulamento estabelece o critérios para a gestão de subcontratados e fornecedores.

Campo de aplicação

A gestão de fornecedores e subcontratados aplica-se a todos os fornecedores e subcontratos sem excepção, bem como a todos os responsáveis por gerir este processo.

Descrição do processo de gestão de fornecedores e subcontratados Parte 1 – Gestão de Subcontratados

Normas gerais

 A subcontratação é formalizada por contrato escrito onde constam os direitos e deveres da empresa subcontratada e da ENGi3,

 Durante a instalação de circuitos electrónicos a empresa ENGi3 disponibiliza um ou mais Engenheiros que fazem a supervisão da actividade e depois num relatório relatam a síntese da situação,

 Todo o trabalho desenvolvido pela equipa técnica subcontratada deve ser avaliados, sempre que é terminada uma instalação.

 Toda a equipa técnica deve proteger e salvaguardar a propriedade do cliente, Requisitos para a subcontratação

 A equipa técnica das empresas subcontratadas deve ser composto por 1 (um) responsável técnico que deve ser Engenheiro Electrotécnico com experiência na área de instalações de

* Todas as siglas encontram-se descritas no final deste documento Página 69 de 102

circuitos electrónicos, ter conhecimento das normas específicas e estar devidamente autorizado para desempenhar as funções acordadas,

 A empresa subcontratada deve manter disponível um registo actualizado de cada um dos membros da sua equipe técnica, contendo o nome, a função e o histórico das formações recebidas. Sempre que requisitado pela ENGi3 este registo deve ser prontamente disponibilizado,

 Não é permitido ao subcontratado contratar posteriormente, empresas para a execução de qualquer tipo de tarefa. Cabe à ENGi3 fazer essa subcontratação,

 A empresa subcontratada deve possuir equipamentos, instrumentos, ferramentas e acessórios para a execução da instalação,

 A empresa subcontratada deve possuir um registo actualizado com os dados completos de todos seus equipamentos, instrumentos ou ferramentas (tipo, marca, número de série, data da última calibração, local da calibração e data da próxima calibração). Este registo deve ser disponibilizado à ENGi3 sempre que solicitado,

 A empresa subcontratada deve ter um procedimento para validar o resultado de todo e qualquer software que utiliza para a realização das instalações,

 A empresa subcontratada deve ter procedimentos documentados para a realização das instalações de circuitos eléctricos, bem como para a manutenção, calibração e verificação dos equipamentos utilizados,

 A empresa subcontratada deve ter as qualificações, a capacidade e a autorização exigida por lei, para realizar as actividades subcontratadas,

 Deve dispor de toda a informação necessária para o cumprimento do subcontrato,

 Deve informar a ENGi3 de factos que possam influenciar a sua capacidade para exercer a actividade subcontratada ou o cumprimento dos requisitos legislativos e regulamentares aplicáveis a essas actividades,

 Deve proteger qualquer informação confidencial relativa à ENGi3 ou aos seus clientes. Descrição do processo (Subcontratação)

Neste ponto é descrito modo de proceder para gerir subcontratados.

Todos os registos originados encontram-se controlados de acordo com o procedimento de “Controlo de documentos e registos (PST01 PG01 AA) ”.

* Todas as siglas encontram-se descritas no final deste documento Página 70 de 102

Criação do anúncio

Antes de criar o anúncio o Departamento de Engenharia e Produção (DEP) procede à definição de especificações técnicas para selecção com as empresas subcontratadas.

O Responsável pelo Departamento Comercial e Marketing (RCM) procede à elaboração do anúncio da actividade a ser subcontratada, onde constam:

 Os destinatários,

 Os requisitos que as empresas subcontratadas devem obedecer para serem contratadas,  Especificações técnicas,

 Os documentos necessários para a candidatura,  O impresso de candidatura.

Após a criação o anúncio deve ser enviar ao DEP para ser colocado no site.

Receber as candidaturas

As candidaturas são recebidas pelo DCM que juntamente com o Departamento de Investigação e Desenvolvimento (DID) e o Departamento de Engenharia e Produção (DEP) realizam a sua análise e procedem à escolha do melhor preparado para a tarefa.

Para isso devem procurar conhecer o modo de gestão e organização de cada uma das empresa candidatas, conhecer as tecnologias utilizadas, ver se estão de acordo com os requisitos técnicos pretendidos. Deve também procurar conhecer a estrutura financeira, bem como a história da empresa sobre cumprimento de prazos, qualidade dos serviços prestados, assistência após a entrega para a ENGi3 ter uma base para confiar nos seus serviços. Verificar ainda se a empresa possui algum tipo de certificação, se possui recursos físicos e pessoal habilitado e especializado para a actividade.

Escolha e anúncio do subcontratado

A escolha do candidato é feita após analisar os itens referidos no ponto anterior e o anúncio da empresa escolhida deve ser por e-mail, um mês após o fim do prazo de entrega das candidaturas.

Registo do perfile dos subcontratados

Manter um registo dos Subcontratados qualificados “Ficha de Subcontratado (IM01 PC02 AA) ” onde constam os dados do subcontratado, o tipo de serviço que estes vão desempenhar, o local da execução do serviço, bem como do histórico das suas avaliações.

* Todas as siglas encontram-se descritas no final deste documento Página 71 de 102

Comunicação com os subcontratados

Após a escolha do subcontratado deve ser realizada uma reunião no prazo de 1 mês, a contar a partir do dia do anúncio do subcontratado onde este deve assinar o contrato. Este contrato além de conter as normas gerais também deve conter todas as normas de Qualidade, Ambiente e Segurança a serem seguidas no decorrer da actividade subcontratada.

Todos os problemas que possam surgir antes, durante ou depois da actividade deverão ser reportados ao EID responsável pela actividade. É esse engenheiro o responsável por toda a actividade relativa ao contrato.

Em caso de acidente o engenheiro juntamente com o responsável Técnico tem a função de gerir os colaboradores e tomar as medidas necessárias.