PROCESSO DE SELEÇAO DA UNIDADE ANALISADA 82

O desenho esquemático da pesquisa aponta 15 passos, dos quais os cinco primeiros foram decisivos para a escolha da unidade analisada. Depois da realização do Benchmarking (passo 5), a pesquisa poderia tomar cinco caminhos diferentes, a partir das 4 organizações visitadas ou da organização analisada demandante de uma solução. A escolha baseou-se em quatro critérios e determinou a definição do problema de pesquisa.

Os critérios utilizados para a escolha da unidade analisada foram:

• Possibilidade de ação e intervenção no contexto organizacional: interesse dos pesquisadores em desenvolver uma ação intervencionista capaz de comprovar empiricamente a teoria apresentada e desenvolver habilidades profissionais com aplicações futuras em outras organizações.

• Confiabilidade das informações: quanto mais confiável e menos mascaradas as informações, maior a contribuição para o estudo e, consequentemente, maior a possibilidade de aplicação dos resultados.

• Facilidade de acesso: em se tratando de uma ação intervencionista, a facilidade de acesso determina maior controle das ações executadas e também dos resultados analisados.

• Maturidade do PMO: quanto maior o tempo de existência e a maturidade do PMO, possivelmente maior a contribuição para a pesquisa.

Após a execução do cronograma de benchmarking, quatro visitas a instituições públicas que possuíam estruturas específicas para gestão de projetos ou similares foram realizadas. A primeira organização (org. R) visitada possuía um escritório de projetos de existência de quatro anos na ocasião da visita, para o gerenciamento de projetos do governo de um estado. A segunda (org. S) e a terceira (org. C) contavam com estruturas voltadas para inovação e desenvolvimento de tecnologia, executavam projetos, sem contudo empregar técnicas, metodologias e ferramentas padrões de gestão. Tratavam-se de instituições públicas de ensino superior. A quarta organização (org. F) analisada tratava-se de um setor de projetos de uma fundação de apoio à pesquisa, que cuidava exclusivamente do processo de seleção de projetos. Um quinto contato (org. J) foi feito com um escritório de projetos de governo municipal ainda em processo de implantação.

O objetivo do benchmarking poderia assumir um entre dois papéis: como primeira opção, analisar e absorver experiências para a construção do projeto de implantação do PMO da

organização demandante (UFJF) ou, como uma segunda possibilidade, auxiliar na definição da unidade analisada que traria maior contribuição para o estudo.

Para escolha clara da melhor alternativa, foi utilizado o método Analytical Hierarchical

Process (AHP) para hierarquização das opções a partir dos critérios estabelecidos. AHP é um

método que desenvolve uma escala de preferências de alternativas, no qual se estabelece comparações e classificações entre requisitos (Hatcher, 2008). O procedimento resulta na priorização das alternativas de forma justificável e estruturada através de um modelo matemático consagrado (Padovani, 2007).

Para análise, foram consideradas quatro das seis organizações visitadas. As organizações C e F foram excluídas do processo por apresentarem elementos que inviabilizavam a realização da pesquisa.

O método requer o desenvolvimento de uma estrutura hierárquica de objetivos (Saaty, 1994):

Figura 11: estruturação hierárquica.

A hierarquização, ou ordem de preferência, dos critérios é feita a partir da comparação dos atributos par a par, como na matriz de comparação entre os critérios, demonstrada abaixo:

Depois de estruturada a matriz, determinamos o vetor de priorização dos critérios, somando-se os pesos de cada elemento de uma dada linha da matriz. Os valores obtidos foram então normalizados, por meio da divisão do peso de cada critério da matriz pelo somatório dos pesos de todos os critérios (Saaty, 1980), como mostra a Figura 13:

Figura 13: vetor de priorização dos critérios

Na sequência, cada alternativa foi analisada levando-se em consideração um critério de cada vez. Repetimos o mesmo procedimento comparativo par a par, obtendo-se, dessa forma, a matriz hierárquica das alternativas para esse critério (Saaty, 1980).

Figura 14: matriz hierárquica das alternativas

Figura 15: vetores das alternativas normalizados

Finalizando o procedimento de priorização, construímos a matriz consolidada a partir da justaposição das matrizes das alternativas, na mesma ordem de alinhamento, na matriz dos critérios. A partir da multiplicação das duas matrizes, as alternativas foram finalmente priorizadas, servindo como resultado racional para o processo de tomada de decisão da escolha da unidade analisada da pesquisa (Figura 16).

Figura 16: determinação das prioridades das alternativas

A partir da análise, a hierarquização entre as alternativas pôde ser assim definida: 1o: Org. UFJF = 39,74%

2o Org. S. = 18,27% 3o Org. J. = 14,67% 4o Org R. = 13,95%

Assim, como resultado, obtivemos a Organização UFJF como a mais indicada como unidade analisada do estudo a partir dos critérios estabelecidos.

3.3.1 Justificativa da escolha da unidade analisada

A unidade analisada escolhida para a realização da presente pesquisa foi então a Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), instituição pública que contemplava com maior grau de satisfação os critérios necessários apontados pelos pesquisadores. A possibilidade de ação e intervenção no contexto organizacional, considerado o mais importante critério, era expressiva nessa organização, uma vez que um problema já havia sido apresentado e uma solução demandada. Dessa forma, com maior confiabilidade e facilidade, as informações seriam coletadas, visto o interesse institucional no trabalho.

Entre os critérios, somente a maturidade do PMO foi considerada baixa em relação às demais opções, pois o Escritório de Gerenciamento de Projetos-UFJF (EGP/UFJF) existia somente como um esboço documentado em uma proposta (produto da própria pesquisa), fator que foi considerado um ponto positivo para a definição do problema de pesquisa, uma vez que pretendeu-se, então, analisar os impactos da implantação do PMO.

A relevância do tema e da unidade analisada escolhidos engloba não somente a contribuição profissional e acadêmica de um estudo focado em projetos no setor público - tão carente em âmbitos nacional e internacional - mas, também, no que diz respeito ao pioneirismo da instituição estudada, a UFJF, em estabelecer um EGP dentro da categoria de IPES, servindo como um modelo para outras instituições.

A consolidação do Escritório de Gerenciamento de Projetos da UFJF (EGP/ UFJF) foi motivada pela necessidade de se estabelecer uma estrutura capaz de atuar na gestão de projetos que visassem ao desenvolvimento socioeconômico da região da Zona da Mata e do Vale do Rio Doce (situadas em Minas Gerais), compromisso institucional firmado com a sociedade civil. A organização vivia um cenário organizacional que exigia mudanças, devido à necessidade de maior interação da UFJF com as comunidades externas, ou seja, maior participação institucional na sociedade.

O caso apresentado é importante e suficiente para demonstrar o fenômeno em questão, a implantação de escritórios de projetos nas organizações públicas. As motivações e necessidades

podem variar de uma organização para a outra, mas o processo de implantação e seus impactos, bem como as características e peculiaridades dos PMOs e dos projetos, nesse setor, identificados pela pesquisa, servem de exemplo e modelo para as demais instituições públicas.