Processo dos empreendimentos

Existe uma grande preocupação por parte das diversas equipes da DAE em formalizar e padronizar o processo de desenvolvimento dos empreendimentos. A equipe de Arquitetura

Cristian Cevallos Jaramillo ([email protected]) – Dissertação de Mestrado – PPGCI/UFRGS, 2018

havia conduzido um trabalho bastante intenso de padronização em 2014, e que resultou no mapa de processo (fluxograma) da Figura 34.

Figura 34: Mapa de processo dos empreendimentos existente

Fonte: documento digital “Redesenho do Processo de Elaboração de Projetos v14.pdf”

O mapa existente traduz uma tentativa de explicitar e aprimorar as diversas etapas do processo de desenvolvimento de produto que compreende cada empreendimento, bem como o

Ar q u itetu ra E scr itó rio d e Pro jeto s

papel desempenhado pelas diversas equipes da DAE e outros envolvidos nesse processo. O mapa mostra com elevado grau de detalhe as atividades que compõem o processo (são cerca de 70 atividades ao longo do processo representado na Figura 34), salientando-se o grande número de trocas de informações e dependências entre os intervenientes .

Todavia, durante as reuniões e entrevistas ficou claro que o modelo de processo documentado apresenta um ponto de vista particular da equipe de Arquitetura, enfatizando as suas interações com os outros envolvidos, principalmente com o escritório de projetos. As atividades desenvolvidas pelos demais intervenientes carecem de um maior nível de formalização e detalhe. Ainda, ficou evidente que o processo atual não se desenvolve mais como o modelo apresentado.

Pode-se concluir que o esforço de mapeamento do processo realizado não atingiu seu principal objetivo, e nem todo seu potencial em termos de abrangência no que diz respeito à incorporação das visões particulares de cada um dos envolvidos. Além disto, o excesso de detalhamento das atividades parece ser incoerente com diversos esforços de melhoria que a empresa vinha implementando no seu processo de gestão de empreendimentos. Os gerentes das equipes da DAE destacaram, durante as entrevistas e as reuniões, a forma dinâmica de trabalho das suas equipes, que não se restringem aos limites impostos pela padronização e formalização dos processos.

Este contexto sugere que a formalização do processo deva contemplar um maior grau de autonomia àquelas atividades realizadas no âmbito interno de cada envolvido, enfatizando as interfaces entre eles e os pontos de controle e trocas de informação necessários à sua coordenação.

A partir das reuniões e entrevistas, foi possível identificar as quatro grandes etapas que caracterizam o processo que vem sendo executado (Figura 35).

Figura 35: Etapas do processo dos empreendimentos

Cristian Cevallos Jaramillo ([email protected]) – Dissertação de Mestrado – PPGCI/UFRGS, 2018

A etapa de pré-empreendimento se desenvolve sob responsabilidade do setor Expansão da empresa, contando com a colaboração das equipes da DAE, principalmente da equipe de Planejamento e Controle. Nesta etapa, são definidos os principais requisitos de projeto, avaliada a viabilidade econômico-financeira do empreendimento, e estabelecido um orçamento de investimento para o mesmo. A etapa encerra com a decisão pela realização do empreendimento, e definição da data de inauguração da loja a ser implantada ou de reinauguração da loja a ser reformada.

A etapa de projeto está a cargo da equipe de Arquitetura e do escritório de projetos contratado (Figura 36). Esta etapa está estruturada em seis fases, as quais podem ser agrupadas em duas partes, separadas pela etapa de obra. A primeira parte tem duração prevista de 75 dias, sendo realizada até o final da fase do projeto executivo, e a segunda parte uma duração prevista de 20 dias e corresponde à fase do projeto as built. Na parte superior da figura são representadas as atividades a serem realizadas pelo escritório de projetos, enquanto que na parte inferior as atividades que correspondem à empresa. Todos os prazos considerados na etapa de projeto têm sido estimados pela equipe de Arquitetura, com base na experiência.

Figura 36: Fases da etapa de projeto

Fonte: baseado em “Manual de Processos de Arquitetura 2016-R00”

A etapa de obra ocorre sob responsabilidade da equipe de Engenharia, da gerenciadora de obras e da construtora, estas duas últimas também contratadas pela empresa. Esta etapa é composta por quatro fases: preliminar, obra, encerramento da obra e encerramento do projeto (empreendimento) (Figura 37). A duração prevista para esta etapa é de 100 dias, em empreendimentos que buscam implantar lojas em shopping centers.

Figura 37: Fases da etapa de obra

Fonte: baseado em “EAP Serviço de Gerenciamento R02”

A etapa de operação e manutenção não é formalmente considerada como uma etapa do empreendimento, o qual é tido como encerrado uma vez que a obra é entregue, realizados os testes integrados16, estando solucionadas as eventuais pendências da obra, e uma vez concluído o projeto as built. A partir do encerramento, o setor de Manutenção fica a cargo pelas instalações da loja, inclusive dispondo de orçamento para realização de pequenos serviços e reformas de menor porte. Como consequência da não consideração formal da etapa, as informações relacionadas à manutenção acabam por não ser consideradas nos empreendimentos futuros, exceto pelas contribuições da equipe de Manutenção que ocorrem durante as reuniões na etapa de pré-empreendimento.

No processo de desenvolvimento dos empreendimentos participam uma série de envolvidos, tanto internos como externos à empresa (Figura 38).

Figura 38: Envolvidos no processo dos empreendimentos

Fonte: o autor

16 _{Na empresa, os testes integrados são realizados para garantir a entrega técnica de todos os sistemas que}

Cristian Cevallos Jaramillo ([email protected]) – Dissertação de Mestrado – PPGCI/UFRGS, 2018

Buscando melhor compreender o papel de cada um destes intervenientes no processo dos empreendimentos, foi elaborado um mapa de participação, o qual é mostrado na Figura 39.

Figura 39: Mapa de participação dos envolvidos no processo dos empreendimentos

Fonte: o autor

O mapa de participação apresentado evidencia alguns aspectos importantes e que merecem especial atenção. O primeiro deles diz respeito à expressiva colaboração que ocorre durante a etapa de pré-empreendimento, não envolvendo somente diversas equipes da DAE, mas também outros setores da empresa e intervenientes externos.

O segundo aspecto que merece atenção é a pequena participação formal que as equipes da DAE têm nas etapas de projeto e obra, à exceção daquelas equipes responsáveis pela etapa. Durante a etapa de projeto, somente atuam a equipe de Arquitetura e escritório de projetos, com eventual colaboração da equipe de Manutenção. Atuam também na etapa de projeto alguns outros setores da empresa com funções específicas, como, por exemplo, o setor de Gestão de Fornecedores Autônomos (GFA) para as aquisições relacionadas com os buyouts17, e o setor de Tecnologia da Informação (TI) para validar as questões de projeto que a ele

17 _{Na empresa, o termo “buyout” é utilizado para se referir a um grupo de equipamentos que devem ser}

compete. A equipe de Engenharia não tem participação formal nesta etapa, tampouco a gerenciadora e construtora, as quais não estão ainda contratadas. Uma vez encerrada a etapa de projeto, a equipe de Arquitetura transfere a responsabilidade do empreendimento à equipe de Engenharia, não obstante, essa passagem de bastão não está bem definida, o que evidencia a separação existente entre as etapas de projeto e obra. A partir daí a equipe de Engenharia, a gerenciadora e a construtora são os únicos envolvidos nos empreendimentos até o momento da sua conclusão, quando os empreendimentos são dados por encerrados.