Secretariado e Assessoria de Direcção | 20
1.4.8- ARMAZÉM DE PRODUTO ACABADO
Os produtos acabados são armazenados segundo uma ordem específica e seguem o método das saídas First In, First Out (FIFO), com o objetivo de nunca deixar referências “antigas” por enviar, correndo-se o risco de ficarem obsoletas. O produto acabado é devidamente identificado com uma etiqueta, um código de barras e encaminhado para o armazém de produtos acabados, onde é separado por tipo de fio e posteriormente encaminhado para o cliente.
Para a elaboração dos programas produtivos semanais da empresa, os clientes têm de efetuar as suas encomendas com mais ou menos uma semana de antecipação.
No entanto existe um stock de produtos acabados com cerca de 40.000 km de fio que equivale a cerca de uma semana e meia de produção, para assegurar as entregas diárias e semanais dos pedidos dos clientes. Na figura seguinte n.º 12 pode ver-se o armazém do Produto Acabado (PA).
Figura 12 - Armazém de PA
Secretariado e Assessoria de Direcção |
CAPÍTULO 2
Secretariado e Assessoria de Direcção | 22
2.1- BREVE CARACTERIZAÇÃO DO LOCAL DE ESTÁGIO
(DEPARTAMENTO DE PRODUÇÃO).
O departamento de produção está subdividido pelo departamento do Cobre (onde se engloba a Trefilagem e a Torção) e pelo departamento de Extrusão.
O objetivo do departamento de produção é o de otimizar a utilização das capacidades e dos meios de produção e garantir uma melhoria contínua da produtividade com a melhor qualidade.
As funções são fornecer ao armazém produtos conformes em qualidade, quantidade e dentro dos prazos, de acordo com as necessidades definidas pelo processo.
Este processo é determinado através das encomendas feitas pelos clientes, ou seja, diariamente é realizado um plano de pedidos para averiguar o decurso de cada encomenda recebida.
Importa também referir que o departamento de produção e os restantes departamentos entregam os valores e o ponto de situação do dia anterior e da manhã para serem divulgados na ata de reunião diária. Este procedimento é feito de modo a haver um controlo diário dos registos, relacionando-os com o que se pretendia inicialmente, ou seja, maior produção em menos tempo.
Antes de começar a referir as tarefas que me foram propostas, vou mencionar que os turnos variam diariamente (anexo 1). Assim, há que ter atenção à correspondência do turno com a respetiva equipa.
Por exemplo: B-C-A significa que o primeiro turno, o que está a trabalhar da 00h00 às 08h00 é o turno B.
Na coluna “horas de funcionamento”, sempre que as horas têm minutos, têm de se converter. Por exemplo: 3h45m converte-se para 3.75, ou seja, divide-se os 45m por 60.
Devido à dimensão da empresa, e devido ao notório reconhecimento internacional, o inglês é uma ferramenta fundamental nas boas relações comerciais.
Secretariado e Assessoria de Direcção | 23
Sempre que chegava à fábrica, tinha a responsabilidade de recolher as folhas de produção (cobre) preenchidas pelos trabalhadores. Seguidamente, recolhia as mesmas e levava-as para o gabinete, de modo a poder organizá-las.
No programa Excel, eram preenchidos diariamente os mapas do cobre (Seguimento / Diário / Indicadores / Desbastagem / Trefilagem / Torcedoras) (anexo 2).
Os mapas do cobre são compostos pelo registo de uma trefiladora pesada, seis trefiladoras e por 44 torcedoras.
2.1.2- TREFILAGEM
O mapa do cobre (seguimento diário indicadores desbastagem/trefilagem) é composto pelo registo de declaração de produção trefiladora pesada (anexo 3) e pelas folhas de produção declaração de produção trefiladoras múltiplas (anexo 5), posto isto, temos que preencher com brevidade a produção em quilómetros e quilos (km e Kg) físicos, o desperdício do cobre e as horas de funcionamento das mesmas.
Depois de preenchidos estes campos, irão ser retirados os respetivos totais, pois estes valores serão importantes para a reunião que se realiza diariamente.
Os totais diários que serão necessários estão na imagem abaixo representada, ou seja, total da trefilagem, da trefiladora pesada (ROD) e do Running Time (RT) que é retirado da folha de cálculo do Excel.
No início de uma nova semana, o total que também será dado é o total trefilagem (KGS) como se pode ver nas figuras 13 e 14.
Secretariado e Assessoria de Direcção | 24 Figura 13 Apresentação dos totais trefilagem
Fonte: COF PT
Figura 14 Apresentação dos totais semanais trefilagem Fonte: Documentos internos da COF PT
2.1.3- TORÇÃO
O restante mapa do cobre (seguimento diário indicadores torcedoras - anexo 2) é composto pelo registo das folhas de declaração de produção torcedoras – cobre (anexo 7), que são no total 44 torcedoras.
Neste processo têm que ser inseridos todos os quilómetros (Km) feitos nas folhas de produção no respetivo turno, pois o total diário retirado no mapa da torção também será levado para a reunião.
Seguidamente, é importante preencher as restantes colunas, nomeadamente as secções produzidas (composição do fio), desperdício cobre (Kg), as horas de funcionamento, quebras, avarias, respetivo tempo de paragem (se houver) e a descrição do problema (outros disfuncionamentos), como se pode observar nas figuras 15 e 16.
Total trefilagem
Total ROD
Running Time Total trefilagem semanal
Secretariado e Assessoria de Direcção | 25 Figura 15 Apresentação das totais torcedoras
Fonte: Documentos internos da COF PT
Figura 16 Apresentação dos tempos de paragem por diversos fatores
Fonte: Documentos internos da COF PT
Tanto na trefilagem, como na torção, é importante colocar o número dos trabalhadores, para haver um controlo mais exato do indivíduo que trabalhou na respetiva máquina num determinado dia.
Desperdício cobre Total torção
Secretariado e Assessoria de Direcção | 26
2.1.4- CONTROLO DE PESAGEM ROD
Este ficheiro é preenchido com os dados fornecidos pelas folhas de registo declaração de produção trefiladora pesada (anexo 4).
De acordo com as folhas anteriormente referidas, temos que colocar o número do lote e o respetivo fornecedor, os Km produzidos (somando o comprimento), o número exato de cestos e o número da etiqueta da Coficab.
O respetivo controlo do fio pedido pela Coficab e daquele que realmente chega é todo contabilizado, verificando se há perdas ou ganhos no que foi pedido e no que realmente chegou à fábrica (anexo 4).
Neste processo, basta apenas verificar qual o lote que devemos preencher. Após isto, deverá preencher-se a coluna que diz ‘etiqueta’ e ‘Balança’, que corresponde ao peso líquido etiqueta e ao peso bruto balança, respetivamente.
Os valores entre a coluna etiqueta e a coluna balança têm de estar de acordo com o peso da palete vazia que vem descriminada na folha de registo. Colocados estes valores, na coluna peso, irá aparecer automaticamente se há redução ou excedente do cobre que chegou à fábrica.
Figura 17 Controlo de pesagem ROD
Secretariado e Assessoria de Direcção | 27
2.1.5- RELATÓRIO DE PRODUÇÃO DIÁRIO
Neste relatório preenchido diariamente, incumbia-me atualizar os dados de acordo com os totais que apareciam nos mapas (ver figura 18).
Os totais por mim preenchidos são o desperdício do cobre (desbastagem, trefilagem, torção e cabos de bateria (caballes). Eram também preenchidos os campos da produtividade do cobre (trefilagem e torção).
Figura 18 Página do relatório de produção diário
Fonte: Documentos internos da COF PT
Tanto nesta tarefa como na próxima, optei por fazer um mapa pessoal (anexo 9), para me organizar diariamente com os totais retirados nos mapas do cobre. Com isto, os totais que eram necessários, colocava-os no espaço definido deste mapa pessoal, e com isto, podia enquadrar as tarefas que faltavam, retirando os valores destas minhas folhas para o preenchimento do relatório diário, e para o preenchimento do quadro da sala de produção.
Secretariado e Assessoria de Direcção | 28
2.1.6- QUADRO DA SALA DE PRODUÇÃO
Após o preenchimento destes mapas é preciso atualizar diariamente um quadro, com os valores retirados no que foi anteriormente citado no ponto 6.8, é preenchido o total torção de cada turno (devidamente organizados), o desperdício da torção e trefilagem e o total da trefilagem, e debastadora. Após os valores inseridos, terá que se colocar o total da torção de todos os turnos.
Ao introduzir os valores no relatório diário, tem de se tomar atenção à ordem dos turnos, pois no mapa os valores são fornecidos segundo a equipa e não segundo o turno corretamente ordenado em que está a trabalhar (ver figura 19).
Figura 19 Quadro cobre (sala de produção) Fonte: Documentos internos da COF PT
Secretariado e Assessoria de Direcção | 29
corretamente se os valores dão certo com o que está descrito na parte da frente destas mesmas folhas (anexo 5).
Na base de dados trefilagem irá preencher-se a data correspondente, a equipa (A,B,C,D), a composição produzida, a máquina em que foi produzida (tref 1,2,3,4,5 ou 6) e a quantidade que foi produzida, somando os valores individualmente de cada composição.
Se no final da semana houver diferenças nos valores (informação fornecida por outra pessoa), é necessário consultar as folhas de produção referentes ao turno e à linha em questão.
Figura 20 e 21 Base de dados produção - Trefilagem
Secretariado e Assessoria de Direcção | 30
2.1.8- ARQUIVO DE DOCUMENTOS
Os mapas do cobre arquivam-se no respetivo dossiê (seguimento diário Indicadores trefilagem – figuras 22 e 23) que se encontra no gabinete de produção.
Figura 22 e 23 Seguimento Diário Indicadores Trefilagem (Dossiê arquivo)
Fonte: Documentos internos da COF PT
As declarações de produção (torção) arquivam-se consoante a linha a que pertencem, e por ordem cronológica1, nas pastas que se encontram no laboratório da qualidade e da produção (figuras 24 e 25).
Figura 24 e 25 Prateleiras com dossiês de arquivo da Torção Fonte: Documentos internos da COF PT
1 Ordem cronológica: Os documentos são arquivados do mais antigo para o mais recente, estes serão colocados da seguinte forma.
Por turno, 00h00:08h00; 08h:16h00; 16h00:24h00, e em relação aos dias serão colocados por ordem crescente.
Secretariado e Assessoria de Direcção | 31
Posto isto, ao inserir uma nova lombada, devemos adicionar uma nova linha (copiar/colar). Alteramos os últimos dois dígitos do campo referência por ordem crescente, modificamos a data do início e do fim do dossiê a ser arquivado e, por fim, o programa atualiza automaticamente a data da destruição da respetiva pasta, ou seja, um ano após a data de fim, como podemos ver na figura 26.
Figura 26 Controlo lombadas do arquivo morto
Fonte: Documentos internos da COF PT
Após ter-se preenchido o ficheiro de Excel descrito acima, procede-se há atualização da lombada noutro ficheiro Excel. São alterados os últimos dois números da parte superior da lombada, onde está descrito “PASTA”.
As outras alterações a serem efetuadas são as datas, correspondendo assim à primeira e última folha da pasta de arquivo, da mais atual para a mais antiga, respetivamente.
É importante corrigir a data da destruição, atualizando- a conforme a data da primeira folha da pasta correspondente, como vemos na figura 27 que nos serve de exemplo.
Figura 27 Lombada (Arquivo morto)
Secretariado e Assessoria de Direcção | 32
A figura 28 mostra-nos um armário cheio de pastas, já com as respetivas lombadas atualizadas, prontas para serem levadas para o arquivo morto. Assim sendo, e de forma responsável, procede-se à recolha das mesmas, prestando atenção ao seu arquivo.
Figura 28 Pastas para arquivo morto
Fonte: Documentos internos da COF PT
O arquivo morto encontra-se “na cave” do bloco A.
Este bloco encontra-se na parte frontal da fábrica, separado do restante complexo fabril.
Figura 29 e 30 Arquivo morto
Secretariado e Assessoria de Direcção | 33
muito incompletas, e as restantes, ou seja, sem problemas - muitas (Mts) outras.
Devemos colocar o número de bobines que foram a rebobinar, no espaço correspondente, tendo atenção as causas, aplicando-as nas respetivamente (ver figuras 31 e 32).
Figura 31 Dados Rebobinadoras
Fonte: Documentos internos da COF PT
Figura 32 Folha exemplo para preenchimento dos dados rebobinadoras
Fonte: COF PT
Bobine, mal bobinada
Juntar Bobine Mts. Outras
Secretariado e Assessoria de Direcção | 34
2.2- OUTRAS ATIVIDADES
2.2.1- ROTINAS DE VIGILÂNCIA
Esta tarefa é feita quinzenalmente, e consiste em imprimir os documentos em falta.
Os ficheiros a imprimir são:
ROTINA VIGILÂNCIA _ EXTRUSORA 07 (anexo 11);
ROTINA VIGILÂNCIA SECADORA 2 (anexo 12);
ROTINA DBS (DEBASTADORA) (anexo 13);
ROTINAS EXTRUSÃO (anexo 14);
ROTINAS EXTRUSÃO EXTRUSORA 01 (anexo 15);
ROTINAS EXTRUSÃO EXTRUSORA 11 (anexo 16);
ROTINAS IRR_02 (anexo 17);
ROTINAS IRR_03 (anexo 18);
ROTINA MÁQUINA TALCO (anexo 19);
ROTINAS REB (anexo 20);
ROTINAS TORÇÃO NAVE 01 (anexo 21);
ROTINAS TORÇÃO NAVE 03 (anexo 22);
ROTINAS TREF ATUALIZADA (anexo 23);
Nesta tarefa, são alteradas as semanas para os quinze dias seguintes, uma vez alteradas devem-se imprimir.
Secretariado e Assessoria de Direcção | 35
Mapa seguimento Diário Indicadores Desbastagem/ Trefilagem/ Torcedoras; Declaração de Produção Trefiladora Pesada;
Declaração de Produção Trefiladoras múltiplas; Declaração de Produção Torcedoras – Cobre.
2.2.3CONTROLO DAS ETIQUETAS (TREFILADORAS E TORCEDORAS)
Esta tarefa não tem dias predefinidos para se realizar, é necessário apenas ter-se algum tempo disponível. Faz-se uma triagem das etiquetas que ainda existem e das que faltam.
Depois disto, basta apenas dar um pré-aviso das etiquetas que já não existem à pessoa responsável, para seguidamente se reporem. Na figura n.º 33 podemos ver os rolos das etiquetas de trefilagem e de torção que utilizamos:
Figura 33 Etiquetas trefilagem e torção
Secretariado e Assessoria de Direcção | 36
2.2.4- FORNECEDORES
As encomendas efetuadas aos fornecedores fazem-se através de um programa interno, o Share Point, encomendas que descrevemos na seguinte lista:
Material: Papel Contínuo – HM Consumíveis
Fitas Epson – Egirecicla / HM Consumíveis
Tonner CE505A – HM Consumíveis Tonner CE 278A – HM Consumíveis
Fita-cola castanha Tesa – HM Consumíveis
Luvas Operador – Rumadialba Tesouras – WURTH
X-atos – Covitool Lâminas p/x-atos – Covitool
Vassouras e Pás - Metaltintas Benzina - Metaltintas Declarações de produção extrusão – Gráfica M&Pereira
Etiquetas de cobre – ver as faltas na caixa armário do cobre e pedir Etiquetas e químicos extrusão – pedir mensalmente as quantidades necessárias.
Secretariado e Assessoria de Direcção | 37
bem como me foi proporcionado o contacto com métodos e técnicas, situadas para além do âmbito das estritamente conhecidas pela formação em sala de aula.
Nesta etapa apendi a realizar distintas tarefas, por vezes rotineiras, com prazos estipulados.
As disciplinas de Técnicas de Arquivo e Documentação, Metodologias da Investigação e Aplicações Informáticas foram fundamentais para a organização, preenchimento de ficheiros informáticos e arquivo dos documentos. Não pude deixar de notar que a empresa seguia as regras que aprendi ao longo da licenciatura, e assim poder desenvolver todas as técnicas.
Contudo, em termos de trabalho não apresento nenhuma sugestão já que considero todo aquele departamento coeso, muito trabalhador e responsável, felicitando-os por isso.
Considerei algumas tarefas rotineiras, mas sempre com dados novos, enriquecendo-me enquanto estagiário.
Pelas razões expostas, considero que o meu estágio foi uma experiência gratificante e deu-me um contributo precioso para a minha integração e desempenho no mercado laboral.
Esta oportunidade fez-me amadurecer a nível pessoal, e espero profissional, e sinto que os estágios curriculares facultam-nos bases fortes para o próximo passo das nossas vidas.
Concluindo, estou satisfeito com todo o trabalho que realizei. Considero que este estágio me proporcionou conhecimentos que me permitirão desenvolver as minhas competências.
Secretariado e Assessoria de Direcção | 38
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BIBLIOGRAFIA
BARKER, Alan (1999). Como Redigir um Relatório. Lyon Edições.
MOREIRA, Isabel (2010). A Excelência no Atendimento. Lisboa: Editora Lidel. SEQUEIRA, Arminda (2006). Correspondência em Português. Porto: Porto Editora. SOUSA, Gonçalo de Vasconcelos (2005). Metodologia da Investigação, Redacção e
Apresentação de Trabalhos Científicos. Lisboa: Civilização Editora.
WESTPHALEN, Marie-Hélène (S/D). A Comunicação na Empresa. Porto: Rés-Editora, Lda.
WEBGRAFIA
Secretariado e Assessoria de Direcção | 39 Anexo 2 – Mapas do cobre (Seguimento Diário Indicadores Desbastagem/ Trefilagem/ Torcedoras)
Anexo 3 - Declaração de Produção Trefiladora Pesada Anexo 4 – Controlo de pesagem ROD
Anexo 5 - Declaração de Produção Trefiladoras múltiplas
Anexo 6 - Costas das folhas de declaração de produção trefiladoras múltiplas Anexo 7 - Declaração de Produção Torcedoras – Cobre
Anexo 8 - Relatório de produção diário Anexo 9 – Mapa pessoal (totais)
Anexo 10 – Declaração de Produção Rebobinadora Anexo 11 - Rotina vigilância _ extrusora 07
Anexo 12 - Rotina vigilância secadora 2 Anexo 13 - Rotina DBS (debastadora) Anexo 14 - Rotinas extrusão
Anexo 15 - Rotinas extrusão extrusora 01 Anexo 16 - Rotinas extrusão extrusora 11 Anexo 17 - Rotinas irr_02
Anexo 18 - Rotinas irr_03 Anexo 19 - Rotina máquina talco Anexo 20 - Rotinas REB
Anexo 21 - Rotinas torção nave 01 Anexo 22 - Rotinas torção nave 03 Anexo 23 - Rotinas TREF atualizada
Secretariado e Assessoria de Direcção | 40
ANEXOS
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Anexo 2 – Mapas do cobre (Seguimento Diário Indicadores Desbastagem/ Trefilagem/ Torcedoras)
Anexo 3 - Declaração de Produção Trefiladora Pesada Anexo 4 – Controlo de pesagem ROD
Anexo 5 - Declaração de Produção Trefiladoras múltiplas
Anexo 6 - Costas das folhas de declaração de produção trefiladoras múltiplas Anexo 7 - Declaração de Produção Torcedoras – Cobre
Anexo 8 - Relatório de produção diário Anexo 9 – Mapa pessoal (totais)
Anexo 10 – Declaração de Produção Rebobinadora Anexo 11 - Rotina vigilância _ extrusora 07
Anexo 12 - Rotina vigilância secadora 2 Anexo 13 - Rotina DBS (debastadora) Anexo 14 - Rotinas extrusão
Anexo 15 - Rotinas extrusão extrusora 01 Anexo 16 - Rotinas extrusão extrusora 11 Anexo 17 - Rotinas irr_02
Anexo 18 - Rotinas irr_03 Anexo 19 - Rotina máquina talco Anexo 20 - Rotinas REB
Anexo 21 - Rotinas torção nave 01 Anexo 22 - Rotinas torção nave 03 Anexo 23 - Rotinas TREF atualizada
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Anexo 2 – Mapas do cobre (Seguimento Diário
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Anexo 6 - Costas das folhas de declaração de produção
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |
Secretariado e Assessoria de Direcção |