Processo de gestão da informação

Diante das concepções da GI exposta em suas diferentes (mas bem próximas) facetas, é fácil desvendar suas funções e utilidades:

A gestão da informação no âmbito da organização, objetiva identificar e potencializar os recursos informacionais visando aprender para se adaptar as mudanças ambientais. A organização que implementa a GI é entendida como aquela organização que consegue dar significado à informação, construir o conhecimento para tomada de decisões, integrando esses processos de forma cíclica. No processo de criação de significado, as informações permitem dar sentido ao ambiente ambíguo, promovendo assim, a conversão e consequentemente construção do conhecimento para solução de um problema (DUARTE et al., 2009, p. 2).

O Quadro 3 traz a essência de alguns dos autores que trabalham a GI. Aborda os componentes do processo de GI e mostra as especificidades de cada processo.

QUADRO 3 – Síntese do processo de gestão da informação

AUTORES

BEUREN, I. M. CHOO, C. W. DAVENPORT, T. H. McGEE, J.; PRUSAK, L.

Identificação de necessidades e requisitos de informação.  Identificação das necessidades de informação. Determinação das exigências da informação. Identificação de necessidades e requisitos de informação. Coleta / entrada de informação.  Aquisição da

informação. Obtenção de informações

Classificação e armazenamento da informação / Tratamento e apresentação da informação. Classificação e armazenamento da informação.  Organização e armazenamento da informação.

Distribuição. Desenvolvimento de produtos e

serviços de informação. Tratamento e apresentação da informação.  Desenvolvimento de produtos e serviços de informação. Uso da informação. Desenvolvimento de produtos e serviços de informação.  Distribuição / disseminação da informação.  Uso da informação.

As etapas do processo de gerenciamento da informação propostas por Beuren (2000, p. 68-70, grifos nossos) compreendem:

Identificação de necessidades e requisitos de informação: [...] ela se traduz no conhecimento das diversas formas alternativas que podem tornar a informação mais estratégica para seus usuários.

Coleta / entrada de informação: [...] essa estrutura implica, inicialmente, identificação e compreensão das informações necessárias e, só então, deve ser procedida à extração / coleta da informação de sua fonte de origem ou de um banco de dados.

Classificação e armazenamento da informação: [...] faz-se necessário ter como alvo o usuário. A interface do usuário como o sistema deverá ocorrer de acordo com sua forma de trabalhar com a informação.

Tratamento e apresentação da informação: [...] normalmente, ocorre juntamente com a tarefa de classificação e armazenamento de dados e informações. Essa etapa do processo de gerenciamento da informação precisa ser planejada, do mesmo modo como qualquer outra atividade operacional da empresa.

Desenvolvimento de produtos e serviços de informação: [...] nesse ponto, é preciso destacar o recurso humano, apesar do atual estágio de desenvolvimento tecnológico, por ser um diferencial na projeção e implantação de sistemas de informações em empresas.

A autora ainda apresenta como demais tarefas do processo de gestão da informação a distribuição / disseminação da informação e a arquitetura da informação organizacional. Enquanto isto, o modelo processual de administração da informação desenvolvido por Choo (2006, p. 404-415, grifos nossos), Quadro 3, compreende os seguintes elementos:

Identificação das necessidades de informação: as necessidades de informação nascem de problemas, incertezas e ambiguidades encontradas em situações e experiências específicas.

Aquisição de informação: equilibra duas demandas opostas. Por um lado, as necessidades de informação da organização são muitas, refletindo a extensão e a diversidade de suas preocupações com os acontecimentos e mudanças do ambiente externo. Por outro lado, a atenção e a capacidade cognitiva do homem são limitadas, o que obriga a organização a selecionar as mensagens que dará atenção.

Organização e armazenamento da informação: parte da informação que é adquirida ou criada é fisicamente organizada e armazenada em arquivos, bancos de dados computadorizados e outros sistemas de informação, de modo a facilitar sua partilha e sua recuperação.

Desenvolvimento de produtos e serviços de informação: uma função primordial da administração da informação é garantir que as necessidades de informação dos membros da organização sejam atendidas com uma mistura equilibrada de produtos e serviços.

Distribuição da informação: é o processo pelo qual as informações se disseminam pela organização [...] o objetivo da distribuição da informação é promover e facilitar a partilha de informações, que é fundamental para a criação de significado, a construção de conhecimento e a tomada de decisões.

Uso da informação: é um processo social dinâmico de pesquisa e construção que resulta na criação de significado, na construção de conhecimento e na seleção de padrões e ações.

No caso de Davenport (1998, p.175-195, grifos nossos), o processo de gerenciamento da informação compreende (Quadro 3):

Determinação das exigências da informação: é um problema difícil, porque envolve identificar como os gerentes e os funcionários percebem seus ambientes informacionais. Entender bem o assunto requer várias perspectivas – política, psicológica, cultural, estratégica – e as ferramentas correspondentes, como avaliação individual e organizacional.

Obtenção de informações: esse passo consiste em várias atividades – exploração do ambiente informacional; classificação da informação da informação em uma estrutura pertinente; formatação e estruturação das informações.

Distribuição: envolve a ligação de gerentes e funcionários com as informações de que necessitam.

Uso da informação: de um lado, o uso da informação é algo bastante pessoal. A maneira como um funcionário procura, absorve e digere a informação antes de tomar uma decisão – ou se ele faz isso – depende pura e simplesmente dos meandros da mente humana [...] Há muitas maneiras de aperfeiçoar esse passo: estimativas, ações simbólicas, contextos institucionais corretos e incorporação do uso da informação nas avaliações de desempenho.

Embora seja difícil mensurar o uso da informação, o autor supra afirma que bons bibliotecários julgam os pedidos mediante o nível de satisfação do usuário diante da informação disponibilizada para as atividades. Indo adiante, McGee e Prusak (1994, p.116- 124, grifos nossos) abordam as tarefas do processamento de GI como visto no Quadro 3:

Identificação de necessidades e requisitos de informação: profissionais da informação precisam ter conhecimento das fontes de informação disponíveis que podem ser valiosas para o cliente ou sua organização antes de fazer a entrevista;

Classificação e armazenamento de informação / Tratamento e apresentação de informação: pressupõe a determinação de como os usuários poderão ter acesso às informações necessárias e selecionar o melhor lugar para armazená-los;

Desenvolvimento de produtos e serviços de informação: é geralmente nessa tarefa que os usuários finais do sistema podem aproveitar seu próprio conhecimento e experiências para trazer notáveis perspectivas ao processo;

.

As etapas que permitem a aplicação da GI nas organizações compreendem a determinação de necessidades, exigências e requisitos de informação; aquisição, coleta, obtenção, organização, armazenamento, distribuição, classificação, tratamento e apresentação da informação; desenvolvimento de produtos e de serviços de informação; utilização / uso, disseminação e análise da informação. Apesar da síntese do Quadro 3, é inegável que GI é percebida sob algumas perspectivas diferentes, como Duarte et al. (2009, p. 6) atestam:

Pelos administradores, diz respeito às ações adotadas no ambiente organizacional para efetivação de processos ou etapas, visando à consecução de objetivos. Na perspectiva da ciência da informação, a GI viabiliza a organização das fontes de informação para sua disponibilização. O uso de ferramentas tecnológicas veio somar e agilizar a disseminação e compartilhamento da informação nas organizações, facilitando as práticas da gestão da informação.

É mais uma evidência do papel relevante das TI e das TIC na gestão da informação, as quais ganham maior projeção em meados da década de 50 do século passado, acarretando significativa alteração na atuação das organizações empresariais, e, portanto, modificando a dinâmica de produção de produtos e serviços e sua consequente comercialização. Como antes visto, a sociedade contemporânea ou SI / sociedade do conhecimento / sociedade da aprendizagem, não obstante as controvérsias que os termos despertam, está alicerçada no fluxo informacional. Para tanto, as inovações tecnológicas aliadas às práticas de gestão da informação conquistam destaque e possibilitam constante atualização da práxis bibliotecária, como Garcia (2008, p. 2) assinala:

Ainda que a função estratégica da informação estenda-se a todos os campos, a todas as tarefas humanas e a todos os tipos de empreendimento, produzindo esse ingrediente básico em proporções geométricas, em alguns momentos, é preciso retroceder no tempo e focar funções da biblioteconomia, atualizando-a, para atender ao objetivo pretendido: o de discutir a gestão da informação a partir do desenvolvimento das tecnologias de informação e comunicação.

É impossível relegar o fato de as TIC possibilitarem o acesso, de qualquer lugar, a acervos de bibliotecas, bancos de dados nacionais e internacionais, além da participação dos cidadãos em conferências, sem contar a consulta de publicações e a troca de electronic mails

(e-mails). São estratégias que facilitam a disseminação da informação, lembrando, porém, como McGee e Prusak (1994) o fazem, que não se trata da tecnologia per se. O que determina seu valor é o uso que dela se faz. É esse uso que gera e assegura o valor adicional, o que permite afirmar que a relevância das tecnologias está atrelada ao papel desempenhado por elas nas organizações empresariais. Criação, captação, organização, distribuição, interpretação e comercialização da informação são etapas essenciais, com a ressalva de que a informação é essencialmente dinâmica e capaz de incrementar metas e objetivos das instituições.