Processos
Modelo integrado de gestão de activos
A EPAL tem endereçado o desafio estratégico de aumentar a criação de valor através dos activos que suportam a sua actividade. Com efeito, sendo a EPAL uma empresa de capital intensivo, a sua sustentabilidade económica depende significativamente da optimização da performance dos activos. A concretização deste objectivo engloba necessariamente a minimização dos custos de aquisição, operação e manutenção ao longo do seu ciclo de vida garantindo e melhorando, em simultâneo, os níveis de serviço ao cliente.
Neste enquadramento, a EPAL elaborou, com a colaboração de um consultor externo, um estudo para a conceptualização do “Modelo Integrado de Gestão de Activos” (MIGA).
O Modelo versou sobre os seguintes aspectos: organização, processos, informação, estruturas base e sistemas de informação. Cada uma destas vertentes desempenha um papel fundamental para dar resposta ao novo paradigma de gestão.
Na vertente Organização, o Modelo aponta, a par das funções já existentes de Investimento, Manutenção e Operação, para a necessidade da criação de uma função “Gestão de Activos”, que terá como principais atribuições o desenvolvimento de um Plano de Gestão de Activos, com identificação dos investimentos necessários, a definição de políticas de manutenção e o acompanhamento do desempenho dos activos.
Respeitante à vertente de análise Processos, foi elaborado um Manual de Processos, no qual foram identificados e descritos os principais processos e sub-processos necessários para uma integrada gestão dos activos.
No plano da Informação, foram identificados os Indicadores de Desempenho Chave que, quer numa óptica de eficácia (garantia de um abastecimento com qualidade, quantidade e fiabilidade), quer numa óptica de eficiência (garantir os mesmos níveis de eficácia com menos recursos, ou, com os mesmos recursos, garantir níveis maiores de eficácia), permitem monitorizar o desempenho e informar os modelos de tomada de decisões.
Da vertente Estruturas Base resultou a elaboração do Dicionário de Activos, Regras de Correspondência e Atributos. Neste
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documento, estão identificadas as grandes naturezas de activos da EPAL, é feita a sua descrição e identificadas as respectivas fronteiras. Para cada natureza de activo, foram discriminadas as unidades bem que a compõem (partes que são mantidas ou operadas individualmente), para as quais, por sua vez, foi redigida a respectiva definição, estabelecidas as fronteiras e identificados os atributos que as caracterizam, bem como os Sistemas de Informação em que cada atributo deverá residir. Para além disso, foram definidas as regras de correspondência relativamente à informação relevante sobre um dado activo entre as componentes técnica (ex.: troço da rede), de investimento (ex: frente de obra) e financeira (ex.: extensão de rede de determinado material e diâmetro de dado ano), e também as regras de capitalização de um activo ou parte dele (unidade bem).
Finalmente, na vertente Sistemas de Informação foram identificados os Sistemas de Suporte à informação necessária para a gestão integrada dos activos (Telegestão, Máximo, Aquamatrix, IMC, GInteraqua, PAI e SAP), bem como as ligações existentes e a estabelecer futuramente entre esses sistemas.
Face ao exposto, pode concluir-se que a implementação (em curso) do Modelo Integrado de Gestão de Activos na EPAL representa um passo decisivo para que a EPAL possa continuar a prestar um serviço de referência aos seus stakeholders, nomeadamente Clientes (através de um abastecimento de água com quantidade, qualidade e fiabilidade adequadas e com um justo valor tarifário) e Accionista (através da optimização do retorno dos investimentos).
Centralização dos processos de compra
Em 2007 foi implementado, com os objectivos que a seguir se enunciam, o projecto de centralização dos processos de
Relativamente às fontes de fornecimento de bens promoveu- -se a entrada de novos fornecedores no ranking por montante facturado e criaram-se condições para a renovação da base de dados e o consequente aumento de competitividade. O reflexo desta actuação foi uma redução de custos significativa.
Outras iniciativas foram lançadas como o planeamento de necessidades, o estabelecimento de procedimentos e a avaliação e qualificação de fornecedores.
Sistemas de informação
A área de sistemas desenvolveu a sua acção em 2007 em quatro frentes: (1) estabilização da infra-estrutura tecnológica, (2) migração e actualização tecnológica de aplicações críticas de negócio, (3) integração das aplicações existentes na empresa e (4) desenvolvimento dum portal empresarial para apoio à gestão de topo.
Estabilização da infra-estrutura tecnológica
Face à necessidade de uniformizar o parque de cinquenta servidores da EPAL e de racionalizar os investimentos em sistemas operativos e bases de dados de suporte às aplicações instaladas na empresa, procedeu-se à renovação tecnológica dos equipamentos. Esta renovação permitiu não só rentabilizar os investimentos no desenvolvimento de aplicações como aumentar a satisfação dos utilizadores e reduzir os custos de quebras de serviço.
Migração e actualização de aplicações
Dada a exigência crescente das funcionalidades solicitadas, houve necessidade de integrar novos processos e funções nas aplicações críticas de suporte ao negócio. Esta integração foi efectuada através da migração das próprias aplicações para
• A melhoria contínua do iMC – Integração, Monitorização e Controlo, em cuja plataforma aplicacional foram desenvolvidas novas funcionalidades para visualização integrada das ZMC’s – Zonas de Monitorização e Controlo, para inclusão das ZMT´s – Zonas de Monitorização de Transporte e para incorporação
de dados de grandes e pequenos clientes com telemetria; • A unificação dos modelos de dados de suporte ao Sistema
de Informação Geográfica, que abrangeu a informação relacionada com as áreas de negócio de Produção e Transporte e de Distribuição, tendo-se constituído na empresa um único modelo de informação georeferenciada; • Os desenvolvimentos para adaptação à legislação em vigor da aplicação LIMS – Laboratory Information Management System, que suporta as actividades laboratoriais da empresa. Estes novos desenvolvimentos permitiram também a disponibilização de dados ao IRAR, entidade reguladora do sector da água e resíduos;
• A actualização tecnológica do Centro de Comando da ETA da Asseiceira, tendo por pressuposto a uniformização das aplicações do sistema de telegestão, o que possibilitou a transferência de informação entre os diferentes centros de comando, e o acesso, a partir de qualquer local, à informação operacional de toda a empresa;
• A aquisição e o início da implementação do suporte aplicacional para Gestão do Arquivo Histórico e Bibliográfico, com o qual se pretende catalogar e disponibilizar ao público em geral, e aos investigadores e historiadores em particular, o espólio histórico da EPAL.
Integração das aplicações
Sendo uma das grandes preocupações da empresa o cruzamento de informação entre as diferentes aplicações instaladas de modo a aumentar a fiabilidade da tomada de decisões, houve que implementar mecanismos de “orquestração” entre algumas das aplicações consideradas críticas, designadamente a integração do iMC com o Sistema de Informação Geográfica e com o Sistema de Telegestão e destes com o AQUAmatrix®.
Dando resposta às necessidades de integração identificadas no âmbito do Modelo Integrado de Gestão de Activos, foi conceptualizada a integração das seguintes aplicações: Sistema
de Informação Geográfica, Sistema de Manutenção e Gestão de Activos – Maximo, Sistema de Gestão dos Laboratórios – LIMS, o SAP nos domínios financeiros e contabilísticos, o PAI para suporte ao planeamento dos investimentos e o AQUAmatrix ®.
Business Intelligence
Na sequência da “orquestração” das aplicações referidas, foram aprofundados os trabalhos com vista à construção de instrumentos de gestão, através dos quais, duma forma rápida, integrada e coerente, qualquer gestor de topo ou intermédio poderá utilizar a informação relevante para a sua área de intervenção, numa verdadeira óptica de Business Intelligence.
Como consequência do desenvolvimento deste conceito, e como primeiro passo, foi implementada a ferramenta de Business Intelligence do AQUAmatrix®, que permite a análise táctica e estratégica dos principais domínios da gestão comercial, com possibilidade de elaboração pelos utilizadores de relatórios ad hoc directamente da base de dados em produção, para que todas as análises pretendidas se baseiem numa única fonte de dados.