Atualmente os ambientes organizacionais mudam constantemente e com isso as organizações, administradores e os consultores devem estar atentos às mudanças ocorridas no cenário organizacional.
Após teoria comparada com a prática percebe-se que cabe aos acadêmicos que desejam atuar como consultores, possuírem também a capacidade de analisar o ambiente em que a empresa- cliente está inserida. Uma vez que a análise juntamente com a elaboração de um planejamento estratégico ajuda a melhorar o desempenho organizacional. O autor Oliveira (2004) apresenta que para desenvolver o plano de consultoria é necessário seguir duas fases:
Fase1: Caracterização: (A) identificação do problema- alvo, o qual será o foco do projeto de consultoria;(B) analise do ambiente do projeto; (C) definição dos objetivos, desafio e metas a serem alcançados; (D) definição dos critérios e parâmetros de avaliação do projeto; (E) elaboração dos estudos de viabilidade necessários; (F) negociação e combinação dos recursos necessários; (G) identificação da equipe de trabalho, envolvendo ou não profissionais da empresa- cliente; (H) programação e alocação dos recursos; e (I) elaboração do plano de projeto (p. 103).
Na opinião geral dos entrevistados, o planejamento de uma consultoria na organização deve inicialmente buscar conhecer a empresa tendo assim uma ambientação com o cliente. Também é necessário possuir conhecimento na área em quer irá atuar buscando conhecer os gargalos existentes e consequentemente elaborar uma proposta para solução dos problemas e ainda possuir uma rotina de acompanhamento após a consultoria dada. Tais informações são dadas no quadro 16.
Quadro 16 Planejamento da realização de uma consultoria na empresa
Professores Consultores
Deve-se buscar conhecer a empresa, possuir conhecimento na área em que prestará o serviço, após fazer uma análise com dados e tendências fazendo um diagnóstico com a realidade atual, e elaborar uma proposta de estratégia de solução para as necessidades encontradas. “decidir com o
contratante as melhores alternativas viáveis a realidade do empreendimento, implementação, monitoramento, avaliação e retroalimento‖
(Professor 1)
Ambientação com o cliente, conhecimento na área, diagnostico pelo qual o consultor foi chamado, identificação do problema, elaboração de um plano de ação para resolver os gargalos existentes e
possuir uma rotina de
acompanhamento. “tudo se inicia
pela demanda, ou seja, a organização deve explicitar a sua necessidade ao consultor‖ (Consultor
3) Fonte: Elaborado pela autora, (2013).
Com a constante competitividade no mercado empresarial cada vez mais os consultores precisam conhecer melhor a empresa-cliente em que irá prestar os serviços de consultoria organizacional. Verificar se os mecanismos utilizados na gestão e nas formas de trabalho são as mais adequadas, de forma a enxergar melhor os custos, despesas, lucro, rentabilidade, dentre outros fatores da empresa.
Durante a realização da consultoria é necessário ao consultor seguir algumas etapas, como é mostrado na figura 2.
Figura 2 Etapas do programa de consultoria organizacional
Fonte: Elaborado pela autora 2013 com base em Oliveira (2004)
Tais etapas são essenciais para o plano de consultoria dentro da empresa. Primeiramente, é feito um diagnóstico. Para Oliveira (2004), o diagnóstico é como: ―a primeira fase do processo de planejamento estratégico procura responder pergunta básica qual a real situação da empresa quanto a seus aspectos internos e externos‖? ―Verifica o que a empresa tem de bom, de regular ou de ruim em seu processo administrativo‖.
Através deste conceito, a autora propõe aos acadêmicos que uma das principais funções do consultor é saber elaborar um diagnóstico. Com isso, deve coletar informações da empresa a fim de conhecer a realidade atual, ou seja, as variáveis relevantes na gestão empresarial, como a cultura e a estrutura organizacional. Esta com o intuito de descobrir
Proposição
pontos fortes e fracos fornecendo um plano de ação recomendando melhorias na forma de trabalho e ampliando a visão dos processos na empresa.
Após a realização do diagnóstico deve ser feita a análise organizacional que na visão de Rosa (2001) é: ―o levantamento das condições de uma empresa com a finalidade de se avaliar qual é o seu grau de saúde ou eficiência‖.
Dessa forma, a análise é uma etapa da consultoria muito importante que tem como finalidade organizar e identificar os resultados positivos e negativos da empresa cliente. A análise será composta de informações que servirão para definir os problemas existentes a fim de solucioná-los ou evitá-los. É necessário assim, analisar o ambiente em si em que a empresa está inserida, possuindo uma visão geral do problema a ser enfrentado assumindo a responsabilidade e a capacidade de tomar decisões de risco para sanar os conflitos existentes.
Atualmente as empresas vivem em um ambiente em constante transformação, em questão as variáveis politicas, sociais e econômicas. Existem dois tipos de ambiente dentro de uma organização o ambiente geral ou macroambiente que envolve as variáveis que não podem ser controladas pela empresa.
Chiavenato (2000) incrementa que ―o ambiente geral é constituído de um conjunto amplo e complexo de condições e fatores externos que envolvem e influenciam difusamente todas as empresas‖. Através desta teoria percebe-se que os principais fatores que fogem do controle da empresa são os tecnológicos, políticos, econômicos, legais, sociais, demográficos e ecológicos.
Outro ambiente a ser analisado é o ambiente específico ou ambiente de tarefa, tal ambiente é constituído por partes relevantes da empresa a fim de estabelecer e alcançar os objetivos propostos.
Com isso cabe ao consultor buscar conhecer o ambiente no qual a empresa está situada e saber gerir as interações que ambos possuem. Dentro do ambiente geral estão as variáveis tecnológicas, políticas, legais, demográficas, ecológicas, sociais e econômicas. Já no ambiente de tarefa torna-se necessário ao consultor buscar o conhecimento dos clientes, concorrentes, fornecedores, grupos regulamentadores, que a empresa-cliente trabalha, como pode ser visto um exemplo na figura 3.
Figura 3 A empresa e seu ambiente geral e ambiente de tarefa.
Fonte: Chiavenato (2000).
Após análise da figura 3 percebe-se que é essencial para uma boa estratégia organizacional da consultoria a realização de um planejamento estratégico. Para Chiavenato (2000) o planejamento estratégico se divide em:
- Análise ambiental: ou seja, análise das condições e variáveis ambientais, suas perspectivas atuais e futuras, as coações, contingências, desafios e oportunidades percebidas no contexto organizacional
- Análise organizacional: ou seja, análise de condições atuais e futuras da empresa, recursos disponíveis e recursos necessários (incluindo tecnologia), potencialidades, forças e fraquezas da empresa, sua estrutura organizacional, sua capacidade e competência.
- Formulação de estratégias: isto é, tomada de decisões globais e abrangentes que produzirão efeitos no futuro da empresa dentro de um determinado horizonte estratégico, isto é, dentro de um determinado horizonte de tempo situado em longo prazo.
Buchele (1980) incrementa que: ―o administrador deve analisar sistematicamente a força e a fraqueza de sua empresa e que procure antecipar os problemas futuros nas empresas sabe que necessita usar vários métodos de avaliação‖.
Com isso ainda cabe ao consultor a capacidade de levantar dados fundamentais com o intuito de encontrar os gargalos existentes, tendo como objetivo melhorar os processos de tomada de decisões, melhorando assim o desempenho da empresa. Conforme é preposição do autor Chiavenato (2006) o diagnóstico organizacional da análise dos dados colhidos, passa-se a sua interpretação e diagnóstico no qual ―procura identificar preocupações e problemas, suas consequências, estabelecer prioridade e estabelecer os alvos e objetivo.‖ Ou seja, possuir uma visão ampla do negócio a fim de determinar uma mudança se for o caminho desejável.
Após serem identificados os gargalos existentes dentro da empresa, o consultor deve levantar alternativas e estratégias de solução juntamente com a teoria para solução dos problemas existentes. Apresenta então, um relatório ao cliente da realidade da empresa com estratégias de melhorias na forma de trabalho. Bom lembrar que a consultoria serve apenas de apoio aos gestores, ou seja, estes que vão decidir se irão colocar em prática as estratégias que o consultor sugerir. É importante que após o consultor ter apresentado o diagnóstico da consultoria seja feita uma reunião com o contratante a fim de estudar as melhores alternativas viáveis à realidade do empreendimento.
Por fim, precisa ter uma rotina de acompanhamento a qual deve ser negociada entre o contratado e o contratante, a fim de ter um monitoramento, avaliação e retroalimento dos serviços prestados na empresa.
A seguir na figura 4 a autora elaborou as etapas do plano de consultoria analisando as competências exigidas do MEC e o modelo de Oliveira.
Figura 4 Etapas do plano de consultoria
Fonte: Elaborado pela autora (2013) baseada nas competências exigidas do MEC e o modelo de Oliveira.
O modelo apresentado pela autora traz a base na teoria de Oliveira (2004), conforme foi apresentado a figura 1. Depois das contribuições teóricas e práticas, a acadêmica vê como necessário o consultor possuir uma rotina de acompanhamento dentro das empresas clientes, pois muitos consultores após entregar o plano de consultoria abandonam a empresa sem se certificar se as recomendações propostas ao gestor foram realmente implementadas. Com isso se torna vital para o sucesso da consultoria a rotina de acompanhamento. Assim o consultor pode se certificar que o plano de consultoria proposto foi aplicado na empresa. Ou se este deve ser readequado à realidade da empresa e as necessidades do cliente, pois muitas vezes um consultor pode elaborar um parecer de melhorias e este pode não se enquadrar na realidade atual da empresa.
Visando apresentar como se deve dar a realização do planejamento estratégico de consultoria dentro da empresa, a autora elaborou no quadro 17 as principais etapas que este deve conter. Conhecimento Identificação do problema Planejamento Estratégias de solução Avaliação dos serviços Conclusão Rotina de acompanhamento
Quadro 17 Planejamento estratégico da consultoria dentro da empresa
Planejamento da consultoria Implementação
Análise Ambiental Análise Organizacional Formulação de Estratégias Resumo Final Rotina de acompanhamento Analisar o mercado, concorrentes tecnologia economia governo legislação Analisar as forças e fraquezas Estrutura organizacional e os recursos disponíveis da empresa Elaborar uma proposta que a organização deverá seguir de maneira que
aproveite as oportunidades evitando as ameaças Elaboração do plano de consultoria em documento para a empresa- cliente O consultor após apresentar o plano de consultoria deve juntamente com o cliente analisar as ideias sugeridas de maneira que ocorra a implementação do plano, ou seja um plano que realmente esteja de acordo com a realidade da empresa Fonte: Elaborado pela autora (2013) baseado em Chiavenato (2000)
Após ter o conhecimento do ambiente em que a empresa se situa, o consultor deve buscar conhecer o ambiente organizacional analisando os pontos fortes e fracos da empresa, após ter identificado os gargalos existentes deve ser feita a formulação de estratégias da maneira pela qual a empresa deverá seguir o caminho aproveitando as oportunidades e evitando as ameaças, em seguida deve ser apresentado o plano de consultoria a empresa- cliente com formulação das estratégias.
Para exercer a atividade de consultor são necessários alguns recursos, como o registro no Conselho Regional de Admistração (CRA). Ressaltando que o principal recurso para exercer tal atividade, além da questão burocrática, é o conhecimento específico da área onde irá atuar, bem como a sua capacidade de relacionamento interpessoal e conhecimento em gerenciamento de projetos.
A seguir no quadro 18 são apresentados os principais recursos para atuação na consultoria.
Quadro 18 Recursos necessários para por em prática um plano de consultoria.
Professores Consultores
Precisa-se ter conhecimento técnico, tecnologia de ponta, ferramentas de apoio à gestão adquirir confiança do contratante, registro ao CRA, uma empresa constituída com CNPJ. “conquistar a confiança dos
gestores para que os dados necessários sejam fornecidos” (Professor 3)
Conhecimento da área em que irá atuar,possuir equipamentos necessários para elaboração de uma consultoria, capacidade de relacionamentos interpessoal. Para se estabelecer como consultor é necessário possuir registro (CRA, CRC, CREA, entre outros) dependendo da área de atuação bem como uma firma registrada com CNPJ. “entendo
que os principais recursos para que o consultor exerça a sua profissão, além da questão burocrática, é o conhecimento especifico na área onde irá atuar”
(Consultor 3) Fonte: Elaborado pela autora (2013).
Em relação aos recursos para se tornar um consultor, ambas as partes (Professores X Consultores) trazem que é necessário possuir conhecimento na área em que irá atuar possuindo também os recursos necessários para por em prática a consultoria. E sobre os registros é necessário possuir registro no CRA (administrador) e se abrir uma empresa ter um CNPJ e os demais procedimentos burocráticos para constituição da empresa. Zambelli (2010) incrementa tais recursos necessários para exercer esta atividade de consultoria:
―primeiro você deve ter uma boa rede de contatos. Faça cursos sobre as áreas em que vai atuar, tenha sempre um mentor ou alguém para se espelhar. Faça seu marketing pessoal de maneira sadia, não venda preço deixe-se ser comprada e a melhor maneira de você ser reconhecida. Se não souber algo sobre determinado assunto vá atrás, procure sempre estar disposta a ajudar. Tenha sempre como meta cumprir seus objetivos de forma em que haja uma cumplicidade entre você e seu cliente e ache sempre, mas sempre meios sadios para resolver os problemas que vier a ter‖ (Zambelli em 16/8/2010 15:41:28 portal Consultores.com).
Através destes conceitos percebe-se que quando solicitado para realizar o plano de consultoria em determinada empresa o consultor deve se situar, ou seja, primeiramente deve buscar conhecer a empresa à qual prestará o serviço que for solicitado, para assim poder mostrar confiança em uma primeira conversa com o gestor.
O consultor deve fazer uma breve apresentação sobre os serviços que serão realizados na empresa, de forma que contenha as informações necessárias das etapas da consultoria. Ou seja, deixando o cliente ciente de como? Quando? Por quem? Serão realizados os serviços e quanto tempo durará a implementação destes.
Junqueira (1988) esclarece que: ―a negociação, como processo estruturado, deve estar sustentada por técnicas adequadas. Independentemente da técnica e negociação, é necessário a existência de uma tecnologia de negociação, pela utilização de uma metodologia estruturada que permita aos negociadores‖ (JUNQUEIRA, 1988, p. 14).
Dessa forma, é necessário realizar um contrato formal em que fiquem bem estabelecidos os objetivos da consultoria e as reponsabilidades de cada parte, especificando os recursos humanos envolvidos, determinando o período de duração, os valores a serem pagos bem como a especificação (previsão) dos gastos que terá a consultoria. Além de ser um contrato de confidencialidade a contratação varia de empresa para empresa e o consultor deve possuir grande sigilo em suas negociações.
Na figura 5 a autora elaborou as principais etapas para a realização do contrato de consultoria dentro da empresa.
Figura 5 Principais etapas para realização do contrato de consultoria organizacional dentro da empresa
Fonte: Elaborado pela autora (2013), baseada nos entrevistados.
Ou seja, primeiramente o consultor deve buscar conhecimento da empresa, estabelecer sua forma de trabalho e em seguida fazer um contrato de obrigações de ambas as partes, entre contratante e contratado.
Oliveira apresenta também que: ―o contrato dos serviços de consultoria deve ser bem definido, bem como entendido, aceito e proposto pelas partes‖ (OLIVEIRA, 2004. P.119).
Conhecimento da Empresa
Definição dos Registros
A partir dessa perspectiva são apresentadas no quadro 19 tais informações sobre contratações entre contratante e consultor.
Quadro 19 Contratações necessárias entre o contratante e o consultor
Professores Consultores
Deixar explícito os objetivos, ou seja, deixar bem claro o que será realizado no plano de consultoria dentro da empresa, a duração desta. Fazer um contrato de confidencialidade e definição de valores
Deve ser feito um contrato em que ambas as partes estabeleçam os resultados que deverão ser obtidos sendo que a negociação varia de acordo com o serviço prestado, mas precisa estar definido o tempo que vai durar a consultoria, valores, etc. “a
negociação varia de acordo com o serviço prestado, mas é fundamental que todos os direitos e deveres de ambos estejam detalhados nos documentos”.
(Consultor 1) Fonte: Elaborado pela autora (2013).
Conforme a análise das respostas dos entrevistados é necessária na contratação deixar definido os objetivos da consultoria, tempo de duração, valores, já que o contrato varia bastante de acordo com o tipo de consultoria que será prestada. Também são necessárias serem coletadas algumas informações antes de começar a consultoria dentro da empresa.
Sobre as informações necessárias a serem coletadas na empresa para uma consultoria, Oliveira (2004) mostra que é necessário conhecer ―a realidade atual da empresa-cliente, tendo em vista seus negócios atuais e resultados alcançados; ou situação futura desejada pela empresa cliente, tendo em vista seus negócios atuais e futuros e os resultados esperados‖ (OLIVEIRA, 2004. p. 79). Ou seja, conhecer o histórico da empresa primeiramente. No quadro 20 os entrevistados trazem as principais informações a serem coletadas.
Quadro 20 Informação essencial a se coletar na organização para emissão de um parecer de consultoria
Professores Consultores
Deve-se conhecer a realidade da empresa, fazer diagnósticos e levantamentos de dados para coletar informações necessárias ao plano de consultoria.
Depende muito do serviço de consultoria que será prestado, mas primeiramente deve-se buscar conhecer os pontos fortes e fracos bem como suas oportunidades e ameaças.
Os consultores trazem a ideia que depende muito do tipo de consultoria que será prestada na empresa, mas primeiramente devem-se conhecer os pontos fortes e fracos bem como suas oportunidades e ameaças. Já os professores identificam que é necessário conhecer a realidade da empresa, levantar dados e informações para por em prática o plano de consultoria. Porém, ainda para obter sucesso no plano de consultoria, cabe ao consultor como um líder de equipes envolver todo o pessoal que estará trabalhando com a consultoria na empresa-cliente.
Como um líder o consultor deve segundo Dóres (2013):
um líder deve conduzir sua equipe, com palavras e ações, inspirando segurança, por possuir uma visão mais abrangente, orientando-a para o caminho certo a ser seguido, que ele conhece bem e melhor, além de identificar as suas necessidades e satisfazê- las, por meio do diálogo, amizade e compreensão e ter uma consciência crítica bem desenvolvida. Deve incentivar e dar condições para o desenvolvimento da equipe, planejando e organizando ações para ajudar a sua formação e, desta forma, remover as barreiras existentes, criando pontes para que possam servir aos clientes e atingir seus objetivos. É preciso agir para obter bons resultados (DÓRES, 2013).
Ou seja, o consultor deve conduzir os trabalhos de forma planejada e organizada e ser responsável por sua equipe, devendo assim conhecer cada projeto individual de consultoria de cada profissional. Terá assim condições de orientá-los adequadamente para o gerenciamento das atividades dos projetos, planejando e controlando a evolução de cada etapa, conforme as informações dadas pelos entrevistados o que consta no quadro 21.
Quadro 21 Maneira de um líder de equipes de consultores conduzirem sua equipe
Professores Consultores
Deve buscar envolver toda equipe, sendo um agente motivador, devem fazer reuniões e avaliação participativa de todos.
“consultores são pessoas com muito estudo, portanto seu lideres precisam ser motivadores, democráticos ou mesmo liberais, com muitas reuniões e debates, momentos de criatividade para gerar soluções inovadoras”. (Professor 2)
Deve ter um acompanhamento nas consultorias, oferecer treinamentos, conduzir a equipe de forma planejada e organizada. Buscar conhecer a potencialidade das pessoas envolvidas e fazendo a interligação entre elas. “como
líder ele deve ter uma postura participativa e orientativa das atividades, planejando e controlando a evolução das etapas, junto ao consultor, é importante que ele tenha sólidos conhecimento em gerenciamento de projetos para poder ser eficaz aos seus consultores”.
(Consultor 3) Fonte: Elaborado pela autora (2013).
Segundo os professores, um líder deve envolver toda a equipe, avaliando a participação de todos. Os consultores apontam que um líder deve buscar acompanhar as consultorias, conduzindo assim sua equipe de forma organizada e planejada, além de oferecer treinamentos para melhoria dos serviços.
Durante a execução do plano de consultoria ainda podem surgir alguns conflitos tais como: o cliente mudar de ideia, ou seja, o consultor precisará refazer todo seu planejamento de trabalho ou convencer o cliente a seguir adiante diante dos objetivos proposto no contrato. Também podem acontecer de os prazos ―estourarem‖, e os objetivos não serem cumpridos no prazo pré-estabelecido atrasando assim alguma etapa do planejamento de consultoria precisando ser readequado. Outro conflito que pode acontecer é a resistência de informações a serem fornecidas ao consultor, ou seja, resistência a mudanças dentro da empresa.
Entre as causas de resistências às mudanças na empresa, podem-se relacionar segundo Mello (1978): ―não aceitar aquilo que incomoda tendência a só perceber aquilo que convém,