(a) se o emissor possui regras, políticas, procedimentos ou práticas voltadas para a prevenção, detecção e remediação de fraudes e ilícitos praticados contra a administração pública, identificando, em caso positivo:
(i) os principais mecanismos e procedimentos de integridade adotados e sua adequação ao perfil e riscos identificados pelo emissor, informando com que frequência os riscos são reavaliados e as políticas, procedimentos e as práticas são adaptadas
Código de Ética e Conduta Empresarial: O Código de Ética e Conduta Empresarial é a expressão do que a Companhia valoriza e acredita. O documento reflete a ideologia organizacional da Companhia, contendo diretrizes de conduta e um guia prático de comportamento ético que devem ser observados e aplicados por todos os colaboradores em suas relações profissionais. O Código de Ética e Conduta Empresarial procura gerenciar riscos gerais e também específicos, na medida em que traz regras relativas a situações de conflito de interesses, oferta e recebimento de brindes e presentes, assédio, confidencialidade das informações, corrupção, proteção de ativos, entre outros. O documento está disponível no website e na intranet da Companhia. Em junho de 2018 o Conselho de Administração aprovou nova versão do Código de Ética e Conduta Empresarial da Light. As revisões são realizadas periodicamente, para incorporar esclarecimentos que se façam necessários e/ou boas práticas demandadas pelo mercado.
Política Anticorrupção: A Política Anticorrupção da Companhia, implementada em 02 de janeiro de 2017, se aplica à Companhia, suas subsidiárias integrais e suas participações e sociedades de controle compartilhado, tendo por objetivo garantir a condução dos negócios de maneira sustentável, justa e correta. Para tanto, a política esclarece os desvios de conduta que devem ser firmemente rejeitados e define padrões éticos para que suas ações não resultem em – ou sejam interpretadas como – práticas de corrupção. Esta política é revista há cada dois anos ou quando necessário;
Política e Regimento do Comitê de Ética: O documento, implementado em 04 de novembro de 2016, disciplina a organização, composição, responsabilidade e funcionamento do Comitê de Ética, que desempenha papel consultivo e educativo, de maneira a fomentar a reflexão em torno da ética. A Política é revista há cada dois anos ou quando necessário.
Política de Patrocínios: A Política de Patrocínios da Companhia, implementada em 30 de dezembro de 2016, estabelece os princípios e políticas que orientam o investimento em cultura, esporte, ações sociais, educativas e eventos técnicos ou institucionais, por meio de patrocínios, em consonância com os objetivos corporativos definidos no planejamento estratégico da Companhia. A Política será revista quando necessário;
Instrução Normativa sobre Uso das Contrapartidas dos Projetos Patrocinados: O documento, implementado em 01 de dezembro de 2016 (primeira versão datada de 16 de setembro de 2014) se aplica à Companhia e às suas subsidiárias integrais, e tem o objetivo de estabelecer as diretrizes e as regras para o uso das contrapartidas dos projetos patrocinados.
Instrução Normativa sobre Concessão de Patrocínios: O documento, implementado em 21 de dezembro de 2016, se aplica à Companhia e às suas subsidiárias integrais, e estabelece diretrizes para inscrição, avaliação da comissão de patrocínio, avaliação da diretoria executiva, formalização, arquivo dos processos relacionados aos projetos de patrocínio concedidos pela Companhia, com o objetivo de garantir a rastreabilidade, as responsabilidades e o registro de todo o processo.
Entrevistas e coleta de informações com gestores: Os riscos aos quais a Companhia está exposta são mapeados constantemente por meio de entrevistas e coletas de informações com os gestores de cada processo;
Matriz de Riscos Estratégicos: Tem por objetivo compilar os principais riscos que podem impactar o atingimento dos objetivos estratégicos da Companhia. Estes riscos são monitorados junto aos gestores dos processos e o resultado deste monitoramento é reportado à Alta Administração. A Matriz de Riscos
5.4 - Programa de Integridade
Matriz de Riscos Corporativos: Tem por objetivo compilar os riscos aos quais a Companhia está exposta na condução de suas atividades. É revisada anualmente, de modo a avaliar a efetividade do desenho dos controles já existentes, identificar eventuais novos riscos, e garantir que os processos são mensurados quanto ao seu impacto e probabilidade. Com base nesta avaliação, os processos são priorizados para serem alvos de auditorias internas em um ciclo de 5 anos;
Auditoria Interna: A Companhia conduz periodicamente auditorias internas em seus processos, conforme diretrizes estabelecidas no Plano Anual de Auditoria Interna. Este documento tem por objetivo indicar, descrever e priorizar os processos que deverão ser alvos de auditoria interna ao longo de determinado ano. Os trabalhos de auditoria interna compreendem o mapeamento do processo, elaboração de programa de teste, execução de teste dos controles, validação com os gestores das situações identificadas e elaboração de relatório contendo os planos de ação definidos pelas áreas; Acompanhamento de Planos de Ação: Posteriormente à realização de auditorias internas, a Companhia realiza um monitoramento para confirmação de que os planos de ação acordados no âmbito da auditoria interna foram efetivamente implementados;
Canal Corporativo: O Canal Corporativo é um canal de comunicação que se destina ao relato, por administradores, empregados, prestadores de serviço e fornecedores, de situações de transgressões e desvios de comportamento ético na Companhia. Seu objetivo é preservar a missão da Companhia e também garantir que os valores da Companhia sejam praticados em um ambiente de confiança mútua, transparência e ética. Alinhado às boas práticas de Governança Corporativa da Companhia, o Canal Corporativo garante o sigilo e anonimato. Além disso, ele compreende três plataformas distintas para o relato de irregularidades: (i) telefone, (ii) website, ou (iii) caixa postal;
Cláusulas anticorrupção: A Companhia inclui cláusulas anticorrupção nos contratos por ela celebrados. Através da referida cláusula, a empresa contratada pela Companhia declara ter ciência e entender os termos da Lei Anticorrupção, comprometendo-se, por si e respectivos sócios, administradores, funcionários e agentes, a não violar a Lei Anticorrupção;
Background Check: A Companhia realiza procedimento de background check de terceiros em operações de fusões e aquisições, com o objetivo de verificar a reputação e obter informações públicas disponíveis sobre o terceiro envolvido na operação;
Apurações de desvios de conduta: A Companhia realiza apurações internas de desvio de conduta e elabora internamente alguns infográficos com os seus resultados de apurações de desvios de conduta, de maneira a separar as ocorrências por ano, resultado (procedente/improcedente), origem da denúncia e categorias de incidentes. Dessa forma, o documento permite que a Companhia identifique áreas e matérias que expõem a Companhia a um maior risco de irregularidades, possibilitando a tomada de ações para melhoria de seu ambiente de controles.
(ii) as estruturas organizacionais envolvidas no monitoramento do funcionamento e da eficiência dos mecanismos e procedimentos internos de integridade, indicando suas atribuições, se sua criação foi formalmente aprovada, órgãos do emissor a que se reportam, e os mecanismos de garantia da independência de seus dirigentes, se existentes
O Comitê de Ética, criado em 2003, tem caráter permanente e é composto por até 10 (dez) membros, designados pela Diretoria Executiva, devendo ter obrigatoriamente na sua composição: o Diretor da área de Recursos Humanos na condição de presidente, o Diretor Jurídico, o Superintendente da área Recursos Humanos, o Superintendente da área de Auditoria Interna, Riscos e Compliance, o Gerente Jurídico Trabalhista e um representante dos empregados na condição de membros permanentes, além de um secretário. Os demais membros serão designados dentre os superintendentes da companhia. Na ausência do Presidente do Comitê, o Superintendente da área Recursos Humanos o substituirá. Estão resguardadas ao Comitê de Ética as seguintes atribuições mínimas:
5.4 - Programa de Integridade
a. avaliar permanentemente a atualidade e pertinência do Código de Ética e Conduta Empresarial, propondo e discutindo as alterações de conteúdo e revisões, encaminhando-as à aprovação da Diretoria Executiva;
b. determinar as ações necessárias para a divulgação e disseminação do Código de Ética e Conduta Empresarial;
c. oferecer subsídios para as decisões relacionadas à violação do Código de Ética e Conduta Empresarial, sendo que os casos mais graves são levados a julgamento pela Diretoria Executiva;
d. analisar e encaminhar, se for o caso, dúvidas de interpretação do Código de Ética e Conduta Empresarial para deliberação da Diretoria Executiva;
e. manter e alimentar acervo de experiência ética da corporação, visando subsidiar ações de melhoria e produção de relatórios, bem como atualização do Código de Ética e Conduta Empresarial;
f. analisar pedidos de reconsideração dirigidos ao Comitê de Ética, das decisões sobre violação ao Código de Ética e Conduta Empresarial, bem como emitir recomendações relacionadas a tais pedidos;
g. apreciar os casos omissos do Código de Ética e Conduta Empresarial;
h. realizar avaliações internas sobre a aplicação do conteúdo do Código de Ética e Conduta Empresarial. Em relação às questões sobre violação de matéria ética que lhe forem submetidas:
a. analisar os fatos e julgar a sua gravidade;
b. ouvir e proporcionar ampla defesa aos envolvidos nos fatos;
c. garantir o direito de não-retaliação e não-identificação para todos aqueles que realizarem denúncias de boa-fé;
d. propor medidas disciplinares ou correção de conduta à Diretoria Executiva, caso estas ainda não tenham sido adotadas;
e. manter a guarda confidencial de todos os dados e documentos obtidos.
Em 2014, o Conselho de Administração aprovou a criação da estrutura da área de Compliance e Gestão de Riscos Corporativos. Para assegurar independência a área está vinculada ao Conselho de Administração por meio do Comitê de Auditoria, e tem como atribuição preservar a governança e integridade da organização, assegurando, em conjunto com as demais áreas, a adequação, o funcionamento dos sistemas de controles internos, procurando mitigar os riscos, bem como disseminar a cultura de controles para assegurar o cumprimento da lei e seus regulamentos.
Dessa forma, a Superintendência de Auditoria Interna, Riscos e Compliance reporta-se institucionalmente ao Presidente e operacionalmente ao Comitê de Auditoria.
(iii) se o emissor possui código de ética ou de conduta formalmente aprovado, indicando: • se ele se aplica a todos os diretores, conselheiros fiscais, conselheiros de administração e empregados e se abrange também terceiros, tais como fornecedores, prestadores de serviço, agentes intermediários e associados
Sim, o Código de Ética e Conduta Empresarial da Light se aplica a todos os diretores, conselheiros fiscais, conselheiros de administração, empregados, fornecedores e prestadores de serviço.
5.4 - Programa de Integridade
associações de classe e todos os outros públicos de interesse que se relacionam com a Companhia e contribuem para realização da sua missão, a concretização da sua visão e a construção da sua marca e imagem institucional no dia a dia.
• se e com que frequência os diretores, conselheiros fiscais, conselheiros de administração e empregados são treinados em relação ao código de ética ou de conduta e às demais normas relacionadas ao tema
Todos os colaboradores da Companhia, incluindo diretores e conselheiros, assinam um termo de recebimento do Código de Ética e Conduta Empresarial, que fica disponibilizado em seu website. A Companhia também estabeleceu métodos para a disseminação do documento, que compreendeu seu lançamento em um encontro gerencial de líderes da Companhia, bem como a divulgação do documento para todos os colaboradores e empresas parceiras.
A Companhia incluiu cláusulas anticorrupção em seus contratos e mantem treinamentos periódicos, focados em reforçar a postura ética, para novos empregados e estagiários e para sua força de trabalho, própria e terceirizada, por meio de cursos presenciais e online (que somaram mais de 29.000 horas de treinamento considerando o período de janeiro de 2016 até junho de 2018), vídeos, cartilhas, mensagens e comunicados de sensibilização e conteúdo educacional.
Desde 2017, a Companhia celebra o Dia Nacional da Ética, com uma semana de ações de sensibilização para todos os empregados:
- Divulgação de conteúdo educativo com fala do Presidente e de todos os Diretores sobre ética; - Divulgação de vídeo da Diretoria e de empregados falando sobre o tema;
- Incentivo ao uso do Canal Corporativo para denúncias;
- Lançamento e reforço da realização do curso online Lei Anticorrupção, que conta com mais de 4.100 conclusões;
- Lançamento e entrega da Cartilha de Ética para empregados de campo e escritórios de advocacia; - Divulgação e incentivo para realização da Trilha do Jeito de SER Light, com conteúdo online sobre segurança, ética e resultados;
- Lançamento da Pílula semanal de ética (Jeito de SER Ético é), que objetiva reforçar, por meio de conteúdo didático, o entendimento dos profissionais da Companhia sobre os principais pontos do Código de Ética e Conduta Empresarial de forma leve e ilustrada. A Pílula teve ao todo 35 edições semanais em 2017 e, em 2018, esse material recebeu tratamento didático e originou um ebook disponível na Trilha do Jeito de SER para mais de 5000 pessoas entre estagiários e força de trabalho própria e terceirizada. • as sanções aplicáveis na hipótese de violação ao código ou a outras normas relativas ao assunto, identificando o documento onde essas sanções estão previstas
Para empregados da própria Companhia: A denúncia pode ser tratada no âmbito do gestor da área, Comitê de Ética ou Compliance, dependendo do caso. Conforme norma interna específica (INO IAH 002 – Medidas Disciplinares e Ressarcimento de Danos), os empregados ficam sujeitos à aplicação de medidas disciplinares, que envolvem advertência, suspensão ou dispensa – que pode vir a ser por justa causa com o objetivo de orientar e punir.
Para empregados de empresas contratadas: A questão é repassada para a prestadora de serviço, que avalia a procedência dos fatos para que sejam tomadas as devidas providências, caso seja necessário. • órgão que aprovou o código, data da aprovação e, caso o emissor divulgue o código de conduta, locais na rede mundial de computadores onde o documento pode ser consultado
5.4 - Programa de Integridade
O atual Código de Ética e Conduta Empresarial foi aprovado pelo Conselho de Administração em 21 de junho de 2018.
O Código de Ética e Conduta Empresarial disponível no site Institucional da Companhia http://www.light.com.br/grupo-light/Quem-Somos/codigo-de-etica.aspx e também no site de RI http://ri.light.com.br/sustentabilidade/modelo-denegocio.
O documento pode ser acessado diretamente nos links abaixo:
http://www.light.com.br/Repositorio/Institucional/C%C3%B3digo%20de%20%C3%89tica%202018.p df
http://ri.light.com.br/fck_temp/1019_11/file/LIGHT%20Codigo%20de%20Etica%202018.pdf
(b) se o emissor possui canal de denúncia, indicando, em caso positivo: O Canal Corporativo é administrado por empresa externa com forte atuação internacional.
• se o canal está aberto para o recebimento de denúncias de terceiros ou se recebe denúncias somente de empregados
Todos os profissionais que possuem envolvimento com a Light têm à sua disposição as seguintes alternativas para comunicar uma possível infração ao Código de Ética e Conduta Empresarial, com total garantia de confidencialidade:
• Contato direto com o superior imediato;
• Comitê de Ética da Light, por meio do endereço eletrônico [email protected];
• Canal Corporativo, pelo telefone 0800 777 0783, pelo site www.canalcorporativolight.com.br ou pela Caixa Postal 521 – CEP 06320-971. É seguro, confidencial e garante sigilo, além de ter a opção do anonimato.
Os clientes e público em geral podem fazer denúncias pela Agência Virtual ou Ouvidoria da Light, também com garantia de sigilo das informações.
• Agência Virtual, pelo site https://agenciavirtual.light.com.br.
• Ouvidoria: pelo telefone 0800 284 0182, por carta para Av. Mal. Floriano, nº 168, 2º andar, Centro – Rio de Janeiro – CEP: 20.080-002, pelo fax (21) 2211-7584, ou pelo Protocolo Geral, localizado no andar térreo da empresa.
• se há mecanismos de anonimato e de proteção a denunciantes de boa-fé
O Canal Corporativo possui a opção do anonimato. Para cada relato, é gerado um número de protocolo – exceto caixa postal –, que permite acompanhar a evolução do tratamento dado à denúncia.
Mesmo nos casos em que o acesso ocorrer por correspondência física, e-mail ou telefone e quando não for possível assegurar o anonimato do denunciante, em função do meio utilizado para realizar a denúncia, será garantido o sigilo sobre sua identidade durante todo o processo de apuração.
Conforme previsto em seu Código de Ética e Conduta Empresarial, a Light não admite que o zelo pelo seu cumprimento implique em qualquer tipo de retaliação, reprovação ou discriminação.
5.4 - Programa de Integridade
Todas as denúncias são tratadas por meio de análises e verificações coordenadas pela Área de
Compliance, desde o recebimento até o encerramento. Casos específicos podem ser encaminhados ao Comitê de Ética.
(c) se o emissor adota procedimentos em processos de fusão, aquisição e reestruturações societárias visando à identificação de vulnerabilidades e de risco de práticas irregulares nas pessoas jurídicas envolvidas
A Companhia realiza procedimento de background check de terceiros em operações de fusões e aquisições, com o objetivo de verificar a reputação e obter informações públicas disponíveis sobre o terceiro envolvido na operação.
(d) caso o emissor não possua regras, políticas, procedimentos ou práticas voltadas para a prevenção, detecção e remediação de fraudes e ilícitos praticados contra a administração pública, identificar as razões pelas quais o emissor não adotou controles nesse sentido