O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é um órgão do governo que está subordinado ao Arquivo Nacional e tem como objetivo definir diretrizes para os arquivos públicos e privados em território nacional (BRASIL, 1991). De acordo com a Resolução n° 26, de 26 de maio de 2008 do CONARQ, que define as políticas de gestão arquivística que devem ser seguidas pelo Poder Judiciário, esses órgãos “deverão adotar o Programa de Gestão de Documentos do Conselho Nacional de Justiça - CNJ” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2008, p. 1). O CONARQ é, portanto, o órgão que tem a atribuição de reger as práticas de gestão de documentos no âmbito do Poder Judiciário.
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) criou no ano de 2008 o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) através de uma parceria com o CONARQ. O programa seria responsável por definir normas e diretrizes para a gestão documental em arquivos do Poder Judiciário brasileiro. (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, [20--]b, documento eletrônico). Com a Portaria nº 105, de 18 de setembro de 2015, foi criado normas para a criação do comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória. (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, [20--]b, documento eletrônico). Esse comitê deveria ser formado por:
I - o Secretário-Geral do Conselho Nacional de Justiça (CNJ); II - um juiz auxiliar da Presidência do CNJ;
III - um representante do Supremo Tribunal Federal; IV - um representante do Superior Tribunal de Justiça; V - um representante do Tribunal Superior Eleitoral;
VI - um representante do Tribunal Superior do Trabalho e/ou do Conselho Superior da Justiça do Trabalho;
VII - um representante do Superior Tribunal Militar; VIII - um representante do Conselho de Justiça Federal; IX - cinco representantes dos Tribunais de Justiça;
X - um representante do Departamento de Pesquisas Judiciárias (DPJ) do CNJ;
XI - um representante do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2015, p. 01).
Os membros deste comitê seriam responsáveis por “propor ao CNJ as normas e instrumentos do Programa, manter atualizados no portal do CNJ os
instrumentos de gestão, propor e apoiar a realização de treinamentos de servidores e magistrados, acompanhar a aplicação de suas normas e atender às consultas que lhe forem encaminhadas” (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, [20--]b, documento eletrônico).
As normas de funcionamento do Programa e seus instrumentos constam da Recomendação n. 37/2011, alterada pela Recomendação n. 46/2013. A Recomendação veicula os requisitos e instrumentos necessários à gestão documental, assim como a sistemática à sua aplicação. Foram instituídos, ainda, os pilares de preservação da documentação permanente do Poder Judiciário, sendo facultado estabelecimento de convênios com entidades de caráter histórico, cultural e universitário, para atuação de forma coordenada com as Comissões Permanentes da Avaliação Documental no tratamento, na disponibilização de acesso, na descrição do acervo e na difusão da informação (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, [20--]b, documento eletrônico).
A Recomendação n. 37/2011 é, portanto, o principal instrumento normativo do Proname, estabelecendo as diretrizes que devem ser seguidas pelos arquivos do Poder Judiciário. Dentre as suas principais orientações estão a de armazenar os documentos físicos e eletrônicos de forma segura e definir medidas para preservá- los; utilização de metodologias para a realização de classificação, avaliação e descrição dos documentos, através da criação de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos Documentos; utilização do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos (MoReq-Jus)1 e formação de comissões permanentes de avaliação (CPADs). (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2011).
São definidos também nesse ato normativo os instrumentos do Programa, a saber:
a) os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, bem como os métodos desses sistemas, essenciais à identificação do documento institucional de modo inequívoco em sua relação com os outros documentos;
b) o Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas) e a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder
1De acordo com o Conselho Nacional de Justiça ([20--]a, documento eletrônico), o MoReq-Jus “apresenta os requisitos que os documentos digitais produzidos pelo Judiciário e os sistemas informatizados de gestão documental deverão cumprir, no intuito de garantir a segurança e a preservação das informações, assim como a comunicação com outros sistemas”.
Judiciário;
c) o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário;
d) a Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos; e) a Lista de Verificação para Eliminação de Autos Findos; f) o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos;
g) o Plano para Amostra Estatística Representativa; e
h) o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário;(CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2011, p. 3).
O Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) é, portanto, a diretriz máxima para a gestão documental dos arquivos do Poder Judiciário no Brasil. O Programa traz normas e instrumentos que devem ser seguidos para promover a gestão documental dos arquivos de Tribunais no Brasil. É importante que os arquivistas que trabalham nesses órgãos tenham conhecimento do Programa e possam aplicá-lo em sua prática profissional para que o acesso aos documentos armazenados seja facilitado aos usuários e para que esses documentos possam ser devidamente preservados.
6 METODOLOGIA
A pesquisa científica tem como propósito a obtenção de novos conhecimentos acerca da realidade. Os conhecimentos obtidos através desse tipo de pesquisa são chamados de conhecimentos científicos. O que diferencia o conhecimento científico de outros tipos de conhecimentos como o filosófico e o religioso é a possibilidade de observar todas as etapas lógicas que conduziram até esse conhecimento; entre outras palavras, é possível enxergar os caminhos que conduziram a este novo conhecimento.
Esses caminhos, ou passos, são chamados de métodos, ou metodologias da pesquisa científica. É o que afirma Gil (1987, p. 08) que define o método científico como “o conjunto de procedimentos intelectuais e técnicos adotados para se atingir o conhecimento”. Para Marconi e Lakatos (2010, p. 65) “o método é o conjunto das atividades sistemáticas e racionais que, com maior segurança e economia, permite alcançar o objetivo — conhecimentos válidos e verdadeiros — traçando o caminho a ser seguido, detectando erros e auxiliando as decisões do cientista”.
De acordo com as autoras, portanto, são os métodos que dão a segurança de que os conhecimentos alcançados pela ciência são fidedignos e não meros palpites. As pesquisas podem ser classificadas em diversas categorias. Quanto à natureza, as pesquisas podem ser de dois tipos: pesquisa básica ou pesquisa aplicada.
De acordo com Prodanov e Freitas (2013), a pesquisa básica é aquela que visa produzir novos conhecimentos científicos sem se preocupar em produzir aplicações práticas; neste caso, há um interesse em encontrar leis ou verdades universais. Em contrapartida, a pesquisa aplicada tem como objetivo gerar aplicações práticas que possam resolver problemas específicos e de abrangência local.
Deste modo, esta investigação foi elaborada como uma pesquisa aplicada buscando analisar um fenômeno local, a saber: a aplicação das recomendações de gestão documental do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) pelo Arquivo Central do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região.
Em relação à obtenção das informações as pesquisas podem ser classificadas resumidamente em quatro categorias: pesquisa bibliográfica, pesquisa
documental, pesquisa experimental e pesquisa de campo.
A pesquisa bibliográfica é aquela que “é desenvolvida a partir de material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos” (GIL, 1987, p. 50). Trata-se, portanto, de uma pesquisa baseada em revisão de literatura de um campo do conhecimento e é feita a partir da coleta de referencial teórico de autores com relevância na área de estudo.
A pesquisa documental é aquela em que o pesquisador investiga fontes documentais para embasar a sua pesquisa.
A pesquisa documental assemelha-se muito à pesquisa bibliográfica. A única diferença entre ambas está na natureza das fontes. Enquanto a pesquisa bibliográfica se utiliza fundamentalmente das contribuições dos diversos autores sobre determinado assunto, a pesquisa documental vale-se de materiais que não receberam ainda um tratamento analítico, ou que ainda podem ser reelaborados de acordo com os objetivos da pesquisa (GIL, 1987, p. 51).
Já a pesquisa experimental é aquela em que “o pesquisador procura refazer as condições de um fato a ser estudado, para observá-lo sob controle. Para tal, ele se utiliza de local apropriado, aparelhos e instrumentos de precisão [...]” (PRODANOV; FREITAS, 2013, p. 57). Esse tipo de pesquisa não é muito utilizado nas ciências sociais, mas é comum em ciências naturais como a Biologia, a Física, entre outras.
Por último, tem-se a pesquisa de campo que “consiste na observação de fatos e fenômenos tal como ocorrem espontaneamente, na coleta de dados a eles referentes e no registro de variáveis que presumimos relevantes, para analisá-los” (PRODANOV; FREITAS, 2013, p. 59).
Quanto à forma de obtenção de informações esta pesquisa caracteriza-se tanto como uma pesquisa bibliográfica quanto como uma pesquisa de campo. Para construir o referencial teórico deste trabalho foi realizada uma pesquisa sobre o tema gestão documental na Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD), no Google Acadêmico, na Biblioteca Central Zila Mamede (UFRN), dentre outras fontes de informação. Para a pesquisa de campo foi feita uma visita ao Arquivo Central do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região para coleta de dados.
Quanto à forma de abordagem as pesquisas podem ser classificadas em quantitativas ou qualitativas.
sob o ponto de vista estatístico, entre outras palavras são aquelas que buscam traduzir um fenômeno sob a forma de números. É o que afirmam Prodanov e Freitas (2013, p. 69), quando dizem que a pesquisa quantitativa “considera que tudo pode ser quantificável, o que significa traduzir em números opiniões e informações para classificá-las e analisá-las. Requer o uso de técnicas estatísticas (percentagem, média, moda)”.
Por outro lado, as pesquisas qualitativas consideram que não é possível traduzir em números um problema devido à subjetividade envolvida. “Há uma relação dinâmica entre o mundo real e o sujeito, isto é, um vínculo indissociável entre o mundo objetivo e a subjetividade do sujeito que não pode ser traduzido em números” (PRODANOV; FREITAS, 2013, p. 70).
Na abordagem qualitativa, a pesquisa tem o ambiente como fonte direta dos dados. O pesquisador mantém contato direto com o ambiente e o objeto de estudo em questão, necessitando de um trabalho mais intensivo de campo. Nesse caso, as questões são estudadas no ambiente em que elas se apresentam sem qualquer manipulação intencional do pesquisador. A utilização desse tipo de abordagem difere da abordagem quantitativa pelo fato de não utilizar dados estatísticos como o centro do processo de análise de um problema, não tendo, portanto, a prioridade de numerar ou medir unidades (PRODANOV; FREITAS, 2013, p. 70).
Trata-se, portanto, de uma abordagem que visa analisar o problema de forma mais subjetiva, isto é, através de uma interpretação das informações obtidas a partir da interação entre o pesquisador e o seu objeto de estudo.
Esta pesquisa foi desenvolvida utilizando-se a abordagem qualitativa, isto é, não foram usadas técnicas estatísticas para coletar os dados referentes ao problema. Em vez disso, foram feitas interpretações acerca dos dados coletados.
As pesquisas também podem ser classificadas quanto aos seus objetivos em três tipos: pesquisa exploratória, pesquisa descritiva e pesquisa explicativa.
De acordo com Gil (1987, p. 27),
as pesquisas exploratórias têm como principal finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e idéias, tendo em vista a formulação de problemas mais precisos ou hipóteses pesquisáveis para estudos posteriores. De todos os tipos de pesquisa, estas são as que apresentam menor rigidez no planejamento. Habitualmente envolvem levantamento bibliográfico e documental, entrevistas não padronizadas e estudos de caso. Procedimentos de amostragem e técnicas quantitativas de coleta de
dados não são costumeiramente aplicados nestas pesquisas.
É, portanto, uma modalidade de pesquisa inicial em que o pesquisador busca uma aproximação com o tema que é seu objeto de estudo.
Já as pesquisas descritivas “buscam descrever as características de determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre variáveis. Envolve o uso de técnicas padronizadas de coleta de dados: questionário e observação sistemática” (PRODANOV; FREITAS, 2013, p. 52). Tratam-se, portanto, de pesquisas mais detalhadas com análise de dados e abordagem estatística.
Por fim, as pesquisas explicativas são aquelas em “que o pesquisador procura explicar os porquês das coisas e suas causas, por meio do registro, da análise, da classificação e da interpretação dos fenômenos observados” (PRODANOV; FREITAS, 2013, p. 53). Neste caso, há uma abordagem mais profunda do problema em questão, buscando investigar as suas origens.
Assim, esta investigação foi desenvolvida como uma pesquisa exploratória, buscando através de pesquisa bibliográfica uma aproximação com o tema da gestão documental.
Foi utilizado como instrumento de coleta de dados a entrevista. Trata-se de uma “técnica em que o investigador se apresenta frente ao investigado e lhe formula perguntas, com o objetivo de obtenção dos dados que interessam à investigação” (GIL,1987, p. 109). Devido ao seu caráter informal, assemelhando-se a uma conversa, a entrevista permite obter uma grande quantidade de informações.
Para a construção dessa pesquisa foi entrevistado o arquivista responsável pelo Arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região com o objetivo de avaliar a aplicação das recomendações de gestão documental do Proname no âmbito do arquivo mencionado.