DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO CURSO DE GRADUAÇÃO EM BIBLIOTECONOMIA
JHONATA DOUGLAS PEREIRA DE MEDEIROS
AVALIAÇÃO REFERENTE À APLICAÇÃO DAS RECOMENDAÇÕES DE GESTÃO DOCUMENTAL DO PRONAME NO ARQUIVO DO TRIBUNAL REGIONAL DO
TRABALHO DA 21ª REGIÃO
Natal – RN Novembro – 2019
AVALIAÇÃO REFERENTE À APLICAÇÃO DAS RECOMENDAÇÕES DE GESTÃO DOCUMENTAL DO PRONAME NO ARQUIVO DO TRIBUNAL REGIONAL DO
TRABALHO DA 21ª REGIÃO
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao curso de graduação em Biblioteconomia, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial à obtenção do título de Bacharel em Biblioteconomia.
Orientador: Prof. MSc. Francisco de Assis Noberto Galdino de Araújo.
Natal – RN Novembro – 2019
Medeiros, Jhonata Douglas Pereira de.
Avaliação referente à aplicação das recomendações de gestão documental do Proname no Arquivo do Tribunal Regional do
Trabalho da 21ª Região / Jhonata Douglas Pereira de Medeiros. -2019.
54f.: il.
Monografia (Graduação em Biblioteconomia) - Universidade Federal do Rio Grande do Norte, Centro de Ciências Sociais Aplicadas, Departamento de Ciência da Informação. Natal, 2019. Orientador: Prof. Me. Francisco de Assis Noberto Galdino de Araújo.
1. Biblioteconomia Monografia. 2. Gestão documental -Monografia. 3. Arquivo - Avaliação - -Monografia. 4. Arquivo jurídico - Monografia. I. Araújo, Francisco de Assis Noberto Galdino de. II. Título.
RN/UF/CCSA CDU 02:930.25
AVALIAÇÃO REFERENTE À APLICAÇÃO DAS RECOMENDAÇÕES DE GESTÃO DOCUMENTAL DO PRONAME NO ARQUIVO DO TRIBUNAL REGIONAL DO
TRABALHO DA 21ª REGIÃO
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao curso de graduação em Biblioteconomia, da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, como requisito parcial à obtenção do título de Bacharel em Biblioteconomia.
Orientador: Prof. MSc. Francisco de Assis Noberto Galdino de Araújo.
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado e aprovado em 03/12/2019 pela seguinte banca examinadora:
BANCA EXAMINADORA
______________________________________
Prof. MSc. Francisco de Assis Noberto Galdino de Araújo – Orientador Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN)
______________________________________ Profa. MSc. Ana Claudia Ribeiro – Membro da Banca Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN)
______________________________________
Profa. Esp. Malkene Wytiza Freire de Medeiros Noronha – Membro da Banca Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN)
Aos meus pais Jonas e Elizabete e aos meus irmãos Jadiel e Jeferson que sempre estiveram ao meu lado oferecendo apoio e incentivo para concluir esta graduação.
À minha noiva e melhor amiga Izabel que me acompanha e me dá forças para superar todos os desafios desta vida.
Ao meu amigo Mateus que foi meu parceiro nos inúmeros trabalhos e provas do curso.
Ao Prof. MSc. Francisco de Assis Noberto Galdino de Araújo que ofereceu orientações precisas e fundamentais para a construção deste trabalho de conclusão de curso.
A Emerson Carlos da Silva que de forma prestativa se dispôs a participar desta pesquisa.
Por fim, agradeço a todos que me auxiliaram de maneira direta ou indireta no desenvolvimento deste trabalho.
economia de recursos, pois permitem a eliminação de documentos desprovidos de valores, reduzindo a massa documental ao mínimo essencial, a otimização dos espaços físicos dos arquivos e, por outro lado, permitem a preservação de documentos que encerram valor informativo ou probatório. Da mesma forma, a agilidade na recuperação das informações além de permitir o planejamento estratégico é capaz de imprimir maior rapidez ao processo decisório e garantir a eficiência da administração pública (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p. 49).
Este trabalho de conclusão de curso apresenta a importância da gestão documental para a organização de arquivos. Realiza uma avaliação da aplicação das recomendações de gestão documental do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) no Arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região. Para isso, foi realizada pesquisa bibliográfica para compor o referencial teórico, permitindo o entendimento de conceitos da gestão documental. Com o objetivo de avaliar a aplicação das recomendações de gestão documental do Proname no âmbito do Arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região, foi realizada uma entrevista com o servidor responsável por este arquivo questionando-se acerca do cumprimento dessas recomendações. Como resultado observou-se que o arquivo pesquisado cumpre a maioria das recomendações de maneira satisfatória, no entanto ainda existem alguns pontos que não são satisfeitos como a aplicação de estratégias de preservação de documentos eletrônicos.
This course conclusion work presents the importance of document management for the organization of archives. It conducts an assessment of the application of the document management recommendations of the Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) in the Archive of Regional Labor Court of the 21st Region. For this, a bibliographic research was performed to compose the theoretical framework, allowing the understanding of document management concepts. In order to evaluate the application of the document management recommendations of the Proname within the Archive of the Regional Labor Court of the 21st Region, an interview was conducted with the server responsible for this archive, questioning if the archive accomplishes these recommendations. As a result it was observed that the searched archive satisfies most of the recommendations satisfactorily, however there are still some points that are not satisfied as the application of preservation strategies of electronic documents. Keywords: Documental management. Archivology. Archive. Judicial Archive.
1 INTRODUÇÃO 8
2 OS ARQUIVOS E A INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA 12
2.1 Ciclo de vida dos documentos 17
2.1.1 Arquivo corrente 18 2.1.2 Arquivo intermediário 19 2.1.3 Arquivo permanente 19 3 GESTÃO DOCUMENTAL 21 3.1 Arquivamento 22 3.2 Plano de classificação 23
3.3 Tabela de temporalidade de documentos 25
3.4 Preservação documental 26
4 ARQUIVOS JUDICIÁRIOS 29
5 PROGRAMA NACIONAL DE GESTÃO DOCUMENTAL E MEMÓRIA DO PODER JUDICIÁRIO
31
6 METODOLOGIA 34
7 TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 21ª REGIÃO 38
7.1 Arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região 38
8 RESULTADOS 40
8.1 Proposta de melhorias 43
9 CONSIDERAÇÕES FINAIS 44
REFERÊNCIAS 46
APÊNDICE A - ROTEIRO DA ENTREVISTA 49
APÊNDICE B - ENTREVISTA COM O ARQUIVISTA DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 21ª REGIÃO
1 INTRODUÇÃO
As organizações, sejam elas empresas privadas ou instituições públicas, produzem e recebem diariamente uma grande quantidade de documentos. Todo esse volume de informação deve ser armazenado e organizado adequadamente, possibilitando assim o acesso a esses documentos. É importante que o gestor compreenda que esses documentos são fundamentais para a gestão da organização, servindo como base para as tomadas de decisões na instituição.
As instituições em geral possuem um setor destinado à guarda e organização de documentos, sendo esse setor o arquivo. De acordo com Paes (2005, p. 20) “a função básica dos arquivos é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”. Para muitos, o arquivo ainda é visto apenas como um local para depósito de papéis, assim, Bernardes e Delatorre (2008) reconhecem essa visão preconceituosa sobre os arquivos ao afirmar que “o conceito corrente de ‘arquivo’ é sinônimo de ‘arquivo morto’, ou seja, um amontoado de papéis velhos sem ‘utilidade’ nenhuma”. Apesar de o arquivo ainda possuir esse estereótipo negativo, o seu funcionamento é essencial para a atividade administrativa da instituição por promover o acesso a uma enorme volume de documentos de posse da organização.
Para que o arquivo cumpra com suas funções de guarda, preservação e disponibilização de informações, é importante que o gestor implemente uma política de gestão de documentos. Ainda segundo Bernardes e Delatorre (2008, p. 6), gestão documental é a produção de “normas e procedimentos técnicos referentes à classificação, avaliação, preservação e eliminação de documentos [...]”. As autoras também afirmam que a gestão documental não serve apenas para atender às necessidades da organização e dos seus usuários, mas também para garantir que as informações que são imprescindíveis para a reconstrução do passado da organização sejam preservadas (BERNARDES; DELATORRE, 2008). A gestão documental é, portanto, uma prática que deve fazer parte do cotidiano dos arquivos, sendo uma ferramenta administrativa fundamental para a gestão desses espaços.
Um dos espaços que mais necessitam da aplicação de uma gestão documental são os arquivos jurídicos. Estes arquivos são repletos de documentos administrativos e processos judiciais que precisam ser armazenados de forma racional para que haja uma maior celeridade no cumprimento da justiça. Além disso,
deve-se ressaltar que tais documentos servem como prova das ações destas instituições. Tais documentos são acessados com grande frequência por magistrados, advogados, dentre outros usuários, e por isso, o modo como eles são armazenados deve facilitar a recuperação desses materiais.
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) é o órgão que regula as práticas de gestão documental nos tribunais do Brasil. O Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) lançado pelo CNJ traz um conjunto de recomendações para a aplicação dos princípios da gestão documental nos arquivos desses tribunais. Trata-se de uma lista de diretrizes que devem ser seguidas por essas instituições para que os documentos nela armazenados sejam preservados de maneira adequada.
Sendo assim, esta pesquisa tem como foco uma avaliação da aplicação das recomendações de gestão documental do Proname no Arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região.
Tendo em vista observações e estudo de casos em momentos de estágio supervisionado no Arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região, verificou-se a necessidade de fazer uma avaliação da unidade com o intuito de verificar se a gestão documental desenvolvida naquele local era adequada. Para isso, pesquisou-se sobre o tema gestão documental buscando verificar se havia algum padrão, ou conjunto de diretrizes que os arquivos jurídicos devessem seguir no Brasil. Identificou-se o Proname, um programa que contém um conjunto de recomendações de gestão documental para o Poder Judiciário Nacional. Com essa pesquisa, portanto, pretende-se fazer uma avaliação da gestão documental do Arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região com base nas recomendações do Proname, visando um aprimoramento da atuação arquivística nessa instituição.
A realização dessa pesquisa é justificada também pela possibilidade de fornecer uma importante colaboração para as áreas de Biblioteconomia e de Ciência da Informação, visto que são áreas que estudam a informação, assim como a área de Arquivologia.
De acordo com Marques (2010, apud MARINGELLI; SILVA, 2016, p. 689): A história dos museus, arquivos e bibliotecas revela que o ato de colecionar teve início sob os mesmos princípios, os quais dão sentido à evidente convergência e entendimento entre as instituições, que
têm como atividade comum o tratamento da informação.
Homulos (1990 apud MARINGELLI; SILVA, 2016, p 698) concorda com esta ideia ao afirmar que, “embora sejam instituições que têm características únicas, os museus, bibliotecas e arquivos fazem parte de um contínuo de instituições que compartilham as mesmas questões no que diz respeito à função primordial: servir a sociedade”.
O arquivo estudado nessa pesquisa armazena uma grande quantidade de processos trabalhistas. A maioria desses processos são de reclamações trabalhistas movidas por profissionais reivindicando direitos fundamentados em lei. Assegurar o cumprimento desses direitos é essencial para que as instituições privadas não explorem os seus funcionários, contribuindo assim para o estabelecimento da justiça social. A guarda adequada e o acesso a esses documentos mostra-se fundamental para que esses direitos sejam garantidos. Sendo assim, essa pesquisa busca também oferecer uma importante colaboração social, visando por meio de uma avaliação, aprimorar a gestão documental implementada no Arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região.
Considerando a importância da gestão documental nos arquivos judiciários do Brasil, e a instituição do Proname pelo CNJ como uma tentativa de promover as práticas de gestão documental nos tribunais, essa pesquisa se desenvolveu por meio da seguinte questão norteadora: como são aplicadas as recomendações de gestão documental do Proname no Arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região?
Sendo assim, o objetivo geral desta pesquisa é avaliar a aplicação das recomendações de gestão documental do Proname no âmbito do Arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região.
A partir desse objetivo geral se desdobram os seguintes objetivos específicos: a) discorrer sobre a origem da informação arquivística e dos arquivos;
b) apresentar a importância da gestão documental;
c) avaliar o Arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região quanto à a aplicação das recomendações de gestão documental do Proname.
Este trabalho está estruturado da seguinte forma: neste primeiro capítulo são apresentados o tema, justificativa, problema de pesquisa e objetivos; o segundo capítulo discorre sobre os arquivos e informação arquivística, incluindo a história do
surgimento dos arquivos, as características do documento arquivístico, bem como o conceito de ciclo de vida dos documentos; em seguida, o terceiro capítulo aborda a gestão documental, métodos de arquivamento, instrumentos de gestão documental, bem como preservação documental; o quarto capítulo diz respeito aos arquivos judiciários, como surgiram no Brasil e sua relevância; o quinto capítulo aborda o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), suas recomendações e importância para o Poder Judiciário; o sexto capítulo aborda a metodologia escolhida para a realização deste trabalho; o sétimo capítulo apresenta a instituição que foi objeto desta pesquisa; o oitavo capítulo traz os resultados da pesquisa; e, por fim, o nono capítulo apresenta as considerações finais acerca deste trabalho.
2 OS ARQUIVOS E A INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
Os arquivos são conhecidos como entidades responsáveis pela guarda de documentos em instituições públicas ou privadas. É por meio deles que as instituições mantém viva a sua memória. De acordo com Paes (2005, p. 19), “há dúvidas quanto à origem do termo arquivo. Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia, com a denominação arché, atribuída ao palácio dos magistrados. Daí evoluiu para archeion, local de guarda e depósito dos documentos.” Para Galvão apud Paes (2005), o termo arquivo tem suas origens em archivum, palavra latina que era usada para designar lugares que tinham como propósito a guarda de documentos. Em ambos os casos, nota-se o uso do termo para designar um espaço físico reservado exclusivamente para o armazenamento de documentos.
Os arquivos existem desde tempos remotos. Segundo Burke apud Soares (2012), com a invenção da escrita, muitos soberanos da antiguidade, passaram a se preocupar com a guarda e a conservação de documentos com o propósito de garantir o controle de seus governados; em consequência disso, houve uma explosão no número de documentos, tornando necessária a construção de arquivos, isto é, espaços destinados para o depósito desses materiais, bem como a formação de profissionais arquivistas responsáveis pela gestão de arquivos.
A invenção da escrita foi, portanto, um marco para a história do surgimentos dos arquivos, visto que a partir dela, o homem começou a criar documentos que eram nada mais do que registros do seu cotidiano, seus hábitos, sentimentos e ideias. Todos esses documentos, precisavam ser guardados em um local seguro, e foi com esse propósito que os arquivos foram criados.
Paes (2005) afirma que inicialmente os arquivos eram reduzidos visto que os suportes dos documentos ainda eram o mármore, as tábuas de argila, entre outros materiais. Apenas a partir da criação de novos materiais de suporte como o pergaminho, o papiro e o papel é que foi possível formar arquivos com grandes acervos documentais. Percebe-se aqui a importância da evolução dos suportes materiais para a expansão dos arquivos. Com o passar do tempo, foram sendo criados materiais cada vez mais leves e compactos, permitindo assim a guarda de mais itens por espaço físico disponível.
Muitos estudiosos buscaram definir um conceito de arquivo. Segundo Paes (2005), as primeiras definições de arquivo davam destaque ao seu papel legal, isto
é, conceituando-o como um espaço para armazenamento de papéis que podem servir de prova para a reivindicação de direitos tanto de instituições como de pessoas. Aqui o autor enfatiza a importância do arquivo para dar base ao cumprimento de leis.
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, arquivo é “o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes”. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 27). Essa definição deixa claro a variedade de origens que um arquivo pode ter, bem como a diversidade de suportes materiais que ele pode armazenar.
Outra definição é a de Lopes apud Soares (2012, p. 28) quando afirma que os arquivos são “[...] compostos por informações orgânicas originais, contidas em documentos registrados em suporte convencional ou em suportes que permitam a gravação eletrônica, mensurável pela sua ordem binária (bits); [...]”. Aqui o autor oferece uma definição mais moderna de arquivo, incluindo nesse espaço os documentos em suportes digitais surgidos com o avanço tecnológico.
Paes (2005) afirma que o termo arquivo pode ser usado não apenas com o sentido de conjunto de documentos, mas também para se referir ao local onde os documentos são guardados, ao móvel onde esses documentos são acondicionados, ou mesmo a instituição responsável pela guarda dos materiais. Para evitar confusões de terminologia, o termo arquivo será utilizado neste trabalho como sinônimo de conjunto de documentos.
Para compreender o conceito de arquivo é preciso antes de tudo entender o conceito de documento e de documento arquivístico. Para Bellotto (2005, p. 35):
[...] documento é qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana.
A definição de documento é, portanto, bem abrangente, incluindo materiais em diversos suportes, no entanto, “é a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu”.
(BELLOTTO, 2005, p. 36). O suporte no qual os documentos se apresentam, portanto, não é suficiente para caracterizá-los como documentos de arquivo, mas sim o propósito para o qual foram criados.
Os arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus são consideradas instituições de memória, sendo assim, todas elas são responsáveis pela custódia de documentos. No entanto, há uma diferenciação clara entre essas instituições, bem como entre os documentos que cada uma ela delas armazena. É o que está demonstrado a seguir no Quadro 1:
Quadro 1 - Diferenças entre Arquivo, Biblioteca, Museu e Centro de documentação
Arquivo Biblioteca Museu Centro de
documentação Tipo de suporte manuscritos, impressos, audiovisuais manuscritos, impressos, audiovisuais objetos bi/ tridimensionais, audiovisuais (reproduções) ou virtual Produtor administração atividade humana individual ou coletiva atividade humana,
natureza atividade humana
Fins de produção administrativos, jurídicos, funcionais, legais culturais, científicos, técnicos, artísticos, educativos culturais, artísticos, funcionais científicos
Objetivo provar,testemunhar instruir,informar informar, entreter informar Fonte: Adaptado de Bellotto (2005).
Embora, a maioria dessas instituições de memória armazene documentos em suportes manuscritos, impressos ou audiovisuais, os seus fins de produção e objetivos são diferentes. O documento arquivístico, por exemplo, diferente dos demais não é criado com o objetivo de informar, mas sim de servir como prova das ações da instituição a que serve. Apesar disso, eventualmente esse documento poderá servir para fins de informação caso ele seja considerado um documento de valor histórico.
uma entidade pública ou privada, por uma família ou indivíduo, com o intuito de servir a fins administrativos ou jurídicos. Geralmente são utilizados como prova em processos legais e podem constar em suportes manuscritos, impressos ou audiovisuais.
Schellenberg (2004) oferece outra definição quando afirma que o documento de arquivo é todo e qualquer material informacional independente de sua forma ou constituição física, produzidos ou adquiridos por uma instituição pública ou privada no decorrer de seu funcionamento e conservados pela instituição com funções comprobatórias de suas metodologias, políticas e demais atividades, ou devido a importância de suas informações.
Os dois autores ressaltam o valor de prova dos documentos arquivísticos, tornando-os essenciais para as instituições, visto que as resguardam de prejuízos de origem jurídica, bem como o seu valor administrativo no que diz respeito a continuidade de suas atividades.
De acordo com Paes (2005, p. 20, grifo do autor), os documentos arquivísticos apresentam três características principais, a saber:
1 – Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa. 2 – Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas. 3 – Caráter orgânico que liga o documento a outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.
Soares (2012) ressalta a característica de exclusividade do documento de arquivo, alegando que na maioria dos casos a informação só pode ser encontrada em um único arquivo, o que confere a esse tipo de documento um grau ainda mais elevado de importância se comparado a outros tipos de documentos.
Belloto (2005) afirma que os documentos arquivísticos criados ou recebidos em uma instituição pública ou privada compõem o fundo de arquivo. Também alega que esses documentos não devem ser mantidos em locais distintos, com o argumento de estarem sendo organizados. Assim, o fundo de arquivo distingue-se do conceito de coleção — documentos agrupados de acordo com critérios científicos ou artísticos e não por critérios de ordem administrativa. Aqui o autor refere-se a diferença entre documentos de arquivo e livros de uma biblioteca, por exemplo. No
caso das bibliotecas os livros são organizados por assunto para facilitar a sua recuperação, já em um arquivo os documentos não devem ser organizados assim, visto que isto separaria documentos de uma mesma origem, o que dificultaria, ou até mesmo impossibilitaria o seu acesso.
De acordo com o dicionário brasileiro de terminologia arquivística, fundo de arquivo é a coleção de documentos de uma mesma origem. Assim, fundo de arquivo, ou apenas fundo, é considerado no contexto arquivístico um termo que se equivale a arquivo. (ARQUIVO NACIONAL, 2005).
O fator norteador da constituição do fundo é o princípio da proveniência : a origem do documento em um dado órgão gerador e o que ele representa, no momento de sua criação, como instrumento que possibilitará a consecução de uma atividade dentro de uma função, que cabe ao referido órgão gerador no contexto administrativo no qual atua, ou que provará o cumprimento dessa atividade (BELLOTO, 2005, p. 28).
O princípio da proveniência, ou princípio do respeito aos fundos, integra o conjunto dos cinco princípios fundamentais da Arquivologia, a saber: princípio da proveniência, princípio da organicidade, princípio da unicidade, princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística e princípio da cumulatividade. A formulação desses princípios contribuíram para que a Arquivologia garantisse o seu status de “ciência dos arquivos” (ALMEIDA, 2018). Os princípios serão explicados a seguir.
Princípio da proveniência: “por esse princípio, os arquivos devem ser organizados obedecendo à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela sua produção, acumulação ou guarda de documentos” (BELLOTO, 2005, p. 88). Segundo este princípio os documentos de um mesmo órgão ou pessoa devem estar reunidos em um só lugar, não admitindo assim a mistura de documentos de origens diversas.
Princípio da organicidade: “organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas” (BELLOTO, 2005, p. 88). De acordo com esse princípio, portanto, a organização do arquivo irá assemelhar-se a organização da entidade a que está vinculado em toda a sua estrutura funcional.
documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função de seu caráter de produção” (BELLOTO, 2005, p. 88). de acordo com esse princípio cada cópia de um mesmo documento, por exemplo, embora possua o mesmo conteúdo do original, é considerado um documento particular. Cada documento é único, singular.
Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: “os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Esse princípio deriva do princípio da proveniência” (BELLOTO, 2005, p. 88). É necessário que os documentos sejam preservados e os fundos de arquivo mantidos intactos para que o princípio da proveniência seja respeitado.
Princípio da cumulatividade: “o arquivo é uma formação progressiva natural e orgânica” (BELLOTO, 2005, p. 88). Este princípio diz respeito ao caráter cumulativo do arquivo, isto é, os documentos são armazenados por ordem de chegada.
Todos esses princípios da Arquivologia devem ser levados em conta pelo arquivista no momento da gestão dos documentos, direcionando as suas atividades e políticas para que assim ele possa construir o seu acervo documental, possibilitando um crescimento racionalizado da sua massa documental visando o atendimento das necessidades administrativas da instituição e a preservação de sua memória. Deve-se ressaltar também o fato de que os documentos passam por momentos distintos dentro de um arquivo, e isso também deve ser considerado pelo arquivista.
2.1 Ciclo de vida dos documentos
Assim como na natureza podemos observar a existência de ciclos como o ciclo da água, o ciclo das estações e muitos outros, os documentos também passam por ciclos durante a sua existência. É o que nos diz Soares (2012) quando afirma que todo documento arquivístico passa por momentos específicos conforme a sua frequência de uso e funcionalidades. Esses períodos correspondem ao chamado ciclo de vida dos documentos.
Bellotto (2005) afirma que os documentos no interior das instituições passam por três fases, são elas: a primeira idade, ou a de arquivo corrente; a segunda idade, ou a de arquivo intermediário; e, por último, a terceira idade, ou a de arquivo
permanente. De acordo com Paes (2005, p. 21):
Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir o usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos. Assim, é imprescindível que o gestor de arquivo compreenda bem o conceito das três idades, dispondo os documentos de acordo com critérios lógicos e funcionais que levem em conta cada uma destas fases.
2.1.1 Arquivo corrente
A primeira fase dos documentos administrativos é chamada de primeira idade ou fase dos arquivos correntes, nos quais estão armazenados os documentos que ainda estão sendo utilizados pela administração, isto é, aqueles que ainda estão em tramitação. A utilização dos documentos nesse estágio está vinculada à função original para as quais eles foram criados. (BELLOTTO, 2005). Para Paes (2005, p. 21), o arquivo corrente “[...] é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.
O autor aqui enfatiza a importância de os documentos estarem próximos aos setores que irão utilizá-los para agilizar o acesso.
De acordo com Bellotto (2005), o que define se um documento deve estar num arquivo corrente é a sua tipologia, e, principalmente, o tempo em que ele se mantém em tramitação na instituição. Geralmente, depois de um ano esses documentos são transferidos das repartições onde estão para um arquivo central da instituição onde ficarão armazenados de 5 a 10 anos.
A fase de arquivo corrente é, portanto, o início do ciclo de vida dos documentos em uma instituição. Nesta fase os documentos são amplamente manuseados e deve-se, por isso, ser adotado medidas que facilitem a sua recuperação por quem quer que sejam seus usuários. Tais medidas serão abordadas mais à frente neste trabalho.
2.1.2 Arquivo intermediário
A segunda idade, ou de arquivo intermediário, é aquela em que estão os documentos que não são mais solicitados com tanta frequência pela administração, mas que podem ser demandados por alguma instituição por motivos diversos. Esses documentos não precisam ser armazenados tão próximos às repartições de origem como os arquivos correntes e a sua manutenção nesses espaços é de caráter momentâneo. (PAES, 2005). Como os documentos nessa fase são pouco solicitados pela administração, estes são muitas vezes levados para serem guardados em depósitos afastados do setor que produziu ou recebeu tais documentos.
Bellotto (2005, p. 24) afirma ainda que “a segunda fase — a do arquivo intermediário — é aquela em que os papéis já ultrapassaram o seu prazo de validade jurídico-administrativa, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor.”
É nessa fase que os documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, que determinam seus prazos de vigência e de vida, segundo as respectivas tipologia e função. Redigidas pelas comissões de avaliação, nas quais os arquivistas contam com a assessoria de administradores, juristas e historiadores, tais tabelas baseiam-se na legislação em geral, nas normas internas do órgão e, sobretudo, na própria finalidade dos documentos em questão. (BELLOTTO, 2005, p. 24)
Bellotto (2005) afirma que os arquivos intermediários reúnem documentos de diversas instituições. Esses documentos são organizados de modo a permitir a sua fácil localização, isto é, os documentos que são de uma mesma instituição são agrupados para evitar a confusão com documentos de uma outra.
O tempo de permanência dos documentos nos arquivos intermediários varia de acordo com as Tabelas de Temporalidade de Documentos utilizadas. Essas tabelas serão abordadas com profundidade mais adiante neste trabalho.
2.1.3 Arquivo permanente
A terceira idade ou fase de arquivo permanente é aquela em que os documentos devem ser armazenados exclusivamente devido ao seu valor para a história das instituições. É o que confirma (PAES, 2005, p. 22) quando diz que os documentos de arquivo permanente são aqueles que “[..] perderam todo valor de
natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução” . Segundo Bellotto (2005), os documentos entram na terceira idade geralmente depois de 25 ou 30 anos de sua criação. Depois desse período os documentos são guardados nos arquivos permanentes. A partir daí, o documento não mais possui função para a administração, mas será preservado para fins de pesquisa de natureza histórica.
Embora o autor aqui afirme que os documentos em sua maioria passam para a terceira idade entre 25 e 30 anos, esse período pode variar bastante dependendo da Tabela de Temporalidade de Documentos que é seguida pelo arquivo.
Os arquivos permanentes “[...] devem estar localizados junto às universidades ou aos centros culturais. Enfim, devem situar-se em lugares de fácil acesso para seus usuários típicos, devendo estar dotados de salas de consultas, pois neles a pesquisa está aberta a todos”. (BELLOTTO, 2005, p. 25)
Os arquivos da terceira fase ou de idade permanente são, portanto, aqueles formados por documentos que, embora já tenham cumprido todas as suas funções administrativas, servem ainda para contar a história de uma instituição. Devem também possuir uma estrutura que permita aos pesquisadores acessar as informações armazenadas, possibilitando assim a construção de contribuições científicas.
3 GESTÃO DOCUMENTAL
A gestão é uma prática essencial dentro das organizações. Gerir é, em suma, saber alocar recursos humanos, financeiros e tecnológicos para alcançar objetivos e cumprir metas pré-determinadas. Com ela é possível planejar etapas de projetos, antever ameaças e analisar riscos. Trata-se de uma necessidade dentro do contexto altamente competitivo do mundo corporativo atual.
Dentro de um arquivo não é diferente. A gestão é fundamental para a administração dos documentos. É preciso fazer planos, prever riscos, fazer a análise dos documentos para compreender como eles devem ser armazenados e quais deverão ser descartados e em que tempo. É a partir dessa necessidade de gestão, que surge a gestão documental como um conjunto de práticas voltadas para o adequado armazenamento dos documentos.
De acordo com Bernardes e Delatorre (2008, p. 7), a gestão documental é a definição de “normas e procedimentos técnicos referentes à produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediária e idade permanente) [...]”. Sobre a gestão documental afirma Jardim (apud ROCCO, 2013, p. 71) diz que “a gestão cobre todo o ciclo de existência dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para arquivo permanente. Ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária”.
A gestão documental é uma ferramenta fundamental para as organizações, tanto públicas como privadas, visto que promove o tratamento racional dos documentos, através da eliminação controlada de papéis desnecessários, gerando economia de espaço físico e tornando mais fácil o acesso às informações da instituição. (BERNARDES; DELATORRE, 2008). Uma das finalidades da gestão documental, portanto, é promover o crescimento controlado do volume de documentos. Sem esse controle, os documentos começarão a ser armazenados de forma aleatória devido à falta de espaço e isso irá impedir a recuperação destes documentos.
De acordo com Paes (2005), a gestão documental possui três etapas principais: a produção, a utilização e a destinação. Na etapa da produção, os documentos são criados em razão de suas funções administrativas. Na etapa de utilização se encontram os processos de protocolo, expedição, organização,
tramitação, e arquivamento dos documentos de primeira e segunda idade. Por fim, na destinação, os documentos são avaliados de maneira técnica pelo arquivista para separar aqueles que irão ser eliminados e os que irão para o arquivo permanente. Aqui nota-se o fluxo dos documentos até o momento decisivo da destinação em que eles irão ou para eliminação ou para armazenamento permanente. Trata-se de uma etapa muito importante e que requer bastante conhecimento e sensibilidade do arquivista.
Segundo Bernardes e Delatorre (2008, p. 7), a gestão documental deverá promover “a elaboração do Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.” Essas são as principais ferramentas da gestão documental. “Esses dois instrumentos associados garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e informações” (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p. 8).
A gestão documental é, portanto, uma prática que deve ser implementada nos arquivos das instituições. Deve-se ter consciência de sua importância para que os documentos possam estar sempre organizados e à disposição da administração. 3.1 Arquivamento
A gestão documental é composta por práticas que visam a guarda e a disponibilização dos documentos. Uma das principais atividades da gestão documental é o arquivamento. Sobre o arquivamento, Paes (2005, p. 60) faz a seguinte afirmação:
sem dúvida trata-se de uma tarefa arquivística da maior importância, uma vez que, como já vimos, a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para a tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações, o que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados.
A prática do arquivamento é portanto uma rotina das mais importantes da gestão documental. Um arquivamento adequado irá permitir que as informações arquivísticas sejam prontamente acessadas (PAES, 2005).
conforme a especificidade dos documentos custodiados. Os métodos de arquivamento mais comuns estão descritos no Quadro 1 a seguir:
Quadro 2 - Métodos básicos de arquivamento
Alfabéticos
É o método mais simples. Os documentos são arquivados por ordem alfabética em pastas ou fichas. É considerado um método direto por não se recorrer a um índice auxiliar.
Geográfico Esse método é utilizado quando se quer dar destaque ao local de origem dos documentos. Também é considerado um método direto.
Numéricos
Os documentos são organizadas por números. É considerado um método indireto visto que irá se recorrer a uma índice alfabético que irá apresentar o número da pasta ou ficha pesquisada.
Ideográficos (Assunto)
Neste método os documentos são organizados por assunto. Não é considerado um método de simples execução, visto que os assuntos serão determinados de maneira subjetiva pelo arquivista. Para usá-lo é preciso conhecer as atividades da instituição a que o arquivo serve de maneira bastante aprofundada. Apesar disso, é o método mais recomendado no caso de grandes volumes documentais.
Fonte: Adaptado de Paes (2005).
O arquivista deve conhecer as características dos documentos em sua responsabilidade para escolher o método de arquivamento que melhor atende às necessidades da instituição e assim possibilitar o fácil acesso aos documentos. 3.2 Plano de classificação
Um arquivo deve conter normas de procedimento que devem ser seguidas para que os documentos não sejam acumulados de forma desordenada, dificultando ou até mesmo impossibilitando o acesso às informações. É necessário a definição de um Plano de Classificação para os documentos, tarefa que exige um conhecimento aprofundado da organização administrativa e das atividades da instituição produtora (BERNARDES; DELATORRE, 2008).
A criação de um Plano de Classificação exige, portanto, certa experiência de trabalho dentro de uma instituição. Não é uma atividade feita do dia para a noite, mas sim após compreensão da estrutura organizacional da instituição e da função de cada um dos seus setores.
Bernardes e Delatorre (2008, p. 14), fazem a seguinte afirmação acerca do Plano de Classificação:
O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com a função, subfunção e atividade (classificação funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificação estrutural), responsáveis por sua produção ou acumulação. Para recuperar com maior facilidade esse contexto da produção documental, atribuímos códigos numéricos aos tipos/séries documentais.
De acordo com Paes (2005, p. 97), “a classificação se fundamenta basicamente na interpretação dos documentos. Para isso, é indispensável conhecer o funcionamento e as atividades desenvolvidas pelos órgãos que recebem e produzem os documentos remetidos ao arquivo”. Mais uma vez é destacada a necessidade de conhecimento do arquivista acerca da instituição a que o arquivo é vinculado.
Para Bernardes e Delatorre (2008, p. 19):
o objetivo da classificação dos documentos, portanto, é facilitar a recuperação da informação ou do documento com economia de tempo e dinheiro. Para alcançar esse objetivo, apesar do grande volume de documentos que a organização produz e recebe, torna-se necessário um Plano de Classificação que indique a família do documento, permitindo o seu correto arquivamento.
A implementação do Plano de Classificação é, portanto, uma atividade das mais complexas em um arquivo, mas necessária para manter os documentos organizados, facilitando assim a sua recuperação. É importante que o gestor do arquivo busque o preparo necessário para executar a sua elaboração, estudando profundamente a sua instituição.
3.3 Tabela de temporalidade de documentos
O volume de documentos em um arquivo cresce indefinidamente na medida em que os documentos são acumulados. Dada a limitação de espaço físico dos arquivos, em um dado momento, torna-se necessário pensar em uma forma de eliminar os documentos desnecessários, para que estes possam dar lugar a outros documentos mais relevantes para a instituição.
De acordo com Paes (2005, p. 105), “a eliminação não pode ser feita indiscriminadamente, nem deve-se basear-se simplesmente em datas ou períodos rígidos, ao fim dos quais pode-se destruir tudo”. É necessário, sim, o estabelecimento de prazos, contudo, esses prazos devem ser elaborados levando em consideração o valor das informações contidas nos documentos e não o tipo de suporte ou seu estado de conservação (PAES, 2005).
Para determinar o prazo de eliminação dos documentos é necessário elaborar a chamada Tabela de Temporalidade de Documentos.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é um instrumento arquivístico resultante da avaliação que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deverá necessariamente, contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos no exercício de suas atividades, prazos de guarda, nas fases Corrente e Intermediária e a destinação final - eliminação ou guarda permanente. (CASTRO; CASTRO; GASPARIAN, 2007, p. 49)
Para a elaboração desta tabela, deve-se instituir uma Comissão de Avaliação que deverá ser formada por arquivistas, técnicos e funcionários da instituição que debaterão e estipularão os prazos para o armazenamento e destinação dos documentos arquivísticos (CASTRO; CASTRO; GASPARIAN, 2007). O autor ressalta a importância de a Tabela de Temporalidade ser produto de uma construção coletiva com a participação de representantes de vários setores da instituição.
As etapas para a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos seguem descritas no Quadro 3 abaixo:
Quadro 3 - Etapas para a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos
Etapa 1
Levantamento dos dados relativos às funções e atividades desenvolvidas nas áreas específicas do órgão ou empresa (Atividades - meio e Atividades - Fim).
Etapa 2
Formatação da Tabela de Temporalidade de Documentos, tendo como base, o Código de Classificação e também sugestões de prazos de guarda, transferência, recolhimento ou eliminação.
Etapa 3 Entrevistas com pessoas de cada área para o levantamento dos prazos de guarda, transferência, recolhimento ou eliminação.
Etapa 4 Entrevistas com historiadores e pesquisadores, buscando informações das linhas de pesquisa.
Fonte: Adaptado de Castro, Castro e Gasparian (2007, p. 50)
Só após a elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos e avaliação, portanto, é que deve ser realizada a destinação final dos documentos que serão ou eliminados ou transferidos para guarda permanente. Diante disso, podemos constatar a importância da Tabela de Temporalidade de Documentos como um instrumento de gestão documental imprescindível para a prática arquivística.
Além da importância do uso da Tabela de Temporalidade, deve-se observar também a necessidade de manutenção dos documentos, os quais devem receber os devidos cuidados para que as suas informações sejam preservadas.
3.4 Preservação documental
Os documentos de um arquivo inevitavelmente passam por um processo de desgaste em razão de seu manuseio e outros fatores como incidentes ou condições ambientais adversas. Diante disso, deve-se adotar procedimentos para que eles sejam preservados, retardando a sua deterioração e possibilitando-lhes, assim, uma “vida-útil” maior.
De acordo com Conway (2001), a preservação documental é a alocação de recursos humanos ou físicos com o intuito de evitar o desgaste ou tornar novamente possível o uso de materiais deteriorados. Já Cassares (2000, p. 12) dá outra
definição quando afirma que a preservação “[...] é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais”. Os autores concordam, portanto, que a preservação documental é o esforço direcionado à manutenção da qualidade dos materiais armazenados.
Cassares (2000) estabelece uma distinção entre os conceitos de conservação e restauração. Segundo a autora, a conservação é o conjunto de práticas que visam o retardamento do processo de deterioração dos documentos através de procedimentos como higienização e acondicionamento adequado. A restauração é, por sua vez, o conjunto de ações que tem como propósito reverter ou diminuir eventuais estragos nos documentos. A conservação e a restauração são, portanto, práticas de preservação documental que tem como objetivo prolongar a integridade física dos documentos e, desta forma, tornar possível o acesso às suas informações. Para estabelecer políticas de preservação documental em um arquivo é necessário conhecer os fatores de degradação dos materiais. Os arquivos em geral, armazenam documentos que possuem o papel como suporte para as suas informações. É importante, portanto, conhecer a composição do papel e o que causa a sua degradação. (CASSARES, 2000).
Segundo Cassares (2000), o papel é formado basicamente por fibras de celulose que se deterioram quando componentes externos agridem as suas ligações causando rompimentos na fibra do papel. De acordo com a autora:
A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose. Também há os agentes físicos de deterioração, responsáveis pelos danos mecânicos dos documentos. Os mais freqüentes são os insetos, os roedores e o próprio homem. (CASSARES, 2000, p. 13)
São muitos os fatores, portanto, que podem comprometer o estado físico dos documentos, dentre eles a ação do homem por meio do manuseio inadequado dos materiais.
Cassares (2000, p. 13) afirma que, embora “[...] não possamos eliminar totalmente as causas do processo de deterioração dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre outros.”
documental. Manter os documentos conservados é permitir que as suas informações estejam legíveis e assim possam ser acessadas por quantos tiverem essa necessidade. Fazendo assim, um arquivo estará contribuindo não só para a tomada de decisão da instituição a que pertence, como também para a conservação de sua história.
4 ARQUIVOS JUDICIÁRIOS
No Brasil, de acordo com Nunes (1998), os primeiros arquivos surgiram na época colonial e serviam à administração do governo. Haviam os arquivos de ministérios e órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário. Foi a partir desse momento que
constituíram-se os arquivos judiciários nos tribunais, visando, sobretudo, atender ao andamento dos processos em tramitação. O grande desafio que esses idealizadores enfrentaram e enfrentam, ainda hoje, é o arrolamento de documentos do passado brasileiro, sobretudo da época colonial, guardados nos cartórios, nas igrejas e conventos, nas Câmaras Municipais, dispersos nas inúmeras localidades do Brasil, e, sobretudo, identificá-los com o poder do qual emanavam (NUNES, 1998, p. 05).
Os documentos dos arquivos judiciários no Brasil são públicos, isto é, podem ser acessados por qualquer cidadão brasileiro, ressalvados os documentos considerados sigilosos. Fica a cargo do Poder Judiciário brasileiro realizar a gestão documental e proteger tais documentos (BRASIL, 1991).
Os arquivos judiciários são uma importante fonte de informação para pesquisadores, visto que são compostos por documentos públicos de livre acesso em que estão registradas uma parcela significativa das relações entre os indivíduos de uma sociedade delimitada em um local e tempo específicos.
Os documentos em um arquivo judiciário acumulam-se rapidamente em razão da alta demanda de atividades. Santos (2006, p. 161) discute essa produção documental, ao fazer a seguinte afirmação:
Uma grande quantidade de documento é produzida todos os dias. O Judiciário, como parte do aparelho estatal, tem a incumbência de resolver os conflitos da sociedade, fundamentado no direito e nas provas materiais. O resultado de toda atividade jurisdicional se resume a um só produto: o processo judicial. Todavia, ao longo do trâmite, esses processos vão se tornando densos, atingindo um grande volume. Depois do trânsito em julgado, os processos normalmente chegam aos arquivos dos tribunais. E nesse momento surge a pergunta: o que fazer com tantos documentos?
Os tribunais que formam o Poder Judiciário do Brasil possuem arquivos que são formados em grande parte por processos judiciais. A quantidade de processos acumulados nesses arquivos é enorme e é necessário um cuidado especial para
que estes documentos não se acumulem de forma desorganizada (KICH, 2010). Hoje, o aumento da produção documental tem relação inversa com a capacidade de gerenciamento dos acervos, gerando acúmulos de documentos que causam prejuízos aos jurisdicionados, pela dificuldade de acesso às informações contidas nos processos judiciais e pela demora, algumas vezes excessiva, na realização de procedimentos que dependem desse acesso (KICH, 2010, p. 05). Os arquivos judiciários, portanto, necessitam de políticas voltadas para a sua gestão documental que permitirão um armazenamento adequado dos seus documentos, bem como sua preservação, facilitando e agilizando assim o acesso da população aos direitos que lhe são preservados pela lei.
5 PROGRAMA NACIONAL DE GESTÃO DOCUMENTAL E MEMÓRIA DO PODER JUDICIÁRIO
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é um órgão do governo que está subordinado ao Arquivo Nacional e tem como objetivo definir diretrizes para os arquivos públicos e privados em território nacional (BRASIL, 1991). De acordo com a Resolução n° 26, de 26 de maio de 2008 do CONARQ, que define as políticas de gestão arquivística que devem ser seguidas pelo Poder Judiciário, esses órgãos “deverão adotar o Programa de Gestão de Documentos do Conselho Nacional de Justiça - CNJ” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2008, p. 1). O CONARQ é, portanto, o órgão que tem a atribuição de reger as práticas de gestão de documentos no âmbito do Poder Judiciário.
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) criou no ano de 2008 o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) através de uma parceria com o CONARQ. O programa seria responsável por definir normas e diretrizes para a gestão documental em arquivos do Poder Judiciário brasileiro. (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, [20--]b, documento eletrônico). Com a Portaria nº 105, de 18 de setembro de 2015, foi criado normas para a criação do comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória. (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, [20--]b, documento eletrônico). Esse comitê deveria ser formado por:
I - o Secretário-Geral do Conselho Nacional de Justiça (CNJ); II - um juiz auxiliar da Presidência do CNJ;
III - um representante do Supremo Tribunal Federal; IV - um representante do Superior Tribunal de Justiça; V - um representante do Tribunal Superior Eleitoral;
VI - um representante do Tribunal Superior do Trabalho e/ou do Conselho Superior da Justiça do Trabalho;
VII - um representante do Superior Tribunal Militar; VIII - um representante do Conselho de Justiça Federal; IX - cinco representantes dos Tribunais de Justiça;
X - um representante do Departamento de Pesquisas Judiciárias (DPJ) do CNJ;
XI - um representante do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2015, p. 01).
Os membros deste comitê seriam responsáveis por “propor ao CNJ as normas e instrumentos do Programa, manter atualizados no portal do CNJ os
instrumentos de gestão, propor e apoiar a realização de treinamentos de servidores e magistrados, acompanhar a aplicação de suas normas e atender às consultas que lhe forem encaminhadas” (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, [20--]b, documento eletrônico).
As normas de funcionamento do Programa e seus instrumentos constam da Recomendação n. 37/2011, alterada pela Recomendação n. 46/2013. A Recomendação veicula os requisitos e instrumentos necessários à gestão documental, assim como a sistemática à sua aplicação. Foram instituídos, ainda, os pilares de preservação da documentação permanente do Poder Judiciário, sendo facultado estabelecimento de convênios com entidades de caráter histórico, cultural e universitário, para atuação de forma coordenada com as Comissões Permanentes da Avaliação Documental no tratamento, na disponibilização de acesso, na descrição do acervo e na difusão da informação (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, [20--]b, documento eletrônico).
A Recomendação n. 37/2011 é, portanto, o principal instrumento normativo do Proname, estabelecendo as diretrizes que devem ser seguidas pelos arquivos do Poder Judiciário. Dentre as suas principais orientações estão a de armazenar os documentos físicos e eletrônicos de forma segura e definir medidas para preservá-los; utilização de metodologias para a realização de classificação, avaliação e descrição dos documentos, através da criação de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade dos Documentos; utilização do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos (MoReq-Jus)1 e formação de comissões permanentes de avaliação (CPADs). (CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2011).
São definidos também nesse ato normativo os instrumentos do Programa, a saber:
a) os sistemas informatizados de gestão de documentos e processos administrativos e judiciais, bem como os métodos desses sistemas, essenciais à identificação do documento institucional de modo inequívoco em sua relação com os outros documentos;
b) o Plano de Classificação (Tabelas Processuais Unificadas) e a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais do Poder
1De acordo com o Conselho Nacional de Justiça ([20--]a, documento eletrônico), o MoReq-Jus “apresenta os requisitos que os documentos digitais produzidos pelo Judiciário e os sistemas informatizados de gestão documental deverão cumprir, no intuito de garantir a segurança e a preservação das informações, assim como a comunicação com outros sistemas”.
Judiciário;
c) o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário;
d) a Lista de Verificação para Baixa Definitiva de Autos; e) a Lista de Verificação para Eliminação de Autos Findos; f) o Fluxograma de Avaliação, Seleção e Destinação de Autos Findos;
g) o Plano para Amostra Estatística Representativa; e
h) o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário;(CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA, 2011, p. 3).
O Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) é, portanto, a diretriz máxima para a gestão documental dos arquivos do Poder Judiciário no Brasil. O Programa traz normas e instrumentos que devem ser seguidos para promover a gestão documental dos arquivos de Tribunais no Brasil. É importante que os arquivistas que trabalham nesses órgãos tenham conhecimento do Programa e possam aplicá-lo em sua prática profissional para que o acesso aos documentos armazenados seja facilitado aos usuários e para que esses documentos possam ser devidamente preservados.
6 METODOLOGIA
A pesquisa científica tem como propósito a obtenção de novos conhecimentos acerca da realidade. Os conhecimentos obtidos através desse tipo de pesquisa são chamados de conhecimentos científicos. O que diferencia o conhecimento científico de outros tipos de conhecimentos como o filosófico e o religioso é a possibilidade de observar todas as etapas lógicas que conduziram até esse conhecimento; entre outras palavras, é possível enxergar os caminhos que conduziram a este novo conhecimento.
Esses caminhos, ou passos, são chamados de métodos, ou metodologias da pesquisa científica. É o que afirma Gil (1987, p. 08) que define o método científico como “o conjunto de procedimentos intelectuais e técnicos adotados para se atingir o conhecimento”. Para Marconi e Lakatos (2010, p. 65) “o método é o conjunto das atividades sistemáticas e racionais que, com maior segurança e economia, permite alcançar o objetivo — conhecimentos válidos e verdadeiros — traçando o caminho a ser seguido, detectando erros e auxiliando as decisões do cientista”.
De acordo com as autoras, portanto, são os métodos que dão a segurança de que os conhecimentos alcançados pela ciência são fidedignos e não meros palpites. As pesquisas podem ser classificadas em diversas categorias. Quanto à natureza, as pesquisas podem ser de dois tipos: pesquisa básica ou pesquisa aplicada.
De acordo com Prodanov e Freitas (2013), a pesquisa básica é aquela que visa produzir novos conhecimentos científicos sem se preocupar em produzir aplicações práticas; neste caso, há um interesse em encontrar leis ou verdades universais. Em contrapartida, a pesquisa aplicada tem como objetivo gerar aplicações práticas que possam resolver problemas específicos e de abrangência local.
Deste modo, esta investigação foi elaborada como uma pesquisa aplicada buscando analisar um fenômeno local, a saber: a aplicação das recomendações de gestão documental do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) pelo Arquivo Central do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região.
Em relação à obtenção das informações as pesquisas podem ser classificadas resumidamente em quatro categorias: pesquisa bibliográfica, pesquisa
documental, pesquisa experimental e pesquisa de campo.
A pesquisa bibliográfica é aquela que “é desenvolvida a partir de material já elaborado, constituído principalmente de livros e artigos científicos” (GIL, 1987, p. 50). Trata-se, portanto, de uma pesquisa baseada em revisão de literatura de um campo do conhecimento e é feita a partir da coleta de referencial teórico de autores com relevância na área de estudo.
A pesquisa documental é aquela em que o pesquisador investiga fontes documentais para embasar a sua pesquisa.
A pesquisa documental assemelha-se muito à pesquisa bibliográfica. A única diferença entre ambas está na natureza das fontes. Enquanto a pesquisa bibliográfica se utiliza fundamentalmente das contribuições dos diversos autores sobre determinado assunto, a pesquisa documental vale-se de materiais que não receberam ainda um tratamento analítico, ou que ainda podem ser reelaborados de acordo com os objetivos da pesquisa (GIL, 1987, p. 51).
Já a pesquisa experimental é aquela em que “o pesquisador procura refazer as condições de um fato a ser estudado, para observá-lo sob controle. Para tal, ele se utiliza de local apropriado, aparelhos e instrumentos de precisão [...]” (PRODANOV; FREITAS, 2013, p. 57). Esse tipo de pesquisa não é muito utilizado nas ciências sociais, mas é comum em ciências naturais como a Biologia, a Física, entre outras.
Por último, tem-se a pesquisa de campo que “consiste na observação de fatos e fenômenos tal como ocorrem espontaneamente, na coleta de dados a eles referentes e no registro de variáveis que presumimos relevantes, para analisá-los” (PRODANOV; FREITAS, 2013, p. 59).
Quanto à forma de obtenção de informações esta pesquisa caracteriza-se tanto como uma pesquisa bibliográfica quanto como uma pesquisa de campo. Para construir o referencial teórico deste trabalho foi realizada uma pesquisa sobre o tema gestão documental na Biblioteca Digital de Teses e Dissertações (BDTD), no Google Acadêmico, na Biblioteca Central Zila Mamede (UFRN), dentre outras fontes de informação. Para a pesquisa de campo foi feita uma visita ao Arquivo Central do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região para coleta de dados.
Quanto à forma de abordagem as pesquisas podem ser classificadas em quantitativas ou qualitativas.
sob o ponto de vista estatístico, entre outras palavras são aquelas que buscam traduzir um fenômeno sob a forma de números. É o que afirmam Prodanov e Freitas (2013, p. 69), quando dizem que a pesquisa quantitativa “considera que tudo pode ser quantificável, o que significa traduzir em números opiniões e informações para classificá-las e analisá-las. Requer o uso de técnicas estatísticas (percentagem, média, moda)”.
Por outro lado, as pesquisas qualitativas consideram que não é possível traduzir em números um problema devido à subjetividade envolvida. “Há uma relação dinâmica entre o mundo real e o sujeito, isto é, um vínculo indissociável entre o mundo objetivo e a subjetividade do sujeito que não pode ser traduzido em números” (PRODANOV; FREITAS, 2013, p. 70).
Na abordagem qualitativa, a pesquisa tem o ambiente como fonte direta dos dados. O pesquisador mantém contato direto com o ambiente e o objeto de estudo em questão, necessitando de um trabalho mais intensivo de campo. Nesse caso, as questões são estudadas no ambiente em que elas se apresentam sem qualquer manipulação intencional do pesquisador. A utilização desse tipo de abordagem difere da abordagem quantitativa pelo fato de não utilizar dados estatísticos como o centro do processo de análise de um problema, não tendo, portanto, a prioridade de numerar ou medir unidades (PRODANOV; FREITAS, 2013, p. 70).
Trata-se, portanto, de uma abordagem que visa analisar o problema de forma mais subjetiva, isto é, através de uma interpretação das informações obtidas a partir da interação entre o pesquisador e o seu objeto de estudo.
Esta pesquisa foi desenvolvida utilizando-se a abordagem qualitativa, isto é, não foram usadas técnicas estatísticas para coletar os dados referentes ao problema. Em vez disso, foram feitas interpretações acerca dos dados coletados.
As pesquisas também podem ser classificadas quanto aos seus objetivos em três tipos: pesquisa exploratória, pesquisa descritiva e pesquisa explicativa.
De acordo com Gil (1987, p. 27),
as pesquisas exploratórias têm como principal finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e idéias, tendo em vista a formulação de problemas mais precisos ou hipóteses pesquisáveis para estudos posteriores. De todos os tipos de pesquisa, estas são as que apresentam menor rigidez no planejamento. Habitualmente envolvem levantamento bibliográfico e documental, entrevistas não padronizadas e estudos de caso. Procedimentos de amostragem e técnicas quantitativas de coleta de
dados não são costumeiramente aplicados nestas pesquisas.
É, portanto, uma modalidade de pesquisa inicial em que o pesquisador busca uma aproximação com o tema que é seu objeto de estudo.
Já as pesquisas descritivas “buscam descrever as características de determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de relações entre variáveis. Envolve o uso de técnicas padronizadas de coleta de dados: questionário e observação sistemática” (PRODANOV; FREITAS, 2013, p. 52). Tratam-se, portanto, de pesquisas mais detalhadas com análise de dados e abordagem estatística.
Por fim, as pesquisas explicativas são aquelas em “que o pesquisador procura explicar os porquês das coisas e suas causas, por meio do registro, da análise, da classificação e da interpretação dos fenômenos observados” (PRODANOV; FREITAS, 2013, p. 53). Neste caso, há uma abordagem mais profunda do problema em questão, buscando investigar as suas origens.
Assim, esta investigação foi desenvolvida como uma pesquisa exploratória, buscando através de pesquisa bibliográfica uma aproximação com o tema da gestão documental.
Foi utilizado como instrumento de coleta de dados a entrevista. Trata-se de uma “técnica em que o investigador se apresenta frente ao investigado e lhe formula perguntas, com o objetivo de obtenção dos dados que interessam à investigação” (GIL,1987, p. 109). Devido ao seu caráter informal, assemelhando-se a uma conversa, a entrevista permite obter uma grande quantidade de informações.
Para a construção dessa pesquisa foi entrevistado o arquivista responsável pelo Arquivo do Tribunal Regional do Trabalho da 21ª Região com o objetivo de avaliar a aplicação das recomendações de gestão documental do Proname no âmbito do arquivo mencionado.
