Projeto 1 – Normas e Rotinas Operacionais de Gestão de Prontuários (NRGPs)

O projeto 1 do PMGP foi programado em 9 fases, conforme exposto na Figura 5. Trata-se do maior projeto do PMGP em número de fases, no qual grande parte das normatizações de gestão de prontuários será realizada.

Figura 5 – Projeto 1 (Normas e Rotinas de Gestão de Prontuários – NRGPs) – Geral

Fonte: Elaborada pelo autor

O início do Projeto 1 se dá com a fase de validação de seu cronograma por parte da Comissão de Execução do PMGP, conforme a figura 6.

Figura 6 – PMGP – Projeto 1 (Normas e Rotinas de Gestão de Prontuários – NRGPs) - Fase

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Fonte: Elaborada pelo autor

Fases de validação do cronograma de projetos foram programadas para todo o Programa prevendo possíveis discrepâncias na disponibilidade de horário e de realização de ações por parte dos membros da Comissão de Execução, considerando que não é praxe o HUAC compor comissões cujos servidores se dediquem com exclusividade à realização de suas ações e ao cumprimento de seus objetivos. Portanto, foi acordado entre a Equipe de Aplicação que seria sensato prever a possibilidade de alteração do cronograma e sua consequente adequação à realidade da Comissão de Execução. Como dito, tal Fase está prevista para todos os projetos, com exceção do Encerramento do Programa.

Tão logo o cronograma seja ajustado e validado, a Comissão de Execução deverá dar início à Fase 2 (Definição de Normas e Estrutura de Prontuários), ilustrada na Figura 7. Essa fase se caracteriza pela descrição de como as informações contidas nos prontuários devem ser dispostas, quais as cores da documentação e qual a sequência das categorias de informação ou ordenamento de formulários. Em FIOCRUZ (1999), o ordenamento de pacientes atendidos no

serviço ambulatorial segue o seguinte padrão: Folha de Identificação (ambulatório), Anamnese e Exames Físicos (ambulatório), Resultados de Exames (realizados em ambulatório), Evoluções e Prescrições Médicas. Para atender os objetivos dessa fase, deve-se observar a padronização de documentos e formulários a serem inseridos no prontuário, atentando para a estrutura, a suficiência de campos de informações e o grau de obrigatoriedade de seus preenchimentos, entre outros. Essa fase deverá ser executada de forma conjunta e participativa, tanto pelos membros da comissão como por algum membro convidado, conforme a importância de seus conhecimentos e sua expertise para os propósitos do trabalho.

Figura 7 – PMGP – Projeto 1 (Normas e Rotinas de Gestão de Prontuários – NRGPs) - Fase

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Fonte: Elaborada pelo autor

As próximas quatro fases têm a mesma característica da anterior, considerando a elaboração de NRGPs. Serão momentos dedicados à definição de padrões de trabalho, manuais e protocolos. A Fase 3 (Definição de Normas de Preenchimento de Prontuários), Figura 8,tem o objetivo de determinar a forma pela qual os registros estarão dispostos dentro do prontuário. Por exemplo: de que forma os formulários deverão ser acomodados, como devem ser preenchidos, quem é responsável pelo preenchimento e quais os momentos e locais corretos para esse ato.

Figura 8 – PMGP – Projeto 1 (Normas e Rotinas de Gestão de Prontuários – NRGPs) - Fase

Fonte: Elaborada pelo autor

A Fase 4 (Definição de Normas de Fluxos de Prontuários) se propõe a fazer o mapeamento de fluxo ideal dos prontuários, conforme exposto na Figura 9. A saída de todo e qualquer prontuário do setor de Arquivo Central deverá ser devidamente identificada, de modo a facilitar o seu rastreamento. Para isso, deverão ser criados documentos de registro de entrada e saída de prontuários que também tracem o caminho que eles devem percorrer na instituição. Com esse monitoramento, pretende-se identificar os possíveis extravios e, a partir dessa identificação, promover ações corretivas.

Essa etapa também é importante para facilitar o resgate dos prontuários em caso de emergências, quando há a necessidade de pronta informação por parte das equipes de assistência ao paciente, reduzindo os riscos de piora ou morte devido à rapidez no atendimento. A elaboração de fluxogramas deverá, também, orientar os profissionais ligados à assistência direta ao paciente, como a equipe de enfermagem dos postos das alas de internação.

Figura 9 – PMGP – Projeto 1 (Normas e Rotinas de Gestão de Prontuários – NRGPs) - Fase

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Fonte: Elaborada pelo autor

A Definição de Normas de Segurança e Confidencialidade de Informações de Prontuários (Fase 5) deve abordar tanto aspectos éticos e legais quanto organizacionais (FIGURA 10). Sobre esses temas, existe considerável literatura, como o Código de Ética Médica (CFM, 2010) e a Constituição da República Federativa do Brasil (BRASIL, 1988),

que se harmonizam na noção de que o paciente tem assegurado o acesso às informações relativas ao seu tratamento. Essas questões devem ser debatidas e consideradas com o objetivo de alinhar normas e procedimentos internos concernentes à segurança e à confidencialidade das informações, critérios para a utilização de documentos (se referente a estudo ou a questões judiciais), procedimentos de autenticações documentais, reconhecimento da identidade dos pacientes e familiares para o acesso às informações etc.

Figura 10 – PMGP – Projeto 1 (Normas e Rotinas de Gestão de Prontuários – NRGPs) - Fase

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Fonte: Elaborada pelo autor

Após a definição das NRGPs, considerou-se a necessidade de os profissionais envolvidos terem ciência dos padrões estabelecidos, para que haja uniformização operacional em toda a força de trabalho. Com esse propósito, foi dimensionada a Fase 6 (Treinamento de Profissionais nas NRGPs), conforme demonstrado pela Figura 11.

Figura 11 – PMGP – Projeto 1 (Normas e Rotinas de Gestão de Prontuários – NRGPs) - Fase

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Essa etapa consiste em elaborar um material de treinamento baseado em todas as NRGPs definidas nas fases anteriores, com metodologia e linguagem acessíveis a todos os níveis de profissionais envolvidos na prática. O material de treinamento pode ser composto de apostilas, apresentações de slides, dinâmicas de grupo ou outros meios expositivos que promovam a transmissão de informações e a construção de conhecimento. Após a definição da metodologia e do material de apoio, caberá à comissão contatar todos os setores envolvidos para estabelecer um cronograma de treinamento com base na disponibilidade dos profissionais e em suas escalas de trabalho.

Com a identificação dos participantes, as turmas e horários serão divididos de forma a atender os propósitos do treinamento. Após essa definição, caberá à comissão do PMGP divulgar o cronograma, por meio de convocações pessoais protocoladas e de exposição em quadros de aviso. Por fim, a Comissão de Execução deverá se responsabilizar pela execução do treinamento, elegendo o facilitador e organizando toda a estrutura necessária.

Para verificar o aprendizado do conteúdo das NRGPs e avaliar a qualidade da metodologia utilizada para a transmissão das informações e a construção do conhecimento organizacional, a Equipe de Aplicação considerou a necessidade de um programa de auditorias periódicas para as práticas em Gestão de Prontuários conforme orientado pela ISO9001 da ABNT. Deste modo, foi criada, no PMGP, a fase de elaboração e execução de um Programa de Auditorias Internas em NRGPs (Fase 7), Figura 12, com a qual se pudesse identificar as Não-Conformidades (NCs) no arcabouço de normas e procedimentos estabelecidos no início da Fase 1.

Figura 12 – PMGP – Projeto 1 (Normas e Rotinas de Gestão de Prontuários – NRGPs) - Fase

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As auditorias internas devem ter como base tal arcabouço normativo e ser compostas por indicadores que permitirão a avaliação e a pontuação dos setores envolvidos na gestão de prontuários a partir do atendimento (ou não) das normas. O entendimento do conceito de Não- Conformidade (NC) segue o que é preconizado pelo Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)

da norma ISO9001, que prevê que “a organização deve aplicar métodos adequados para

monitoramento e, quando aplicável, para medição dos processos do sistema de gestão da

qualidade” (ABNT, 2000).

As auditorias internas em gestão de prontuários devem seguir um cronograma estabelecido, comunicado previamente às equipes. Para o PMGP, foram inicialmente previstos dois momentos de auditoria, em 14 dias, sendo recomendável que o ciclo de auditorias seja constante, com periodicidade definida pela Comissão de Execução do Programa.

Após a elaboração do programa de auditorias internas, a Comissão de Execução do PMGP deverá elaborar a Capacitação de Auditores Internos em NRGPs, considerando os indicadores e cronogramas elaborados nas etapas anteriores, criando o material para tal capacitação e definindo a lista de profissionais (servidores ou terceirizados) para compor a equipe de auditores internos, com base em seus perfis profissiográficos. Deve ser considerada a possibilidade de os servidores e terceirizados elencados na lista não terem vivência em processos de auditoria ou em sistemas de gestão da qualidade. Portanto, a capacitação deve ter conteúdo de linguagem acessível e pragmático, focado em resultados.

Tão logo estejam concluídos o conteúdo do material de capacitação e a lista de profissionais indicados a auditores internos, a Comissão de Execução do Projeto deverá se responsabilizar pela convocação de tais profissionais para a capacitação destes com base no referido cronograma. Do mesmo modo que na Fase 6 (Treinamento de Profissionais nas NRGPs), a comissão coordenará a execução da capacitação, elegendo o facilitador e organizando toda a estrutura necessária.

Como fechamento do Projeto 1 do PMGP, a Comissão de Execução deverá focar na Elaboração do Relatório da Fase atentando para a descrição das etapas e ações, dificuldades enfrentadas e êxitos alcançados, de forma que haja a possibilidade de aprendizado organizacional com base documental das vivências. Estas etapas finais de cada projeto não requerem detalhamentos de ações.

4.1.7.2 Projeto 2 – Digitalização de Prontuários com Base em Gestão Eletrônica de