Proposta da Gestão por Processos de Negócios

Apresenta-se a proposta em seu nível mais abstrato (nível 0) conforme a Figura 3.1, sendo os componentes integrantes do modelo: as partes interessadas (stakeholders) e os processos de negócios (processos-chave e processos de apoio).

Figura 3.1 Gestão por processos de negócios para prefeitura - nível 0 Fonte: a autora

A Figura 3.2 apresenta o primeiro nível da estrutura de processos em uma administração municipal, que suporta a proposta e que será objeto de discussão a seguir.

As partes interessadas que compõem o modelo da proposta são: cidadão, orgãos de controle, fornecedor, governo, composição política e sociedade.

Os processos-chave de mais alto nível (também chamados de processos operacionais) são: 1.0 - Desenvolver estratégia de governo; 2.0 - Projetar e desenvolver programas municipais; 3.0 - Projetar e fornecer serviços municipais; 4.0 – Prestar serviços e executar obras; e 5.0 - Gerenciar serviços pós atendimento aos contribuintes.

A categoria de processos de mais alto nível para os processos de apoio (alguns autores chamam de suporte) do modelo proposto são: 6.0 - Desenvolver e gerenciar Capital Humano; 7.0 - Gerenciar Tecnologia da Informação; 8.0 - Gerenciar Recursos Financeiros; 9.0 – Gerenciar infraestrutura do Município; 10.0 - Gerenciar melhorias do sistema de gestão; 11.0 - Gerenciar relacionamento externo; e 12.0 - Gerenciar conhecimento, melhoria e mudanças.

Os processos de primeiro nível são compostos de atividades que se transformam em processos de segundo nível, e assim por diante. Para cada processo-chave e processo de apoio serão explicitados os respectivos processos de segundo nível.

Figura 3.2 Proposta de estrutura por processos de negócios - nível 1 Fonte: a autora

Prefeitura Governo o Federal o Estadual o Municipal Composição política o Partidos aliados o Adversários políticos Órgãos de controle o Poder Legislativo o Poder Judiciário o Ministério Público o Tribunal de Contas Fornecedores Cidadão Sociedade Entrada Saída 3.4 Partes Interessadas

Para a conformação da estrutura de processos de negócios da administração pública, há que se identificar os stakeholders aos quais a Prefeitura se relaciona. Por se tratar de um estudo de caso de uma administração pública municipal, consideramos os componentes do ambiente operacional de uma forma diferenciada da organização privada, como mostra a Figura 3.3.

Figura 3.3 Partes interessadas da Administração Pública Municipal Fonte: a autora

O fornecedor - a aquisição de insumos e ativos tem importância estratégica para uma organização pública municipal. Material escolar, medicamentos, equipamentos para a área da saúde, maquinário para obras, material de consumo são apenas alguns exemplos que ilustram tal afirmação.

Porém, as aquisições na administração pública, de uma maneira geral, são reguladas pela Lei Nº 8.666, de 21 de junho de 1993 (com as devidas atualizações), a qual regula sobremaneira a compra de produtos e serviços com qualidade. Esses são normalmente adquiridos com base no menor preço, e muitas vezes acabam onerando outras atividades dentro da organização. Por

exemplo, a compra de um instrumento médico ou dentário inadequado para realização do tratamento de saúde dos cidadãos pode comprometer os esforços da atividade de atendimento à saúde.

O atraso ou a entrega de produtos/serviços defeituosos pode trazer sérias consequências para as prefeituras, afetando inclusive as áreas de segurança, de saúde, de mobilidade, enfim todas as demandas atendidas pela prefeitura.

Os fornecedores, em virtude dos fenômenos acima considerados, acabam tornando-se poderosos, pois são formados por poucas empresas, e essas exercem considerável influência nos preços, na qualidade e nas condições de venda.

Relacionando esse pensamento à gestão por processos, verifica-se a existência de inúmeros processos que cruzam as paredes das organizações em direção aos fornecedores. A diminuição daqueles torna a organização mais ágil, além de possibilitar uma melhoria considerável em seus serviços prestados.

Os cidadãos - no caso de uma organização pública municipal, por exemplo, destacam-se os clientes internos, compostos pelos integrantes da organização, e os clientes externos, compostos por munícipes. Os clientes externos exercem considerável força sobre os produtos e serviços desenvolvidos por uma organização pública municipal, na medida em que questionam a qualidade e a pontualidade com que estes são entregues/prestados. Além do mais, dependem desses suprimentos para o perfeito cumprimento de suas metas.

Da mesma forma que os fornecedores, existem muitos pontos de contato entre uma organização e os seus clientes (externos). Aperfeiçoando-se essas interfaces, a organização pode apresentar uma melhor capacidade em desenvolver uma gestão verdadeiramente orientada para os cidadãos.

O governo - no caso de uma organização pública municipal, a atuação dos governos federal e estadual é fundamental no que diz respeito ao aporte de recursos, às regulamentações diversas existentes e aos convênios estabelecidos.

Os órgãos de controle – são instituições que interferem na execução das atividades internas da administração municipal. Entre esses orgãos se encontram o Ministério Público Federal, Ministério Público Estadual, Tribunal de Contas da União, Poder Judiciário, Poder Legislativo Municipal.

A fiscalização da prefeitura é atribuida ao Poder Legislativo, que o exerce com o auxílio do Tribunal de Contas. O Poder Judiciário também exerce controle externo, porém somente se provocado pelo Ministério Público, por algum cidadão ou por outro titular que tenha o poder de peticionar judicialmente. O Tribunal de Contas da União exerce controle sobre o município quando este recebe recursos federais por meio de convênios e outros acordos. Outro exemplo de controle externo ocorre por iniciativa do Ministério Público, geralmente utilizando a ação civil pública, frequentemente proposta para sanar irregularidades que se enquadrem como improbidade administrativa, podendo também estar vinculada a danos ao meio ambiente, à ordem urbanística e a outros interesses difusos e coletivos. Além do Ministério Público, podem também propor essa ação a Defensoria Pública, a União, os Estados, o Distrito Federal e os municípios, autarquias, empresas públicas, fundações, sociedades de economia mista e associações civis (estas, quando atendam aos requisitos legais).

A composição política – os potenciais interessados na implementação das chamadas reformas estruturais são vários e se submetem a diversos interesses e racionalidades, nem sempre convergentes. Entender o campo destas forças é indispensável para a avaliação das possíveis alianças sustentadoras dos esforços do governo (partidos aliados e adversários políticos).

A sociedade - todo cidadão pertencente ao município, que recebe a implementação de projetos caracterizados por ações que visem o atendimento à população pelos serviços de educação, de saúde, de transporte público, de saneamento, de abastecimento de água, coleta de esgoto e lixo, acessibilidade, acesso à moradia e urbanização, entre outras.