PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO - ANÁLISE DOS DADOS

4. ANÁLISE DOS DADOS

4.2 PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO

Com base nos dados obtidos através do estudo realizado e na condição de observadora direta do processo, a presente pesquisa sugere a implantação de um novo módulo no SIPAC - Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos, intitulado Portal do fornecedor, o qual consiste na inclusão de dados que possam esclarecer com mais detalhes o processo de pós compras na UFRN. Contendo dados a partir da emissão da nota de empenho até a finalização do processo, que seria o ateste e visto da nota fiscal para posterior pagamento.

Abaixo modelo sugerido para inclusão do módulo Portal do Fornecedor no item módulos do SIPAC.

Figura 3 – Sugestão de layout para o módulo Portal do Fornecedor

Fonte: Elaborado pelo autor

Nesse portal deverá conter uma aba com informações claras, voltadas tanto para os usuários internos da UFRN, quanto aos usuários externos (no caso os fornecedores). O processo inicial de solicitação de requisições tanto de serviços contratados como de registro de preço é realizada via SIPAC, o Portal pretende, a partir dessas requisições, facilitar a comunicação entre fornecedores e solicitantes da UFRN. Para tanto, a utilização do portal funcionará da seguinte forma. Inicialmente será inserida a requisição de serviço contratado ou no caso de solicitação de registro de preço será inserida a nota de empenho no portal. Quando isso ocorrer será gerada uma notificação automática tanto para unidade solicitante quanto para a empresa responsável, informando a descrição do que foi solicitado e o prazo para que o serviço ou mesmo a entrega do produto seja realizada, no momento do recebimento dessa notificação automática por parte da empresa, o responsável por solicitar esse bem ou serviço na UFRN deverá, também, receber uma notificação do recebimento dessa solicitação, para que o prazo da entrega possa começar a contar. Não havendo cumprimento do prazo, as partes interessadas receberão avisos automáticos com novo prazo para finalização da solicitação. Caso o atraso persista, um processo deverá ser aberto, através do ícone abrir processo, para apurar o motivo pelo qual o processo ainda não foi finalizado, e assim as punições cabíveis possam ser executadas. Se o fornecimento do produto e/ou serviço ocorrer como o previsto, o

próximo passo será o recebimento de uma notificação da data prevista de entrega por parte do fornecedor, através do ícone, “inserir dados da entrega”.

Mesmos existindo a notificação automática para as partes interessadas, será possível, ainda, consultar a situação da solicitação realizada através de consulta ao módulo Portal do Fornecedor no ícone "consultar requisição".

Com a implantação do Portal, o recebimento do produto só será possível por meio do ícone "Receber material solicitado", inviabilizando dessa forma o recebimento de produtos solicitados por outra unidade, além de ficar registrado no sistema a quem o produto foi entregue.

Após a entrega ter sido feita e/ou o serviço tenha sido prestado, a empresa enviará a nota fiscal via portal para que a mesma possa ser atestada e visada pela unidade requisitante para posterior pagamento dos produtos adquiridos e/ou dos serviços prestados.

Outra informação que conterá nesse portal para auxiliar na melhoria da prestação desses serviços, é o ícone “avaliar serviços/produtos”, que tem por intuito avaliar o desempenho das empresas nos serviços prestados a UFRN, facilitando a escolha das unidades no momento de realizar as requisições, pois as mesmas teriam um feedback do serviço prestado pelas empresas a outras unidades que já requisitaram previamente através do ícone "consultar avaliações".

Além das melhorias para os usuários dentro da UFRN, será possível, ainda, através do portal estabelecer uma comunicação direta com a empresa prestadora do serviço. Nesse espaço conterá ícones como "inserir andamento da entrega", para que seja possível o acompanhamento das solicitações realizadas por parte dos servidores. Estarão disponíveis, ainda, os ícones "inserir nota fiscal", "consultar recebimento de empenho/solicitação de serviço", "consultar avaliação da empresa", para que não só a UFRN tenha um feedback com o nível de satisfação dos serviços prestados, mas também as próprias prestadoras de serviços. Por fim a empresa poderá inserir documentos que estejam faltando para o andamento do processo de compras.

Todos os dados deverão ficar vinculados ao número da requisição para que os interessados possam a qualquer tempo consultar a requisição e obter as informações que necessitam.

Essa ferramenta tem por intuito tornar mais claro o processo de compras e contratações no âmbito da UFRN, tornando mais acessível o controle das unidades ao seu processo de compras.

A figura abaixo apresenta a sugestão de layout para o Portal do Fornecedor.

Figura 4 – Modelo para possível implantação do Portal do Fornecedor

Fonte: Elaborado pelo autor

5 CONCLUSÕES

Considerando o cenário econômico enfrentado na atualidade, bem como a preservação de um desenvolvimento cada vez mais efetivo nas universidades e primando pelo bom uso dos recursos públicos, esse trabalho tem por prioridade diagnosticar as limitações encontradas no pós-compras e/ou prestações de serviços no contexto atual das unidades administrativas e orçamentárias da UFRN.

Com dados levantados através de entrevistas realizadas nas dez unidades que mais compram na UFRN e apresentados no capítulo anterior, foi possível comprovar a justificativa apresentada no primeiro capítulo, visto que uma das maiores dificuldades encontradas pelos setores foi o fato de não haver uma comunicação clara com os fornecedores ou mesmo com as gestões administrativas responsáveis pelo processo de empenho e compras da UFRN, fazendo-se necessária a criação de uma ferramenta que possa facilitar o controle do processo de compras dessas unidades pesquisadas.

O objetivo geral da pesquisa é analisar a viabilidade de implantação do Portal do Fornecedor no âmbito da Universidade Federal do Rio Grande do Norte- UFRN. E através dos dados colhidos por meio das entrevistas realizadas com as dez unidades que mais requisitam na UFRN, foi possível avaliar que as principais dificuldades apontadas, neste estudo em relação as solicitações realizadas, foi a dificuldade em acompanhar os seus pedidos. Quando nos referimos aos produtos e fornecedores as reclamações mais constantes referiam-se a qualidade dos produtos e prazos não cumpridos, além da falta de estrutura de algumas empresas em fornecer o serviço ao qual havia se comprometido em contrato, além de todas as unidades sugerirem a criação de uma ferramenta que deixa-se a comunicação mais clara, indicando dessa forma a necessidade da criação do Portal do Fornecedor.

No quadro abaixo a Relação entre os objetivos específicos e os resultados alcançados pelo estudo.

Relação entre os objetivos específicos e os resultados alcançados pelo estudo

Objetivos específicos Métodos utilizados Resultados alcançados

Descrever o funcionamento atual do controle das unidades orçamentárias da UFRN em relação aos seus fornecedores.

Entrevista aos servidores responsáveis pelo processo de compras, além das impressões da autora com base nos

conhecimentos como

observadora do processo.

Foi possível observar que as unidades em sua maioria não têm SEO e são responsáveis apenas pela solicitação do pedido e posteriormente pelo recebimento das solicitações realizadas, além de atestar e visar às notas para que os pagamentos aos

fornecedores sejam realizados.

Normalmente o contato com fornecedores ocorre quando a solicitação realizada é de serviço contratado, ficando a cargo de a unidade manter contato com o fornecedor.

Identificar os diferentes setores da Universidade que trabalham com diversidade de produtos e serviços.

Realização de pesquisa junto à

10 unidades que mais

requisitam no âmbito da UFRN.

Entrevista junto as seguintes unidades: Escola Agrícola de Jundiaí (EAJ); Faculdade de Ciências da Saúde do Trairí

(FACISA); Superintendência de

Infraestrutura (SIN); Instituto do Cérebro (ICe); Núcleo de Pesquisa em Alimentos e Medicamentos (NUPLAM); Escola de Ciência e Tecnologia (ECT); Instituto de Química (IQ); Escola de Saúde (ESUFRN); Departamento de Engenharia Química (DEQ); Departamento de Bioquímica (DBQ);

Avaliar as reais necessidades para um controle mais eficaz no fornecimento de produtos e na prestação de serviços.

Realização de pesquisa de campo com os servidores responsáveis pelo setor de compras das 10 unidades

orçamentárias que mais

requisitam no âmbito da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.

As principais dificuldades apontadas, neste estudo em relação as solicitações realizadas, foi a dificuldade em acompanhar os seus pedidos. Quando nos referimos aos produtos e fornecedores as reclamações mais constantes referia-se a qualidades dos produtos e prazos não cumpridos, além da falta de estrutura de algumas empresas em fornecer o serviço ao qual havia se comprometido em contrato.

Diante dessas observações, todas as unidades sugeriram a criação de uma

ferramenta que pudesse tornar o processo mais claro e acessível.

Sugerir um módulo do SIPAC destinado ao “Portal do Fornecedor”.

Observações dos usuários e estudo sobre o funcionamento atual para controle do pós- compras.

Foi realizado um modelo de Portal do Fornecedor, vinculado ao SIPAC, como sugestão de proposta de implantação.

Por fim, com as conclusões obtidas no decorrer da pesquisa, este trabalho tem por intuito auxiliar na implantação do Portal do Fornecedor, como proposta apresentada, para assim a comunicação entre as unidades administrativas e orçamentárias da UFRN e fornecedores fique mais clara.

E como limitações do estudo, um dos fatos citados foi à dificuldade em conseguir agendar as entrevistas junto às unidades orçamentárias responsáveis por requisitar bens e serviços, limitação essa que ao longo do processo foi se adequando. Além dessa dificuldade podemos citar a distância de algumas unidades do campus central, o que inviabilizou a aplicação de entrevistas in loco a todas as unidades usuárias do sistema de compras da UFRN.

Como recomendação a trabalhos futuros, podemos sugerir a avaliação do Portal do Fornecedor a ser implantado e a sugestão de mais itens a serem inseridos que possam auxiliar no seu bom desempenho.

Recomenda-se ainda um estudo mais aprofundado sobre a avaliação do fornecedor interligada ao pagamento dos seus serviços, visto que esse tipo de avaliações já são práticas recomendadas pelo TCU.

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ORÇAMENTÁRIAS DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE

UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES

MESTRADO PROFISSIONAL EM GESTÃO DE PROCESSOS INSTITUCIONAIS

Relatório de Entrevista

Eu, Marcela Rafaela Silva Rodrigues, mestranda do Mestrado Profissional em Gestão de Processos Institucionais, Orientada pela Professora Doutora Patrícia Borba Vilar Guimarães e Coorientada pelo Professor Doutor Marcelo Rique Caricio, relaciono abaixo, perguntas utilizadas neste relatório de pesquisa com objetivo de colher informações sobre a gestão de compras da UFRN, que possam viabilizar a possível construção de um portal do Fornecedor, com intuito de auxiliar os colaboradores da Universidade Federal do Rio Grande do Norte.

Unidade:

Questões

1. Há quanto tempo o colaborador trabalha na Universidade Federal do Rio Grande do Norte?

2. Qual o tempo que exerce a atividade vinculada ao setor de compras de material e/ou contratação de serviços?

3. Qual o perfil que forma a equipe do Setor de Compras? (servidores, terceirizados, bolsistas)

5. Como se estrutura a gestão de empenhos de compras e a solicitação de serviços da unidade? E quais as maiores limitações e falhas são encontradas nesse processo?

6. Quando não houver produto ou serviço disponível no SIPAC, como você toma conhecimento se os mesmos já estão em processo de licitação?

7. Entre as opções serviço contratado e solicitação de registro de preço, via SIPAC, qual o processo que oferece melhor efetividade? Justifique.

8. Quais as maiores dificuldades encontradas na relação fornecedor e a unidade?

9. Quais as maiores falhas encontradas no SIPAC que interferem no seu controle pós- compras e pós prestação de serviços?

10. O que você sugere como medidas a serem implementadas com a finalidade de melhorar o controle do pós- compras e o acompanhamento pós solicitação de serviços?

No documento Análise quantitativa do setor de compras da UFRN: proposta de implantação "portal do fornecedor" (páginas 52-64)