5.1 Descrição dos problemas encontrados na empresa
O volume de informações que a empresa Acervo Ltda, é obrigada a manipular por força do conhecimento de seu negócio, do mercado e das inevitáveis comprovações legais devido às movimentações administrativas, comercial, fiscal e financeira, tem crescido sobremaneira, principalmente devido ao desenvolvimento tecnológico das últimas décadas que tem facilitado em muito o acesso às informações.
De acordo com a analise realizada em todos os departamentos da empresa Acervo, onde contamos com o auxilio do pessoal envolvido no processo, detectamos os seguintes problemas:
1. Um grande volume de documentos, a grande maioria sem identificação de etiquetas, que pertencem há vários departamentos guardados em caixas de papelão, colocadas em estantes de madeiras, além dos documentos gerados diariamente, guardados em arquivos em cada departamentos da empresa Acervo.
2. Devido à forma em que se encontram os documentos arquivados na empresa Acervo o tempo de reposta nas pesquisas, pode levar até dois dias dependendo do tipo de documento solicitado, além do que às vezes os mesmos não são encontrados, ficando a duvida se existe ou não tal documento. Tendo ainda a inconveniência de as vezes se retirar documento errado das caixa.
3. Ausência de um backup dos documentos originais, levando em conta que as pesquisas são constantes, sendo ainda que este problema de falta de backup de documentos é muito serio, pois já é sabido que muitas empresas e instituições perderam seus arquivos de varias formas, entre elas: incêndio e enchente.
4. O espaço físico hoje na empresa Acervo não esta sendo utilizado de forma adequada, e muito menos racionalizada, pois existem estantes que são de madeira, que não é recomendado, e as mesmas contam com uma altura somente de 2 metros, sendo que o galpão tem altura de 4 metros. Existem estantes com caixas em todos os departamentos, sendo que a empresa tem um mezanino totalmente desocupado, além do que a empresa não conta com arquivo centralizado.
5. No quadro da diretoria da empresa no momento não consta profissional com formação superior nas áreas de administração e gerenciamento eletrônico de documentos, fazendo com que a empresa tenha custos com pagamento de salários destes profissionais quando da necessidade em projetos específicos.
5.2 Descrição das soluções proposta para empresa
Levando em consideração que a informação hoje é o maior patrimônio que as empresas possuem, no caso da Acervo não é diferente, pois seus documentos estão contidos de várias informações, onde a todo instante são solicitadas para pesquisas, e muitas das vezes para comprovação de fatos. Diante dos estudos e pesquisas realizadas, é possível propor para a empresa Acervo as seguintes propostas para organizar, facilitar e agilizar a gestão de seus documentos.
1. Quanto ao volume de documentos em caixas, pode-se sugerir uma triagem e limpeza, onde seria efetuado através do pessoal de cada departamento onde os mesmos teriam condições através do conhecimento na área para extrair o que não há necessidade de guarda e simultaneamente de backup, por exemplo: cópias de notas fiscais, xerox e outros. Para os documentos mais antigos e com pouca pesquisa, mas que tem que ser guardado devido às legislações pertinentes é recomendável o uso do sistema de microfilmagem, sendo que a empresa já conta os equipamento para execução do trabalho. No caso dos documentos correntes, sugerimos a digitalização, pois irá facilitar as resposta e agilizar o atendimento, tornado a resposta mais confiável aos usuários, tendo ainda a facilidade de disponibilizar na rede interna da empresa, fazendo com que um documento possa ser analisado por mais de uma pessoa, e
quando necessário disponibilizar externamente para outros usuários. Sendo ainda que a empresa poderá usar nos momentos de ociosidade de produção para executar os respectivos trabalhos.
2. Referentes à demora na busca de informações nos documentos guardados, se propõem que após os trabalhos de triagem e limpeza ser concluído, dar-se inicio a função de digitação das informações relevantes de cada documento, como por exemplo, por departamento, tipo de documento, data, etc., utilizando o sitema existente na empresa de busca, do qual este sistema disponibilizará em rede os documentos que forem informatizados, criando também uma listagem impressa para quando da impossibilidade de usar o sistema computadorizado, a mesma pesquisa possa ser realizada manualmente.
Concluído a Informatização dos documentos, será feitas a impressão e colagem das etiquetas nas caixas padronizadas, com os dados pré-definidos com os departamentos.
3. No tocante a informações as empresas precisam ter um certo cuidado, pois as fatalidades existem, mesmo que remota, por tanto temos a propor que a empresa Acervo possa realizar um trabalho de backup de seus documentos através dos sistemas de microfilmagem e ou digitalização de documentos. A empresa tem a possibilidade de usar sua própria estrutura funcional e profissional, onde os custos serão bem reduzidos, além de criar uma boa imagem perante seus clientes, pois vai ficar evidenciado que a empresa se preocupa com seus documentos e que em síntese é o produto de produção da empresa Acervo.
4. Hoje a empresa conta com uma área total de 420 metro quadrados, sendo 300 metros quadrados em baixo e um mezanino com 120 metros quadrados em cima, pensando em otimizar o espaço físico na empresa, será proposto uma reestruturação para readequar á area física, onde em primeiro lugar define-se uma área para centralizar o arquivo de documentos, que conforme estudos seria na parte superior, por ser uma área de menos uso pela empresa, fazendo isso, o conveniente seria a substituição conforme demanda de caixas, das estantes de madeiras por estantes de ferro, devido que a madeira é um material de alta combustão, e sujeita a proliferação de fungos e
insetos, co referencia ainda as estantes o correto seria a aquisição de estante com 3 metros de altura para aproveitar a altura do galpão.
5. Quanto aos Profissionais não formados, propomos que seu diretor administrativo, em função, venha no decorrer do tempo buscar uma formação superior, fazendo assim com que a empresa não venha mais a ter custos com salário de administrador, e estando concentradas as informações somente dentro da empresa. Com referencia ao gerenciamento eletrônico de documentos, propomos que o responsável pela área técnica da empresa seja a pessoa mais recomendada para a formação superior, sendo que a empresa através de incentivos financeiros possa ajudar este profissional, e através deste estimulo, acreditamos que os resultados esperados deste profissional tende a ser dos melhores. Não esquecendo ainda que a empresa precisa estar sempre atualizada e que para isto deverá planejar recursos para novos cursos que se fazem necessários nos segmentos. E importante, é se possível dar seqüência a esta iniciativa de ajuda para formação de novos profissionais na empresa.
6 CONCLUSÃO
Este trabalho de conclusão de curso teve como objetivo demonstrar a importância de se conhecer as tecnologias de microfilmagem e gerenciamento eletrônico de documentos, com esse estudo os administradores da empresa Acervo comércio e serviços Ltda poderão saber se é viável ou não aplicar estas tecnologias de gestão de documentos.
O mesmo tem o intuito de conscientizar que é importante o conhecimento das tecnologias, pois seu uso correto, fará com que a empresa tenha retorno dos investimentos aplicados, e principalmente a eficácia na preservação e gerenciamento de seus documentos.
Percebeu-se também que para o processo ter o devido reconhecimento e sucesso a ser buscado, o cliente deve estar participando ativamente de todas as etapas, sempre sendo ouvido e tendo suas necessidades estudadas. Nunca o deixando por fora das decisões a serem tomadas, caso for preciso deve-se retornar um procedimento para que o cliente tenha um melhor entendimento do que esta acontecendo.
O trabalho também mostra um pouco da visão dos serviços aplicados hoje no mercado, com a visão de quem tem as tecnologias implantadas. Como pode ser visto os usuários estão satisfeitos com as tecnologias, mas ocorrem pequenos problemas de implantação e levantamento de dados em algumas organizações.
Durante a pesquisa pode-se observar que a empresa possui muitas deficiências no sentido de gestão de documentos, principalmente com relação a backup, conservação de documentos e utilização de espaço físico. Com o intuito de otimizar tais deficiências verificou-se que a implantação de novas tecnologias na gestão de documentos da empresa analisada, se seguido às orientações, com certeza possibilitará a empresa ao processo muito mais segurança, agilidade e principalmente mais eficácia no atendimento de solicitações de novas pesquisas. Não esquecendo que o carro chefe desta mesma empresa, é prestação de serviços na gestão de documentos, abrindo assim possibilidades de prospectar novos clientes, com o modelo aplicado na mesma.
Como recomendação ficam a implantação de novas tecnologias na gestão de documentos, (microfilmagem e digitalização de documentos) levando em conta as avaliações, considerações do projeto, a fim de amenizar as barreiras, as mudanças, diminuindo as chances do projeto não ser executado com deficiência.
REFERÊNCIAS
ACERVO COMERCIO E SERVIÇOS LTDA. disponível em: http://www.acervonet.com.br acesso em 10 de setembro de 2004.
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KOCH, Walter W. Gerenciamento Eletrônico de Documentos. São Paulo, Cindem: 1998. 142 p.
LIMA, M. C. Monografia e engenharia da produção acadêmica.São Paulo: Saraiva, 2004.
MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretária: código de ética profissional. 6º. Ed. São Paulo: Atlas, 1995. 137 p.
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RODRIGUES, Ricardo C., Microfilmagem para bibliotecários: Brasília Associação dos bibliotecários do distrito Federal, 1981. 25 p.
SPRAGUER, R. M; REYNOLDS, G. W. Princípios de sistemas de informação: uma abordagem gerencial. 4 ed. Rio de janeiro: LTC, 1999.
VERGARA, Sylvia Constant: Projetos e relatórios de pesquisa em administração: código de ética profissional: São Paulo: Atlas, 1995. 137 p.
VILHAUER, Gerald; Robert W. Starbird: como tomar a decisão de implantar a tecnologia do GED: São Paulo: CENADEN 2000. 128 p.
GLOSSÁRIO
Este glossário pretende contribuir para o entendimento do texto desta monografia e também de outros textos da literatura de GED. Vale ressaltar que nem todas as palavras encontradas neste glossário encontram-se no texto, justificadas pela segunda pretensão deste. As palavras, acrônimos e expressões estão organizadas em ordem alfabética, e quando possível, na língua portuguesa. Este glossário surgiu da recopilação do existente em (CRUZ, 2000).
Ad Hoc: Modelo de processo de Workflow de uso esporádico e temporário. Como em todos os outros de Workflow, também no tipo ad hoc existem regras de processamento. Entretanto, neste tipo elas são temporárias, não podem ser estabelecidas com antecedência e nem ser reutilizadas.
Agente (Agent): Na plataforma cliente-servidor, parte do sistema que prepara as informações e as transporta entre as duas classes de equipamentos. Na tecnologia Workflow, após ter sido criado, o agente executa automaticamente uma tarefa, ou processo pré-programado, sem intervenção humana.
AM (Automated Mapping - Mapeamento Automatizado): Mapeamento a base de computador usado exclusivamente para entrada de dados e edições de mapas e dados geográficos. Os dados computadorizados resultantes contêm um mínimo de recursos para codificação ou atribuição.
Ampliação (Zoom): É a apresentação em tamanho aumentado (como textos ou imagens) (expostos em um monitor de uma estação de trabalho)
ANSI (American National Standard Institute – Instituto Nacional Americano de Padronização): Instituto que define, gerencia e controla padrões nos Estados Unidos.
Archiving: Transferência de arquivos de documentos de um volume on-line para um meio de estocagem off-line.
Armazenamento Óptico (Optical Storage): Tecnologias, equipamentos e meios que utilizam a luz – especificamente a luz gerada por laseres – para e/ou recuperar informações. Arquitetura Encadeada (Pipelined Architecture): Arquitetura de computador na qual as operações são processadas simultaneamente, em lugar de seqüencialmente, de modo que o processo pode ser mais veloz.
Arquivamento (Archiving): Transferência de arquivos de documentos de um volume on-line para um meio de estocagem off-line.
ASCII (American Standard Code for Information Interchange – Código Americano Padrão para Troca de Informações): Método padronizado de codificação usado para converter letras, números, pontuação, caracteres especiais e códigos de controle de hardware em formato digital.
ATM (Asynchronous Transfer Mode – Modo de Transmissão Assíncrona): Tecnologia de empacotamento para troca de mensagem usando blocos de tamanho fixo na transmissão. Autenticação (Authentication): Verificação da identidade do usuário por um sistema eletrônico.
Backbone: Veja Espinha Dorsal.
Banda (Band): Uma medida de fluxo da dados em bits por segundo. Bitmap: Veja Mapa de Bits.
Busca Preliminar (Prefetching): Processo de montar uma seqüência ou fila de imagens para posterior processamento.
CAD (Computer-Aided Design – Projeto Assistido por Computador): Um “software” utilizado para desenhar projeto, plantas em engenharia e arquitetura.
Captura de Imagem (Image Capture): Uma série de operações necessárias para codificar documentos em forma legível por computador em forma digital.
Cartão-Janela (Aperture Card): É um cartão de processamento eletrônico de dados com uma ou várias aberturas nas quais pode-se inserir uma imagem ou fotogramas de microfilmes de 35mm ou 16 mm. O cartão pode ser perfurado a fim de facilitar a localização de uma imagem.
CD (Compact Disc - Disco Compacto): Disco de leitura óptica disponível em formatos para áudio, dados e outras informações. O tamanho mais comum de um CD é 120 mm de diâmetro. CD-ROM (Compact Disc-Read-Only Memory - Disco Compacto só para Leitura): Disco compacto formatado para dados em computador, geralmente usado para armazenar dados ou imagens permanentes.
Cliente (Client): Software ou programa que requisita serviço de um módulo ou programa separado conhecido como servidor.
Cliente-Servidor (Client-Server): Tecnologia de programação que possibilita dividir uma aplicação em módulos capazes de operar em diferentes computadores, conectados através de redes de computadores.
COLD (Computer Output to Laser Disc – Saída de Computador em Disco Óptico): Sistema usado para controlar a transferência de dados produzidos por computador, para disco óptico, para armazenamento on-line ou off-line.
COM (Computer Output Microfilm – Saída de Computador em Microfilme): É o processo de microfilmagem no qual a informação é gerada em um computador, armazenada eletrônica ou magneticamente e convertida em sinais gravados em filme através de uma microfilmadora COM.
Compressão (Compression): Remoção de bits redundantes, ou de informações, de um sinal a fim de tornar mais eficiente seu arquivamento em meios eletrônicos ou sua transmissão através de uma rede de comunicação de dados.
CRM (Costumer Relationship Management – Gerenciamento do Relacionamento com Cliente): Termo utilizado para descrever a as ferramentas sofisticadas de personalização que as companhias estão desenvolvendo para a definição de grupos e fidelização de consumidores, e oferecer produtos e serviços direcionados.
Descompressão (Decompression): Reconstrução de uma imagem comprimida para exposição ou impressão. Oposto de compressão.
Digitalizador (Scanner): Aparelho que converte imagens de documentos (em papel ou microfilme) em um fluxo de bits representando variações de tons dos sucessivos pontos ou elementos da imagem. Estes dispositivos passam o documento original sob um sensor de imagem. Um “scanner” interpreta a luz refletida do documento original e converte a informação em dados rastreados digitais.
Disco Magnético (Magnetic Disc): Disco com superfície magnética no qual podem ser armazenados dados pela magnetização de áreas de sua superfície.
Disco Óptico (Optical Disc): Disco coberto com uma camada que permite gravação óptica. Disco Óptico Regravável (Erasable Optical Discs): Um tipo de disco óptico que permite apagar informações e usar novamente as mesmas áreas deste disco, anteriormente já gravadas. Documento (Document): Conjunto de informações disponibilizado e autorizado para uso de um ou vários usuários finais. O que diferencia um documento de outros tipos de dados
encontrados em Tecnologia da Informação é o fato de ter sido necessário alguém ter investido capacidade intelectual em sua criação. Além disto, um documento é a reunião de informações e instruções de processamento num único elemento.
Documento Composto (Compound Document): Documento que combina texto, imagens que tenham sido capturadas por um scanner, desenhos em formato bitmap, voz digitalizadas, arquivos de programas em formato binário e outros objetos eletrônicos, preservando a integridade do documento original.
DPI (Dots Per Inch – Pontos por Polegadas): É uma medida de resolução. Ex.: o número de pixels por polegadas na tela de um monitor em uma estação de trabalho.
Duração (tempo) da execução manual e/ou automática das rotinas que suportam um processo. E-Business: É a condução dos negócios através da Internet, não apenas nas atividades de compra e venda, mas no atendimento a consumidores e na colaboração com parceiros de negócios.
EDAC (Error Detection and Correction – Detecção e Correção de Erros): Uma operação que inclui todas as fases de identificação e procedimento em relação aos erros de dados, incluindo leitura após gravação e códigos de correção de erros.
ERP (Enterprise Resource Planning – Planejamento de Recursos da Empresa): Inclui todos os aspectos e recursos computadorizados necessários ao planejamento e administração eficiente da empresa.
Escala de Cinza (Gray Scale): Série de tons acromáticos, com proporções variadas de branco e preto com ampla faixa de tons de cinza, variando do branco ao preto. Em sistemas gráficos computadorizados, com monitor monocromático, variações de cinza e de brilho são empregados para melhorar o contraste entre os vários elementos da imagem ou desenho. Espinha Dorsal (Backbone): Cabeamento principal de uma rede de telecomunicações. Mecanismo primário de conexão de um sistema distribuído de forma hierárquica.
Estação de Controle (Control Console): Terminal, ou estação de trabalho, que permite a visualização dos objetos, papéis (roles), tarefas ou qualquer outro componente do processo envolvidos num sistema de Workflow. As estações de controle são usadas para identificar o andamento de um trabalho dentro do processo. Isso inclui medidas de produtividade, gargalos, demandas e previsão de atraso. Por sua própria natureza, a estação de controle fica com o gerente, supervisor ou “dono do processo”.
Evento (Event): Termo muito usado para designar uma tarefa ou uma rota. Alguns eventos podem existir sem duração especificada, mas geralmente usa-se o termo como sinônimo de elemento desencadeador ou de início de uma rotina ou processo.
Execução do Processo (Process Execution):
Fac-símile: Cópia exata de um documento ou o processo pelo qual um documento é digitalizado, convertido em sinais elétricos, transmitindo e gravado ou mostrado como uma cópia original.
Fator de Redução (Reduction Rate): É o grau de redução de um documento e a associação desta compressão com o espaço economizando na memória.
Fax: Veja fac-símile.
FDDI (Fiber Distributed Data Interface – Interface de Distribuição de Dados com Fibra Óptica): Norma ANSI para transmissão em alta velocidade sobre cabos de fibras ópticas. Ferramenta (Tool): Aplicação de Workflow que serve de ligação para um sistema de gerenciamento de Workflow, ou que é chamada por ele, por meio do módulo de programação de aplicações do sistema Workflow.
Fila de tarefas (Task Queue): Área lógica em que um objeto de informação espera para ser processado.
Fita Magnética (Magnetic Tape): Uma fita impregnada ou coberta com material magnético, no qual a informação é armazenada sob a forma de pontos magneticamente polarizados.
Fluxo de Trabalho (Workflow): Conjunto de ferramentas proativas para análise, compreensão e automação de ciclos de negócios baseados em informação.
Frame Relay: Interface para operar em modo pacote, tida como a sucessora do protocolo X.25.
Gerenciamento do Fluxo de Trabalho (Workflow Management): A habilidade de traçar a rotina e controlar o fluxo eletrônico dos documentos e seus procedimentos, através da empresa.
GIS (Geographic Information System – Sistema de Informações Geográficas): Sistema envolvendo hardware, software e procedimentos para suportar a captura, administração, manipulação, análise, modelagem e apresentação de dados espaciais para solucionar
problemas complexos de planejamento e administração. (Ex.: processamento de fotos de satélites)
Graduação (Scaling): Técnica que reduz ou aumenta uma imagem combinando os elementos da imagem (pixels). Por exemplo: uma representação pixel 2 por 2 pode ser combinada por várias técnicas em um pixel.
Groupware: Sistemas computadorizados que permitem a grupos de usuários trabalharem de forma cooperativa em algum propósito o tarefa comum.
Grupos Assíncronos (Asynchronous Teams): Grupos de pessoas que podem comunicar-se por meio de um sistema de Workflow, dentro de um processo com que estejam envolvidas, de