CARLOS RUDINEI LAURINDO
ELABORAR UM ESTUDO DE IMPLANTAÇÃO DE NOVAS
TECNOLOGIAS PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS NA EMPRESA
ACERVO COMERCIO E SERVIÇOS LTDA
São José
2005
CARLOS RUDINEI LAURINDO
ELABORAR UM ESTUDO DE IMPLANTAÇÃO DE NOVAS
TECNOLOGIAS PARA GESTÃO
DE DOCUMENTOS NA EMPRESA ACERVO COMERCIO E
SERVIÇOS LTDA
Trabalho de Conclusão de Curso - pesquisa teórico-empírica apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração da Universidade do Vale do Itajaí.
Professor Orientador: Rosalbo Ferreira
São José
2005
Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em sua forma final pela Coordenação do Curso de Administração – Habilitação Marketingda Universidade do
Vale do Itajaí, em15, agosto de 2005.
Área de concentração: Administração com habilitação em Marketing. São José, 21 de outubro de 2005.
Banca Examinadora:
Rosalbo Ferreira Univali – CE São José
Professor Orientador
Ana Paula Sohn Univali – CE São José
Membro
Dimas Pincinato Alves Univali – CE São José
Dedico este trabalho aos meus pais por terem me ensinado que o trabalho é o melhor bem de um homem.
A minha esposa Roseli Souza Laurindo, as minhas filhas Kamila Souza Laurindo e Karoline Souza Laurindo.
AGRADECIMENTOS
A conclusão deste trabalho só foi possível graças ao apoio de várias pessoas. Quero agradecer primeiramente a minha família, em especial a Roseli Souza Laurindo que soube com toda sua paciência estar ao meu lado me dando força nos momentos mais difíceis. A empresa Acervo Ltda pela abertura e o apoio necessário, e ao meu orientador professor Rosalbo Ferreira.
Por final quero agradecer a todos os meus colegas, que diretamente ou indiretamente me ajudaram a chegar ao término desse trabalho, entre eles: Heron Host, Luciano Lopes e Rodrigo Noronha, e também a nossa incansável coordenadora de curso professora Luciana Merlin.
Nunca desista de sonhar, pois o sonho é o alimento da vida.
LAURINDO, Carlos Rudinei. Proposta de Estudo de Implantação de Novas Tecnologias de Gestão de Documentos para Empresa Acervo Comércio e Serviços Ltda – UNIVALI – São José, 2005.
Na atualidade as empresas estão enfrentando muitos problemas a respeito de seus documentos. Esse problema pode estar dividido entre o espaço físico ocupado e as informações não-estruturadas contida neles. A solução para estes problemas são as novas tecnologias, de microfilmagem e GED. Mas as empresas que pretendem utilizar estas tecnologias devem possuir um conhecimento satisfatório sobre a mesma, além de seguir procedimentos corretos para o planejamento e levantamento de dados, onde esses serão usados para elaborar o projeto a ser seguido na implantação de novas tecnologias. Este trabalho tem o objetivo de suprir essa necessidade, trazendo conceitos sobre informação, de gestão documental, além de um levantamento bibliográfico sobre arquivo, microfilmagem e digitalização de documentos e as tecnologias correlatas. Os procedimentos metodológicos utilizados foram o método indutivo, pesquisa exploratória, pesquisa descritiva, pesquisa de campo, levantamento bibliográfico, técnica de observação, técnica de entrevista informal uma abordagem qualitativa. Com isso foram colhidas e analisadas informações sobre as empresas onde já possuem as tecnologias implantadas, assim resultando em uma seqüência de procedimentos que se seguida corretamente significará uma implantação de sucesso.
ABSTRACT
LAURINDO, Carlos Rudinei. Proposal of Study of Implantation of New Technologies of Document Management for Company Acervo Commércio e Serviços Ltda - UNIVALI - São Jose, 2005.
In the present time the companies are facing many problems regardingits documents. This problem can be divided between the busy physical space and the information not-structuralized contained in them. The solution for these problems is the new technologies, of microfilming and GED. But the companies whom they intend to use these technologies must possess a satisfactory knowledge on the same one, besides following correct procedures for the planning and data-collecting, where these will be used to elaborate the project to be followed in the implantation of new technologies. This work has the objective to supply this necessity, bringing concepts on information, of documentary management, beyond a bibliographical survey on archive, microfilming and digitalização of documents and the technologies correlatas. The used metodológicos procedures had been the inductive method, exploratória research, descriptive research, field research, bibliographical survey, comment technique, technique of informal interview a qualitative boarding. With this they had been harvested and analyzed information on the companies where already they possess the implanted technologies, thus resulting in a sequence of procedures that if followed correctly will mean a success implantation.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO 11
1.1 AEMPRESA... 13
1.2 DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA... 15
1.3 OBJETIVOS... 15
1.3.1 Objetivo Geral ... 15
1.3.2 Objetivos Específicos ... 15
1.3.3 Justificativa... 16
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 17 2.1 TECNOLOGIA PARA GESTÃO DE DOCUMENTOS... 17
2.1.1 Estrutura do arquivo ... 19
2.1.2 Utilizando o arquivo ... 20
2.1.3 Inserindo um Documento no Arquivo ... 20
2.1.4 Tipos de Arquivos ... 20
2.1.5 Formas de Arquivar ... 21
2.1.6 Guarda de Documentos ... 21
2.2 MICROFILMAGEM... 24
2.2.1 Etapas do Processo de Microfilmagem ... 25
2.2.2 Máquinas para Microfilmagem ... 26
2.2.3 Microformas para Microfilmagem ... 27
2.2.4 Indexação e codificação... 28
2.2.5 COM (computer output microfilm) ... 29
2.2.6 Alguns Objetos Legais para Microfilmagem ... 30
2.3 GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS –GED ... 31
2.3.1 Definição – GED ... 31
2.3.2 Etapas do Processo da Digitalização ... 33
2.3.3 Estações de Trabalho: Capacidade de Processamento ... 34
2.3.4 Mídias para Armazenamento... 35
2.3.5 Redes de Computadores ... 36
2.3.6 Captura/Criação ... 37
2.3.7 Organização e Fluxo de Trabalho... 38
2.3.9 Impressão/Visualização ... 40
2.3.10 O Fluxo de Trabalho (workflow) ... 40
2.3.11 Áreas de Utilização do GED ... 41
2.3.12 Aspectos Legais Sobre Documentos Eletrônicos ... 42
2.3.13 Alguns Objetos Legais para Mídia Eletrônica... 43
3 ESTUDO DOS PONTOS POSITIVOS E NEGATIVOS DAS TECNOLOGIAS 45 3.1 VANTAGENS DA MICROFILMAGEM... 45
3.2 DESVANTAGENS DA MICROFILMAGEM... 46
3.3 VANTAGENS DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS... 46
3.4 DESVANTAGENS DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS... 49
4 DESCRIÇÃO DO MÉTODO 50 4.1 MÉTODO DE PESQUISA... 50
4.2 CARACTERÍSTICA DA PESQUISA... 50
5 PROPOSTA DE VIABILIDADE DE IMPLANTAÇÃO DAS TECNOLOGIAS DEMICROFILMAGEM E DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS52 5.1 DESCRIÇÃO DOS PROBLEMAS ENCONTRADOS NA EMPRESA... 52
5.2 DESCRIÇÃO DAS SOLUÇÕES PROPOSTA PARA EMPRESA... 53
6 CONCLUSÃO 56
REFERENCIA 57
1 INTRODUÇÃO
Na atual conjuntura do mercado global onde a concorrência tem sido acirrada, é fundamental que as empresas estejam bem estruturadas, e principalmente que tenham o controle das informações em seu sistema. A informação hoje é o grande diferencial para qualquer empresa se tornar competitiva, sendo assim a gestão de documentos passa a ter um grande valor nas tomadas de decisões.
Segundo e Vilhauer (1997, p. 09) cada vez mais o mundo dos negócios e empreendimentos está gerando documentos em forma de papel. A rapidez na localização das informações contidas nos documentos é hoje uma prioridade nas empresas e organizações. O excesso de morosidade no atendimento e a falta de cuidado na guarda de documentos de registros funcionais e financeiros, bem como as obrigações fiscais, não passam de falta de organização e métodos no armazenamento e recuperação de documentos. Organizá-los em pastas e arquivos físicos dificulta a agilidade de recuperação, trazendo conseqüências para os processos de documento. Além disso, a informação contida em documentos em forma de papel tem menos flexibilidade e tende a gerar maiores gastos de manutenção para as empresas do que quando o armazenamento é feito eletronicamente.
Para que respostas às solicitações possam ser dadas em tempo aceitável, possam agilizar processos para a satisfação de clientes e para as atividades decisivas da gerência e da administração de serviços e produtos, recentemente tem sido usado um conjunto de novas tecnologias voltadas exclusivamente para o gerenciamento de documentos digitais, conhecido pelo acrônimo de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos (SPRAGUER, 1995, 21).
Segundo Spraguer Jr. (1995, p. 23), a idéia de converter documentos em forma de papel em um método alternativo de armazenamento, a princípio com o objetivo de conservação temporal, só tornou-se possível graças aos avanços das tecnologias de imagem. A conversão para microfilme foi o primeiro recurso disponível, e que agora cede parte de seu espaço adquirido através dos tempos e da cultura empresarial, para o armazenamento eletrônico.
Ainda conforme Spraguer (1995, p. 26), até pouco tempo atrás, a tecnologia usada para processar documentos era restrita a melhorar os recursos para gerar, imprimir e transportar os documentos. O uso das tecnologias de microfilmagem e GED trazem consigo
algumas mudanças importantes no que diz respeito a como criar, armazenar, distribuir um documento, assim como, gerenciar um fluxo de trabalho baseado em documentos eletrônicos.
Estas tecnologias são resultados da aplicação de um conjunto de novas tecnologias para otimizar o fluxo de documentos em empresas e organizações assim como agilizar as comunicações e aumentar a produtividade de processos de negócios. De uma perspectiva mais ampla, é uma expansão no domínio do gerenciamento de informações, pois no processo administrativo a tomada de decisão é um elemento básico e fundamental. Para atender a essa complexidade o administrador necessita de uma documentação eficaz a qual implica em um aumento concomitante de suas responsabilidades (SPRAGUER, 1995, p. 29).
De acordo com Avendon (2002, p. 11) o Gerenciamento Eletrônico de Documentos toma como base a tecnologia de Document Imaging (tecnologia de documentos digitais composta por uma série de operações, começando com a captura, passando pela correção e resultando na conversão de originais em papel ou microfilme em documentos eletrônicos editáveis) que permite que todos os tradicionais arquivos de documentos em papel sejam convertidos para o meio digital. Eles passam a ser disponibilizado localmente ou via rede de computadores, sendo rapidamente localizados e melhor gerenciados. Como conseqüência obtém-se a agilidade no suporte a tomada de decisões, fundamental na velocidade exigida no mundo dos negócios globalizados.
Este estudo tem o objetivo de elaborar um estudo para procedimentos de implantação de novas tecnologias, sendo elas a microfilmagem e a Digitalização de Documentos para empresa Acervo Ltda.
Sendo abordado os princípios da arquivologia, da microfilmagem e do GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos, os conceitos envolvidos, as características principais, algumas aplicações e ainda aspectos legais de utilização destas tecnologias para a empresa Acervo Ltda.
Para realizar este estudo foi usado como metodologia o levantamento bibliográfico em livros, revistas especializadas e em alguns sites na Internet, os quais, contém informações confiáveis.
1.1 A Empresa
A empresa Acervo Comércio e Serviços Ltda foi fundada em maio de 1993 na cidade de São José, no estado de Santa Catarina. Devido à extinção das áreas de digitação e microfilmagem da empresa CIASC – Centro de Informática do Estado de Santa Catarina, surgiu à idéia de se implantar na grande Florianópolis uma empresa neste segmento. Assim, a Acervo (empresa) foi fundada e teve seu primeiro registro na Junta Comercial do Estado de Santa Catarina como Acervo Serviços de Guarda e Arquivamento e Conservação de Documentos S/C Ltda ME.
A empresa permaneceu sem atividade até o dia 12 de junho de 1995, quando foi empossado o novo sócio: Carlos Rudinei Laurindo. A empresa abriu sua primeira sede no bairro Kobrasol, município de São José, com uma área de 120 metros quadrados. O primeiro cliente “de peso” que a empresa conquistou foi à empresa CIASC, prestando serviços de microfilmagem de documentos, através de licitação, do qual a empresa Acervo assinou um contrato por quarenta e oito meses.
Em 31 de janeiro muda sua razão social para Acervo Comércio e Serviços Ltda, e amplia seu portfólio de serviços e, conseqüentemente, começa atuar no comércio de equipamentos e suprimentos. No ano de 1999, em função das mudanças de tecnologias, a empresa busca no mercado um parceiro para atuar no segmento de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, tendo como seu parceiro a empresa BKM Sistema Ltda, do qual em parceria foram implantados 12 plataformas de GED na grande Florianópolis.
Devido à necessidade do mercado a Acervo buscou outro parceiro para o segmento de GED, dos quais pesquisado optou pela empresa Prodimage Tecnologia em Documentação Digital Ltda, de Minas gerais, disponibilizando o software de produção PRODimage, através do conhecimento prático adquirido pela empresa Acervo, este mesmo software passou a receber novas customizações em suas novas versões, e de acordo com as necessidades dos clientes da empresa. No mesmo ano a empresa assina contrato com volume expressivo e estimado em um milhão de documentos com a empresa Gerasul Energia S.A., sendo assim adquiriu seu primeiro scanner de produção para documentos com capacidade de 80 páginas por minuto.
Hoje a empresa conta com 20 funcionários, e ocupa uma área de 500 m², e tendo como clientes (Tractebel Energia, CIASC, BADESC, SESI, FAHECE, INCRA, entre outros.). Todos utilizando na sua gestão de documentos o gerenciador Prodimage, no seu processo.
Em primeiro de outubro de 2001, através de compra de ações a empresa passa a pertencer somente ao sócio Carlos Rudinei Laurindo. Com mais liberdade para gerenciar a empresa passou por um processo de reestruturação, tendo como principal objetivo oferecer aos seus clientes novos serviços, com intuito de fideliza-los.
Sendo assim, e diante de novos modelos administrativos, a empresa de um modo em geral passou a cuidar melhor das suas informações e documentações técnicas que tem as necessidades administrativas, para se adequar às exigências da competição e também para acompanhar as características das modernas estratégias mundiais de administração. Deste modo o tratamento da documentação passou a ter um outro status, deixando a condição de simples arquivamento para estar dentro do plano de estratégias da atividade fim da empresa.
O valor dos documentos já não é desprezado por executivos e dirigentes que sabem quanto os processos de negócios dependem das informações neles contidas, e não somente nas informações contidas nos bancos de dados. Conforme Jardim, (1982, p.26), a informação não estruturada compõe mais de 80% do corpo documental das empresas.
Portanto, a necessidade dos seus clientes, levou a empresa Acervo em junho de 2003, a oferecer também os serviços de guarda de documentos. E por acreditar no conhecimento dos seus profissionais, a empresa Acervo ganha com a tarefa arquivística, pois ela apresenta uma grande importância, tendo em vista que sua função primordial é disponibilizar as informações contidas nos documentos para tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações, o que só se efetivará se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados.
1.2 Descrição da Situação Problema
Hoje presença de grande volume de documentos arquivados em caixas, além do volume documental gerado diariamente pela empresa Acervo Ltda.
Existe uma demora na pesquisa de documentos solicitados pelos departamentos da empresa Acervo Ltda.
Falta de Backup dos documentos gerados pela empresa Acervo Ltda. O uso inadequado do espaço físico.
1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo Geral
Elaborar um estudo de viabilidade de implantação das tecnologias de microfilmagem e digitalização de documentos na empresa Acervo Comércio e Serviços Ltda.
1.3.2 Objetivos Específicos
• Conhecer as tecnologias de gestão de documentos;
• Listar os procedimentos de implantação da microfilmagem na empresa Acervo Ltda; • Listar os procedimento de implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos; • Listar os pontos positivos e negativos das tecnologias.
1.3.3 Justificativa
Devido à concorrência acirrada em todos os segmentos, o objetivo maior deste projeto será mostrar as facilidades que as tecnologias de microfilmagem e digitalização de documentos poderão trazer para a empresa Acervo. Pois o tema proposto para ser desenvolvido neste trabalho proporcionará uma vivencia prática da teoria da gestão de documentos, além do conhecimento de campo através de visitas nas empresas que já possuem os sistemas implantados, com isso gerando informações mais precisas.
Para o acadêmico agregará valor intelectual e profissional, fazendo com que o mesmo consiga através da amostragem disponibilizar informações precisas para a implantação do projeto na empresa Acervo Ltda.
Como beneficio para a empresa analisada, este estudo, contribuirá para customizar o espaço físico, manter de forma segura e eficaz uma cópia dos documentos da empresa, e o mais importante quando necessário a disponibilização das informações para as tomadas de decisões.
Para a universidade, servirá como um guia de pesquisa, referente aos segmentos de microfilmagem e digitalização de documentos.
2
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1 Tecnologia para Gestão de Documentos
De acordo com Prado (1974, p. 12), o conceito de arquivo passou por uma evolução que é interessante observar:
A necessidade de comunicação é tão antiga como a formação da sociedade humana. O homem talvez na ancia de se perpetuar, teve sempre a preocupação de registrar suas observações, seu pensamento, para o legar as gerações futuras.
Assim começou a escrita. Na sua essência, isto nada mais é do que registrar e guardar. Por sua vez, no seu sentido mais simples, guardar é arquivar.
Um arquivo ou uma biblioteca representam o reduto onde anos e forma de cultura e conhecimento estão depositados. Independente do estilo e característica de cada um, a preocupação, além da aquisição de material, deve recair sobre como e o que fazer para manter vivo este material. (LIMA, 1999, p. 2)
Conforme Medeiros (1975, p. 137), a importância dos arquivos cresceu enormemente a medida em que se desenvolveram os conceitos sociais, econômicos e culturais da humanidade. A industrialização também representou papel importante na sociedade, exigindo arquivos de melhor qualidade, maiores e mais funcionais. A disseminação do ideal democrático, por seu turno, ampliou os horizontes dos indivíduos e abriu-lhes a porta da consulta, de pesquisa, dos arquivos.
Segundo Medeiros (1975, p. 139), os últimos anos fala-se muito em desburocratização, palavra mágica que pretende tornar mais eficientes os órgãos públicos em nosso pais. A mudança de mentalidade não deve basear-se pura e simplesmente numa fórmula de eliminação dos papéis e destruição indiscriminada de documentos. O documento por si só, não pode ser encarado como um entrave ao correto desempenho da administração pública. Muitos arquivos foram e continuam sendo destruídos. Há necessidade de critérios rigoroso para evitar o aniquilamento da nossa memória nacional. O valor e a importância dos arquivos e dos documentos precisam ser avaliados a todo instante, antes de qualquer medida de destruição. A sociedade brasileira, como um todo, precisa compreender a verdadeira extensão do problema e preservar esse grande patrimônio cultural.
Na concepção de Santos e Medeiros, (1985 p. 137) arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições publicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a natureza do documento.
Para Santos (2003, p. 33) a moderna Arquivística entendendo-se por este conceito os novos paradigmas difundidos, mais amplamente a partir da década de 50 por Schellenberg e os demais teóricos da área, apregoa como um de seus fundamentos a existência de três idades documentais. Conhecido como a teoria das três idades, estes princípios arquivísticos identificam um ciclo de vida documental que envolve a utilização corrente do documento, quando está armazenado junto aos seus produtores, uma fase intermediária (Quando os produtores, embora necessitem dos documentos para consultar ou garantir direitos, os utilizam com pouca freqüência) e uma fase permanente (Quando não tem mais utilização para os fins para o quais foram criados e na qual os produtores não possuem ingerência sobre os documentos e estes estão abertos à consulta pública – no caso dos órgãos públicos -, são documentos preservados para fins informativos e, ainda, por constituírem provas da atividades da instituição, assim como de sua evolução administrativa e técnica).
Ainda para Santos (2003, p. 35), do ciclo documental, a última fase sempre recebeu maior atenção dos teóricos da área. As instituições arquivística públicas e governamentais, maiores acumuladores mantenedores de documentação dessa fase, têm sido objeto constante de estudo no âmbito da arquivologia. Seus objetivos principais (preservar a memória governamental em sua esfera de competência e conceder acesso a essa memória, composta pelos fundos – acervos arquivísticos – recolhidos) já foram bastante discutidos, restando um pouco mais de aplicação das conclusões resultantes dos vários estudos e adequação aos arquivos históricos preservados sob a custódia de uma instituição privada ou considerados como de interesse público e social (Art. 12, Lei 8.159/91) à comunidade a qual o acervo está relacionado.
Na visão de Paes (1997, p. 34), arquivos são conjuntos de documentos recebidos e produzidos por uma entidade seja ela pública ou privada, no decorrer de suas atividades. Claro está que, sem o conhecimento dessa entidade suas estruturas e alterações, seus objetivos e funcionamentos – seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação.
Para Paes (1997, p. 34), que é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, cartográfico, iconográficos, informáticos etc), pois este procedimento facilita os serviços na classificação dos respectivos documentos.
Precisamos segui a orientação recomendada para elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou a descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente, pois tem aspectos relevante para o planejamento, em função do investimento a ser aplicado no arquivo.(PAES, 1997, p. 37).
Na antiguidade, prevalecia o conceito legal dos arquivos. Os documentos serviam para estabelecer ou reivindicar direito (MEDEIROS, 1985, p. 127).
Segundo Paes (1997, p. 28), “são dois tipos de arquivo o vertical, e o horizontal, sendo mais comum o uso do método vertical, onde os documentos ou fichas são dispostos um atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas”.
Ainda para Paes (1997, p. 29) Documentos escritos ou textuais são: documentos manuscritos, datilografados ou impressos, que cada qual tem que ser avaliado em função do tipo de equipamento a ser adquirido, ou mesmo o software, não esquecendo os tamanhos de cada papel.
2.1.1 Estrutura do arquivo
No entendimento de Prado (1974, p. 12.) o arquivo visa organizar e recuperar de forma rápida e segura os documentos, e recomenda-se, usar o piso térreo, devido a facilidade para retirar os documentos em decorrência de uma emergência, usar estantes de aço com seis prateleiras, com espaçamentos de 70 cm entre uma e outra, e paredes na cor branca, presença de sensores de fumaça, vigilância 24 horas, janelas protegidas contra raios solares, controle de temperaturas e umidades relativas do ar, precisa também de um bom sistema de controle contra insetos, é fundamental o registro de toda documentação que entra e sai do arquivo, só assim as informações serão sempre confiáveis.
2.1.2 Utilizando o arquivo
Na concepção de Prado (1974, p. 19), para que a organização não se perca, a informação é fundamental, sendo necessário que os responsáveis sejam informados sempre que houver necessidades da busca de um documento, e que na retirada de um documento de pesquisa sugere-se ter em mãos o campo de indexação do setor. E o próximo passo seria localizar a caixa na estante para extrair o documento. Ao localizar o documento na caixa, e se houver necessidade de retirar e levá-lo para outro setor, deverá ser inserido dentro, e no local de onde foi extraído, o termo de retirada devidamente preenchido, sendo que este termo deverá ser preenchido com o nome de quem levou o documento, setor, data de saída e campos de indexação. Quando o documento retornar, retira-se o termo, que será descartado e devolve-se o documento ao devolve-seu devido lugar.
Conforme Prado (1974, p. 20), é que este procedimento servirá de controle para que nenhum documento seja extraviado, uma vez que, preenchido o termo de retirada de documentos o colaborador que os retirar será o responsável pela devolução do mesmo sem danos.
2.1.3 Inserindo um Documento no Arquivo
Conforme Prado (1974, p. 143), todo documento depois de realizado a pesquisa deverá retornar para o local de origem, como o numero de pesquisa tende a ser com uma freqüência grande, tendo em vista atividades de cada setor. Geralmente os tipos mais comuns de documentos são: contratos sociais, empenhos, ordens de compra, comprovante de estudante, pedidos de compra, e-mails, correspondência, comprovante de depósito, contra cheques, folha de pagamento, fichas ponto, entre outros.
2.1.4 Tipos de Arquivos
Conforme Prado (1974, p. 21) cita que na nomenclatura arquivista é usado três tipos de arquivos:
Arquivo ativo: mantém arquivados os documentos e papeis de uso, consulta e referencia constante e atuais, ou que se encontrão em fase de conclusão.
Arquivo inativo: guarda documentos e papéis que oferece menor freqüência de uso, consulta ou referência.
Arquivo morto (inativo) armazena documentos de freqüência de uso, consulta ou referência quase nulas.
2.1.5 Formas de Arquivar
Conforme Prado (1974, p. 42), fazendo um rápido retrospecto, vamos encontrar nos tempos primitivos, os métodos mais elementares de arquivamento, embora rudimentares e irracionais esses arquivos evidenciavam a necessidade de organizar um plano para guardar os documentos, que são eles: o gancho, o espigão, o espeto, a mãozinha, os embrulhos, os prendedores com base de madeira, as pastas murais, os tubos metálicos, os arquivos foles ou sanfonas (que eram pasta de couro com divisão internas) os baús ou as caixas de zincos, sendo estes os primitivos, com a mudança e o surgimento de novas tecnologias contamos hoje com as pasta suspensas, caixas de papelão, mapoteca, arquivo deslizante, arquivo de aço com gavetas, estantes de aço, microfilmes, cartão janela, microfichas, fitas date, cd e dvd.
2.1.6 Guarda de Documentos
Segundo Spraguer (1995, p. 17), a informação vem sendo registrada em papel há séculos. Nos últimos 70 anos, muitos documentos têm sido registrados em microfilmes, e há aproximadamente 40 anos vem sendo utilizada a mídia magnética (fitas e discos). Em cada um destes casos, a nova mídia forneceu mais um método de armazenamento de informação, sem, no entanto, substituir a anterior. Desde o tempo da escrita cuneiforme, um documento é descrito como uma unidade de “registro estruturado de informações para consumo humano”.
A escrita cuneiforme: é um tipo de escrita utilizada principalmente na antiguidade, constituída por pedras e tábuas de barro cozido cujos caracteres tinham a forma de cunha. Contidas em documentos agora são representadas, processadas e armazenadas.
Esta definição é usada para uma grande variedade de documentos usados em empresas e organizações. Podemos citar como exemplo os seguintes tipos:
Contratos e Acordos Itens e artigos de jornais
Relatórios, Desenhos Plantas e fotografias
Manuais e Livretos Mensagens de e-mail e voz
Formulários de Negócios Vídeo-clipe
Correspondência Apresentações
Memorandos Transcrições de encontros.
Quadro 01: Tipos de documentos.
Fonte: Spraguer (1995, p. 17) Elaborado a parti da pesquisa.
Segundo Paes (1997, p. 31), devemos considerar que: o papel mesmo que possua todas as propriedades físicas e químicas para durar séculos, sofrem influencias que prejudicam sua durabilidade.
Existem os fatores internos e os fatores externos. E os fatores externos podem ser divididos: em físicos, químicos e biológicos.
A umidade e temperatura do ambiente são fatores que, via de regra, contribuem expressivamente na deteriorização dos documentos.
As variações de temperatura e a umidade submetem o material documental a intensos movimentos de contração e alongamento. Além disso, esses dois fatores favorecem a proliferação de agentes biológico de degradação dos documentos, como exemplo: insetos, fungos e bactérias.
Na visão de Paes (1997, p.31), o acompanhamento das variações dos níveis de umidade e temperatura é feito com o auxilio de termômetro e higrômetro que registram, respectivamente, a temperatura e a umidade da atmosfera. Para este fim é indicada a utilização do termigrometro (aparelho que mede, simultaneamente, a temperatura e a umidade relativa do ar).
Desta forma faz-se necessário que a ambientação permaneça estável, com valores em torno de 20º a 23º C. de temperatura e entre 50% a 60% de umidade relativa do ar (UR). Geralmente faz-se necessário um sistema combinado de refrigeração e de desumidificação,
pois os parâmetros climáticos das regiões tropicais (grande parte do Brasil) estão muitos distantes dos valores de padrão ideais (PAES, 1997, p. 33).
Conforme Paes (1997, p. 33), o desumidificador de Ar é um aparelho de fácil manuseio e remoção, que retira o excesso de água do ar por meio de um sistema mecânico de refrigeração: o ar passa por uma serpentina onde resfria até a umidade se condensar e se separar do ar, que devolvido ao ambiente, a água é eliminada por mangueiras ou acondicionada em reservatório.
Ainda para Paes (1997, p. 34), o excesso de umidade estraga muito mais o papel do que a deficiência de água, pois o papel absorve o máximo a umidade do ambiente, quando os acervos documentais são atingidos pelo excesso de umidade, verifica-se o borramento das tintas, os adesivos de desprendem e há o aparecimento de manchas ocasionadas pela oxidação de todas as substancia metálicas que contém os papéis e tintas. Também causadores de danos aos documentos são os raios ultravioletas presentes tanto na luz solar (ação mais rápida) como na iluminação artificial normalmente de ação mais lenta.
No tocante a iluminação alerta Paes (1997, p. 34), que é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos documentos. Primeiro: ela tem ação clariadora que causa o desbotamento ou escurecimento de alguns papéis e algumas tintas. Segundo: acelerada a degradação da lignina que por ventura esteja presente no papel, que provoca o rompimento das fibras de celulose.
Já o controle de incidência da luz artificial é mais fácil. As reduções de iluminação ao mínimo possível nos locais onde os acervos estão armazenadas, e a redução do tempo de iluminação, ajudam sobremaneira (PAES, 1997 p. 35).
Na visão de Paes (1997, p. 35), ainda apesar de não haver uma lâmpada que seja o ideal, como já virmos anteriormente, recomenda-se o uso de lâmpada fluorescente Philips pl eletrônica 11 watts, ou a adaptação, ás lâmpadas já existentes, de filtro antiultravioleta.
Na percepção de Paes (1997, p. 36), outro fator que não pode ser descartado, esta relacionado com a ventilação do ambiente. Arquivos mal ventilados favorecem a presença de bibliófagos e microorganismos (fungos, bactérias, algas, protozoários). A ventilação pode ser artificial, através de ventiladores, circuladores de ar, ou natural. Além do controle da ventilação, é imprescindível o combate aos microorganismos através da fumigação. Este procedimento elimina fungos, bactérias e insetos nos documentos, sendo necessário o uso de
produtos químicos que agem diretamente sobre eles, sendo, portanto executadas por profissionais especializados.
Ainda para Paes (1997, p. 37), com relação ao condicionamento dos documentos que compõem o arquivo recomenda-se a utilização de arquivos do tipo polionda, por serem fabricados de material neutro. Esta providencia evita os efeitos causados pela luz, poluição, oxidação e etc.
Outra questão delicada e controvertidos é a decisão de o que guardar e o que descartar. Claro que o ideal seria conservar papel que vinculasse uma informação não repetida ao nome de um cidadão. Um documento pode vir a ser importante no futuro simplesmente por revelar que alguém esteve em algum lugar numa certa época. Tornar-se-á necessária uma pré-seleção, através da qual o descarte do que for considerado desnecessário, proverá espaços aos documentos permanentes (PAES, 1997 p. 38).
2.2 Microfilmagem
Segundo Prado, (1997, p. 39) nos dias de hoje, a cada momento surgem novas e importantes informações. Assim é impossível que um único arquivo ou serviço de informações tenham condições de reunir todos os registros publicados. A solução é interagir os arquivos e partir para a cooperação, criando-se redes ou sistemas de informações e, através da Comutação Bibliográfica, fazer com que as informações cheguem aos usuários com o mínimo de tempo e o máximo de eficiência.
Para Prado (1974, p. 150) “a microfilmagem surgiu na segunda guerra mundial, e no dia 08 de maio de 1968, através do numero 5.433, a referida lei, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e da outras providencias”.
Ainda para Prado (1974, p. 151), “microfilmagem é um processo que implica em retirar fotografias em miniatura dos documentos. Os retratos são retirados em filmes de 16mm ou 35 mm, semelhantes aos que se usam em câmeras cinematográficas. Uma vez revelado o filme, este passa por um projetor (leitor) para sua inspeção ou leitura. Algumas destas maquinas chamadas de leitora copiadora, também imprimem copias em papel”.
Segundo Rodrigues (1981, p. 8) “o microfilme é uma película fotográfica, transparente e flexível, contendo documentos fotográficos de maneira reduzida, cuja leitura só é possível através de equipamento apropriado.”
Para Prado, (1974, p. 153), além do microfilme existem as microfichas que recebem em suas canaletas os fotogramas, que são cortados no formato dos documentos. Os equipamentos utilizados na microfilmagem são: planetárias, rotativas, leitor de filmes, leitor de microfichas, leitora copiadora, processadora de filme, reveladora de filme, densintometro, sensintometro, microscópio e enjaquetadora de filme.
2.2.1
Etapas do Processo de MicrofilmagemConforme Dorfman (1978, p. 27) são estas as etapas do processo de microfilmagem:
Recepção e Despacho Setor responsável pela busca e devolução dos documentos aos
clientes.
Fluxo Onde são definidas, as formas e impressas as imagens de abertura
de encerramento, as etiqueta dos filmes e os relatórios dos mesmos. Preparação de documentos São classificados por ordens numérica, alfabética, ou geográfica, se
extrai grampos e clipes, recuperando e colando os documentos danificados.
Microfilmagem Podem ser em planetárias ou rotativas dependendo do tamanho do
documento, que variam de exposição reduzida de 21X até 70X. Processamento e Duplicação Os filmes são revelados e é feita uma cópia para a inspeção,
guardando o original no arquivo.
Controle de qualidade Os documentos são visualizados um a um no leitor, conferindo a
qualidade na microfilmagem e seqüência conforme definida pelo fluxo. Caso haja documento com problema exemplo imagem desfocada, retira-se o documento original para fazer correção no próximo filme, que será identificado na etiqueta do filme que aconteceu o problema, e na etiqueta do filme que recebeu a correção.
Quadro 02: Etapas do processo de microfilmagem.
Fonte: Dorfman (1997, p.27). Elaborado a partir da pesquisa.
Cita ainda Rodrigues (1981, p.10), “que devido às vantagens, o microfilme é utilizado em vários setores e atividades, como: escolas universidades, hospitais, bibliotecas, empresas,
órgão públicos, etc”. O aperfeiçoamento das máquinas, com a fabricação de minileitores de fácil transporte, e a crescente utilização do microfilme permitirão uma diminuição progressiva no custo de produção dessas máquinas e do documento microfilmado. Isso tornará possível, num futuro não muito longe, a popularização das microformas, tornando-as acessíveis a todas as camadas da população.
2.2.2 Máquinas para Microfilmagem
Para Dorfman (1978, p. 41) são três os tipos de máquinas utilizadas na microfilmagem: as microfilmadoras (unidade de entrada), as processadoras (unidade de processamento) e as leitoras (unidade de saída).
Maquina microfilmadora – Estão divididas em dois grupos Rotativas e Planetárias.
Rotativas Um sistema de tambor ou esteira transporta o documento que, ao alcançar
determinada posição dentro da máquina, aciona o mecanismo disparado da câmera fotográfica. Por esse disparo, o filme gira automaticamente e de maneira sincronizada com o documento, fotografando todos os seus registros. Essa operação termina quando o documento acaba de passar pela máquina, reiniciando a cada novo documento. Algumas máquinas filmam frente e verso do documento ao mesmo tempo.
Vantagem As microfilmadoras rotativas é a grande velocidade com que operam. Seu
emprego, entretanto, fica condicionado ao tamanho do documento, que não pode ser muito grande, e deve ter suas folhas soltas.
Planetária Uma planetária compõe-se de uma mesa para fixação do documento, de
uma unidade filmadora fixada em uma haste vertical e de um conjunto de lâmpadas.
Processadora de microfilme
Da mesma forma que as fotografias são reveladas e processadas para poderem ser vista e copiadas, o microfilme necessita de um processamento antes de ser lido e copiado.
As processadoras compõem-se de tanques com produtos químicos que permitem a revelação e fixação de compartimentos de lavagem e secagem do filme.
Máquina leitora São máquinas que permitem ler o que se microfilmou. Existem dois tipos
básicos as Leitoras Simples e as Leitoras Copiadoras. Leitoras simples Destina-se somente a leitura da microforma
Quadro 03: Máquina para microfilmagem.
Fonte: Dorfman (1997, p. 41). Elaborado a partir da pesquisa.
Ainda para Dorfman (1978, p. 45) as leitoras compõem-se de uma tela, na qual se visualiza o fotograma ampliado, e do local onde se coloca a microforma para ser lida. As
leitoras copiadoras têm, além disso, um dispositivo que fornece as cópias em papel. Existem vários modelos, destinados aos diversos tipos de microforma (rolos, jaquetas, magazine, cartão janela, etc.), sendo que alguns servem para leitura de mais de um desses tipos. Alguns modelos possuem lentes fixas, outras intercambiam. Existem ainda leitoras de mesa e leitoras portáteis, estas, de fácil transporte podem ser utilizadas em qualquer lugar.
2.2.3 Microformas para Microfilmagem
Para Dorfman (1978, p. 49) são estas as microformas:
Rolo É o tipo mais antigo, usado para documentação seqüencial e sem
crescimento. Dele se derivam todos os outros tipos de microformas. Vantagens do
armazenamento em rolos
Baixo custo; grande capacidade de armazenamento; completa integridade do arquivo; fácil duplicação a baixo custo; grande variedade de leitoras para essa forma.
Desvantagens Uso restrito ás seqüências documentais; leitoras de custo maior; pouca
praticabilidade para pequenos volumes de documentos, dificuldade de atualização.
Cartão-janela É um cartão com uma abertura, na qual se insere o fotograma. A existência de um só fotograma permite utilizar a informação, facilitando a indexação. É mais utilizado para engenharia.
Tab-jac É semelhante ao cartão janela e contem de um a três canais para inserção de
fotogramas. É adequado para documentos de crescimento lento.
Obs; Tanto o Cartão-janela quanto o Tab-jac são indicados para documentos
ativos e sujeitos a crescimento.
Vantagens Do cartão-janela e tab-jac – Padronização de vários documentos, facilidade
de duplicação, possibilidade de seleção automática; individualização de vários assuntos.
Desvantagens Custo de utilização; recuperação manual lenta; alto custo da recuperação
automática; custos de duplicação.
Jaquetas São duas folhas de plástico transparente que, coladas entre si em vários
lugares, formam pequenos canais, nos quais se encaixam os fotogramas. São usadas para documentos ativos ou inativos, em crescimento ou não. Os documentos podem ser agrupados por assunto. A partir das jaquetas podem ser feitas cópias em forma de microfichas.
Vantagens Unitização do arquivo, baixo custo dos aparelhos leitores; baixo custo de
duplicação; facilidade de indexação e de atualização.
Desvantagens Custo de jaquetas, custo de unitização, deficiência na integridade do
arquivo.
Microfichas Podem ser feitas a partir das jaquetas ou produzidas diretamente por
maquinas para esse fim. È uma folha de filme que contém fotogramas quadriculados numa seqüência lógica. Usadas para documentos ativos ou passivos não sujeitos a crescimento.
Vantagens Baixo custo; grande capacidade de armazenamento; duplicação fácil e
direto; facilidade de indexação; existência de aparelhos para recuperação automática.
Desvantagens Problemas com a integridade do arquivo; pequena quantidade disponível de
leitoras copiadoras. Cartuchos, cassetes e
magazines
Funcionam como embalagem para um rolo de microfilme. Sua inserção na maquina é feita automaticamente. Serve para documentos ativos e inativos sem crescimento.
Vantagens As mesmas do rolo; facilidade de transporte e manuseio; recuperação da
informação; proteção do filme; sofisticadas codificações disponíveis; integridade do arquivo.
Desvantagens As mesmas do rolo; limitação de aparelhos leitores; custos.
Quadro 04b: Continua-se apresentar, Máquinas para microfilmagem. Fonte: Dorfman (1997, p.41). Elaborado a partir da pesquisa
2.2.4 Indexação e codificação
Para Dorfman (1978, p. 43) a microfilmagem de documentos só terá sentido prático, se for possível o acesso ás informações de maneira rápida, econômica e eficiente. As técnicas de indexação e codificação se desenvolve de tal forma que a recuperação é hoje bastante eficiente. Essas técnicas evoluíram mais para o rolo e cassetes (inclui-se aqui os cartuchos e magazines), pois os outros tipos são unitizados e já vem com a indexação. O rolo e o cassete, por conterem muitos fotogramas e devido ao seu formato, necessitam de uma indicação do rolo e do lugar que se encontra determinado documento microfilmado.
Segundo Dorfman (1978, p. 44) são esta as forma de indexação na microfilmagem:
Indexação alfabética Consiste identificar os microfilmes exatamente como se identificam as gaveta ou arquivos original. Tem-se acesso aos documentos microfilmados: a) pelo rolo do filme identificado externamente; b) pela procura no interior do rolo, do documento desejado pela ordem seqüencial alfabética. Esse sistema é direto, não necessita de índice.
Sistema flash O filme é dividido em lotes de documentos. Antes de cada lote, há um
espaço em branco que, ao passar, provoca uma claridade, chamando a atenção do operador. Logo após, aparece um documento com a indicação do Flash do lote de documento. Cada lote contém vários documentos, e o operador necessita pesquisar até encontrar o documento desejado. Há necessidade de um índice externo, indicando em que rolo e em que Flash se encontra determinado documento ou grupo de documento
Vantagens A codificação é parte integrante do filme; facilidade de indexação e de
localização do lote de documentos; dispensa equipamento especial.
Desvantagens Facilidade de localização restrita aos lotes, necessidade de preparação
necessidade de pesquisa seqüencial desde do inicio do rolo.
Sistema numérico Cada documento é identificado com um número, numa determinada
seqüência. Implica na existência de um índice remissivo que aponte o numero correspondente ao documento desejado.
Codificação por linhas É o registro, durante a microfilmagem, de linhas colocadas em posição predeterminadas, entre os fotogramas. Ao se movimentar o filme no aparelho leitor às linhas aparecem como se fossem continuas e são comparadas a uma escala numérica na tela da máquina. Pressupõe a ordenação dos documentos em seqüência. Todos os tipos apresentados são sistemas manuais empregados para rolos. Os seguintes são sistemas automatizados, também para rolos.
Codificação por marcas (Blip)
São pequenas marcas retangulares existente sobre cada fotograma e produzidas durante a operação de microfilmagem.
Codificação binário fotoptica
Da mesma forma que o Blip, é produzida na hora da microfilmagem. São retângulas opacas adjacentes às imagens de cada documento ou grupo de documentos. Para acesso ao documento, basta que se digite o código relativo ao mesmo; a busca é feita automaticamente pelos circuitos do equipamento. Há necessidade de índice. Será vista agora a indexação de microfichas, jaquetas e cartões janela.
Titulo-indice O acesso às informações contidas em microfichas, jaquetas e cartões
janela são feitos geralmente através da adequada titulação dessas microformas, indicando-se assunto, a que se referem e, caso necessário, um índice similar aos usados em livro. Esse sistema de codificação é simples e versátil, podendo ser aplicado a qualquer tipo de indexação, seja alfabética, numérica ou outra.
Codificação por cores Consiste em codificar faixas coloridas nas bordas das microforma, para identificar um lote ou arquivo, ou mesmo departamentos, seções, etc. Codificação por
ranhuras
Consiste em reproduzir recortes, geralmente na borda superior da microforma, em posições correspondente a um código numérico.
Quadro 05b Forma de indexação e codificação na microfilmagem Fonte: Dorfman (1997, p. 44). Elaborado a partir da pesquisa
2.2.5 COM (computer output microfilm)
Conforme Avendon, (1993, p. 127) a combinação do computador e microfilmagem oferece muitas vantagens teóricas e praticas. O sistema COM é um sistema de distribuição de informação no qual combinam as duas tecnologias.
Para a Avendon (1993, p. 128) a informação processada pelo computador, em vez de ser impressa na página de um formulário é levada a um sistema COM a um filme, formando as microimagens dessas páginas. As imagens dos caracteres (letras, números e símbolos) são geradas e fotografadas a alta velocidade no equipamento COM. O sistema se completa com o
processamento e corte dos filmes e a produção das cópias adicionais requeridas. O acesso do usuário às páginas individuais de informação efetuar-se mediante a utilização de visores, nos quais as microimagens serão aplicadas ao tamanho de uma pagina de computador.
2.2.6 Alguns Objetos Legais para Microfilmagem
De acordo com o órgão CENADEM (2005) são esta as leis que regem o microfilme no Brasil:
Lei nº. 5.433, de 08 de maio de 1968. Diploma Legal que regula a microfilmagem de documentos oficiais e particulares e dá outras providências.
Decreto Federal nº. 51.658/63, determina que os microfilmes, sob forma de negativos sensibilizados e revelados ou sob forma de positivos sensibilizados e revelados, têm os valores educativos, científicos e culturais dos originais.
Processo nº. 015376/75, do Ministério da Justiça – Divisão Especializada, diz que a destruição dos originais, autorizada por lei, fica a critério da autoridade competente que, no caso dos documentos particulares está configurada no seu detentor. firma ou indivíduo.
Portaria MPAS nº. 768, de 26 de junho de 1977, do Ministério da Previdência e Assistência Social admite a microfilmagem da documentação comprobatória dos lançamentos efetuados para serem reembolsados pelos Serviços Médicos Hospitalares ou Ambulatoriais.
Ordem de Serviço nº. 22.26-SAF-INSS de 12 de setembro de 1977, Serviço de Arrecadação e Fiscalização do INSS, que estabeleceu o procedimento para aceitação dos documentos microfilmados, para fins de fiscalização, bem como, disciplinou as normas a serem seguidas pelos fiscais junto às empresas.
Regulamentos do ICMS e do IPI, nos termos dos seus Artigos 517 e 254, regulamentam que as Notas Fiscais produzidas mecanograficamente poderão ser substituídas pelo Microfilme.
Código do Processo Civil, Lei nº. 5.869/73, estabelece que a reprodução fotográfica faz prova dos fatos desde que não impugnada a sua autenticidade, em cujo caso o juiz determinará a realização de exame pericial.
Decreto nº. 1.799/96, de 30 de janeiro de 1996, regulamentou a Lei do Microfilme nº. 5.433/68, o qual autorizou o uso do microfilme convencional e também daqueles produzidos através do Processamento Eletrônico de Imagens com o COM - Computer Output to Microfilme.
2.3 Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED
Para Avendon (2001, p. 21) as necessidades de economizar espaço físico e manter cópias de documentos existem há algum tempo nas organizações, visto que o volume de papel, mídia de documentos ainda mais usada no mundo, vem crescendo exponencialmente. A humanidade gerou a mesma quantidade de informação nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores (Spraguer, 1995, p. 52). Somado às necessidades anteriormente citadas, existe também o trabalho dispendioso em tempo de procurar documentos em grandes arquivos de papel, armários e/ou fichários, que produzirá processos lentos e de baixa produtividade.
Ainda para Avendon (2001, p. 21) a chegada da microfilmagem resolveu em parte alguns dos problemas encontrados nos arquivos de papel, pois o espaço requerido para se estocar os microfilmes é expressivamente menor que o utilizado com o papel. Mas ainda assim, uma questão pairava nas cabeças de gerentes: como tornar os processos mais ágeis? Como fazer com que a localização e manipulação de documentos não seja a parte mais demorada de todo um processo? Estas questões só seriam respondidas a partir do momento em que a tecnologia estivesse a favor da reprodução eletrônica de documentos.
Conforme o CENADEM (2005) para gerenciar e manter os documentos se faz necessário o uso de sistemas operacionais e de banco de dados cliente/servidor, softwares de workflow, softwares de tratamento e recuperação de imagens, além de implementações de segurança no acesso e backup (cópias de segurança).
Para Spraguer e Avendon (1995, 2001) O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma solução que faz uso de novas tecnologias, para agilizar o fluxo de documentos representados na forma de papel, aumentar a velocidade na troca de informações, e tornar os processos de negócios mais rápidos. O GED é bastante vantajoso em relação às outras formas de gerenciar documentos existentes atualmente. Gerenciar documentos, como já foi dito anteriormente, não significa apenas gerar um acervo sem nenhum controle sobre seu conteúdo, e um bom sistema deve englobar todos os preceitos do Gerenciamento de Documentos.
Plano das organizações brasileiras em relação ao GED até 2004.
Fonte: Jornal do GED (1999, p. 5)
Para Avendon (2001, p. 3)A crescente expansão de implementação de sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é parte do resultado dos avanços na tecnologia de sua infra-estrutura básica. Tais tecnologias de sustentação melhoram a manipulação da informação no gerenciamento e processamento de documentos. A infra-estrutura do GED deve ser capaz de operar todas as suas tecnologias envolvidas de forma integrada. O uso de seus componentes de forma conjunta e concisa é o fator relevante no significado da existência desta solução.
Gerenciamento: criação, armazenamento, organização, transmissão, consultas, manipulação, atualização, e eventual disposição de documentos para preencher um propósito organizacional.
Eletrônico: uso de tecnologias de informação.
Documento: um conjunto de informações pertinentes a um tópico, estruturado para a compreensão humana, representado por uma variedade de símbolos, armazenado e manuseado como uma unidade.
Conforme Avendon (2001, p. 25), GED é o conjunto de tecnologias que permitem o gerenciamento dos documentos de forma digital. Os documentos podem ser das mais variadas origens e mídias como (papel, microfilme, som, imagens e mesmo arquivos já criados na forma digital).
Segundo o CENADEM (2003, p. 26), A crescente expansão de implementação de sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é parte do resultado dos avanços na tecnologia de sua infra-estrutura básica. Tais tecnologias de sustentação melhoram a manipulação da informação no gerenciamento e processamento de documentos. A infra-estrutura do GED deve ser capaz de operar todas as suas tecnologias envolvidas de forma integrada. O uso de seus componentes de forma conjunta e concisa é o fator relevante no significado da existência desta solução.
2.3.2 Etapas do Processo da Digitalização
Para Avendon (2001, p. 27), são essas as etapas:
Preparação de documentos: são ordenados e classificados, e cada documento recebe uma etiqueta numérica para maior controle, se extrai grampos e clips, recuperando e colando os documentos danificados.
Scanerização: os documentos são passados pelo scanner um a um, onde um software faz o controle do brilho, contraste, corte e alinhamento automático este software pode estar nos scanners, ou no software de produção.
Controle de qualidade das imagens: as imagens são revisadas uma a uma, e aquelas que apresentarem defeitos serão redigitalizadas em outro scanner.
Digitação: os campos de indexação (nome, matricula, números, fornecedor, etc,) são digitados conforme cada documento, para posteriores busca no sistema.
Controle de qualidade das imagens: os campos alfa e numéricos, são conferidos através do sistema, que faz verificação de massa um.
Consolidação de CD: Conforme a quantidade de imagens, os CDs serão gravados, e etiquetados com a identificação necessária, sendo que cabe em media 18.000 mil documentos, tamanho A4 em cada CD.
Avendon, (2001, p. 27), ainda recomenda que: para não ser modificada e para garantir a integridade dos documentos digitalizados, após este processo de digitalização, à figura deve ser convertida, para o formato pdf, utilizando um sistema para que o arquivo fique em imagem, podendo somente ser utilizado para leitura, portanto impede eventual modificação no mesmo.
2.3.3 Estações de Trabalho: Capacidade de Processamento
Para Spraguer (1995, p. 57) nos sistemas de documentos eletrônicos mais antigos (início da década de 90) a tecnologia RISC (Reduced Instruction Set Computer – Computador com Conjunto de Instruções Reduzida), era a mais utilizada. Essa tecnologia permitia a visualização dos documentos (que podem conter voz, vídeos e animações) de forma rápida e eficiente naquela época. Atualmente, com a melhoria da capacidade de processamento dos computadores pessoais, que utilizam tecnologia CISC (Complex Instruction Set Computer – Computador com Conjunto de Instruções Complexas), eles passaram a ser utilizados como estações de trabalho. Seu custo é muito inferior, porém com a mesma e em muitas vezes com capacidade de processamento superior à das antigas estações de trabalho. As melhorias encontram-se na construção de melhores placas-mãe (com barramentos de sistema de clock2 superior a 200 MHz3), nos avanços das tecnologias de memórias voláteis (RAM – Random Access Memory) e também no melhor desempenho dos microprocessadores CISC (que atualmente contam com algumas características da tecnologia de instruções reduzidas e com clock de até 1,5 GHz). Podemos citar também a existência de placas aceleradoras de vídeo,
que aumentam também a velocidade na visualização de documentos. Não entraremos em detalhes de configuração de hardware das estações de trabalho, pois estaríamos fugindo do escopo deste trabalho.
2.3.4 Mídias para Armazenamento
Para Avendon (2001, p. 25) os documentos eletrônicos podem ser armazenados em diversas mídias que existem no mercado. As mídias podem ser divididas em magnéticas, óticas e magneto-ótico (ou óticas regraváveis). As magnéticas são os discos fixos (hardrives) e as fitas magnéticas. Estes meios de arquivamento não são usados com muita freqüência, pois as mídias magnéticas são as que possuem a menor vida útil dentre todas. Quando são utilizadas, a necessidade de regravação periódica é fato. Entre outras implicações, os discos fixos são um tipo de mídia muito cara e que de acordo com as necessidades da organização, aumentarão muito os orçamentos para o desenvolvimento do sistema de gerenciamento de documentos. Já as fitas magnéticas, apesar de alguns avanços tecnológicos, têm o problema de possuir os dados armazenados de maneira contínua, que proporcionam atraso na busca de dados.
Afirma Avendon (2001, p. 26) que os meios de armazenamento mais comuns nos sistemas de GED são os ópticos, e dentre eles, o mais usado é o disco WORM (Write Once, Read Many –Escreva uma vez e leia muitas). Tais discos são bastante parecidos com os CDROMs (Compact Disc Read Only Memory – Disco Compacto só para Leitura) na sua forma de gravação e leitura, mas diferem em tamanho e capacidade. Eles são fabricados geralmente nos tamanhos de 14, 12 e 5¼ polegadas, e seu tamanho varia de 650MB a 25GB. O grande problema desses discos é que os fabricantes não possuem uma norma padronizadora de tecnologia, onde a maior parte dos equipamentos de leitura/gravação e discos sejam de tecnologia proprietária, fazendo a capacidade dos discos mudar de acordo com fabricantes e com o seu tamanho. Os discos WORM são muitos utilizados, pois como não são regraváveis, podem ser utilizados como mídia confiável de documentos que podem ter um propósito judicial na organização. Já existem sistemas que fazem uso do DVD (Digital Versatile Disc – Disco Versátil Digital, que é um disco óptico de capacidade muito alta, usado primariamente no armazenamento de filmes) para armazenar seus acervos, mas esta é uma tecnologia ainda
em desenvolvimento, e seu uso ainda é restrito a poucas corporações. Um disco desse tipo possui o mesmo diâmetro de um CD, com a diferença de capacidade, que pode chegar a até 17 GB de dados.
Cita Avendon (2001 p. 27) os discos magneto-óptico são também utilizados em GED, e possuem um funcionamento interessante. Eles são discos refletores, como os CDs (Compact Discs – Discos Compactos), mas sua superfície possui propriedades magnéticas. Quando é necessário gravar algum dado, a polaridade de uma área de sua superfície é mudada, e essa mudança causa um desvio no feixe laser de leitura, identificando-a. para desgravar o disco, é só voltar às polaridades anteriormente alteradas para seu estado inicial. Os campos magnéticos não têm influência sobre esta mídia de armazenamento, pois sua gravação é feita através da combinação de energia magnética e laser, fazendo dela mais eficiente que os discos magnéticos.
A capacidade de tais discos pode chegar a 2,6 GB por unidade, e podem ser encontrados em 3½ e 5 ¼ polegadas de tamanho. (AVENDON, 2001 p. 27).
Ainda para Avendon (2001, p. 28) as mídias óticas e magneto-ótico podem ser lidas em dispositivos de leitura simples, ou disponibilizadas em conjunto em jukebox, que são grandes máquinas que podem abrigar vários discos. Elas automatizam o processo de procura de informações, e fazem as trocas de discos automaticamente. Esse processo de troca de discos influencia no tempo final de uma consulta, e os tempos de acesso a dados em tais dispositivos devem ser analisados antes de sua aquisição, pois alguns sistemas podem possuir atividades mais críticas que outras, necessitando de consultas velozes.
2.3.5 Redes de Computadores
Na visão de Avendon (2001, p. 119) as redes de computadores serão amplamente utilizadas em sistemas de documentos eletrônicos onde existem vários usuários e a informação deve ser compartilhada. O uso de redes com estratégias cliente/servidor é a mais indicada para sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, já que o grande volume de dados existentes no sistema resultaria em baixa performance em redes peer-to-peer. Os servidores de arquivos distribuídos, por exemplo, contribuem para o aumento da capacidade
de armazenamento e queda dos custos de implantação do sistema. Quando a implementação do GED é feita sem a utilização de redes (situação muito rara de se encontrar) a características de simultaneidade de consultas a um mesmo documento ou a aplicação de métodos de fluxo de trabalho são perdidas.
Não entraremos em detalhes de topologia ou protocolos utilizados no uso das redes, mas apenas mencionaremos que topologias de vários tipos e protocolos diferentes podem ser utilizados. É importante que um gerente de redes esteja presente durante o planejamento e projeto do sistema, pois ele poderá planejar (se a rede não existir) ou modificar o projeto de rede da organização de acordo com o tráfego que será gerado pelo sistema de documentos (AVENDON, 2001, p. 120).
Ainda para Avendon (2001, p. 121) a largura de banda é um critério importante a ser avaliado durante o projeto de um sistema de que utilize tecnologias de rede. Tecnologias como a ATM (Asynchronous Transfer Mode – Modo de Transferência Assíncrono) e o ISDN (Integrated Services Digital Network – Rede Digital de Serviços Integrados) possuem uma boa largura de banda, permitindo que sistemas possuidores de grande tráfego de dados (principalmente imagens), sejam planejados e tenham um bom desempenho nas funções que fazem uso da rede.
2.3.6 Captura/Criação
Para Avendon (2001, p. 133) os documentos possuem duas maneiras de serem incorporados ao acervo digital de um sistema de GED. Teremos que converter documentos do meio analógico para o digital (captura), ou simplesmente associar documentos já criados no meio digital ao nosso novo sistema.
Na visão de Avendon (2001, p. 134) a captura de imagens é executada por scanners de alta precisão 5 e de grande volume 6. A qualidade da imagem capturada tem a ver com a finalidade do documento. Plantas de construções, fotografias e desenhos devem possuir qualidade de captura razoável, pois podem ser constituídas de detalhes de cores e traços que não podem ser perdidos nem ignorados. Já documentos do tipo texto, permitem uma captura de qualidade inferior à de outros tipos de documento. O que vai caracterizar a qualidade de captura de documentos de texto puro é a sua qualidade material (deterioração), para a
execução do OCR (Optical Character Recognition – Reconhecimento Óptico de Caracteres), ou ICR (Intelligent Character Recognition – Reconhecimento Inteligente de Caracteres). O OCR consiste na transformação de um arquivo de imagem (bitmap, ou mapa de bits) em um arquivo texto eletrônico (formado apenas pelos bits de caracteres). Isso ocasiona uma redução relevante no espaço necessário para o armazenamento do documento, e tem a finalidade principal de automatizar a indexação da base de dados do acervo. Já o ICR é formado de técnicas mais elaboradas para o reconhecimento de caracteres, pois geralmente documentos manuscritos são alvos de sua atuação. São utilizadas técnicas de Inteligência Artificial (IA) para que os caracteres do documento sejam convertidos, para posterior indexação na base de dados. Tais serviços são oferecidos pela parte de Gerenciamento de Imagens (Document Imaging), e é ele quem cuida da aquisição, reconhecimento, arquivamento e recuperação das imagens.
Afirma ainda que Avendon (2001, p. 136) poderemos precisar capturar som e imagens, pois vários documentos podem estar nesta forma de apresentação, e assim, necessitaremos dos equipamentos destinados à captura e conversão de áudio e vídeo, de acordo com as necessidades do sistema GED a ser implementado. Câmeras digitais, placas de captura de som e sistemas de computação gráfica que produzem animações são utilizados para a digitalização das informações que não estão na forma textual (AVENDON, 2001, p. 135).
Conforme Avendon (2001, p.137) a segunda forma de incorporarmos informações ao sistema de GED é associar documentos já existentes na corporação, tais como textos eletrônicos, e-mails, planilhas eletrônicas, e até mesmo microfilmes à base de dados indexados. A captura de microfilmes é feita com a utilização de scanners especiais, e a partir daí, a entrada no sistema se dá de maneira semelhante ao das imagens, com o diferencial da escolha do armazenamento em disco paralelo ao do microfilme. Cabe ao sistema gerenciar a localização dos documentos, sejam eles imagens, texto ou animações, ou microfilmes, e disponibilizar tudo numa só interface, para que não haja confusão na hora de fazer consultas ao acervo.
Para Spraguer (1995, p. 49) várias tecnologias estão envolvidas no armazenamento e a organização dos documentos. No caso dos documentos compostos, como suas informações devem ser manipuladas de maneira simultânea e independente de fonte de dados, são utilizados ponteiros para indicar qual aplicação é responsável por cada parte de sua composição.
Os documentos podem também estar armazenado de maneira distribuída (discos rígidos, servidores, mainframes e grandes repositórios, como as jukeboxes). É importante que o software de GED seja capaz de prover organização e acesso a tais recursos, de forma que todos eles sejam disponibilizados para utilização no sistema eletrônico. É também necessária uma integração das bases de dados comuns (registros de dados num banco de dados relacional, por exemplo), com a base de dados de dos documentos eletrônicos. Existem a integração centrada na base de dados e a integração baseada no documento. Na primeira, uma coluna BLOB (Binary Large Object – Objeto Binário Grande) de um banco de dados relacional pode ser destinada a armazenar um documento de forma binária. A outra, permite registros de dados sejam referenciados nos documentos, através de ligações e cruzamentos. Estas duas maneiras de integração são bastante utilizáveis, mas elas permitem apenas a ligação de registros de dados com documentos ou vice-versa. É necessários uma integração do conteúdo de documentos com os registros de dados (SPRAGUER, 1995, p. 50).
Ainda para Spraguer (1995, p. 51) existem ainda umas formas de organização bastante utilizada na Internet e que pode ser inserida nos sistemas de GED. Esta forma é o hipertexto, que consiste em múltiplas referências cruzadas entre documentos Ela permite o acesso não linear a documentos. Não se deve confundir o hipertexto com os documentos compostos, pois um documento composto é considerado um único documento.
2.3.8 Transmissão e Endereçamento
Para Avendon (2001, p. 133) a transmissão de documentos eletrônicos requer algumas funcionalidades. A autorização é uma delas, e consiste na segurança de se ter o usuário correto utilizando um documento ou estação de trabalho. A autenticação também é necessária, pois as assinaturas digitais dos usuários podem ser validadas. A criptografia também pode ser utilizada, para que documentos possam ser lidos apenas pelas pessoas que possuem a chave de
leitura, impossibilitando sua interceptação. Se for desejado, os filtros de endereçamento podem ser aplicados, fazendo com que eles sejam enviados aos destinos de acordo com seu conteúdo. O software de GED pode também fazer o endereçamento automático com o auxílio do workflow.
2.3.9 Impressão/Visualização
Para Avendon (2001, p. 137) os usuários do acervo de documentos do sistema podem ter a necessidade de imprimi-los. A impressão, na maioria dos sistemas, é realizada por impressoras a laser, pois elas conseguem reproduzir com precisão e com uma boa velocidade, os documentos textuais/gráficos que o usuário requisitar, e ainda diminuir a necessidade de formulários pré-impressos em gráficas ou semelhantes. As impressoras monocromáticas são as mais utilizadas, mas novamente, de acordo com as necessidades do sistema, podem ser adicionadas impressoras a laser coloridas, plotters ou outros equipamentos de impressão. Na utilização de armazenamento híbrido, onde a tecnologia COM (Computer Output to Microfilm – Saída de Computador em Microfilme) se faz presente, é necessária a existência de leitoras de microfilmes, que farão o elo entre eles e o sistema digital.
Na visão de Avendon (2001, p. 138) a visualização se dá nos próprios terminais de consulta, nos monitores de vídeo, que necessitam de alta resolução para conseguir reproduzir os documentos com fidelidade. Geralmente, os sistemas de GED conseguem reproduzir até duas folhas de um documento em um mesmo espaço de tela. Para documentos que não precisam ou que não podem ser impressos, a visualização eletrônica substitui a impressão.
2.3.10 O Fluxo de Trabalho (workflow)
Para Spraguer (1995, p. 52) o workflow ou fluxo de trabalho, também chamado de processamento de transações, integra automaticamente o fluxo de documentos dentro de uma empresa e/ou organização, em forma eletrônica, de uma estação de trabalho para outra. Neste tipo de sistema, o trabalho é processado rapidamente numa LAN (Local Área Network), onde todos aqueles que tem permissão de acesso podem compartilhar arquivos e documentos.
