Protótipo da aplicação informática para suporte da auditoria

Pretende-se, nesta parte do trabalho, apresentar o desenvolvimento do protótipo de uma aplicação informática para registo das auditorias ao SGI efectuadas às organizações. Esta ferramenta funciona como um repositório dos dados recolhidos nas auditorias efectuadas ao longo do tempo a todas as organizações analisadas. Desta forma, é possível estudar a evolução do SGI numa organização e proceder a comparações entre organizações ou entre processos, de acordo com os critérios que eventualmente se pretendam.

5.5.4.1 Especificação da aplicação

A aplicação permite efectuar as seguintes operações:

• manter lista de organizações

• manter lista e estrutura dos questionários

• manter os dados recolhidos pela aplicação dos inquéritos a cada organização (auditorias)

• consultar a informação recolhida nas auditorias

• visualizar a comparação dos dados recolhidos em duas auditorias (com aplicação do mesmo questionário)

Na Figura 8 é apresentado o diagrama UML use-case correspondente. Relativamente à sequência das operações realizadas na aplicação, devem seguir o fluxo apresentado no diagrama de actividades (UML) da Figura 9.

5.5.4.2 Escolha da tecnologia de suporte à aplicação

Para o desenvolvimento do protótipo foi utilizado o software Microsoft Access, uma vez que se trata do desenvolvimento de uma aplicação para testar o conceito, para a qual não se colocam questões em termos de segurança de dados e robustez da aplicação.

Um dos principais objectivos é desenvolver uma estrutura de dados que permita o armazenamento e consulta da informação recolhida através das auditorias, bem como toda a informação que serve de base às próprias auditorias, nomeadamente a constituição dos questionários e a informação relativa às organizações e processos analisados.

5.5.4.3 Desenvolvimento do protótipo

No desenvolvimento do protótipo da aplicação foram seguidos os passos normais utilizados no desenvolvimento de uma aplicação de bases de dados.

Começou-se por determinar o objectivo da base de dados e quais os objectos que a base de dados deveria armazenar. Com base nesta análise, desenvolveu-se um modelo para a estrutura das tabelas necessárias e quais as relações existentes entre elas. Continuou-se o desenvolvimento da estrutura de tabelas detalhando os campos necessários em cada uma e qual o tipo de dados que cada campo deveria conter. A estrutura de tabelas e o detalhe dos campos de cada uma delas são apresentados no Error! Reference source not found..

Dado que esta aplicação é apenas um protótipo que se pretende funcional, optou-se por não aplicar qualquer tipo de máscara para formatação dos dados nem regras de validação na introdução de dados.

Depois de construída a aplicação, foram efectuados testes ao seu desenho e funcionamento. Por fim, foi utilizada na aplicação da metodologia de auditoria à organização em estudo.

5.5.4.4 Aplicação final

A aplicação é iniciada com um menu principal, representado na Figura 11. Deste menu inicial pode-se navegar para outras opções, de acordo com o mapa apresentado na Figura 10.

Do formulário das Organizações (Figura 12) é possível passar para o formulário das Auditorias (Figura 14), que neste caso apresentará apenas as auditorias efectuadas à organização onde o utilizador se posicionou previamente.

Figura 10 - Interacção entre os formulários da aplicação

No formulário dos questionários (Figura 13), o auditor pode construir vários tipos de questionário. A estrutura de cada questionário passa sempre por um ou vários grupos de questões (partes) e pelas questões que constituem cada uma destas partes. Por uma questão de simplicidade, considera-se que as respostas são todas do mesmo tipo, ou seja têm um valor (NA, 0, 4, 6, 8, 10) e um campo de descrição onde o auditor pode colocar observações relativamente a cada ponto em questão.

Quando o utilizador se encontra no formulário das auditorias, pode entrar no detalhe da auditoria utilizando um dos botões de opção, depois de seleccionar qual o processo que quer consultar. Abre- se então uma nova janela com o questionário correspondente. Esta janela é desenhada em tempo real, de acordo com a estrutura do questionário que foi utilizado para avaliar o processo em questão e das respostas recolhidas na auditoria. Caso a auditoria ainda não tenha sido efectuada, é criada uma janela com base no questionário utilizado, mas com todos os campos vazios, para que o auditor possa proceder ao seu preenchimento, no decorrer da aplicação do questionário.

Figura 11 - Formulário: Menu principal

Figura 13 - Formulário: Questionários

Figura 15 - Formulário: Aplicação dos questionários

De acordo com a estrutura de dados apresentada no ponto anterior, a informação apresentada na Figura 16 sob a forma de cilindros é utilizada em cada um dos formulários, de acordo com as setas indicadas.

Figura 16 - Informação utilizada em cada formulário da aplicação

No formulário das auditorias existem ainda mais duas opções, uma opção para que o sistema recalcule a avaliação da auditoria (relativamente a todos os processos da organização) e outra que

permite a exportação da auditoria para um relatório em Microsoft Excel com a seguinte estrutura em folhas de cálculo:

• Informação geral – dados da organização, data da auditoria, auditores, resultados gerais de cada um dos processos e classificação final;

• Resumo – Grau de desempenho de cada um dos processos em cada classe de factores avaliados (de acordo com as questões aplicáveis);

• Uma folha por cada processo com o detalhe das questões, avaliação de cada uma e observações.

Este documento, apresentado no Error! Reference source not found., será utilizado como relatório final, podendo o auditor adicionar alguns comentários gerais, gráficos que traduzam alguns resultados importantes e também uma lista com as acções correctivas recomendadas, de acordo com a observação efectuada da realidade da organização.

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Desenvolvimento das ferramentas e validação da metodologia

Depois de se ter procedido ao desenvolvimento conceptual da metodologia nos capítulos anteriores, pretende-se, neste ponto, apresentar o desenvolvimento das ferramentas e a validação da metodologia desenvolvida e da ferramenta de auditoria ao Sistema de Gestão de Informação. Após uma breve caracterização da organização em estudo, começa-se por indicar, de uma forma resumida, os passos da metodologia e faz-se depois uma descrição mais pormenorizada de cada um deles, da forma como foram desenvolvidos e quais as justificações para as opções tomadas. É também efectuada a análise e discussão dos resultados obtidos com a aplicação da metodologia.