Protocolo dos procedimentos da pesquisa

A maior parte das atividades foi realizada pela pesquisadora in loco e outras em grupos por meio de reuniões que foram marcadas mediante a agenda de cada pesquisador. Para cada atividade um grupo de pesquisadores foi escolhido de acordo com sua competência. O conhecimento tácito dos integrantes e manual prático da unidade foi utilizado como fonte de informações. A carta projeto, disponível na Figura 18, descreve o objetivo de melhoria, a meta, a oportunidade, a descrição do problema, a equipe e o cronograma de atividades.

Figura 18 - Carta projeto

Fonte: produção da própria autora

Os procedimentos de execução dessa pesquisa foram planejados baseados nas fases propostas pela abordagem DMAIC, sendo eles: a) Definir - tornar claro o escopo do projeto e seu contexto de aplicação; b) Medir - analisar o processo e analisar o fenômeno, conhecer o estado atual do processo; c) Analisar- identificar as causas raízes que geram variabilidade no

resultado; d) Melhorar- Para cada causa raiz identifica-se uma solução adequada; e) Controlar - estabelecer controle que garanta a sustentabilidade do resultado. Quadro 22 mostra os procedimentos do DMAIC executados na pesquisa. As fases são citadas de modo linear, mas configuram-se como cíclicas, assim como a própria atividade de inteligência.

Quadro 22 - Procedimentos metodológicos e aportes da GQ utilizados em cada etapa e resultados

Etapas Ação realizada Aportes Resultados

Definir (Define)

Levantamento dos modelos existentes na literatura para representar o processo de

inteligência.

Carta projeto

Descrição das lacunas e desafios da representação

cíclica Compreensão da teoria e prática

sobre o subprocesso de coleta e da precisão

Descrição do subprocesso de coleta e precisão

Definição da unidade de análise Unidade de inteligência

NIT/materiais

Definição da meta

Meta: melhorar utilizando e inserindo os aportes da qualidade para otimizar a

precisão. Definição dos clientes (tema e

interessados) Analistas, coletores e decisores atuantes na prática de inteligência Medir (Measure) Elaboração de um modelo de processo para IT, fundamentado nas

práticas da unidade _{a) Mapeamento de} processo (BPMN) b) Delineamento de experimentos c) Teste de hipótese qui- quadrado d) Amostragem e) Gráfico de efeito/controle Processo de IT mapeado através das práticas da

unidade

Elaboração do subprocesso de coleta fundamentado nas práticas da

unidade

Subprocesso de coleta mapeado a partir das

práticas da unidade

Desenvolvimento através de experimentação de um método para

otimizar a precisão

Método para escolha do cenário que otimiza a precisão do output da coleta

Simulação e teste da aplicação do subprocesso de coleta variando a

base de dados e a estratégia de busca. Os resultados de precisão

foram mensurados

Analisar (Analyse)

Compreensão das causas que impactam negativamente na precisão da coleta a) Brainstorming b) FMEA c) Diagrama de causa e efeito

Lista de causas que impactam na precisão da

coleta ranqueadas por prioridade

Melhorar (Improve)

Propor possíveis melhorias. Padronizar as alterações realizadas

no processo com a adoção de soluções a) FMEA b) BPMN c) Método de análise FMEA Gráfico/ Tradicional

Novo subprocesso de coleta e

incorporação das propostas de ações corretivas de

melhoria para o subprocesso de coleta Proposta de elaboração de um manual de boas práticas

de coleta que considere soluções para as causas

priorizadas Controlar

(Control) Gerenciar o andamento do processo a) Checklist

Roteiros de aplicação Checklist de controle Fonte: Adaptado de Holanda (2013); Montgomery (2016) e Werkema (1995)

Em cada uma das fases, algumas questões nortearam a pesquisa para que fossem atingidos tais objetivos. No mapeamento do processo de inteligência questionou-se como o processo de inteligência e o subprocesso de coleta de documentos de patente do NIT/materiais poderiam ser mapeados. O aporte escolhido para solucionar essa questão foi o BPMN (Business Process Model and Notation). Para realizar melhorias no subprocesso de coleta questionou-se como o processo poderia falhar e quais foram as causas e os modos de falha que têm maior impacto negativo na precisão da coleta. Para tanto, foram escolhidas as ferramentas brainstorming e FMEA de processo para solucionar a questão.

Para propor ações corretivas e de melhoria, questionou-se como elaborar um mecanismo sistemático que fosse capaz de guiar os coletores de documentos de patente. Na escolha de um cenário de coleta que otimizasse a precisão utilizaram-se os aportes do delineamento de experimentos e o gráfico de efeito. Por fim, utilizou-se novamente o BPMN para incorporar ao subprocesso de coleta de documentos de patente o método para escolher o

melhor cenário de coleta e outras melhorias incrementais levantadas durante as análises. Os dados foram coletados a partir de reuniões com pesquisadores da organização e a partir de manuais

Após a coleta dos dados, cada aporte aplicado foi analisado de uma maneira, a seção 6.2.2 descreve detalhadamente essa aplicação. No brainstorming foi utilizado um quadro síntese das informações (APÊNDICE A). Posteriormente os dados do brainstorming foram transformados em uma matriz FMEA (APÊNDICE B), pela qual foram identificados os modos de falha, os efeitos, as causas, formas de detecção, controle e ações de melhoria no subprocesso de coleta. As avaliações foram ranqueadas e priorizadas.

Para propor um novo modelo, uma experimentação foi realizada utilizando como técnica de análise o teste qui-quadrado, amostragem e gráfico de efeito. As melhorias levantadas no FMEA e o método desenvolvido foram incorporados ao subprocesso final de coleta. A pesquisadora realizou um teste piloto do estudo e algumas melhorias foram propostas, no entanto, nenhuma justificou realizar novamente o estudo, sendo as informações coletadas consideradas suficientes e alinhadas para a execução da pesquisa.