Publicização do planejamento institucional

Com o intuito de identificar como ocorreu a publicização do planejamento institucional da UFFS, neste caso, PDI 2012-2016, PPA 2012-2015 e PA 2012 a 2015,

questionou-se aos entrevistados como foram divulgadas as primeiras peças do planejamento institucional da UFFS à comunidade acadêmica, e se na opinião deles a forma como o planejamento havia sido divulgado era uma boa forma de divulgar as peças e, em caso negativo, qual seria uma boa forma de divulgar essas peças para a comunidade acadêmica. As respostas dadas pelos entrevistados são apresentadas na sequência.

A partir das entrevistas é possível compreender que a COEPE e o documento produzido a partir dela são tidos, por alguns, como instrumentos de planejamento da instituição, e que é dada grande importância a eles.

Neste sentido, com o resultado da COEPE foi publicado um livro, conforme exposto pelo Entrevistado 4:

eu estou considerando que o documento da COEPE é uma peça institucional de planejamento. Quando nós terminamos a COEPE nós decidimos que íamos publicar um livro, e ele está aqui, nós imprimimos mil exemplares e depois mandamos produzir mais mil exemplares, mas já não tem mais, e nós disponibilizamos na pagina da universidade o documento base, que não tem todos esses artigos, então nós divulgamos isso.

O Entrevistado 6 explicou que para a COEPE, diferente do que nos outros documentos, era necessária a participação de todos da comunidade acadêmica e externa para a sua formulação, uma vez que consistiu em uma conferência, onde aconteceram grandes palestras e eventos. Desta forma, o entrevistado expõe que a COEPE foi muito mais divulgada que os outros documentos.

Em relação aos documentos que constituem oficialmente o planejamento institucional da UFFS, a maioria dos entrevistados informou que as peças foram publicadas no site da universidade. Quanto à divulgação dessas peças, o Entrevistado 6 afirmou que foi realizada divulgação através do site, de reuniões com a alta gestão e reuniões realizadas diretamente com os campi da universidade. Além disso, eram realizadas reuniões no começo do ano, na metade do ano e duas idas aos campi para falar de planejamento, onde o assunto era introduzido pelas ferramentas PDI, PPA e PA, através da apresentação do conceito de cada uma delas e da explicação de como deveriam ser desenvolvidas. Foram também elaboradas algumas notícias, as quais foram publicadas no site da instituição.

O Entrevistado 3 citou, inclusive, que em um dos campi da instituição a divulgação do planejamento foi feita à comunidade acadêmica através do Conselho de Campus e da socialização do link de acesso ao documento.

O Entrevistado 5 também explicou que, além da publicação das peças no site, o PPA e PA foram divulgados em reuniões administrativas e nas reuniões semestrais de planejamento. Quanto ao PDI mencionou que a parte burocrática da necessidade de avaliação pelo CONSUNI e ajustes até a sua aprovação pode ter travado o processo de divulgação deste documento. Porém, afirmou que não tem lembrança de uma divulgação mais ampla à comunidade informando “este é o planejamento institucional da UFFS”, sendo que na opinião deste entrevistado faltou aprimorar essa divulgação, uma vez que, entendendo mais essas peças, alunos, professores, técnicos poderiam visualizar um pouco mais o que a instituição quer e aonde ela quer ir.

Na visão do Entrevistado 2, as peças COEPE, PDI, PPA e PA são materiais de uso e não materiais de marketing, e que as pessoas ligadas à eles operam em grande parte de maneira eletrônica, então as peças circulam mais em formato eletrônico do que no papel. Neste sentido, o Entrevistado 1 também expõe que o PPA, por exemplo, é uma peça administrativa, porém, uma peça administrativa que abrange as áreas fim e que atua pela execução tanto da área meio quanto das áreas fim.

Quanto perguntados se a forma como os documentos haviam sido publicados e divulgados, era uma forma adequada, o Entrevistado 5 afirmou que como foi feito é sim uma forma de divulgar, porém, restrita, uma vez que as peças só ficam no site e em documentos oficiais, e que nem todo mundo vai ter acesso à isso. Sugeriu que:

de repente uma forma seria criar algum documento simples, pequeno, que traga as principais questões do documento em si, do PDI, porque o PDI todo é muito grande, mas as linhas principais, diretrizes principais no PDI num documento que possa ser distribuído em alguns locais, nos setores, para algumas pessoas, ou que possa ser distribuída até para os alunos, ai é outra questão. O PPA, embora seja um documento mais administrativo de ações em médio prazo, ele poderia ser divulgado em outra instancia também, se é um documento oficial da instituição poderia ser divulgado no facebook que tem um monte de pessoas uma abrangência maior de pessoas para conseguir visualizar, ou mesmo em últimos casos dirigentes poderiam pegar esse planejamento e, por exemplo, fazer como foi feito uma audiência publica para confeccionar, uma audiência publica para apresentar, [...] que congregue grande parte da população e da comunidade acadêmica e apresente esse documento.

Neste sentido o Entrevistado 4 expõe que “se tem uma área que a gente sempre acha que fez pouco é a área de comunicação, dificilmente você diz que foi divulgado suficiente porque tudo é muito dinâmico”, porém acredita que a divulgação que se fazia necessária foi feita, e que a instituição nunca foi cobrada em relação à publicação e divulgação dessas peças, sendo que disponibiliza todos os documentos considerados públicos e as pessoas acessam, o que para o entrevistado significa que isso não tem sido um problema: “nós temos divulgado

na medida certa porque isso não aparece como crítica, a comunidade não reage dizendo que está faltando, não, estão todos disponíveis”.

Corroborando neste sentido o Entrevistado 3 acredita que sempre há margem para que as ferramentas e estratégias possam ser melhoradas. Contudo, entende que o trabalho de divulgação feito até agora tem sido satisfatório. O Entrevistado 1, no entanto, entende que o site é um lugar interessante para se divulgar as peças, e que todas elas passam por aprovação do CONSUNI, que é composto por representantes de todas as classes da comunidade acadêmica, discentes, docentes e técnico-administrativos, bem como comunidade externa, e que por mais que os conselheiros nem sempre atuem como divulgadores, as sessões do CONSUNI são públicas, abertas para qualquer pessoa que queira assistir, o que significa que as peças são levadas para discussão em sessões públicas.

Após a publicação do livro da COEPE, o Entrevistado 4 expôs que, na sua visão a comunidade de um modo geral, inclusive docentes, não se interessam por ler o PDI, e falou que se for realizada um enquete com a comunidade externa, regional, com os professores, os alunos, perguntando quantos deles leram o PDI da universidade, serão poucos os que dirão que leram. O PDI é um documento extremamente importante para a instituição, explica o entrevistado, mas não é um documento que desperta grande curiosidade. De todo modo ele está disponibilizado, publicado e é uma peça que se usa muito e de grande importância para a instituição, porém, para as pessoas nem sempre, as pessoas às vezes até preferem ler outras coisas, mas afirma que foi dada ampla divulgação para as peças do planejamento.