QUESTÃO DE FINANÇAS, CONTABILIDADE E IMPOSTOS

Qualquer um que crie um novo negócio ou mesmo uma organização sem ns lucrativos terá de ter algumas questões fundamentais em mente:

• Todo negócio ou todo serviço à comunidade tem custos. Esses precisam ser cobertos, de algum modo. • Todo negócio ou todo serviço à comunidade tem uma fonte de nanciamento nos investidores, nos

negócios ou em colaboradores/doadores nas organizações lantrópicas.

• Se um negócio cronicamente fatura menos do que gasta, gerando prejuízos, o investidor tende a abandoná-lo, certamente, a não ser que esse negócio sirva a alguma causa escusa (por exemplo, lavagem de dinheiro).

• Se uma organização lantrópica gasta mais que os benefícios que gera, os doadores vão pensar duas vezes antes de doar.

- É fundamental fazer uma boa gestão nanceira para que o negócio produza lucros ou a organização lantrópica preste serviço de maior valor que os recursos que consome.

 A gestão nanceira pode ser denida como o processo de captar, investir, alocar em atividades e controlar os recursos nanceiros de forma que haja máxima eciência em seu uso. É perfazer o ciclo gerencial com vista à função nanceira:

• Planejar

- Quais as atividades precisam ser nanciadas? - Como os recursos serão captados?

- Como os recursos serão alocados em cada uma das atividades? • Organizar

- Procedimentos básicos de recebimento, pagamento, nanciamento - Pessoas responsáveis por essas atividades

- Sistemas de cobrança da responsabilidade dessas pessoas • Dirigir

- Motivar as pessoas a serem conscientes no uso do dinheiro - Liderá-las para boas práticas de gastos

• Controlar

- Vericar documentação

- Manter o dinheiro protegido contra fraudes

10.1 Contabilidade

 A contabilidade é a ferramenta imprescindível nesse processo de gestão nanceira. Sem ela não há como fazer nenhuma operação ecientemente. Ela trata do registro dos fatos contábeis, isto é, dos acontecimentos que têm a ver com o nanciamento, custeio, receitas, resultados, distribuição de resultados da organização, de tal maneira que as decisões possam ser orientadas adequadamente e justicadas posteriormente para prestação de contas a acionistas, doadores, governo e outros grupos com interesse na organização.

Há dois tipos de contabilidade:

• Ocial : aquela que segue padrões denidos por lei. A organização precisa apresentá-la a órgãos

governamentais e instituições de vários tipos (bancos, por exemplo). Há um detalhado conjunto de regras a serem seguidas, e o não cumprimento delas pode acarretar problemas legais de diferentes naturezas. A contabilidade deve ser feita por um contador ocial a quem se delega legalmente essa responsabilidade, cuja obrigação é a de fazer tudo conforme a lei e responder pelo cumprimento das normas perante órgãos governamentais.

• Gerencial ou  decisorial : é aquela que é feita apenas com nalidade de gerenciamento de investimentos,

receitas, custos e resultados, com o propósito de servir de matéria-prima para as decisões tomadas na organização. Não precisa de um contador, embora, pelo seu conhecimento especializado em geral, ele é a pessoa mais indicada para fazê-la. Essa contabilidade não precisa ser apresentada a órgãos governamentais ou a bancos e outras instituições do mercado. É interna.

 As duas contabilidades não se opõem, mas relatam os números diferentemente. A contabilidade ocial, bastante engessada, não dá todas as respostas de que o tomador de decisões precisa. Então, a contabilidade do dia a dia na prática do executivo é a gerencial, feita paralelamente à ocial.

O empreendedor não precisa entender de contabilidade ocial. Nada obsta que ele procure aprender, mas é desnecessário e contraproducente, porque há prossionais especializados que fazem a tarefa com mais qualicação e segurança. O empreendedor ou gerente tem de saber só o mínimo para não fazer besteira com o uso dos recursos, mas, aconselhando-se devidamente com o contador, poderá manter-se no bom caminho decisório.

Quanto ao entendimento dos fundamentos da contabilidade gerencial ou decisorial, este sim é fundamental para qualquer pessoa que almeja criar e administrar negócios. É preciso saber:

• o que é custo, gasto e despesa;

• quais são os tipos de custos e como afetam os resultados; • o que é faturamento e o que é receita;

• o que é lucro ou prejuízo;

• o que é ponto de equilíbrio.

Preparando-se para atuar Entendendo os números 

Onde buscar essa informação mínima necessária? A leitura de um bom livro de nanças resolve, mas há também cursos, vídeos e textos de internet mais diretamente relacionados com o assunto. Veja um vídeo que faz parte de uma série excelente, que explica tudo isso. Ele foi feito por uma grande empresa de contabilidade e pode dar uma visão adequada desses conceitos relevantes: https://www.youtube.com/ watch?v=cfUx3br_8Fk 

Para desempenhar essas funções básicas de gestão nanceira, recorre-se a três sistemas que deverão ser criados e operacionalizados, conforme gura abaixo:

• Sistema de custos

Descreve, registra e controla todos os custos da empresa, fornecendo base informacional para tomada de decisões de redução, ampliação, investimento etc. Usualmente se divide a empresas em unidades geradoras de lucro (centros de lucros) e unidades geradoras de custos (centros de custos), criam-se os procedimentos de controle e a partir deles são feitos o registro e a comunicação.

• Sistema de orçamento

Com base nas informações de custos, estabelecem-se os orçamentos, conforme já se mencionou antes:

- Orçamento de investimento: quando se vai investir? Em quê? Como?

- Orçamento operacional: quais serão as receitas e os custos para os próximos meses (geralmente é anual e acompanha o ano calendário – janeiro a dezembro)?

- Orçamento de caixa: entrada e saída de dinheiro. Usualmente é anual, mas pode ter uma peça de previsão diária para até três meses.

• Sistema de relatórios 

Com base nos acontecimentos e atividades reais que trouxeram receitas ou acarretaram custos, apresentam-se relatórios gerais ou especícos. Um relatório geral pode ser, por exemplo, o balancete, que é um balanço mensal ou uma apuração de receita, despesas, lucro ou prejuízo no mês. Um relatório especíco pode ser o dos resultados gerados por um produto especíco: quantas unidades foram vendidas, com que receita total, que custos especícos incidiram aí?

É importante mencionar que tudo isso pode ser feito dentro do universo da contabilidade gerencial ou decisorial, sem prejuízo ou conito com a contabilidade ocial.

Figura 6. Sistema de gestão nanceira. Fonte: elaborado pelo autor.

É importante entender que há momentos diferentes na vida de uma empresa e o sistema de gestão nanceiro deve ser adequado a cada momento. Vejamos:

10.1.1 Empresa pequena ou embrionária

Quando a empresa nasce ou está na sua fase inicial, usualmente tem um faturamento pequeno, emite poucas notas scais, opta pelo sistema tributário do Simples (adiante falaremos), tem um número de contas de gastos pequeno também e o volume de gastos é pouco signicativo. Nesse caso, tudo pode ser controlado de maneira intuitiva por uma pessoa, que consegue visualizar tudo que afeta seus resultados diretamente.  Assim, não precisa de grandes sosticações. Com um caderno de anotações e algumas planilhas de Excel, o

empreendedor aplicado e zeloso consegue controlar tudo sem maiores problemas.

É importante que se alerte para o seguinte: é fácil controlar tudo nessa fase, mas não se pode negligenciar, deixar de fazer as anotações e os acompanhamentos, pois, embora os números sejam baixos, facilmente podem fugir ao controle.

É fundamental registrar, no mínimo, o seguinte:

• Faturamento diário, semanal, mensal, por tipo de produto/serviço

• Recebimentos a serem feitos (decorrentes dos faturamentos) ou a fazer • Custos relacionados com cada item faturamento

• Custos administrativos em geral • Pagamentos realizados e a fazer

• Lançamentos bancários e situação da conta • Itens em estoque

• Previsões de sobra/necessidade de dinheiro

10.1.2 Empresa em crescimento

 À medida que a empresa começa a crescer, principalmente se o crescimento for rápido, há grande risco de que se perca o controle. Já não é mais possível visualizar tudo com facilidade, as contas se multiplicam, os compromissos aumentam e distribuem-se pelo tempo futuro, os custos começam a ganhar complexidade. No caso, é fundamental criar um sistema mais eciente de fazer a gestão nanceira. O empreendedor não pode negligenciar essa questão, precisa investir na criação desse sistema. Isso implica em contratação de consultoria especializada, estabelecimento de padrões e criação da estrutura de gestão na empresa.

 Atualmente, as empresas de contabilidade já oferecem esse tipo de serviço e algumas delas, além da consultoria, fazem até mesmo a gestão contábil e nanceira da empresa, tirando o empreendedor dessa tarefa que para ele muitas vezes é penosa e difícil. No caso, vale a pena terceirizar a função.

10.1.3 Empresa consolidada

Já se tomaram as medidas necessárias para implantação de um sistema completo e as coisas funcionam adequadamente. É só importante fazer um uso adequado do sistema para tomar boas decisões e manter sempre um estado de alerta para não deixar que o sistema venha a desatualizar-se e perder sua funcionalidade.

10.2 Impostos

Usualmente se diz que as pequenas empresas brasileiras são muito assoladas por impostos. Não é verdade. Quem tem uma pequena empresa de serviços com opção pelo simples e rendimento mensal de R$ 10.000,00 provavelmente terá uma condição tributária muito melhor do que teria se fosse assalariado. Com as novas formas e leis de tributação, as coisas tornaram-se mais vantajosas para o empreendedor.

Não se pode esquecer de que os impostos e obrigações existem e devem ser contemplados no planejamento da empresa, antes de sua criação.

É fundamental saber:

• Quando se espera faturar? • Quanto se espera lucrar?

 A partir dessas duas perguntas básicas e tendo em vista o ramo e as perspectivas da empresa, um bom contador tem condição de aconselhar qual é a forma de empresa mais adequada para o negócio. Há três tipos de sistemas de tributação básicos:

• Simples

Todos os impostos são agregados e paga-se um valor que varia de 4 a 27% sobre faturamento, dependendo da atividade básica da empresa (comércio, indústria e serviços) e volume de faturamento. No caso de empresa de serviço, depende também do tipo de serviço. Na opção pelo simples, o imposto incide sobre o faturamento, independentemente das despesas que a empresa tenha realizado e do lucro que teve. O imposto de renda já está no pacote.

• Lucro presumido

Nesta opção, cada imposto é cobrado com uma taxa especíca sobre o faturamento (não é agregado como no caso anterior). Os custos da empresa não serão levados em conta e, por consequência, nem seu lucro. O imposto de renda é cobrado sobre faturamento da empresa, com taxa especíca, e não sobre lucro real, que não é apurado sobre resultados da empresa.

• Lucro real

Receitas e despesas são contabilizadas e apresentadas ao sco. Os impostos estarão aí inclusos nos custos, apura-se o lucro e sobre este incidirá o Imposto de Renda.

Os cálculos de impostos são um pouco complexos e requerem orientação especializada. Para a realidade do empreendedor com um pequeno negócio, a opção pelo Simples provavelmente será a mais indicada. Um contador dá orientação inicial com facilidade e acerto.

Um aspecto importante a mencionar é que muitas vezes os empreendedores têm aversão a impostos e buscam o caminho da sonegação. Não vale a pena, naturalmente, porque sua empresa cará sempre na marginalidade e, portanto, vulnerável a multas e outras consequências, assim como não poderá beneciar-se de uma série de vantagens que advêm da condição de pessoa jurídica com boa reputação.

Igualmente se tem a ideia falsa de que é vantajoso dever ao governo, porque de tempos a tempos há programas de renanciamento de dívidas tributárias. Não é uma boa ideia deixar de pagar impostos face aos percentuais de multa e juros que incidem sobre as dívidas, que se multiplicam rapidamente, deixando o empresário em condição vulnerável.

Saiba mais

Regimes tributários e opções 

 Veja o vídeo abaixo, de uma série já conhecida. Fala especicamente sobre a opção pelo Simples e indica outros vídeos que falam sobre as demais opções (lucro presumido e lucro real).

10.2.1 Começar de modo certo

É importante que o empreendedor perceba a vantagem de já começar seu empreendimento de modo certo, recolhendo seus impostos regularmente e fazendo tudo dentro da lei.

O cenário no Brasil mudou muito nos últimos anos. Desde o m da década de 1990, está em operação o COAF (Conselho de Controle de Atividades Financeiras), que tem as seguintes competências:

• Receber, examinar e identicar as ocorrências suspeitas de atividades ilícitas;

• Comunicar às autoridades competentes para a instauração dos procedimentos cabíveis nas situações em que o Conselho concluir pela existência, ou fundados indícios, de crimes de “lavagem”, ocultação de bens, direitos e valores, ou de qualquer outro ilícito;

• Coordenar e propor mecanismos de cooperação e de troca de informações que viabilizem ações rápidas e ecientes no combate à ocultação ou dissimulação de bens, direitos e valores;

• Disciplinar e aplicar penas administrativas. (COMPETÊNCIAS, 2015, s/p).

Mais recentemente teve início o Sped (Sistema Público de Escrituração Digital), que é apresentado da seguinte maneira pelo Ministério da Fazenda:

Instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o sco e os contribuintes.

De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos scalizadores, utilizando-se da certicação digital para ns de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.

- Iniciou-se com três grandes projetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e - Ambiente Nacional. Atualmente está em produção o projeto EFD-Contribuições. E em estudo: e-Lalur, EFD- Social e a Central de Balanços.

- Representa uma iniciativa integrada das administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal.

- Mantém parceria com 20 instituições, entre órgãos públicos, conselho de classe, associações e entidades civis, na construção conjunta do projeto.

- Firma Protocolos de Cooperação com 27 empresas do setor privado, participantes do projeto-piloto, objetivando o desenvolvimento e o disciplinamento dos trabalhos conjuntos.

- Faz com que a efetiva participação dos contribuintes na denição dos meios de atendimento às obrigações tributárias acessórias exigidas pela legislação tributária contribua para aprimorar esses mecanismos e conra a esses instrumentos maior grau de legitimidade social.

- Estabelece um novo tipo de relacionamento, baseado na transparência mútua, com reexos positivos para toda a sociedade. (APRESENTAÇÃO, 2007, s/p).

Navegar pelos dois sites  indicados no rodapé dá uma ideia sobre os sistemas de controle que existem hoje

sobre as atividades econômicas das empresas.

Há, por m, o amadurecimento da ideia de que a empresa tem de prestar um serviço à sociedade, dentro da lei e de normas adequadas de transparência, lisura, responsabilidade. A sociedade não aceita mais o amadorismo e a esperteza e premia o comportamento ético e responsável. Os grandes escândalos de corrupção registrados nos últimos anos, envolvendo empresas, criou na sociedade um estado de alerta contra todo tipo de desvio na conduta das organizações.

Fazendo sua parte para melhorar a sociedade, o empreendedor terá mais força emocional para levar seu negócio avante e colher os frutos do sucesso.