RECOMENDAÇÕES DA CGU À ASSISTÊNCIA ESTUDANTIL DA UFPE

O Relatório de Gestão da UFPE 2013 (UFPE, 2014b) traz algumas das recomendações da Corregedoria Geral da União - órgão do Governo Federal responsável pela defesa do patrimônio público, transparência e combate à corrupção28- no que se refere à necessidade do monitoramento e avaliação do PNAES pela PROAES/UFPE, dentre elas destacamos:

1. “estabeleça metas e defina indicadores que permitam o monitoramento e avaliação do desempenho dos programas de assistência estudantil no âmbito da UFPE” (p. 285).

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2. “seja elaborado um relatório gerencial de acompanhamento dos programas de assistência estudantil e defina a periodicidade de sua produção, de modo a subsidiar a equipe da PROAES na avaliação dos resultados das ações empreendidas” (p.285).

3. “empreenda ações para avaliar os casos de insucesso entre os beneficiários dos programas de assistência estudantil (retenção\evasão), identificando as causas e oportunidades de aprimoramento das ações de assistência estudantil (p.286)”.

4. “estabeleça mecanismos para acompanhamento e aferição da demanda efetiva por benefícios da assistência estudantil, utilizando-se, para isso, informações provenientes da COVEST, do sistema Sig@ (matrícula), de pesquisas e/ou outras fontes que se mostrarem adequadas” (p. 291).

5. “designe supervisor responsável pelo atendimento aos estudantes e defina modelo e periodicidade de relatórios gerenciais a serem apresentados com análises sobre o quantitativo de atendimentos realizados, a adequação da estrutura para essa atividade, a qualidade dos serviços prestados (considerando também a avaliação dos beneficiários), a produtividade de cada servidor responsável pelos atendimentos, os principais assuntos tratados nesses atendimentos e os encaminhamentos adotados, sugestões para melhorias dos programas geridos pela PROAES (a partir desses registros de atendimento), dentre outras informações relevantes para avaliação e aprimoramento dos programas de assistência estudantil no âmbito da UFPE” (p. 288).

6. “Dote a PROAES de sistema de informação para dar suporte à atividade de atendimento aos estudantes, auxiliando na triagem e registro dos atendimentos (inclusive com avaliação da satisfação dos beneficiários), bem como fornecendo informações gerenciais para os dirigentes da PROAES” (p. 288).

7. “Estabeleça os fluxos e rotinas de atualização cadastral e de pagamentos, identificando os responsáveis por cada etapa, com a devida segregação de funções” (p. 289).

8. “Conclua a reestruturação dos processos referentes a seleções de beneficiários da assistência estudantil, definindo procedimentos que garantam as devidas formalização, registro, publicidade e transparência dos atos praticados no âmbito dessas seleções” (p. 293).

9. “Estabeleça parâmetros e critérios para avaliação dos alunos assistidos, bem como ações a serem adotadas em caso de insuficiência de rendimento escolar dos beneficiários (definindo em que casos e de que forma serão oportunizadas aos alunos uma chance para a

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sua recuperação e as instâncias competentes para decidir sobre a manutenção/desligamento desses alunos nos programas assistenciais)” (p.295).

10. “Dote a PROAES de sistemas de informações que facilitem o acompanhamento pedagógico dos alunos, com a automação de algumas tarefas e que sirva como repositório de dados que possibilite o registro e armazenamento das análises e encaminhamentos resultantes desse acompanhamento. Esses sistemas devem também disponibilizar informações gerenciais para subsidiar os dirigentes da PROAES na gestão dos programas de assistência estudantil” (p. 295).

Sobre os dez pontos elencados acima, trazemos aqui as justificativas apontadas pela PROAES e apresentadas no Relatório de Gestão 2013, juntamente com as informações colhidas por meio de entrevistas com os atores institucionais.

Sobre o primeiro ponto, quanto ao estabelecimento de metas e definição de indicadores que permitam o monitoramento e avaliação do desempenho dos programas de assistência estudantil, de acordo com a PROAES, o atendimento deu-se a partir do mês de maio de 2013 quando foi implantado o controle através do Módulo Financeiro do Sig@, disponibilizando informações para avaliação sistemática da assistência estudantil e aferição do custo médio da assistência para formar o aluno em condição de vulnerabilidade. No que diz respeito aos indicadores relativos às taxas de retenção, evasão e sucesso a PROAES justificou que os mesmos serão elaborados com a admissão do pedagogo à equipe da PROAES.

De acordo com a Pró-Reitora para Assuntos Acadêmicos, o acompanhamento pedagógico pode ser feito pela PROAES por meio de indicadores do histórico escolar, porém a contrapartida da formação nesses casos é de responsabilidade da PROACAD. Para isso, estão sendo criados indicadores de acompanhamento pedagógico através de um projeto com a colaboração da Diretoria de Desenvolvimento de Ensino (DDE) da PROACAD e professores do Centro de Ciências Sociais e Aplicadas (CCSA) (Entrevista. Recife, 06 nov. 2014 – Apêndice C).

Segundo a Pró-Reitora para Assuntos Estudantis, os principais indicadores trabalhados atualmente pela PROAES correspondem ao quantitativo de alunos ingressantes e desligados do Programa, o número de alunos beneficiários atendidos e acompanhados pelo profissional de pedagogia e os acompanhados pela equipe de assistentes sociais da PROAES e

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o número de reprovações dos alunos que residem na Casa do Estudante UFPE (Entrevista. Recife, 27 nov. 2014 – Apêndice C).

De acordo com a Pró-Reitora para Assuntos Estudantis, apesar de esses indicadores ainda não terem sido aplicados ao número total de alunos beneficiários na UFPE, alguns já mostram resultados positivos como é o caso do acompanhamento inicial realizado por meio do indicador “número de reprovações dos beneficiários da casa do estudante”, onde já foi possível identificar um bom resultado no rendimento acadêmico desses estudantes (Entrevista. Recife, 27 nov. 2014 – Apêndice C).

Também é possível identificar na PROAES, de acordo com os relatórios apresentados no endereço eletrônico por meio da transparência, o uso dos indicadores financeiros como o quantitativo de recursos aplicados por semestre em todos os campi, número de auxílios por campi e número de auxílios por curso.

Quanto à identificação do desempenho das ações do Programa na instituição, destacamos a necessidade e importância do acompanhamento pedagógico. A PROAES por meio de sua Pró-Reitora afirma que esse acompanhamento já existia, mas com o grande crescimento do número de beneficiários houve uma suspensão desta atividade, pois a equipe de assistentes sociais tinha um grande número de alunos para realizar seleção, elaboração de folha de pagamento, visitas domiciliares, entre outras demandas, e não conseguiam fazer o acompanhamento pedagógico a contento (Entrevista. Recife, 27 nov. 2014 – Apêndice C).

Em 2013, uma pedagoga passou a integrar a equipe da PROAES e segundo a Pró- Reitora, foi retomado o acompanhamento pedagógico dos beneficiários. A mesma destaca ainda que o grande problema no que se refere ao acompanhamento pedagógico dos beneficiários atualmente são os alunos da área II na UFPE (cálculos, física, estatística, química, etc.) onde existe uma frequência maior de reprovações e para os quais a PROAES tem que ter um olhar diferenciado no acompanhamento (Entrevista. Recife, 27 nov. 2014 – Apêndice C).

Com exceção dos indicadores financeiros, cujos dados de todos os campi tem sido disponibilizados no endereço eletrônico da Pró-Reitoria (transparência), o uso dos indicadores de monitoramento e avaliação adotados pela PROAES tem ocorrido frequentemente apenas no campus Recife. O mesmo acontece com o acompanhamento pedagógico realizado pelo profissional de pedagogia, o qual atua apenas com os beneficiários desse campus.

De acordo com a Pró-Reitora da PROAES, para o CAV ainda estão sendo pleiteadas junto a Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEPE) vagas para abertura de concurso de

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pedagogo para realização desse trabalho direcionado ao campus (Entrevista. Recife, 27 nov. 2014 – Apêndice C). Atualmente no CAV, o acompanhamento pedagógico é realizado pelas assistentes sociais e segundo a equipe do NAEPS, quando é identificado que o aluno está com dificuldades em seu desempenho por meio de seu histórico escolar, o mesmo é chamado para conversar e quando necessário são realizados os devidos encaminhamentos psicológicos e/ou psiquiátricos, no entanto não se tem o direcionamento e intervenção pedagógica (Entrevista. Vitória de Santo Antão, 20 out. 2014 – Apêndice C).

A Pró-Reitora para Assuntos Estudantis acredita que para o monitoramento e avaliação do desempenho dos programas de assistência estudantil no âmbito da UFPE é necessário ter uma equipe de psicopedagogos na PROAES que trabalhem especificamente no acompanhamento dos beneficiários do Programa que hoje representam cerca de 7.000 alunos (Entrevista. Recife, 27 nov. 2014 – Apêndice C). Atualmente, como vimos, a equipe conta apenas com um profissional de pedagogia.

Como podemos observar o acompanhamento pedagógico ainda é incipiente na Universidade e encontra-se mais avançado, porém ainda em fase de implantação no campus Recife, com necessidade de serem expandidos aos demais campi.

Quanto ao processo de monitoramento e estabelecimento de indicadores, algumas medidas começaram a ser tomadas nesse sentido, porém necessitam também de ampliação.

Quanto à elaboração de relatórios gerenciais de acompanhamento dos programas de assistência estudantil de modo a subsidiar a equipe da PROAES na avaliação dos resultados das ações empreendidas destacadas no ponto 2, a PROAES justifica o cumprimento a partir da implantação do Módulo Financeiro pelo Sig@, o qual emite relatórios gerenciais mensais que são de forma simplificada divulgados na página da PROAES, no item Transparência PROAES.

Atualmente a página eletrônica divulga uma relação geral de benefícios concedidos e relação nominal de beneficiários. Porém, da maneira que são apresentados os dados, não permite que de forma simples haja cruzamento de informações e possam ser identificados, por exemplo, o número de auxílios recebidos por cada aluno e a quantidade real de alunos beneficiários, visto que os números apresentados focam na quantidade de auxílios distribuídos, mas um aluno pode receber mais de um auxílio.

É possível visualizar ainda a planilha financeira mensal por campus o que nos fornece a ideia da dimensão do Programa e recursos aplicados. Além disso, são apresentados os dados numéricos e percentuais da quantidade de benefícios (não de beneficiários) por curso

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em cada campus. No entanto, ainda não há uma periodicidade de apresentação dessas informações. A versão consultada em setembro de 2014, por exemplo, referia-se ao mês de julho/2014. Segundo a Pró-Reitora da PROAES esses dados devem ser divulgados mensalmente, porém ainda há atrasos na atualização e divulgação dessas informações (Entrevista. Recife, 27 nov. 2014 – Apêndice C).

No que diz respeito a empreender ações para avaliar os casos de insucesso entre os beneficiários do Programa como traz o ponto 3, a PROAES alegou como justificativa que ainda tinha um número reduzido de servidores técnico-administrativos e que estava aguardando o reforço da equipe através de concurso em andamento, principalmente de um Pedagogo para planejar, organizar e implementar o acompanhamento pedagógico dos beneficiários do PNAES.

Sobre esse aspecto pudemos verificar que com o ingresso de uma pedagoga à equipe foi iniciado o acompanhamento dos casos onde os alunos buscam a ampliação do prazo de conclusão do curso, ou seja, aqueles que se matriculam em poucas disciplinas fazendo jus ao tempo máximo para conclusão acrescido dos 20% de tempo extra, conforme é permitido pela resolução aplicada aos auxílios para manter-se por mais tempo no Programa.

Esse período de 20% de acréscimo no período de conclusão, segundo à Pró-Reitora para Assuntos Estudantis, foi concedido visando àqueles alunos da área II da UFPE cujas disciplinas são consideradas com altos índices de reprovação, no entanto alguns alunos tem se aproveitado dessa concessão para via de regra permanecer mais tempo recebendo os auxílios (Entrevista. Recife, 27 nov. 2014 – Apêndice C).

Como podemos observar, a PROAES iniciou o atendimento dessa recomendação, buscando identificar os casos de retenção. No entanto, esse ainda tem sido um procedimento adotado apenas no campus Recife, e necessita ser aplicado também ao Centro Acadêmico de Vitória.

Segundo a Pró-Reitora para Assuntos Acadêmicos, há um projeto entre a PROACAD e a PROAES (ainda em fase de ajuste para implantação) que foca no apoio acadêmico aos alunos beneficiários com rendimento acadêmico deficiente. O objetivo é criar um núcleo que dê aos estudantes de pós-graduação bolsas para ministrar aulas de disciplinas básicas, como português, matemática e inglês para os alunos beneficiários com baixo desempenho acadêmico de forma a integrar a cessão de bolsas com a melhoria do desempenho acadêmico e fazer um reforço nas situações de insucesso. A previsão é que o projeto seja implantado ainda em 2015 (Entrevista. Recife, 06 nov. 2014 – Apêndice C).

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Sobre ponto 4, referente ao estabelecimento de mecanismos para acompanhamento e aferição da demanda efetiva por benefícios da assistência estudantil, a PROAES por meio de sua Pró-Reitora, justifica a dificuldade desta aferição por meio dos seguintes argumentos: a CGU sugeriu usar dados da COVEST - empresa que era responsável pela aplicação do vestibular UFPE antes de a Universidade adotar o Enem como etapa única da seleção - mas os estudantes beneficiados com as cotas da COVEST correspondiam à alunos de algumas escolas consideradas escolas públicas, mas que normalmente não tem como característica alunos com baixo perfil socioeconômico, como o colégio de aplicação e colégio da polícia militar, tornando-se uma fonte falha (Entrevista. Recife, 27 nov. 2014 – Apêndice C).

No entanto, com a eliminação do vestibular e uso do Enem como etapa única de seleção para ingresso na UFPE, a Pró-Reitora da PROAES acredita que os dados colhidos na inscrição do Enem possam vir a proporcionar um melhor planejamento da demanda, mas ainda aguarda que o MEC repasse os relatórios necessários (Entrevista. Recife, 27 nov. 2014 – Apêndice C).

Atualmente o planejamento da demanda tem sido realizado com base no percentual de cotas adotado pela UFPE, porém a Pró-Reitora para Assuntos Estudantis acredita que nesse quantitativo de alunos cotistas pode haver uma demanda reprimida para assistência estudantil representada pelos estudantes que optam por concorrer sem o sistema de cotas, além dos alunos veteranos que assumiram o perfil necessário ao ingresso no Programa no decorre do curso (Entrevista. Recife, 27 nov. 2014 – Apêndice C).

Outro meio proposto para estimar e caracterizar essa demanda da assistência é a 4ª pesquisa nacional do perfil socioeconômico e cultural dos estudantes das universidades federais brasileiras iniciada pelas IFES em novembro de 2014. A última pesquisa foi realizada em 2010 e foi utilizada como base para a criação do PNAES. A pesquisa busca a atualização do perfil socioeconômico e cultural desses alunos, após a inserção do sistema de cotas e aumento do acesso às universidades por meio da democratização do ensino. Espera-se que seus resultados ajudem a achar as respostas sobre a demanda de beneficiários e auxiliem no planejamento das ações da assistência estudantil conforme as orientações da CGU.

Quanto aos pontos 5 e 6, referentes a definição de modelo e periodicidade de relatórios gerenciais que forneçam informações relevantes para avaliação e aprimoramento dos programas de assistência estudantil no âmbito da UFPE e sobre o uso de sistema de informação para dar suporte à atividade de atendimento e fornecimento de informações gerenciais para os dirigentes da PROAES, respectivamente, a PROAES justificou que

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medidas estão sendo tomadas para o seu atendimento e que já se encontram em fase de implantação.

Especificamente em relação aos sistemas de informação, a PROAES afirmou que já foram elaboradas planilhas para triagem e registro dos atendimentos, entretanto, a Pró- Reitoria alegou que ainda tem um número reduzido de servidores técnico-administrativos para trabalhar na operacionalização das referidas planilhas e na geração das informações gerenciais.

Os sistemas de informação, como já vimos, podem auxiliar no monitoramento e avaliação através do acompanhamento e desenvolvimento de ferramentas que venham assegurar a qualidade e agilidade da informação e de emissão de relatórios, tornando-se uma ferramenta útil ao controle sistemático de ações.

Ainda sobre esse aspecto a Pró-Reitoria para Assuntos Estudantis informa no Relatório de Gestão 2013 (UFPE, 2014b) que está iniciando a elaboração de um Projeto de Gestão da Informação que começará com a organização dos arquivos. Em nosso entendimento esta ação trará benefícios significativos ao processo de monitoramento e avaliação pelos motivos aqui já expostos.

Quanto ao estabelecimento de fluxos e rotinas de atualização cadastral e de pagamentos (Ponto 7), a Pró-Reitoria para Assuntos Estudantis justifica que em parceria com a Secretaria de Gestão da Informação e Comunicação da UFPE (SeGIC) iniciou a modelagem dos fluxos dos programas gerenciados pela PROAES, pontuando objetivamente todas as etapas . Esses fluxos serão utilizados no Portal do Estudante que está em fase de finalização pela SeGIC. Atualmente no portal do estudante o aluno tem acesso aos fluxos, editais, resoluções e notícias relacionadas à assistência estudantil.

A atualização cadastral juntamente à organização dos arquivos é um item essencial ao monitoramento da manutenção do perfil do aluno beneficiário e consequentemente de sua permanência no Programa.

Quanto ao Ponto 8 (Conclua a reestruturação dos processos referentes a seleções de beneficiários da assistência estudantil, definindo procedimentos que garantam as devidas formalização, registro, publicidade e transparência dos atos praticados no âmbito dessas seleções), a Pró-Reitoria para Assuntos Estudantis justifica essa recomendação afirmando que

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implantou, em parceria com o Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI), o Módulo de Assistência Estudantil no Siga no qual os estudantes podem registrar suas solicitações para os programas da PROAES com edital em período de inscrição; e que a publicidade dos editais ocorre através da divulgação em três jornais de grande circulação em Pernambuco, notas na Agência de Notícias da UFPE e notas no Siga.

A partir dos Editais de Assistência Estudantil 2012.2 e 2013.1 a PROAES incluiu um item para recursos, onde o estudante tem um prazo de três dias úteis, subsequente ao dia da divulgação do resultado, para recorrer da decisão. Também é disponibilizado ao estudante que solicitar dar vista ao processo e tomar conhecimento dos motivos de não ser selecionado para o Programa ou auxílio específico.

Sobre o Ponto 9, o qual aborda a adoção de parâmetros e critérios para avaliação dos alunos assistidos, bem como ações a serem adotadas em caso de insuficiência de rendimento escolar dos beneficiários, a PROAES justifica na época do Relatório a não adoção da recomendação devido a ausência de Pedagogo na equipe.

Sugerimos como base para elaboração de critérios, parâmetros e ações em casos de rendimento insuficiente a consulta a outros Programas como é o caso do Programa de Bolsas CAPES (mestrado e doutorado) que inclusive dispõem de indicadores de rendimento acadêmico que poderiam ser adaptados ao PNAES o que representa um importante aspecto para o monitoramento e avaliação do Programa.

Quanto a definir em que casos e de que forma serão oportunizadas aos alunos uma chance para a sua recuperação e as instâncias competentes para decidir sobre a manutenção/desligamento desses alunos nos programas assistenciais, a Pró-Reitora da PROAES afirma que não ocorrem desligamentos com frequência e os casos em que ocorrem destacam-se a constante reprovação de faltas, porém segundo a equipe de assistentes sociais do NAEPS/CAV inicialmente há uma conversa com os alunos para que cheguem a um entendimento e busquem corrigir o que está gerando aquela deficiência sem necessidade de efetuar o desligamento (Entrevista. Vitória de Santo Antão, 20 out. 2014 – Apêndice C). Apesar da iniciativa de conversa prévia com o beneficiário não tomamos conhecimento dos critérios estabelecidos para esse fim em todos os casos.

Quanto ao Ponto 10 (Dote a PROAES de sistemas de informações que facilitem o acompanhamento pedagógico dos alunos, com a automação de algumas tarefas e que sirva

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como repositório de dados que possibilite o registro e armazenamento das análises e encaminhamentos resultantes desse acompanhamento. Esses sistemas devem também disponibilizar informações gerenciais para subsidiar os dirigentes da PROAES na gestão dos programas de assistência estudantil), a PROAES justifica a não adoção da recomendação devido a ausência de Pedagogo na equipe na época do Relatório.

Destaca-se mais uma vez a importância dos sistemas de informação aplicados ao monitoramento e avaliação. Atualmente é realizado o controle através do módulo financeiro do Sig@, no entanto, dessa forma, o monitoramento está resumido ao acompanhamento financeiro da folha de pagamento. Faz-se necessário a transformação dos dados da assistência estudantil em informações que gerem outros indicadores, como por exemplo, os indicadores de desempenho acadêmico.

Atualmente a PROAES permanece respondendo auditoria sobre os itens não atendidos, porém não foi possível o acesso aos novos questionamentos trazidos pela CGU, pois a liberação dessas informações só ocorrerá com a publicação do Relatório de Gestão 2014 que só será publicado no exercício de 2015, após conclusão deste trabalho.

Recentemente, a partir do levantamento do número e distribuição de auxílios entre os beneficiários, a PROAES identificou que havia muitos auxílios concentrados em poucos estudantes. A partir disso, com auxílio de um estatístico foi possível estabelecer 5 níveis de faixa de renda per capita, considerando as faixas presentes entre os estudantes beneficiários, e relacioná-las ao tipo e número de auxílios permitidos (Entrevista. Recife, 27 nov. 2014 – Apêndice C).

Como podemos visualizar na tabela 15, o nível 1 corresponde a no máximo o valor