6.1 – O Acervo da Fundação de Artes de Niterói
O município de Niterói, localizado na região metropolitana do Estado do Rio de Janeiro não possui um Arquivo Público Municipal, apesar disso, a Secretaria de Cultura Municipal possui um rico acervo fotográfico/iconográfico do município que está sob a guarda da Divisão de Documentação e Pesquisa da Fundação de Artes de Niterói.
A Divisão de Documentação e Pesquisa está instalada em prédio Anexo no Solar do Jambeiro, atua em três áreas: a pesquisa e divulgação da história de Niterói, a documentação de Eventos da Fundação de Artes de Niterói e Secretaria de Cultura e a divulgação de seu acervo iconográfico.
O Acervo fotográfico da Fundação foi constituído ao longo de anos por compra, doação ou produção própria do governo municipal, contando atualmente com mais de 25.000 itens iconográficos entre fotos, negativos de celulose, negativos de vidro, folders, banners, livros, entre outros, formando coleções e fundos arquivísticos.
O acervo possui o Fundo Manoel Fonseca, com mais de 5.000 imagens de personalidades, praças, estruturas municipais, formaturas, etc. do município de Niterói, imagens doadas por fotógrafos, imagens de ações da prefeitura municipal (como a reforma do Theatro Municipal ou a construção do MAC), imagens ainda não catalogadas, eventos municipais, etc.
Para cumprir sua função a Divisão de Documentação conta com pessoal capacitado para as suas funções, equipamentos tecnológicos como mesa estabilizadora, scanners fotográficos, câmeras profissionais, estruturas para conservação, entre outros. Os recursos disponíveis são limitados a disponibilidade da administração da Fundação de Artes de Niterói, sendo necessária uma justificativa para que novos investimentos sejam feitos.
Recentemente parte do acervo da instituição começou a ser digitalizado, a digitalização focou inicialmente os negativos de vidro do Fundo Manoel Fonseca. Esta parte do Fundo conta com mais de 2.000 itens em variados estados de conservação e a digitalização teve dupla finalidade, preservar o suporte físico (evitando os contatos ao máximo) e disponibilizar de forma mais fácil o acervo aos usuários.
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O processo de digitalização feito neste primeiro momento não levou em conta critérios de preservação digital de forma integral, pois não havia uma base de dados e as documentações de metadados se encontravam em arquivos em formatos distintos e dispersos.
A proposta no DDP é realizar a digitalização das imagens em suportes físicos para dar facilidade de acesso e preservar as imagens e associar as imagens que hoje chegam em formato digital ao banco de dados, criando descrições de cada imagem e dando a possibilidade de em um futuro a disponibilizar parte do acervo na internet. Para tanto é utilizado o formato .tiff para imagens matrizes e o formato .jpg para divulgação e trabalhos rotineiros.
O acervo digital é guardado em HD‟s internos da rede e em HD‟s externos como forma de segurança, não há um programa de banco de dados estruturado especificamente para a finalidade de organizar as imagens, sendo estas organizadas pelo arranjo do arquivo e uma série de tabelas em Excel e pastas de diretórios.
6.2 – Recomendações Gerais
Diante do quadro apresentado e das orientações observadas na literatura da área, podemos organizar uma série de recomendações para a preservação das imagens digitais visando a manutenção da integridade dos documentos e contribuindo para melhorias de autenticidade e confiabilidade das mesmas, ainda buscando a manutenção destas em suas formas originais pelo maior período de tempo possível.
Para tanto as recomendações sugeridas por Arellano(2004) e Ferreira(2006) no item 5.4 apontam técnicas gerais a serem seguidas, mas estas não detalham como os documentos digitais mais complexos guardem consigo as garantias de autenticidade, integridade e confiabilidade que estes devem possuir.
Por isso, para que uma organização tenha maior grau de confiabilidade e garantias de autenticidade de seus documentos digitais, é recomendado que às técnicas propostas pelos autores Arellano e Ferreira se somem as diretrizes previstas na resolução nº38/2013 do Conarq (que em alguns pontos se semelham).
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As Diretrizes apontadas no item 5.5 somam 15 passos para produtores e preservadores, se levarmos a risca suas orientações de acordo com as fases arquivísticas (corrente, intermediária e permanente), as orientações do Conarq indicariam as diretrizes do Produtor para as fases Corrente e Intermediária dos Arquivos e as Diretrizes do Preservador para a fase Permanente.
Diante disso podemos elencar as recomendações a serem observadas pelo preservador de acervos digitais (vide quadro 3), seguindo as técnicas e diretrizes de preservação.
Quadro 3 – Proposta de Recomendações para Preservação Digital
Recomendação Procedimento Descrição Referências
1 Seleção de
hardware, software e formatos
O detentor do acervo digital deve selecionar previamente os equipamentos e softwares que vai utilizar para preservação de seu acervo.
Aqui ele deve também observar os formatos digitais que serão utilizados, dando preferência aos mais utilizados e aos abertos.
Arellano (2004), Ferreira (2006), Resolução Conarq Nº38 (2013) 2 Certificar a estabilidade de conteúdo e formas
O preservador deve identificar os conteúdos e formas mais usuais em seu acervo de delimitar os que se tornarão padrão para o acervo.
Arellano (2004), Ferreira (2006), Resolução Nº 38 Conarq (2013) 3 Incluir informações de integridade
Deve-se estabelecer os conteúdos dos metadados para manter o documento digital inalterado ou saber quem os produziu, além de diversas outras informações essenciais para que haja garantias de integridade e contexto de produção do documento digital.
Resolução Nº 38 Conarq (2013)
4 Organização de
Forma lógica
Assim como os documentos físicos, deve-se estabelecer uma organização lógica nos suportes digitais de modo a facilitar a recuperação da informação, independente de o Arquivo possui um repositório ou apenas se organizar em estruturas de pastas.
Resolução Nº 38 Conarq (2013)
5 Garantias de
autenticidade
Deve-se adotar o uso de metadados de forma padronizada e principalmente criar meios de controle dos acessos aos documentos digitais que indiquem se alguma modificação foi feita, para se conseguir uma presunção de autenticidade.
Arellano (2004), Ferreira (2006), Resolução Conarq Nº38 (2013)
39 6 Definição de uma estratégia de preservação contra perdas acidentais
Fazer a escolha de técnicas de preservação que atenda a necessidade do Arquivo. O uso de Backups é recomendado na preservação digital.Salvar cópias digitais que preservem todo o contexto do acervo em conjunto com os softwares necessários e manuais de uso do acervo é necessário nas rotinas de qualquer arquivo. Para uma proteção mais completa seria necessário que fossem feitas mais de uma cópia e que estas fossem guardadas em locais diferentes para casos de acidentes, atualizando os formatos sempre que for necessário.
Arellano (2004), Ferreira (2006), Resolução Conarq Nº38 (2013) 7 Prevenção contra obsolescência de softwares
Deve-se manter o acervo em funcionamento e realizar atualizações rotineiras dos sistemas e softwares, dando garantias de compatibilidade aos formatos anteriores. Arellano (2004), Ferreira (2006), Resolução Conarq Nº38 (2013) 8 Gestão da estrutura de preservação
Inclui toda a estrutura de preservação do acervo, geralmente incluindo a política adotada, as estratégias e as metodologias. Isto deve resultar na criação de manuais para o acervo, incluindo as delimitações anteriores e algumas das próximas indicações.
Resolução Nº 38 Conarq (2013) 9 Avaliação de documentos de preservação permanentes
Usas os instrumentos de temporalidade e avaliação com intuito de limitar a quantidade de documentos preservados, dando velocidade nas buscas e otimizando o espaço digital disponível.
Resolução Nº 38 Conarq (2013) 10 Recebimento de documentos para preservação permanente
Deve seguir os planos do Arquivo, observando o que realmente é de preservação permanente e o que deve ser excluído.
Resolução Conarq Nº38 (2013)
Fonte: Próprio autor
Este conjunto de recomendações não é exaustivo e visa apenas sistematizar alguns aspectos básicos da preservação digital na arquivologia, tema este que ainda pouco explorado na prática da profissão e que carece de maiores discussões e estudos práticos.
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6.3 – Recomendações a Fundação de Artes de Niterói
Seguindo as 10 recomendações organizadas no quadro 3, a Fundação de Artes de Niterói pode tomar algumas medidas que poderiam ampliar a confiabilidade e autenticidade de seus acervos digitais.
Na Recomendação1, o Arquivista deve pensar não somente no uso interno do acervo, mas pensar nos usuários finais das imagens, pensar nos formatos de matrizes e de divulgação. O Arquivista deve ficar atento ao espaço digital disponível no seu sistema de armazenamento e adequar-se ao melhor formato digital, pensando a longo prazo.
A Recomendação2 versa sobre os padrões de conteúdos e formas, no caso das imagens o Arquivista, conjuntamente com os demais funcionários deve elencar os principais padrões e formas de armazenamento digital para as imagens, para que todas as imagens do acervo tenham um padrão de qualidade e acessibilidade.
A recomendação 3 estabelece os conteúdos dos metadados, que é de relevante importância para a preservação da memória e conteúdo, independente se o documento é textual ou imagem. Os metadados organizados podem facilitar buscas avançadas e até mesmo gerar novas formas de organização do acervo, outra vez uma ação em conjunto do Arquivista e demais funcionários pode dar maior margem de êxito nesta tarefa.
A 4ª recomendação reflete a organização do acervo digital, que deve seguir o padrão de um acervo físico, seguindo um plano de classificação/arranjo e ter sua organização refletida no meio digital. Aqui o uso de softwares de banco de dados podem ser úteis, mas planilhas eletrônicas também podem ser usadas em conjunto com série de pastas, talvez até organizadas em repartições específicas, podendo ser usa solução mais econômica e fácil.
No caso da 5ª recomendação, o estabelecimento dos conteúdos de metadados e a organização dos metadados, associados a meios de detectar se algum documento foi modificado por alguém não autorizado podem garantir a presunção de autenticidade, além disso, alguns programas permitem o uso de senhas para alteração do documento, o que já limita e restringe o acesso indevido.
A recomendação 6 talvez seja uma das mais importantes e tornam o documento digital tão diferenciado, as cópias. as estratégias de preservação, dependendo do acervo
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uma estratégia pode ser mais eficiente que outra, mas é válido o uso de mais de uma para assegurar maior eficiência geral da preservação. No caso da Fundação de Artes, a adoção de normalização e a conversão de formatos, aliadas ao encapsulamento podem dar uma boa margem de segurança e confiabilidade. Nos documentos físicos, as cópias costumam ser um problema, mas no meio digital, é altamente recomendado que o acervo possua cópias de segurança em locais diferentes. Hoje são muitos os suportes que podem ajudar nessa tarefa, os pendrive, HDs externos, discos virtuais, DVD‟s, BlueRay‟s, etc. é importante ressaltar que de nada adianta fazer uma cópia hoje e deixar para fazer outras cópias daqui a 1 ano, ou seja, deve-se fazer uma atualização com períodos constantes.
Deve-se priorizar também a mudança constante para mídias mais modernas assim que se observar as mudanças de padrões e lembrar de deixar os programas usados para acesso dos documentos em conjunto com o local de guarda do acervo.
A recomendação 7 diz respeito aos programas utilizados, é vantajoso que os programas utilizados, no caso os programas de leitura de imagens, trabalhem com o maior número de formatos digitais e que possam também fazer cópias nestes formatos. Outro importante fator é a atualização destes softwares, que pode de uma hora para outra modificar toda a forma de configuração de seu banco de dados e leitura dos documentos, daí a importância de se ter a ultima versão (sem a atualização final) para casos de eventuais problemas causados por uma atualização que modifique muito o sistema.
A recomendação 8 é importante pois, permite que futuros funcionários cheguem no ambiente de trabalho e possam mais rapidamente se adaptar as formas de preservação digital utilizadas pelo Arquivo. Deve-se priorizar a redação dos manuais ou guias de maneira objetiva, mas com níveis de detalhamento minuciosos para que todos possam cumprir as etapas de maneira equivalente dando mais confiabilidade e segurança ao acervo. As garantias de acesso somente podem ser efetivamente conquistadas se o Arquivo possuir documentações específicas indicando todos os procedimentos utilizados, desde o plano de classificação/arranjo até a entrega de uma cópia ao usuário final.
A recomendação 9 necessita de instrumentos arquivísticos para que tenha pleno funcionamento, avaliar a documentação que chega e eliminar o que não é de fato
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necessário se preservar é fundamental, principalmente no Arquivo Digital, já que um dos principais problemas pode ser o acumulo indevido de itens que ocasionam diminuição do espaço virtual do Arquivo.
A recomendação 10 nos aponta, em conjunto com a diretriz 9, os documentos que podem ser excluídos, imagens digitais (natas digitais) podem ter borrões que não há forma de recuperação, o que impossibilita o seu uso e com isso devem ser descartadas, não sendo preservadas.
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