Recomendações para preservação de imagens digitais aplicadas à Fundação de Artes de Niterói

UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE - UFF

INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO - GCI CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA - GGA

VINICIUS FERRAZ BRUNO

RECOMENDAÇÕES PARA PRESERVAÇÃO DE IMAGENS DIGITAIS APLICADAS À

FUNDAÇÃO DE ARTES DE NITERÓI

NITERÓI 2014

UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE

CURSO DE ARQUIVOLOGIA

VINICIUS FERRAZ BRUNO

RECOMENDAÇÕES PARA PRESERVAÇÃO DE

IMAGENS DIGITAIS APLICADAS À FUNDAÇÃO DE

ARTES DE NITERÓI

Niterói, RJ

2014

Vinicius Ferraz Bruno

RECOMENDAÇÕES PARA PRESERVAÇÃO DE

IMAGENS DIGITAIS APLICADAS À FUNDAÇÃO DE

ARTES DE NITERÓI

Trabalho de Conclusão de Curso

apresentado a Universidade Federal Fluminense como requisito parcial de avaliação para a obtenção do Título de Bacharel em Arquivologia.

Orientadora: Profª Dsc. Linair Maria Campos

NITERÓI, RJ 2014

VINICIUS FERRAZ BRUNO

RECOMENDAÇÕES PARA PRESERVAÇÃO DE

IMAGENS DIGITAIS APLICADAS À FUNDAÇÃO DE

ARTES DE NITERÓI

Trabalho de Conclusão de Curso

apresentado ao Curso de Arquivologia da Universidade Federal Fluminense como requisito parcial de avaliação para a obtenção do Título de Bacharel em Arquivologia.

Aprovada em: ____/_____/______

Banca Examinadora

__________________________________________________ Profª DSc Linair Maria Campos

Universidade Federal Fluminense Orientadora

__________________________________________________ Profª MSc. Lindalva Rosinete Silva Neves

Universidade Federal Fluminense

__________________________________________________ Prof DSc Carlos Henrique Marcondes de Almeida

Universidade Federal Fluminense

Niterói 2014

Agradecimentos

Agradeço aos Professores do Departamento de Ciência da Informação da UFF que nestes 4 anos de estudos me orientaram em suas disciplinas ministradas e permitiram que diante do conjunto de conhecimento esse trabalho fosse possível.

Agradeço a minha orientadora Linair que nos diversos encontros e retornos de escrita mostrou-me um caminho menos duro para que este conjunto de frases se transformasse em uma monografia no mínimo relevante.

Meu muito obrigado aos meus parceiros de graduação, que durante as aulas, as discussões, os trabalhos e conversas sociais permitiram meu crescimento pessoal e me ajudaram de forma ampla para me tornar um melhor profissional da informação.

Agradeço de maneira grandiosa a minha família, a meus pais Roberto e Tânia que sempre estiveram ao meu lado em todas as lutas, desafios, dando suporte e incentivando ao máximo todas as vitórias e minimizando as derrotas. Agradeço a minha namorada, amiga e companheira Aline, que de seu modo especial me trouxe paz, alegrias e a compreensão que tornaram esta dura caminhada em um mágico andar ao por do sol.

Agradeço os autores dos textos utilizados como referência que sem seu pioneirismo, eu pouco poderia ter avançado em meus estudos específicos e este trabalho seria menos rico.

Um agradecimento especial aquele que nos criou, guarda, orienta nesta vida e em vida espiritual.

"Uma imagem vale mais que mil palavras”

Resumo

O uso de documentos digitais em Arquivos vem se tornando cada vez mais rotineiro, contudo estes novos suportes digitais ainda são pouco estudados e geram dificuldades aos Arquivistas. A preservação digital ainda é um assunto pouco estudado e consolidado no Brasil, apesar da literatura referencial da área ter crescido nos últimos anos segundo alguns autores. O Conarq vem realizando estudos na área e publicando resoluções que versam sobre os documentos digitais como a resolução Nº31 e Nº38. O presente trabalho pretende gerar uma série de recomendações para preservação de imagens digitais se baseando nos principais referenciais teóricos da área e observando as diretrizes referencias do Conarq. Após este estudo, as recomendações foram organizadas e orientadas para o acervo da Fundação de Artes de Niterói como uma forma de auxiliar na preservação do acervo digital da instituição.

Palavras Chave: Documento Arquivistico Digital; Preservação Digital;

Abstract

The use of digital documents in Archives is becoming increasingly routine, however these new digital media are poorly studied and generate difficulties for Archivists. Digital preservation is still a little studied subject and consolidated in Brazil, despite the reference literature of the area have grown in recent years according to some authors. The Conarq has been conducting studies in the area and publishing resolutions that deal with digital documents such as Resolution N 31 and N 38. This paper aims to generate a series of recommendations for preservation of digital images based on major theoretical frameworks of the area and within the guidelines of references Conarq. After this study, recommendations were organized and oriented to the collection of Niterói Arts Foundation as a way of helping to preserve the digital collection of the institution.

Keywords: Digital Archival Document; Digital Preservation; Preservation recommendations.

Sumário

5 - MARCO TEÓRICO CONCEITUAL ... 19

5.1 - O Documento Arquivístico ... 19

5.2 – O Documento Arquivístico Digital ... 21

5.3 – Preservação Digital ... 26

5.4 – Iniciativas, Técnicas e Diretrizes de Preservação Digital ... 28

6 – RECOMENDAÇÕES DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS ... 36

6.1 – O Acervo da Fundação de Artes de Niterói ... 36

6.2 – Recomendações Gerais ... 37

6.3 – Recomendações a Fundação de Artes de Niterói ... 40

7 – CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 43

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1- INTRODUÇÃO

A primeira fotografia reconhecida, segundo Mauad (1996, p.1) surge na década de 1830 com método criado pelo francês Joseph Nicéphore Niépce, desde então o ato de fotografar cresceu em vários sentidos, desde a quantidade até a qualidade e formatos.

Segundo Hecke (2013) o uso das câmeras analógicas caiu muito nas ultimas décadas, deixando o seu uso quase restrito aos amantes de técnicas fotográficas específicas. A autora ainda afirma que as grandes marcas fabricantes de filmes fotográficos estão deixando este mercado e ingressando no mundo digital e com isso as fotografias em suporte de negativos praticamente sumiu nas ultimas décadas.

Contudo, o avanço tecnológico permite que uma grande fração de imagens sejam feitas não mais em suportes diferenciados, mas em diferentes formatos digitais, trocando o foco da conservação física (papel, negativo) do suporte para a conservação digital das imagens.

Os Arquivos públicos devem hoje lidar com a mudança deste suporte de maneira acelerada. Para Rocha (2007, p.2) as instituições e os indivíduos estão registrando suas atividades em bancos de dados, planilhas eletrônicas, mensagens de e-mail, na web, imagens digitais e uma variedade crescente de formatos digitais, sendo necessário o gerenciamento adequado para dar garantias de autenticidade e acesso a esta documentação que cresce em volumes significativos.

Segundo os funcionários que trabalham no acervo da Fundação de Artes de Niterói1, apesar deste acervo ainda contar com grande parte de imagens em suportes de papel, celulose e vidro, a maioria dos usuários que lá realizam suas pesquisas levam consigo a imagem digitalizada. Mesmo assim muitos desconhecem os diferentes formatos digitais e nem ao menos sabem que a imagem poderia “não funcionar” em seu computador.

Como afirma Alecrim (2013) o meio digital possui diferentes formatos que não são apenas figurativos e em muitos casos os formatos diferentes indicam qualidades diferenciadas das imagens, o que implica em diversos outros fatores como espaço digital utilizado, finalidade da imagem, recursos disponíveis, etc.

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De acordo com experiências vivenciadas em estágio na própria Fundação de Artes de Niterói e contato com a coordenação do Arquivo da FAN.

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Para Sayão (2007, p.183) são grandes os problemas decorrentes da dos avanços descontrolados do uso da tecnologia e do meio digital para a documentação. A justificativa do ganho enorme de espaço nos locais de trabalho devido a digitalização de textos, imagens, vídeos e outros demonstram o quanto os profissionais da informação devem se preocupar com a preservação destes formatos digitais para dar garantias a segurança da memória digital.

Portanto, há uma necessidade de se orientar os Arquivos que trabalhem com os formatos digitais para que possam ter referenciais e padrões para preservação e disseminação de documentos digitais, no caso fotografias digitais, para se garantir a longo prazo a memória e história que o seu acervo reflete.

Contudo a presente pesquisa possui em sua principal temática elaborar uma série de recomendações para que a preservação de fotografias em meio digital possa ser feita em Arquivos de maneira a se adequar aos principais referenciais teóricos da área.

Sayão (2007, p.184) ainda afirma que muita documentação já nasce, nos dias de hoje, em meio digital e o principal problema da preservação destes documentos é a natureza frágil e instável dos suportes digitais, sendo esta preservação ameaçada pela vida curta das mídias e pela rápida obsolescência dos equipamentos da informática.

A preocupação com a preservação e disseminação digital vem sendo alvo de estudos no Brasil e no mundo, Sayão (2007) aponta alguns trabalhos marcantes na área numa tentativa de se padronizar as formas de preservação da documentação digital, sobretudo as fotografias digitais.

Iniciativas como a do CONARQ (2010) que publicou a resolução nº31 de Abril de 2010 que dispõe sobre a digitalização de documentos Arquivísticos Permanentes, mostram que a arquivologia está preocupada com a crescente inserção dos documentos digitais em seu meio, mas apesar disso, este documento deixa claro que não é um manual de capacitação para digitalização e não pretende indicar o que deve ou não ser digitalizado.

Mustardo (2004, p.9) aponta que já na década de 1990 os Arquivos vinham enfrentando uma série de problemas com o uso da digitalização de acervos e suas possibilidades de preservação, como o acesso, a economia de espaço, falta de normas e a preservação dificultada.

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Pergunta Partida: observando os principais autores na área de preservação digital e as práticas em um arquivo iconográfico, observou-se que pouco das principais formas desenvolvidas para uma eficiente e organizada preservação digital é de fato aplicada aos arquivos públicos e com isso muitos documentos arquivísticos podem estar se perdendo ao longo do tempo.

Diante disto questiona-se: Quais as medidas que podemos tomar para preservar as imagens em meio digital?

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2 - OBJETIVOS

2.1-OBJETIVOS GERAL

Elaborar recomendações para preservação de documentos arquivísticos de imagens em formatos digitais no âmbito do acervo da Fundação de Artes de Niterói.

2.2- OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Delimitar o que é um documento arquivístico;

 Delimitar o que é o documento arquivístico digital em formato de imagem;

 Pesquisar na literatura o que é a preservação digital;

 Pesquisar na literatura as iniciativas de preservação digital;

 Pesquisar na literatura técnicas de preservação digital;

 Propor um conjunto de recomendações que possa ser útil para ser avaliado pelo acervo da Fundação de Artes de Niterói.

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3 - JUSTIFICATIVA

Os acervos arquivísticos possuem inúmeros tipos de suportes possíveis, mas alguns acervos são mais específicos ou especializados e possuem apenas um gênero ou espécie de documentos, como afirma o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.30). Este é o caso de um arquivo iconográfico, que segundo a Câmara Técnica de Documentos Audiovisuais, Iconográficos e Sonoros (CTDAIS, 2014, p.4) é uma organização, departamento ou unidade, de natureza pública ou privada, dedicado ao tratamento técnico, preservação e acesso aos documentos iconográficos, ainda definindo documento iconográfico como documentos constituídos de imagens fixas.

Dentre os diversos suportes encontrados nos acervos iconográficos de Arquivos podemos encontrar, segundo Heynemann(2006, p.110) cartazes, gravuras, charges e fotografias.Esses arquivos especializados em iconografia devem estar atentos as formas de preservação da informação, no caso específico destes, da imagem nos variados suportes.

Muito se fala em restauração de fotografias antigas ou mesmo formas de acondicionamento das mesmas, mas no meio digital o perigo não é apenas a umidade ou o calor excessivo, mas também o erro humano ou o simples “pico de luz”, fatores como a cópia dos arquivos para diversos suportes digitais podem parecer simples, mas acarretam diversos procedimentos para que se garanta a integridade da imagem e sua real preservação em longo prazo.

O mundo atual está inserido no meio digital, bancos realizam transações eletrônicas, mapas agora provêm de GPS2, telefones que parecem computadores de bolso, câmeras fotográficas podem apagar, alterar e salvar imagens em diferentes formatos. Os Arquivistas devem se inserir nesta nuvem digital para que possam acompanhar as mudanças e para que a sociedade não venha a sofrer as conseqüências da perda de informação e memória contida nas imagens.

Segundo Monte (2004, p.45) a digitalização e o uso de documentos natos digitais proporcionam vantagens como a visualização da imagem de imediato, as escolhas dos processos de captura, a rápida recuperação da informação, entre outros e

2_{GPS é a sigla de “Global Positioning System” que significa sistema de posicionamento global, em português. GPS é}

um sistema de navegação por satélite com um aparelho móvel que envia informações sobre a posição de algo em qualquer horário e em qualquer condição climática, pode ser útil para mapeamentos precisos. (Machado, 2012)

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também possui algumas desvantagens como a não previsão da durabilidade dos suportes e a incerteza do funcionamento a longo prazo dos meios de leitura destes documentos em meio digital.

Como exemplo de desvantagens do documento digital, podemos citar um caso ocorrido na Fundação de Artes de Niterói3 onde parte do acervo digitalizado foi perdido em uma formatação do HD dos computadores do Arquivo, então uma busca nas cópias de segurança foi realizada na tentativa de recuperação das imagens perdidas. As cópias estavam salvas em DVDs, e neste momento reparou-se que a cópia de segurança na verdade era um arquivo de backup no formato Win98 que não mais abria no WinXP ou Win7, sistemas operacionais que as máquinas possuíam no momento no Arquivo. Com isso, a solução foi re-digitalizar as imagens que não mais eram encontradas, tomando tempo que poderia ser utilizado para digitalização de parte do acervo ainda não digitalizado.

Em concordância com o exposto no caso da Fundação de Artes de Niterói, Pereira (2012, p.22) afirma que a facilidade de se remasterizar, produzir e reproduzir conteúdos audiovisuais proporciona o surgimento de novos programas e ferramentas cada vez mais intuitivos e de fácil uso pelo usuário comum e isso criou um cenário que o autor chama de anarquia virtual. O mesmo pode ser observado no mundo das imagens digitais, com diversos formatos digitais possíveis de serem usados na atualidade e que não há garantias de que estes possam ser “lidos” em longo prazo.

Diante disto torna-se importante uma abordagem diferenciada sobre a conservação e preservação das imagens no formato digital e percebe-se uma dificuldade dos profissionais atuantes em conservar estes formatos permitindo que estes possam ser utilizados por longo período e ainda podem de maneira involuntária criar barreiras para que os usuários tenham o real acesso ao acervo.

Pretende-se nesta pesquisa observar a literatura da área sobre os documentos arquivísticos digitais e a preservação digital, conceitos estes que os Arquivos começaram a lidar nos últimos anos.

3_{A Fundação de Artes de Niterói possui um acervo iconográfico que é custodiado pela Divisão de}

Documentação e Pesquisa (DDP), sediado no Solar do Jambeiro, em Niterói. Como um dos requisitos a formação de graduação em Arquivologia na UFF é o estágio supervisionado, eu tive a oportunidade de realizar o estágio na DDP por mais de 1 ano e tive uma experiência enriquecedora e que me motivou a elaboração do presente trabalho.

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4 - METODOLOGIA

A metodologia é uma importante ferramenta para o desenvolvimento de uma pesquisa de qualidade e com credibilidade, como afirma Silva (2004, p.50) o desenvolvimento do trabalho científico envolve a definição da metodologia de pesquisa, que ao final torna-se o definidor da qualidade do próprio trabalho.

De acordo com Inácio Filho (2003, p.78) a metodologia é um conjunto de técnicas e procedimentos que são lançados no processo de investigação, incluindo-se ai os aspectos relacionados ao como fazer a pesquisa, estando relacionada também a postura do investigador, os seus objetivos, pressupostos e concepção de mundo.

As pesquisas podem possuir três métodos distintos, como afirma Santos(2014) elas podem ser exploratórias, descritivas e explicativas. Segundo o autor, a pesquisa exploratória visa conhecer o assunto a ser abordado geralmente realizando uma consulta bibliográfica na área abordada. Na pesquisa descritiva o mais comum é fazer levantamentos sobre o assunto, gerando dados e pesquisas que permitem criar relações entre as variáveis. Na pesquisa explicativa o objetivo primordial é identificar fatores que determinam ou que contribuem para a ocorrência dos fenômenos, geralmente se forma uma pesquisa aplicada e pode gerar subjetividades.

A metodologia empregada neste trabalho será feita, num primeiro momento, por meio de uma revisão de literatura, utilizando uma pesquisa exploratória, buscando traçar um parecer sobre o que é o documento digital, buscando entender também o documento arquivístico digital. Na revisão de literatura foi priorizada a utilização de livros impressos e busca por trabalhos disponibilizados em meio digital pela CAPES e o portal Scielo de artigos científicos, para tanto foram utilizadas palavras-chaves como “preservação”, “preservação digital”, “documento arquivistico digital” e “conservação digital”, além disso, minha orientadora também indicou textos e material acadêmico e oficial sobre a área.

Ainda nesta revisão bibliográfica busca-se especificamente observar os documentos arquivísticos de imagem em formato digital, visando ainda realizar uma pesquisa orientada para as iniciativas e diretrizes de preservação digital de documentos arquivísticos que podem ser utilizadas para imagens digitais, definindo o que é a preservação digital e demonstrando suas iniciativas de preservação na literatura da área.

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O referente levantamento foi feito com base em atuação como estagiário da Divisão de Documentação e Pesquisa da FAN, atuação esta que perdurou um ano e meio recentemente (período 2012/2013) e fez uso do sistema e formatos utilizados nas rotinas arquivísticas do setor.

Em um segundo momento, a partir das informações coletadas pela revisão bibliográfica e pela observação feita na Fundação de Artes de Niterói, será elaborada uma série de recomendações orientadas pela literatura da área a serem sugeridas para a FAN como forma de preservar seu acervo, visando contribuir para a autenticidade e confiabilidade aliadas ao prolongamento da vida útil do acervo.

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5 - MARCO TEÓRICO CONCEITUAL

5.1 - O Documento Arquivístico

Para Delmas (2010, p.95) o trabalho do Arquivista deve ser flexível a ponto de trabalhar com os mais variados suportes documentais e ter o poder de se adaptar as rápidas mudanças que a informática e a tecnologia nos proporciona nos dias atuais e ainda garantir que estes suportes frágeis e com curto prazo de vida útil possam armazenar a informação e memória dos acervos.

Fonseca (2004) demonstra que apesar dos cursos de Arquivologia terem se instituído na década de 1970 no Brasil, a produtividade de artigos na área de tecnologia aplicada aos Arquivos vem diminuindo desde a década de 1980 até o inicio do século XXI. Ainda sugere que haja um aumento de inserção da informática dentro das graduações para que o Arquivista saia melhor preparado para o uso das novas tecnologias aplicadas aos Arquivos.

Segundo Tanus (2013, p.94) as mudanças na legislação nacional na década de 90, com a Lei de Diretrizes e Bases da Educação, permitiu que os cursos de graduação pudessem modificar seus currículos mínimos, e as discussões na área da Arquivologia na década seguinte levaram a inclusão de disciplinas diversas nas grades curriculares, entre elas as disciplinas ligadas a área de tecnologia, visando a melhor qualificação do profissional para o mercado de trabalho.

Para Paes (2004, p.158) o arquivista tem a obrigação de conservar, administrar e difundir toda e qualquer informação, independente de sua característica física, sendo sua responsabilidade ainda maior diante da “virtualidade” e fragilidade dos novos suportes, da falta de padronizações de equipamentos e a falta de conhecimento dos produtores destes documentos digitais sobre a importância dos mesmos para a história e memória das instituições.

Belloto (2006, p.299) também afirma que os novos suportes vão exigir conhecimento, competência, métodos e meios de produção, utilização e conservação física especiais ainda mais exigentes por parte dos Arquivistas e que mesmo com grande dedicação podem não conseguir abarcar a plenitude de conhecimentos tão mutáveis e dependentes de equipamentos rapidamente tornando-se obsoletos.

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A organização de conhecimento em arquivo pode partir do seu elo mais elementar, o documento. Para muitos pode parecer claro o que seria um documento, os leigos poderiam dizer que se trata de algo em papel, mas sabemos que um documento, para fins arquivísticos pode ser muito mais que um papel com algum conteúdo qualquer.

Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Brasileiro (2005) o documento é:

“Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato.” (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivistica, 2005, p.73)

Belloto (2006, p.35) nos define de maneira abrangente o que seria um documento de arquivo:

“[...] documento é qualquer elemento gráfico,iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana.” (Belloto, 2006, p.35)

Segundo Schellenberg (2010, p.41) a definição de documentos ou records é:

“Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos.” (Schellenberg, 2010, p.41)

Rondinelli (2011, p.142) diferencia o “Documento de Arquivo” do “Documento Arquivístico”, onde o primeiro estaria ligado a uma conotação de lugar, ou seja, o

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documento estar no arquivo, já o segundo estaria ligada a definição do Documento Arquivístico, como sendo:

“Por sua própria natureza, ou melhor, porque é produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma pessoa física ou jurídica.” (Rondinelli, 2011, p.142)

A Câmara Técnica de Documentos Audiovisuais, iconográficos e sonoros - CTDAIS (Conarq, 2014, p.8) traz a definição de documento arquivístico como sendo:

“Documento dotado de organicidade, produzido ou recebido por uma instituição, pessoa ou família no decorrer de suas atividades, independente do suporte e linguagem.” (CTDAIS, 2014)

Diante do exposto podemos observar que o documento de arquivo traz consigo a definição de que é um documento que está vinculado a sua instituição de origem e que este ainda guarda consigo informações essenciais ao funcionamento desta instituição, remetendo a sua origem e finalidade inicial como prova de ações, independente de seu formato, suporte e linguagem.

5.2 – O Documento Arquivístico Digital

Segundo Ferreira (2006, p.21) um objeto digital seria todo e qualquer objeto de informação que possa ser representado através de uma sequência de dígitos binários4, inclusos nesta definição estariam os documentos criados em meio digital e os que tenham sido digitalizados.

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O sistema binário é um sistema de numeração em que todas as quantidades que se representam com base em dois

números, com o que se dispõe das cifras: zero e um (0 e 1).Em computadores digitais trabalham internamente com dois níveis de tensão, pelo que o seu sistema de numeração natural é o sistema binário. Com efeito, em um sistema simples como este é possível simplificar e calcular, com o auxílio da lógica booleana. Em computação, chama-se um dígito binário (0 ou 1) de bit. Um agrupamento de 8 bits corresponde a um byte.

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O documento de arquivo passa por uma transformação com a inserção da tecnologia e da informática nos locais de produção de documentos, assim um documento arquivístico digital para a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do CONARQ seria:

“... um documento em formato digital é considerado arquivístico quando produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.” (CTDE - CONARQ, 2010)

Seguindo este raciocínio, o CONARQ ainda diferencia o documento digital do documento eletrônico:

“Na literatura arquivística internacional, ainda é corrente o uso do termo „documento eletrônico‟ como sinônimo de „documento digital‟. Entretanto, do ponto de vista tecnológico, existe uma diferença entre os termos „eletrônico‟ e „digital‟.

Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (aparelho de videocassete, filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Assim, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.” (CTDE - CONARQ, 2010)

Rondinelli (2005, p.51) ainda afirma que um documento arquivístico eletrônico é um documento arquivistico sujeito a manipulação, transmissão ou processamento por um computador digital.

Por fim, o Documento Arquivístico Digital é caracterizado no Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CONARQ como:

“Documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico.” (Glossário, CTDE, 2010, p.12)

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Pode-se observar que o documento, independente de seu suporte, será arquivístico quando este for produzido no âmbito das atividades correntes do trabalho e que este sirva de prova de uma ação qualquer destas atividades.

Quando este documento é produzido ou mesmo “transportado” para o meio digital podemos afirmar que este é um documento arquivístico digital, que precisa de toda uma nova forma de tratamento para que se preserve a informação nele contida sendo ela originalmente produzida em meio digital ou mesmo quando digitalizada.

De qualquer forma, sendo digital ou digitalizado, o acesso ao documento no formato digital fica restrito ao uso de equipamentos que consigam ler os códigos binários que contém as informações. Apesar dessa “limitação” o meio digital gera uma série de facilidades de propagação da informação com o ambiente da internet, já que a informação em meio digital pode ser transferida de forma rápida e dinâmica para qualquer equipamento que tenha acesso a rede da internet, seja ela em formato de texto ou imagem.

Segundo o Dicionário Aurélio (2007) uma imagem é:

“ 1 Representação gráfica, plástica ou fotográfica de pessoa ou de

objeto. 2Representação plástica de cristo, da Virgem, dum santo, etc. 3 Estampa que representa assunto ou motivo religioso. 4 Reprodução de pessoa ou de objeto numa superfície refletora. 5Representação mental de um objeto, impressão, etc. ; lembrança, recordação. 6Representação cinematográfica ou televisionada, de pessoa, animal, objeto, cena, etc. 7 Metáfora. [PL.: - gens] § i.ma.gé.ti.co adj. .” (Aurélio, 2007, p. 282)

O sentido de imagem que estamos estudando seria o de representação de pessoa ou coisa, por meio de fenômenos de óptica ou por raios luminosos emanados desse objeto após uma reflexão, que se fixa em algum suporte.

Neste trabalho a imagem a ser alvo de estudos é a imagem digital, que a partir de equipamentos específicos transportam a “coisa” do mundo real para o formato digital, em geral estes equipamentos são as câmeras fotográficas ou filmadoras (digitais ou analógicas), os scanners e softwares de manipulação de imagens digital.

Em principio parece fácil identificar os documentos imagem digital, mas nem sempre temos acesso aos softwares corretos para interpretar o formato digital em que a

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imagem foi fixada, daí a importância de se caracterizar os principais formatos digitais para imagens, de modo ao arquivista identificá-los para melhor escolher a forma de preservá-los, se no formato atual ou migrá-lo para outro formato.

Imagens são preservadas ha muito tempo em Arquivos e muitos destes arquivos são especializados em tratar e preservar as imagens para também preservar a memória de uma instituição ou empresa. Repartições ou empresas, sejam elas públicas ou privadas, podem criar registros fotográficos de eventos, de novas construções, de empregados, de coleções, etc. Estes registros imagéticos formam acervo de imagens que na atualidade começam a se estruturar em formatos digitais.

Há ainda Arquivos que digitalizam o acervo de imagens em papel ou em negativos como forma de preservação e facilitação do acesso aos usuários. Nem sempre este procedimento é realizado utilizando uma metodologia que permita a conservação dos formatos digitais adotados. Assim, mesmo visando garantir a integridade e durabilidade da informação contida na imagem, sendo ela digitalizada ou digital em sua origem, a imagem pode correr risco de se perder ao longo do tempo.

Segundo Alecrim (2013), os aperfeiçoamentos constantes dos recursos computacionais permitem uma variada quantidade de formatos digitais, muitas das quais se popularizaram entre os usuários mais comuns, como o jpeg, ou gif e o png. Estes formatos digitais são utilizados para as imagens digitais e podem ser utilizados nos documentos arquivísticos digitais.

Alecrim (2013) afirma que o formato JPEG (Joint Photographic Experts Group) foi disponibilizado em 1983, sendo um dos padrões mais populares desde então, pois oferece qualidade razoável e tamanho digital pequeno, facilitando o armazenamento e a distribuição.

O JPEG é capaz de trabalhar com 24bits5 e sua compressão reduz o tamanho dos arquivos sendo está uma boa opção para distribuição de imagens, e hoje estando

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Os computadores "entendem" impulsos elétricos, positivos ou negativos, que são representados por 1 ou 0. A cada impulso elétrico damos o nome de bit (BInarydigiT). Um conjunto de 8 bits reunidos como uma única unidade forma um byte.Nos computadores, representar 256 números binários é suficiente para que possamos lidar a contento com estas máquinas. Assim, os bytes possuem 8 bits. É só fazer os cálculos: como um bit representa dois tipos de valores (1 ou 0) e um byte representa 8 bits, basta fazer 2 (do bit) elevado a 8 (do byte) que é igual a 256.Os bytes representam todas as letras (maiúsculas e minúsculas), sinais de pontuação, acentos, caracteres especiais e até informações que não podemos ver, mas que servem para comandar o computador e que podem inclusive ser enviados pelo teclado ou por outro dispositivo de entrada de dados e instruções.(Alecrim, 2013)

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presente na grande maioria das câmeras digitais. Alecrim ainda aponta que o .jpg e o .jpeg nada mais são que especificações de acordo com algoritmos utilizados, mas são bem semelhantes.

O Formato GIF, segundo Alecrim(2013) também é muito popular entre usuários de internet, foi criado em 1987, também possuindo a vantagem de possuir tamanho reduzido, mas não é comum em câmeras digitais, pois utiliza apenas 8bits. Ficou mais associado a imagem animadas quando em 1989 passou por uma revisão que deu esta capacidade de mostrar imagens em sequência, dando a sensação de movimento.

Outro formato comum é o PNG (Portable Network Graphics), é relativamente recente, surgindo em 1996, foi desenvolvido devido a patente do formato GIF (já expirada em 2003). Este formato possui as características semelhantes ao formato GIF, mas sua estrutura permitiu trabalhar com milhões de cores (saltando a qualidade em relação ao GIF), Alecrim (2013) ainda afirma que o PNG é um formato livre.

O formato BitMap é um dos mais antigos, segundo Alecrim (2013) o Sistema Operacional Windows o utiliza a muito tempo, sendo este capaz de suportar milhões de cores. O problema mais comum é o tamanho deste documento digital, geralmente muito grande, pois não possui sistema de compressão.

O formato TIFF é mais destinado a aplicações profissionais, como aplicações médicas ou industriais. Segundo Alecrim (2013) foi criado em 1986 e adquirido pela Adobe, hoje é muito utilizado em digitalizações de qualidade.

Este formato permite uma grande quantidade de cores e excelente qualidade de imagem, o que também resulta em grande tamanho dos seus arquivos (ainda que se use compressão).

Segundo Alecrim (2013) o formato RAW é um pouco diferente entre os formatos mais usados, tratando-se de um padrão que guarda os dados da foto sem ajustes ou efeitos, permitindo alta qualidade e mais cores. Pode-se comprimir a imagem, mas isso resulta na perda de qualidade, mesmo assim este formato ainda resulta em arquivos realmente grandes.

Para comparação prática, podemos observar uma mesma imagem salva em formatos diferentes (.bmp , .gif , .tiff , .png e .jpg) , utilizando um mesmo scanner com especificações básicas idênticas, alterando apenas o formato final da imagem. O quadro1 abaixo aponta os dados resultantes:

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Quadro 1 - Comparação entre Formatos Digitais

Formato Tamanho Digital Qualidade Final

.tiff 1.01 Mb Alta .bmp 831Kb Alta .png 977Kb Boa .jpg 165Kb Média .gif 138Kb Baixa Fonte: Autor 5.3 – Preservação Digital

O ato de preservar, de acordo com Pinheiro (2012, p.23), está relacionado a ação que visa garantir a integridade ou perenidade de algo como um bem cultural, ou seja, salvaguardar um elemento qualquer de importância relevante.

Conway (2001, p.15) afirma que o conceito de preservação da atualidade envolve inúmeras políticas e opções de ações, que incluem tratamentos de conservação, aquisição, organização e distribuição de recursos destinados a impedir a deterioração do que realmente se quer conservar.

Pinheiro (2012, p.25) ainda afirma que é importante delimitar a natureza do objeto a ser preservado, pois há uma pluralidade e uma diversidade grande de ações de preservação que variam em decorrência do seu enfoque, ou seja, o documento digital, documento audiovisual, o bem cultural, o meio ambiente, etc.

Mas por que preservar? Segundo Mesquita (2012, p.70) esta complexa tarefa deve ser precedida de outra não menos complexa de avaliação de valores patrimoniais em questão, o papel para a sociedade e a mensagem que o documento pode dirigir ao futuro.

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005, p.135) a preservação seria a prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico.

Assim, a preservação se apresenta como uma das tarefas que o Arquivo deve realizar em seu acervo para que se garanta a integridade, a confiabilidade e

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autenticidade de seus documentos e com isso a informação contida nesta documentação seja passível de ser recuperada e utilizada pelos seus usuários.

A Preservação Digital, de acordo com Weber (2012, p.4) seriam todas as ações requeridas para se manter o acesso a materiais digitais além dos limites de falha da mídia ou da mudança tecnológica, no meio digital a preservação se diferencia do ato de manter imutável e intacto como é tradicionalmente convencionado para então o foco se fixar na manutenção apenas da informação de forma intacta, podendo ser mutável ou renovado os formatos, as mídias, os hardwares e softwares.

Segundo Côrbo (2013, p.46) a preservação de documentos digitais pode ser definida como o emprego de mecanismos que permitem o armazenamento dos objetos digitais em repositórios e garantem a perenidade dos seus conteúdos, compreendendo o planejamento, os investimentos em recursos e a aplicação das estratégias para assegurar a informação digital de valor contínuo permaneça acessível e utilizável.

Para Arellano (2004, p.1) a preservação digital é um dos grandes desafios para o século XXI, já que há uma grande quantidade de coleções digitais sendo construídas fora dos arquivos e bibliotecas e lançadas diretamente na internet, questionando-se a importância de se ter garantida a sua disponibilização e preservação por longos períodos de tempo.

Ainda de acordo com Arellano (2004, p.2) inicialmente a preservação digital estava baseada na idéia de garantir a longevidade dos arquivos, mas agora esta preocupação está centrada na ausência de conhecimento das estratégias de preservação digital e o que isso poderá significar na necessidade de garantir a longevidade dos arquivos digitais.

Sayão (2010, p.71) demonstra que o documento digital possui vulnerabilidades e o confronta com a necessidade de arquivamento digital persistente como um elemento crítico que preocupa a todos os envolvidos e afirma a necessidade de criar metodologias que garantam a preservação digital dos estoques científicos em formato digital.

Segundo o e-Arq Brasil (2011, p.35) a preservação do suporte da informação nos documentos tradicionais permite a preservação da informação nele contido, mas nos documentos digitais o foco da preservação deve ser a manutenção do acesso, que pode implicar na mudança de suportes e formatos a ainda a atualização de ambiente tecnológico, exigindo intervenções periódicas.

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O Conarq (CTDE,2014, p.4) aponta que para haver uma preservação digital confiável os documentos arquivisticos, seja eles em fase corrente, intermediária ou permanente, devem estar associados a um eficiente repositório digital que garanta a gestão, o acesso e a preservação dos documentos arquivísticos digitais.

Deste modo podemos afirmar que a preservação digital é um grande desafio que os Arquivos devem enfrentar e que podem se resumir em algumas ações para a garantia de acesso e uso da documentação armazenada em formato digital por um longo período de tempo, garantindo a integridade de sua informação.

5.4 – Iniciativas, Técnicas e Diretrizes de Preservação Digital

A UNESCO, observando a necessidade de se preservar o Patrimônio Arquivístico Digital, lança a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital (2005), que o governo brasileiro, através do Conarq, aprova e ratifica o documento que consiste numa uma série de estratégias e políticas para a preservação de documentos arquivísticos digitais.

Dentre as estratégias defendidas pela Carta temos a necessidade de se definir procedimentos e estratégias de gestão arquivística de documentos desde a sua criação em formatos digitais, a instrumentalização de arquivos (com equipamentos, metodologias e recursos humanos), promover projetos de governo eletrônicos, incentivar ações cooperativas de preservação de documentos digitais, estabelecer normas para utilização de padrões e protocolos abertos de ampla aceitação, definir estruturas padronizadas de metadados, definir a política de segurança de informações amparadas nos aspectos legais.

Arellano (2004, p.18) também afirma que diversos pesquisadores estão desenvolvendo modelos do que seria a infra-estrutura para a preservação em longo prazo de informação em formato digital.

Segundo Arellano (2004, p.18) podemos agrupar os métodos de preservação digital em dois tipos: os estruturais – que tratam de investimentos iniciais por parte das instituições que estão implementando algum processo de preservação e que adotam

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modelos de metadados existentes; os operacionais – que são medidas concretas aplicadas sobre os objetos digitais.

De acordo com Arellano (2004, p.18) entre os métodos estruturais teríamos a adoção de padrões, a elaboração de normas, metadados de preservação, montagem de infraestrutura e formação de consórcios. Para os métodos operacionais teríamos a conversão de software/hardware, migração de suportes, conversão de formatos, emulação e preservação de conteúdo.

Diante destes métodos de preservação apresentados pelos autores, o foco deste trabalho se restringe aos operacionais devido a complexidade e grande demanda de tempo que uma pesquisa pode tomar diante das metodologias estruturais e seguindo Ferreira (2006), temos as seguintes técnicas:

 Preservação de Tecnologia ou conservação do Software/hardware;

 Emulação;  Refrescamento;  Migração/ conversão;  Conversão de Formatos;  Normalização;  Encapsulamento;

A Preservação da Tecnologia ou Conservação do Software/hardware foi uma das primeiras técnicas de preservação, consistia na conservação do contexto tecnológico utilizado originalmente na concepção dos objetos digitais que se queria preservar, mantendo então todo o hardware e software necessários para a apresentação do objeto digital, como afirma Ferreira (2006, p32), contudo esta técnica se torna ineficiente devido a dificuldade da gestão de espaço, a manutenção e operação a longo prazo.

A emulação, segundo Arellano (2004, p.21) se baseia no uso de um software que seja capaz de reproduzir o comportamento de outro software ou hardware que em outro momento seria incompatível, o processo consiste na preparação de um sistema que funcione da mesma forma que outro tipo diferente para conseguir rodar programas e ler arquivos. Esta técnica se baseia na preservação do objeto lógico em seu formato original.

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O refrescamento seria a transferência do suporte físico de armazenamento do documento digital para outro suporte físico mais atual antes que o primeiro se deteriore ou se torne obsoleto. Ferreira (2006,p.33) afirma que está não é uma técnica de preservação, mas um pré-requisito para que qualquer iniciativa tenha êxito.

A Migração/conversão consiste, segundo Arellano (2004, p.20) na transferência do material digital de uma configuração de hardware/software para outra. Esta técnica não cristaliza o objeto digital em seu formato original, mas busca preservar o seu conteúdo intelectual. Assim, esta busca manter os objetos digitais compatíveis com as tecnologias atuais sem a necessidade de utilizar emuladores ou outros artefatos menos convencionais. Há ainda a possibilidade de nesta migração/conversão o objeto final não conter todas as informações do objeto original devido a dificuldade de conversão adequada por completo.

A conversão de formatos geralmente é controlada pelas organizações que desenvolvem os softwares e a qualidade desta conversão depende da capacidade dos importadores fornecidos pelo fabricante e do grau de compatibilidade oferecido pelo novo formato, como afirma Ferreira (2006, p.38). O fabricante deveria garantir que todos os recursos usados numa versão anterior fossem disponíveis na versão mais atual, mas nem sempre isso ocorre.

A normalização segundo Ferreira (2006, p.38) tem como objetivo simplificar o processo de preservação através do uso de reduzidos números de formatos digitais, sendo controlados os formatos este que podem ser adotados para um grande número de objetos digitais e pode conduzir a uma redução de custos de preservação.

O Encapsulamento consiste em preservar, juntamente com o objeto digital, toda a informação necessária para permitir o futuro desenvolvimento de conversores, visualizadores ou emuladores, como afirma Ferreira (2006, p.43).

A partir destas iniciativas de preservação, Cunha (2007) elaborou uma série de observações sobre cada uma delas indicando suas vantagens e desvantagens. A partir destas observações o autor elaborou uma tabela que sintetizava suas observações, um quadro (quadro 2) foi elaborado para organizar de forma mais simples as observações do autor.

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Quadro 2 – Vantagens e Desvantagens das técnicas de Preservação

Técnicas de

Preservação Vantagens Desvantagens

Preservação da Tecnologia

 Mantém a funcionalidade original;  Fidedignidade ao objeto digital .

 Necessidade de grande espaço físico;  Custo de manutenção de equipamentos obsoletos;

 Viável a curto e médio prazo;  A longo prazo há dificuldades de suporte técnico e acesso;

Emulação

 recria a funcionalidade do software original;

 evita novos custos com equipamentos para migração.

 necessidade de custos de

desenvolvimento de novos softwares;  acabam recriando parcialmente as funcionalidades originais;

 pode haver problemas de direitos autorais de sistemas proprietários;

 pressupõe que funcionários conheçam funcionamento de softwares obsoletos.

Refrescamento

 garantia da integridade física do suporte do objeto digital;

 pré-requisito para o sucesso de outras estratégias.

 não garante acessibilidade por não tratar da obsolescência do software.

Migração/conversão

 material não fica mais vulnerável a obsolescência tecnológica;

 o custo se dá apenas uma vez;  pode funcionar como uma estratégia

paliativa enquanto se desenvolve infraestrutura para preservação digital.

 só é possível para objetos digitais que podem ter representações analógicas;  perda de vantagens da tecnologia digital, como espaço reduzido;

 custo de conservação física podem ser grandes.

Conversão de Formatos

 matem compatibilidade com a versão atual.

 muitos fabricantes descontinuam um software impossibilitando o uso da técnica.

Normalização

 adia o tempo que estratégias mais onerosas serão necessárias;

 simplifica e diminui custos a longo prazo;

 facilita todas as demais estratégias.

 padrões estáveis não são viáveis para alguns formatos;

 mesmo existindo padrões estáveis estes podem ser modificados em atualizações;  alguns produtores não documentam adequadamente o seu padrão, prejudicando a conversão.

Encapsulamento

 prove meios úteis de focar a atenção naqueles elementos necessários ao acesso;

 garante todo o suporte informacional requerido ao acesso e manutenção .

 pode produzir grandes arquivos com duplicação;

 o software encapsulado ainda está aberto a obsolescência tecnológica.

Fonte: Quadro adaptado de Cunha (2007).

O Conarq (2013) elaborou a resolução nº38, que seguindo a Carta para a Preservação do Patrimônio Digital, documento ratificado em 2005, orienta os produtores e preservadores de acervos digitais no seu trabalho pela autenticidade e confiabilidade de documentos digitais, garantias estas que podem ser aplicadas a

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imagens digitais, já que os procedimentos são semelhantes para qualquer documento arquivístico digital, bastando realizar as adaptações necessárias.

Dentre as diretrizes apontadas pelo Conarq (2013) para os produtores podemos citar:

 Seleção de hardware, software e formatos;

 Certificar a estabilidade de conteúdo e formas;

 Identificações adequadas;

 Incluir informações de integridade;

 Organização de forma lógica;

 Utilizar técnicas de autenticação;

 Proteger os documentos de ações não autorizadas;

 Proteção contra perdas acidentais e corrupção;

 Prevenção contra obsolescência de softwares e hardwares;

 Orientar-se quanto a preservação a longo prazo;

De acordo com as diretrizes apontadas pelo Conarq (2013) a seleção de hardware, software e formatos se baseia em escolhas para que o arquivo digital permaneça acessível pelo maior período de tempo possível, visando um software que conserve a aparência original do documento, que possa gerar e compartilhar arquivos em diversos formatos digitais, uso de padrões também é recomendado sendo preferido softwares aceitos amplamente no meio digital. A documentação dos requisitos básicos para que o software consiga estar operacional é fundamental na sua escolha e é importante para garantir a acessibilidade. Sempre que possível a escolha de softwares que utilizem formatos não proprietários e não comprimidos é fundamental

Outro passo é a Certificação da estabilidade de conteúdo e formas onde o Conarq (2013) observa que a fluidez e a facilidade de alterações dos documentos digitais são vantagens que não são desejáveis quando procuramos a estabilidade do conteúdo e forma do documento, para que este seja inalterado, assim o documento digital pode ser exibido em diversos formatos diferentes (*.doc , *.pdf, *.jpg) mas o seu conteúdo, independente do formato digital deve permanecer o mesmo do original. O meio de se conseguir este processo é estabelecer os formatos digitais aceitos e identificar as formas características essenciais de cada forma documental.

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As Diretrizes do Preservador (Conarq, 2013) também certificam as identificações adequadas estando estas intimamente ligadas aos metadados, que identificam diversos elementos essenciais para a busca e dar garantias de autenticidade do documento. Nomes das pessoas envolvidas na produção, assunto, forma documental (carta, relatório, etc.), apresentação digital, datas de produção e tramitação, entre outros são elementos característicos para que a documentação possua metadados que garantam sua autenticidade e facilite o sistema de buscas.

A inclusão de informações de integridade é outra forma que o Conarq (2013) orienta para que o metadado tenha garantias de que o documento não foi alterado e permanece original, são dados como a unidade que utiliza o documento, o nome do responsável principal pela documentação, indicação de alterações e inclusões, indicação de alterações quaisquer na documentação, indicação de restrições (sigilo), indicação de privilégios (autorizados a modificá-los) e indicação de destinação (tabela de temporalidade).

Segundo o Conarq (2013) a Organização de forma lógica é importante, pois permite a recuperação acelerada da documentação, de maneira geral deve seguir a forma de armazenamento do plano de classificação da instituição, priorizando a criação de grupos lógicos.

A utilização de técnicas de autenticação, segundo Conarq (2013), favorece a autenticidade do documento digital, a presunção de autenticidade pode ser adquirida quando as recomendações de preservação são seguidas, sendo considerado autentico o documento sem a necessidade de outra tecnologia de apoio, mas há também técnicas baseadas na tecnologia como a criptografia (assinaturas digitais).

Segundo Conarq (2013) a proteção de ações não autorizadas é essencial para a garantia de autenticidade, a restrição de acesso ao computador, uso de biometrias, senhas para o sistema, são alguns dos elementos que podem ser usados para garantir a autenticidade.

A proteção contra perdas acidentais e corrupção é outra diretriz que o Conarq (2013) aponta, onde é importante o reconhecimento de que os arquivos digitais não são infalíveis, podendo estes ficarem corrompidos ou sofrer perdas acidentais, para isso a solução principal é a cópia de segurança que deve ser feita em períodos regulares e de preferência armazenadas em locais distintos.

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Nas Diretrizes do Produtor, Conarq (2013), a prevenção contra obsolescência de softwares e hardwares é demonstrada como parte essencial para a preservação de documentos digitais, deve-se estar atento as mudanças de tecnologia, tanto para software quanto para hardwares, assim como as mídias de armazenamento que evoluem de maneira acelerada nos dias de hoje, por isso recomenda-se que o back-up6 tenha também os softwares utilizados e informações essenciais para uma eventual necessidade de se “emular” o sistema.

De acordo com a Diretriz do Produtor (Conarq,2013) deve-se orientar-se quanto a preservação a longo prazo para qualquer documentação, mesmo sabendo que uma quantidade pequena de documentação se torna permanente, as orientações de preservação devem estar associadas a todos os documentos.

Há ainda uma outra publicação vinculada a Resolução nº38, do Conarq (2013), que são as diretrizes para os preservadores, estas incluem :

 Gestão da estrutura de preservação;

 Avaliação de documentos de preservação permanentes;

 Recebimento dos documentos selecionados para preservação;

 Preserve os documentos;

 De acesso aos documentos;

De acordo com o Conarq (2013) a gestão da estrutura de preservação inclui todos os elementos como a política, as estratégias e as metodologias necessárias para o gerenciamento da preservação digital. As etapas incluem a aquisição de recursos, as orientações aos setores de produção a implementação de estratégias de manutenção a longo prazo, etc.

Segundo o Conarq (2013) a Avaliação de documentos de preservação permanentes devem seguir uma tabela de temporalidade, assim sendo a avaliação dos documentos digitais deve ser feita o quanto antes para aumentar as chances de sucesso

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O termo em inglês "backup" significa cópia de segurança e é muito utilizado por empresas e pessoas que guardam documentos, imagens, vídeos e outros arquivos no computador. O objetivo da ação é se resguardar de uma ocasional perda de arquivos originais, seja por ações despropositadas do usuário ou mau funcionamento dos sistemas.(Dâmaso, 2014)

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em sua preservação, o monitoramento do documento após a sua avaliação deve ser feito em períodos regulares, os procedimentos de avaliação também podem ser atualizados de tempos em tempos já que os documentos digitais também se modificam ao longo do tempo com suas atualizações regulares de software.

O Recebimento de documentos para preservação permanente também é apresentado pelo Conarq(2013) e deve seguir planos compartilhados de transferência, aplicação de procedimentos padronizados para produtores e preservadores, os formatos lógicos mais antigos devem ser priorizados na preservação quando possível, evitar o recebimento de cópias digitais desnecessárias, documentar os processamentos realizados com verificações de integridade, identidade, vírus e em casos extremos renomeação, conversão e encapsulamento.

O Conarq(2013) aponta que a preservação dos documentos deve ser feita de forma confiável, para tanto deve-se descrever os documentos recebidos com os seus contextos e informações de mudanças sofridas desde a sua produção, deve-se identificar as legalidades envolvendo softwares, realizar testes para confirmação da eficácia da estratégia de preservação escolhida, manter um armazenamento adequado realizando testes rotineiros das cópias de segurança e controlar as especificações recomendadas para os suportes das informações digitais.

As garantias de acesso aos documentos são apresentadas pelo Conarq(2013), explicando como as cópias de referencia foram feitas para o melhor acesso ao usuário, como as medidas de controle de reprodução foram estabelecidas e como são monitoradas, documentando as necessidades técnicas para se ter o acesso aos documentos digitais.

Contudo, estes 15 passos, incluindo as Diretrizes de Produtores e Preservadores, norteiam uma série de orientações para que qualquer instituição possa obter certo grau de confiabilidade em sua documentação digital, podendo ainda o órgão se adaptar as condições que possui e suas projeções de investimentos.

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6 – RECOMENDAÇÕES DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS

6.1 – O Acervo da Fundação de Artes de Niterói

O município de Niterói, localizado na região metropolitana do Estado do Rio de Janeiro não possui um Arquivo Público Municipal, apesar disso, a Secretaria de Cultura Municipal possui um rico acervo fotográfico/iconográfico do município que está sob a guarda da Divisão de Documentação e Pesquisa da Fundação de Artes de Niterói.

A Divisão de Documentação e Pesquisa está instalada em prédio Anexo no Solar do Jambeiro, atua em três áreas: a pesquisa e divulgação da história de Niterói, a documentação de Eventos da Fundação de Artes de Niterói e Secretaria de Cultura e a divulgação de seu acervo iconográfico.

O Acervo fotográfico da Fundação foi constituído ao longo de anos por compra, doação ou produção própria do governo municipal, contando atualmente com mais de 25.000 itens iconográficos entre fotos, negativos de celulose, negativos de vidro, folders, banners, livros, entre outros, formando coleções e fundos arquivísticos.

O acervo possui o Fundo Manoel Fonseca, com mais de 5.000 imagens de personalidades, praças, estruturas municipais, formaturas, etc. do município de Niterói, imagens doadas por fotógrafos, imagens de ações da prefeitura municipal (como a reforma do Theatro Municipal ou a construção do MAC), imagens ainda não catalogadas, eventos municipais, etc.

Para cumprir sua função a Divisão de Documentação conta com pessoal capacitado para as suas funções, equipamentos tecnológicos como mesa estabilizadora, scanners fotográficos, câmeras profissionais, estruturas para conservação, entre outros. Os recursos disponíveis são limitados a disponibilidade da administração da Fundação de Artes de Niterói, sendo necessária uma justificativa para que novos investimentos sejam feitos.

Recentemente parte do acervo da instituição começou a ser digitalizado, a digitalização focou inicialmente os negativos de vidro do Fundo Manoel Fonseca. Esta parte do Fundo conta com mais de 2.000 itens em variados estados de conservação e a digitalização teve dupla finalidade, preservar o suporte físico (evitando os contatos ao máximo) e disponibilizar de forma mais fácil o acervo aos usuários.

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O processo de digitalização feito neste primeiro momento não levou em conta critérios de preservação digital de forma integral, pois não havia uma base de dados e as documentações de metadados se encontravam em arquivos em formatos distintos e dispersos.

A proposta no DDP é realizar a digitalização das imagens em suportes físicos para dar facilidade de acesso e preservar as imagens e associar as imagens que hoje chegam em formato digital ao banco de dados, criando descrições de cada imagem e dando a possibilidade de em um futuro a disponibilizar parte do acervo na internet. Para tanto é utilizado o formato .tiff para imagens matrizes e o formato .jpg para divulgação e trabalhos rotineiros.

O acervo digital é guardado em HD‟s internos da rede e em HD‟s externos como forma de segurança, não há um programa de banco de dados estruturado especificamente para a finalidade de organizar as imagens, sendo estas organizadas pelo arranjo do arquivo e uma série de tabelas em Excel e pastas de diretórios.

6.2 – Recomendações Gerais

Diante do quadro apresentado e das orientações observadas na literatura da área, podemos organizar uma série de recomendações para a preservação das imagens digitais visando a manutenção da integridade dos documentos e contribuindo para melhorias de autenticidade e confiabilidade das mesmas, ainda buscando a manutenção destas em suas formas originais pelo maior período de tempo possível.

Para tanto as recomendações sugeridas por Arellano(2004) e Ferreira(2006) no item 5.4 apontam técnicas gerais a serem seguidas, mas estas não detalham como os documentos digitais mais complexos guardem consigo as garantias de autenticidade, integridade e confiabilidade que estes devem possuir.

Por isso, para que uma organização tenha maior grau de confiabilidade e garantias de autenticidade de seus documentos digitais, é recomendado que às técnicas propostas pelos autores Arellano e Ferreira se somem as diretrizes previstas na resolução nº38/2013 do Conarq (que em alguns pontos se semelham).

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As Diretrizes apontadas no item 5.5 somam 15 passos para produtores e preservadores, se levarmos a risca suas orientações de acordo com as fases arquivísticas (corrente, intermediária e permanente), as orientações do Conarq indicariam as diretrizes do Produtor para as fases Corrente e Intermediária dos Arquivos e as Diretrizes do Preservador para a fase Permanente.

Diante disso podemos elencar as recomendações a serem observadas pelo preservador de acervos digitais (vide quadro 3), seguindo as técnicas e diretrizes de preservação.

Quadro 3 – Proposta de Recomendações para Preservação Digital

Recomendação Procedimento Descrição Referências

1 Seleção de

hardware, software e formatos

O detentor do acervo digital deve selecionar previamente os equipamentos e softwares que vai utilizar para preservação de seu acervo.

Aqui ele deve também observar os formatos digitais que serão utilizados, dando preferência aos mais utilizados e aos abertos.

Arellano (2004), Ferreira (2006), Resolução Conarq Nº38 (2013) 2 Certificar a estabilidade de conteúdo e formas

O preservador deve identificar os conteúdos e formas mais usuais em seu acervo de delimitar os que se tornarão padrão para o acervo.

Arellano (2004), Ferreira (2006), Resolução Nº 38 Conarq (2013) 3 Incluir informações de integridade

Deve-se estabelecer os conteúdos dos metadados para manter o documento digital inalterado ou saber quem os produziu, além de diversas outras informações essenciais para que haja garantias de integridade e contexto de produção do documento digital.

Resolução Nº 38 Conarq (2013)

4 Organização de

Forma lógica

Assim como os documentos físicos, deve-se estabelecer uma organização lógica nos suportes digitais de modo a facilitar a recuperação da informação, independente de o Arquivo possui um repositório ou apenas se organizar em estruturas de pastas.

Resolução Nº 38 Conarq (2013)

5 Garantias de

autenticidade

Deve-se adotar o uso de metadados de forma padronizada e principalmente criar meios de controle dos acessos aos documentos digitais que indiquem se alguma modificação foi feita, para se conseguir uma presunção de autenticidade.

Arellano (2004), Ferreira (2006), Resolução Conarq Nº38 (2013)

39 6 Definição de uma estratégia de preservação contra perdas acidentais

Fazer a escolha de técnicas de preservação que atenda a necessidade do Arquivo. O uso de Backups é recomendado na preservação digital.Salvar cópias digitais que preservem todo o contexto do acervo em conjunto com os softwares necessários e manuais de uso do acervo é necessário nas rotinas de qualquer arquivo. Para uma proteção mais completa seria necessário que fossem feitas mais de uma cópia e que estas fossem guardadas em locais diferentes para casos de acidentes, atualizando os formatos sempre que for necessário.

Arellano (2004), Ferreira (2006), Resolução Conarq Nº38 (2013) 7 Prevenção contra obsolescência de softwares

Deve-se manter o acervo em funcionamento e realizar atualizações rotineiras dos sistemas e softwares, dando garantias de compatibilidade aos formatos anteriores. Arellano (2004), Ferreira (2006), Resolução Conarq Nº38 (2013) 8 Gestão da estrutura de preservação

Inclui toda a estrutura de preservação do acervo, geralmente incluindo a política adotada, as estratégias e as metodologias. Isto deve resultar na criação de manuais para o acervo, incluindo as delimitações anteriores e algumas das próximas indicações.

Resolução Nº 38 Conarq (2013) 9 Avaliação de documentos de preservação permanentes

Usas os instrumentos de temporalidade e avaliação com intuito de limitar a quantidade de documentos preservados, dando velocidade nas buscas e otimizando o espaço digital disponível.

Resolução Nº 38 Conarq (2013) 10 Recebimento de documentos para preservação permanente

Deve seguir os planos do Arquivo, observando o que realmente é de preservação permanente e o que deve ser excluído.

Resolução Conarq Nº38 (2013)

Fonte: Próprio autor

Este conjunto de recomendações não é exaustivo e visa apenas sistematizar alguns aspectos básicos da preservação digital na arquivologia, tema este que ainda pouco explorado na prática da profissão e que carece de maiores discussões e estudos práticos.