RELATÓRIOS CONTÁBEIS

Relatório contábil é a exposição resumida e ordenada dos principais fatos registrados pela contabilidade em determinado período (Iudícibus, 1993-161).

Para Beuren (1999-48), apesar de as entidades sem fins lucrativos serem desobrigadas a publicar as demonstrações contábeis previstas na Lei 6.404-76, art. 176, é salutar que elas sejam elaboradas regularmente, para atender os demais usuários da informação contábil.

Os custos de funcionamento das fundações de amparo ainda são demonstrados de forma global, e o rateio dos custos indiretos por projeto continua sendo uma “caixa preta” na expressão de Hugues Boisvert (1998), conforme modelo da DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) apresentado a seguir:

Quadro 4 – Estrutura da DRE - Despesas

DESPESAS OPERACIONAIS Valor

• Despesas com convênios e contratos • Despesas administrativas

• Despesas financeiras

• Despesas com pessoal da Fundação • Despesas com execução de projetos • Outras despesas operacionais

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 DESPESAS NÃO OPERACIONAIS

• Subvenções, contribuições e doações • Perda de capital

• Outras despesas não operacionais

0.00 0.00 0.00

VARIAÇÕES MONETÁRIAS 0.00

• Variações monetárias passivas 0.00

Fonte: FAPEU – Plano de Contas

Pode-se verificar que recursos foram consumidos, mas não se sabe como ou porque foram gastos a nível de projeto, se foram bem aplicados e gerenciados. A contabilidade financeira tradicional apresenta os totais dos gastos, mas não pormenoriza a nível de gasto por projeto, porque é um sistema de informação que apresenta as entradas de recursos e as saídas através dos serviços de forma global.

Figura 5 – Representação da Contabilidade Financeira:

Fonte: Hugues Boisvert – La Comptabilité par Activités(adaptado): 1998, p.4

A contabilidade financeira continua sendo importante nas organizações, porque fornece informações básicas a terceiros (acionistas, fornecedores, bancos, empregados, clientes). Ela é um instrumento de controle e gestão. Segundo Drucker (1997-83), as informações da contabilidade financeira podem ser comparadas às medições que um médico faz num exame de rotina: peso, pulsação, temperatura, pressão sangüínea e exame de urina. Se estas leituras forem normais não nos dirão muito, se anormais indicam um problema que precisa ser identificado e tratado, através de aprofundamento dos exames. Nas organizações, essa visão aprofundada é o objetivo da contabilidade por atividades.

Atualmente as fundações de amparo não dispõem, via de regra, de um sistema de custos que permita uma visão do custo por projeto. Isto dificulta a negociação do percentual da taxa de administração hoje cobrada2 sobre os projetos e impossibilita assim a cobrança diferenciada pelos serviços prestados para projetos que não absorvem as mesmas atividades e não passam pelos mesmos processos.

O atual momento exige que as fundações de amparo efetuem mudanças no modo de gerenciar os projetos. Isto é conseqüência do crescimento das outras entidades3 _{e das mudanças pelas quais o sistema universitário está passando,}

que apontam para a implantação da autonomia universitária no futuro. Nesse mercado competitivo, o cliente passa a ser o fator chave para o sucesso das fundações de amparo. Como reter e atrair clientes sem um atendimento de qualidade e um preço competitivo?

2 _{A fundações de amparo em geral cobram 10% sobre as entradas (receitas) independente do tipo de projeto} 3 _{Outras entidades: SENAI, UDESC, UNIVALI, entre outras}

RECURSOS CONSUMIDOS (DESPESAS) FUNDAÇÃO DE AMPARO (Projetos) “CAIXA PRETA” SAÍDAS SERVIÇOS PRESTADOS (RECEITAS)

“O modelo de gestão por atividades responde às necessidades dos gestores e auxilia-os a provocarem as ações de mudanças necessárias no processo gerenciado” Brimson (1996).

Sem as informações do custo individualizado por projeto, as fundações de amparo estão sujeitas, por exemplo, a cobrar taxa de administração que eventualmente inviabiliza o projeto ou por outro lado, não cobre o custo de gestão do projeto.

Uma vez calculado o custo de cada projeto pode-se trabalhar na redução do seu custo. A gestão por atividades disponibiliza uma série de informações importantes para a tomada de decisão. Ela permite cortes em gastos desnecessários que não agregam valor ao serviço prestado ao projeto e, inclui uma redução do valor gasto com as atividades hoje onerosas, através da informatização da respectiva atividades/tarefa.

Esta falta de informação sobre os custos também é pertinente em relação à receita. Não há como identificar a contribuição de cada projeto na formação do resultado.

Quadro 5 – Estrutura da DRE - Receita

Receita Valor

Receita Operacional 0.00

Taxa de Administração 0.00

Vendas e Serviços 0.00

Receitas Financeiras 0.00

Receitas Não Operacionais 0.00

... 0.00

Fonte: FAPEU – Plano de Contas

Conseqüentemente deve-se analisar o impacto da mudança do percentual da taxa de administração na receita total das fundações de amparo. As fundações de amparo devem pormenorizar a informação a nível da participação de cada projeto na receita total, de modo que seja possível comparar a receita gerada pelo projeto com os gastos incorridos na sua gestão. Faz-se necessária uma

comparação entre o custo e a receita gerada por projeto, o que atualmente não é possível pela falta de informações do custo e da receita por projeto. Conhecendo tais valores torna-se possível avaliar melhor o resultado de cada projeto.

O desafio é separar com nitidez a receita própria da fundação de amparo da receita dos projetos, já que ambos são diferentes e necessitam controle em separado, incluindo o controle de fluxo de caixa. As fundações de amparo devem dispor de um controle em separado dos recursos próprios, evitando com isso gastos além de sua capacidade de pagamento, o que provocaria a necessidade de utilizar recursos dos projetos.

A taxa de administração representa um custo para o projeto, em contrapartida representa uma receita para as fundações de amparo. A cobrança de taxa de administração considerada excessiva sobre a receita do projeto inviabiliza a realização de muitos projetos, desestimulando os coordenadores. É necessário encontrar uma forma de atuação que viabilize a concretização dos fins das fundações de amparo em conformidade com os interesses dos seus clientes. Atrair e reter os clientes que contribuem para a formação do resultado superavitário é fator crítico do sucesso e da sobrevivência da fundação de amparo.