Criar um Relatório é uma forma real de mostrar suas informações como um documento impresso. Apesar de formulários também po- derem ser impressos, os relatórios oferecem para você maior con- trole sobre o que vai ser mostrado.
Um relatório são os dados que foram organizados e formatados para uma melhor apresentação. Exemplos de relatório são etiquetas de endereçamento, faturas, listas de estoque, produtos e listas de for- necedores. A forma mais rápida de entender como um relatório fun- ciona é observar um já impresso e analisar sua estrutura. Os dados de um relatório são derivados de tabelas, consultas e formulários.
Para ajudá-lo a criar relatórios, o Access 2007 possui os Assisten- tes de Relatórios descritos a seguir e mostrados na Figura 8.1:
• Assistente de Relatório: ele cria um relatório passo a passo; • Relatório: cria relatórios automaticamente;
• Etiquetas: geram etiquetas padrão ou personalizadas.
Figura 8.1: Relatórios.
Existem três formas de visualizar um relatório. Estes são descri- tos a seguir e mostrados na Figura 8.2:
• Modo Design: utilize para modificar o layout do relatório; • Modo de Exibição de Layout: utilize para ver o layout geral do
relatório;
• Modo de Visualização de Impressão: para verificar como vai ficar a impressão do relatório.
Figura 8.2: Modo de visualização.
Criação de relatório
Para criar um relatório utilizando a tabela Fornecedores do banco de dados Exercício de Fixação, siga os próximos passos:
1. Na janela do banco de dados Exercício de Fixação clique na Aba Criar e em seguida em Assistente de Relatório (Figura 8.3).
Figura 8.3: Assistente de relatório.
2. Surgirá a caixa de diálogo Assistente de relatório. Na caixa de listagem selecione a tabela Fornecedores; escolha também os cam- pos que farão parte do seu relatório. No nosso exemplo será esco- lhido Código do Fornecedor, Nome do Contato, Cargo do contato e Endereço, como mostra a Figura 8.4 a seguir:
Figura 8.4: Assistente de relatório.
3. Clique no botão Avançar. A próxima caixa de diálogo pergunta se você quer criar algum tipo de Agrupamento. Clique apenas em Avançar (Figura 8.5):
Figura 8.5: Assistente de relatório.
4. Na próxima tela escolha a classificação que deseja para os seus registros e em seguida clique em Avançar (Figura 8.6):
Figura 8.6: Assistente de relatório.
5. Escolha agora como deseja ordenar o seu relatório. No nosso exemplo, foi utilizado o layout como Tabela e a orientação como Retrato. Marque também a opção Ajustar a largura do campo para que todos os campos caibam em uma página. Feito isso clique no botão Avançar (Figura 8.7):
Figura 8.7: Assistente de relatório.
6. Agora escolha (no estilo do seu relatório, no nosso exemplo será o estilo Access 2007), e clique novamente em Avançar (Figura 8.8):
Figura 8.8: Assistente de relatório.
7. Escolheremos agora seu nome. Coloque Fornecedores para o nosso exemplo, e marque a opção Visualizar os relatórios. Clique em Concluir para finalizar (Figura 8.9):
Figura 8.9: Assistente de relatório.
8. Pronto, seu relatório foi concluído com sucesso (Figura 8.10):
Figura 8.10: Relatório concluído.
Criando etiquetas
Um relatório muito usado em aplicações de banco de dados são as etiquetas de endereçamento, usadas na postagem de cartas e mala-direta. No mercado existe uma grande diversidade de etique- tas com diferentes tipos e tamanhos; muitas etiquetas são próprias para impressoras que utilizam formulário contínuo, outras para im- pressora a laser. O Assistente de Etiqueta inclui as opções neces- sárias para a seleção e impressão da maioria dos tipos de etiquetas disponíveis comercialmente.
Para criar etiquetas de endereçamento, para a tabela Fornecedo- res utilizando o Assistente, siga as etapas a seguir:
1. Na janela banco de dados Exercício de Fixação clique na aba Criar e em seguida em Etiquetas. Surgirá para você a caixa de diálo- go Assistente de Etiquetas. Escolha as especificações que deseja e clique em Avançar (Figura 8.11):
Figura 8.11: Assistente de Etiquetas.
2. Na próxima caixa de diálogo que surge escolha a fonte a ser utilizada e clique novamente em Avançar (Figura 8.12):
3. Agora escolha o campo que vai pertencer a sua etiqueta (no nosso exemplo apenas o Nome do Contato e Endereço). Clique em Avançar (Figura 8.13):
Figura 8.13: Assistente de Etiquetas.
4. Escolha como você deseja classificá-la e clique novamente em Avançar (Figura 8.14):
Figura 8.14: Assistente de Etiquetas.
5. Na etapa final você definirá o nome para a sua etiqueta (no nosso exemplo será Etiquetas Fornecedores). Clique em Concluir para finalizar (Figua 8.15):
Figura 8.15: Assistente de Etiquetas.
6. Etiqueta concluída (Figura 8.16):
Figura 8.16: Etiqueta concluída.
Personalizando um relatório
Uma das funções mais importantes de um banco de dados é, definitivamente, a produção de dados úteis aos seus usuários. Es- tes dados são o único aspecto do banco de dados visto por alguns membros da organização. Entretanto, é fundamental que o produto tenha uma aparência profissional também interessante.
Assim como fazem outros assistentes, um Assistente de relatório faz uma série de perguntas para ajudá-lo a construir um relatório. Pode-se utilizar o relatório como ele está ou pode personalizá-lo. Na maior parte dos casos, você vai querer um relatório que mostre seus dados em um formato mais profissional e que seja fácil de ler.
Para que você possa personalizar seu relatório primeiro você deve configurá-lo para o modo Design. Para isso siga as etapas a seguir:
1. Abra o relatório Fornecedores que acabamos de criar, e clique sobre ele com o botão direito do mouse, e na lista suspensa escolha Modo Design, como mostra a Figura 8.17 a seguir:
Figura 8.17: Modo Design.
2. Para fazer qualquer alteração basta selecionar o campo que deseja e fazer as modificações que achar necessárias (Figura 8.18):
Imprimindo um relatório
Para visualizar os dados do relatório no papel, é preciso imprimi- lo. Pode-se imprimir um relatório enviando-o diretamente para uma impressora ou enviando-o para um arquivo, para ser impresso futu- ramente. Para imprimi-lo, faça o seguinte:
1. Abra o relatório que deseja imprimir. Vá até o menu Arquivo e clique em Imprimir (Figura 8.19):
Figura 8.19: Imprimindo um relatório.
2. O Access 2007 mostra a caixa de diálogo Imprimir (Figura 8.20):
3. No item Intervalo de impressão escolha Tudo. Para mudar a quantidade de cópias a serem impressas digite o número desejado na caixa Cópias.