Access

Exercícios de Fixação Criação e Edição de Macros Como gerar Relatórios e Etiquetas Criação de Tabelas e Relacionamentos Consultas e Modos de Seleção de Dados Tudo sobre Criação e Manipulação de Formulários

TABELAS MACROS ETIQUETAS PESQUISAS FORMULÁRIOS BANCO DE DADOS RELACIONAMENTOS GERENCIAMENTO DE DADOS

Access

Turbine sua carreira

Aprender a criar e manipular um banco de dados é extremamente importante na medida em que armazenar informações potencializa o valor e as funcionalidades que podem ser integradas a todo sistema ou mesmo em um site na Internet.

Esse potencial fornecido pelo Access, aliado à facilidade de implantação, fez com que o programa se tornasse o banco de dados mais utilizado por pequenas e médias empresas, o que gerou a necessidade que profissionais não só da área de Informática, mas também de carreiras relacionadas à área de Administração necessitassem conhecer os recursos e dominar o uso da ferramenta.

A proposta deste livro é a de explicar os conceitos necessários ao aprendizado do Access ao mesmo tempo em que ensina a utilizar os recursos da ferramenta. Para isso, a autora aliou teoria e prática em todos os Capítulos do livro. Assim, itens como tabelas, consultas, formulários e relatórios, por exemplo, são explica-dos conceitualmente à medida que o leitor vai verificando “na prática” sua utilização. Isto aumenta em muito a retenção dos conceitos emitidos e certamente permitirá que em pouco tempo você se torne apto a utilizar os princi-pais recursos do Access, o que aumentará suas possibilidades profissionais.

Desvendando os Recursos do

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Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil)

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Preparação dos originais

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Revisão

Cárita Ferrari Negromonte

Diagramação

Daniele Fátima e Fabiana Pedrozo

Capa

Laboratório do livro

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Conselho Administrativo: Alessandro Gerardi, Alessio Fon Melozo,

Luis Afonso G. Neira, Luis Matos e William Nakamura.

S586c Silva, Lucinéia Gomes da.

Desvendando os recursos do Access / Lucinéia Gomes da Silva. – São Paulo: Digerati Books, 2007.

112 p.

ISBN 978-85-60480-60-9

1. Access (Programa de computador). 2. Bancos de dados. I. Título.

Sumário

Capítulo 1 – Introdução ao Access 2007 ... 5

Alguns conceitos básicos ... 6

Índices de uma entidade ... 7

Gerenciamentos de banco de dados ... 7

O que é um SGBD (Sistema de ... 8

Gerenciamento de Banco de Dados) ... 8

Capítulo 2 – Passos para a criação

de um banco de dados ... 11

Iniciando o Access 2007 ... 12

Capítulo 3 – Tabela ... 17

Criando sua primeira tabela ... 18

Criando uma tabela utilizando o Modelo de tabela ... 23

Capítulo 4 – Relacionamento ... 25

Criando um relacionamento ... 27

Integridade referencial ... 30

Capítulo 5 – Exercício de fixação ... 33

Capítulo 6 – Formulários ... 41

Criando um formulário utilizando o Assistente ... 42

Como personalizar um formulário ... 45

Como modificar as legendas de campo diretamente no formulário ... 47

Ferramentas de design de formulário ... 49

Como inserir um Rótulo no formulário ... 51

Propriedades ... 52

Como colocar ou remover imagens de segundo plano ... 55

Inserindo uma caixa de combinação ... 56

Capítulo 7 – Consultas ... 67

Tipos de consulta ... 68

Como criar uma consulta seleção ... 70

Falando um pouco sobre os operadores ... 75

Criando uma consulta utilizando o assistente de consulta ... 78

Capítulo 8 – Relatórios e etiquetas ... 81

Criação de relatório ... 82

Criando etiquetas ... 86

Personalizando um relatório ... 89

Imprimindo um relatório ... 91

Capítulo 9 – Macro ... 93

Criando uma macro ... 94

Acrescentando ações à macro ... 96

A macro AutoExec ... 97

Como editar e modificar a macro ... 98

Capítulo 10 – Botões de comando ... 101

Capítulo 1

No início do nosso curso você vai conhecer alguns conceitos so-bre banco de dados. O Access 2007 nada mais é que um banco de dados. É uma coleção de informações relacionadas a determinado assunto.

Alguns conceitos básicos

• Dado: elemento ou base para a formação de um juízo, o dado

quanto à disponibilidade deve ser conservado e gerenciado de forma que ele esteja sempre disponível quando solicitado;

• Informação: ato ou efeito de informar ou informar-se, elemento

básico para a tomada de decisões. Não possui valor se não for capaz de ser encontrada e preparada a tempo. É um conjunto de conhecimentos sobre alguém ou alguma coisa.

Estes dados necessitam ser agrupados para que tenham senti-do. Estes agrupamentos são chamados registros e os conjuntos de registros chamamos arquivos de dados ou tabelas. Esses arquivos devem ser armazenados em seu HD.

• Atributo (campo/coluna): são as informações que você guarda

sobre uma tabela (entidade) ou relacionamento. Sua função é identificar, caracterizar, classificar e qualificar uma tabela;

• Domínio: é o conjunto desenvolvido pelos valores válidos que

um atributo (campo/coluna) pode assumir. Os atributos podem adquirir domínios de duas maneiras que são:

• Contínuos: adquirem qualquer valor dentro de certa

varia-ção. Um exemplo disso são os valores entre 1 e 15, ou seja, 1<valores<15;

• Discretos: apenas aceitam alguns valores. Um exemplo

dis-so são apenas os valores 1, 2, 15, ou seja, valores 1, 2 e 15.

• Ocorrência (registro/linha): objeto particular e bem

identifica-do de uma entidade (tabela). São os registros ou duplas (linhas) da tabela.

Observação: um conjunto de campos (atributos) forma um

re-gistro (ocorrência); por sua vez, como estudamos anteriormen-te, um conjunto de registros (ocorrências) forma uma tabela e um conjunto de tabelas (entidades) forma um banco de dados.

Índices de uma entidade

Chave primária (primary key): é de grande importância que você

entenda o conceito de chave primária para entender como funciona um banco de dados. Quando definimos um campo como sendo cha-ve primária, quer dizer que estamos informando ao Access 2007 que não pode haver dois registros (ocorrências) com o mesmo valor da chave primária.

Um exemplo de chave primária é o CPF que é único, ou seja, não existem duas pessoas com o mesmo número de CPF, então quando se define um registro como sendo chave primária quer dizer que não existirá repetição de dados. Eles podem ser utilizados como um índice para os demais campos da tabela do banco de dados. Nesta chave não podem existir valores nulos ou repetidos. A chave primária pode ser simples ou composta. Veja a seguir como são classificadas:

• Simples: quando ela é formada por apenas um campo; • Composta: quando ela é formada por dois ou mais campos.

Ela pode ser inserida durante ou após a criação da tabela. Quan-do a tabela já foi criada, o campo que escolhermos para ser a chave primária deve ter a opção NOT NULL adicionada.

• Índice secundário (index): atributo utilizado como alternativa

de acesso à entidade. Identifica um ou mais registros (ocorrên-cias). Utilizado como índice de pesquisa;

• Chave estrangeira (foreign key): atributo que numa entidade se

relaciona com uma chave primária de outra entidade. É usada para conservar a integridade de referência entre duas entidades.

Gerenciamentos de banco de dados

É aceitável incluir, excluir e alterar registros nas tabelas. Devido a essa necessidade temos atualmente o gerenciamento de banco de dados.

Um sistema de banco de dados nada mais é que simplesmente um sistema de manutenção de registros por computador. É o envio e recebimento de instruções e/ou dados.

Não é informado ao computador em que local está o registro re-querido, nem onde ele tem de ser guardado. Estas são funções bási-cas que o gerenciador de banco de dados deve fazer para o usuário.

Este sistema de gerenciamento de dados deve aceitar a realização de diversas tarefas, tais como:

• criação de novos bancos de dados;

• manutenção da estrutura de tabelas do banco de dados; • inclusão de novos dados nas tabelas existentes;

• adição de novas tabelas ao banco de dados; • recuperação de dados das tabelas existentes; • atualização de dados das tabelas existentes;

O que é um SGBD (Sistema de

Gerenciamento de Banco de Dados)

Um Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados é o conjunto de programas de determinado computador (softwares), responsá-veis pelo gerenciamento de uma base de dados. Seu objetivo é não deixar para a aplicação do cliente a responsabilidade de gerenciar o acesso, a manipulação e a organização dos dados. O SGBD disponi-biliza uma interface para que os seus clientes possam incluir, alterar ou consultar dados.

Para armazenar os dados em um disco rígido, o SGBD tem de fornecer algum tipo de serviço de definição de dados, com objetivo de determinar os registros e os campos. Ainda é necessário um me-canismo interno para manter os dados no disco e saber onde está cada elemento em particular. Claro que precisamos mais do que ar-mazenar os dados, precisamos também de um modo para introduzir ou inserir dados no banco, classificá-los, restaurar uma parte dele, ou o banco completo e mantê-lo assim, incluindo, atualizando ou eli-minando registros. O SGBD é responsável também por providenciar alguns ou todos esses serviços de manipulação para o usuário.

Outra necessidade é apresentar os dados na tela de um termi-nal, de um PC, ou em um relatório impresso. O SGBD pode ou não oferecer esses serviços de apresentação ou podem ser fornecidos pelo aplicativo de banco de dados (Delphi, VB etc.). O SGBD precisa fornecer algum tipo de integridade de dados para garantir que eles não sejam corrompidos no meio exterior, como, falhas de discos ou falta de energia. O SGBD tem ainda a difícil tarefa de proteger o ban-co de dados ban-contra alterações não intencionais, causadas por usu-ários desavisados ou aplicativos mal comportados. Estes serviços são particularmente importantes para os bancos de dados e todos

os usuários que utilizam o serviço, pois um ou mais usuários podem, ao mesmo tempo, atualizar o mesmo registro.

Um banco de dados pode armazenar qualquer tipo de informa-ção, mas, para ser útil, os dados devem ser armazenados de acordo com seus domínios. Um domínio é a categoria e o tipo do elemento utilizado, conforme vimos anteriormente. Exemplos de domínio são: Firebird, HS QLDB, IBM DB2, MSQL, MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL-Server, TinySQL, JADE, ZODB, Sybase e Access 2007.

Capítulo 2

Passos para a criação

de um banco de dados

A Figura 2.1 a seguir mostra o organograma com os passos para

a criação do banco de dados:

Figura 2.1: Passos de criação do banco de dados.

Iniciando o Access 2007

Para iniciar o trabalho com Access 2007, siga os procedimentos seguintes:

1. Para iniciar o Access 2007 vá até o menu Iniciar > Programas > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007, como mostra a Figura 2.2 a seguir:

Figura 2.2: Menu iniciar > Access 2007.

2. Surgirá para você a tela inicial do Access 2007, veja a seguir (Figura 2.3):

Figura 2.3: Tela inicial do Access 2007.

3. Escolha a opção Banco de Dados em Branco. Ao clicá-la, apa-recerá no canto inferior direito a opção para escolher o local onde será criado. Pode-se deixar onde está ou escolher um local no seu computador. Feito isto, clique no botão Criar. Veja a seguir na Figura 2.4 estes passos:

4. Após criar um Banco de Dados em branco você será direcio-nado para a tela principal do Access 2007, na qual é criado o seu

próprio banco (tabelas, formulários, consultas, relatórios e macros). Veja a seguir na Figura 2.5:

Figura 2.5: Tela principal do Access.

Vamos conhecer detalhadamente a janela Banco de Dados

mos-trada na Figura 2.5. Nela encontraremos as seguintes guias:

• Tabela: utilizada para armazenar seus dados, é o principal

ele-mento do Access 2007. É um conjunto de dados sobre deter-minado assunto, como clientes ou fornecedores, por exemplo. Utilizar uma tabela separada para cada assunto possibilita que você as armazene apenas uma vez, o que torna seu banco de dados mais eficaz e diminui erros de entrada de dados;

• Formulário: servem para visualizar, introduzir e modificar com

facilidade os dados diretamente em uma tabela. É o elemento de comunicação entre o banco de dados e o usuário;

• Consulta: são usadas para encontrar e recuperar apenas os

da-dos que atendem as condições especificadas pelo usuário. É usada para visualizar, modificar e analisar dados de diferentes formas;

• Relatório: é uma forma eficiente de mostrar seus dados em um

formato impresso. Pode-se imprimir um relatório que agrupe dados, por exemplo;

• Macros: é um conjunto de uma ou várias ações na qual cada

uma executa uma operação diferente, como fechar um formu-lário ou abrir uma tabela, por exemplo. As macros deixam seu Banco de Dados automatizado;

• Módulo: é o elemento de controle mais aprimorado do Access

No decorrer dos próximos Capítulos vamos conhecer detalhada-mente as janelas tabelas, consultas, relatórios, formulários, entre ou-tras. Você poderá no decorrer dos módulos realizar exercícios para melhor assimilar os conceitos e ferramentas mostradas aqui. Assim você terá mais facilidade para assimilar os conceitos de Access 2007.

Dica: como planejar seu banco de dados? Você deverá

focalizá-lo, ou seja, detalhes, entrada de dados, distribuição, manuten-ção e saídas têm de ter um propósito. Escolha quais tabelas de-verá criar (cada tabela possui um único assunto ), que campos utilizará, determine quais serão as chaves primárias (campos mais característicos e exclusivos da Tabela), e revise sua estru-tura, caso necessite.

Capítulo 3

Como foi mostrado no capítulo anterior, as tabelas servem para armazenar seus dados. Suponha que uma tabela denominada clien-tes possua apenas dados sobre clienclien-tes, e a tabela produtos apenas dados sobre os produtos. Usando uma tabela separada para cada tipo, você nunca insere dados duplicados, tornando o armazena-mento de dados mais hábil e eliminando um pouco de erros de en-trada de dados. Antes de você criar outros elementos para o seu banco de dados, como formulários, por exemplo, é obrigatório criar suas tabelas, pois é justamente por meio delas que você consegue criar outros elementos (formulários, consultas, macros etc).

Criando sua primeira tabela

Quando é criado um novo banco de dados, você é direcionado para tela inicial do Access 2007, como mostrou a Figura 2.5 do Ca-pítulo 2 anterior. Nessa tela você já pode criar sua primeira tabela.

Elas podem ser visualizadas de duas formas, no Modo Design ou no Modo Folhas de Dados, como mostra a Figura 3.1 a seguir:

Figura 3.1: Visualização de tabelas.

• Modo Design: usada para criar a tabela;

• Modo Folha de dados: usada para inserir dados na tabela.

Vamos criar agora nossa primeira tabela. Para isso, siga os próxi-mos procedimentos:

1. Dê um clique na opção Modo de Exibição e selecione Modo

Figura 3.2: Modo Design.

2. Surgirá a caixa de diálogo Salvar como. Nela você definirá um nome para sua tabela (no nosso caso será Clientes) e depois clicará

em OK para continuar (Figura 3.3):

Figura 3.3: Salvar como.

3. Sua tabela Clientes foi criada, agora você criará os campos, que neste caso podem ser nome, endereço, telefone, bairro, cidade e o código do cliente. O código será a chave primária, ou seja, neste campo não é aceita repetição de dados e o tipo de dados será a nu-meração automática, o restante (nome, endereço, bairro, CEP) será dados do tipo texto. Preencha a sua tabela conforme mostra a Figura 3.4 a seguir:

As tabelas podem ter dados de diversos tipos, como os mostra-dos na Figura 3.5 a seguir:

Figura 3.5: Tipos de dados.

Veja a seguir as características dos dados inseridos na tabela Clientes:

• Memorando: caracteres alfanuméricos longos que possuem

até 64.000 caracteres;

• Número: valores numéricos;

• Texto: caracteres alfanuméricos que possuem até 255

carac-teres;

• Moeda: valor monetário; • Data / hora: datas e horas;

• Auto Numeração: valor numérico que é incrementado

automa-ticamente;

• Sim / Não: valor booleano; • Objeto OLE: gráficos ou figuras.

Na parte inferior da tela pode-se visualizar uma lista de proprie-dades referentes aos campos descritos anteriormente (Figura 3.6):

Agora vamos conhecer os detalhes sobre a descrição de cada um dos campos:

• Tamanho do campo: os campos de texto nas tabelas do banco

de dados do Access 2007 não poderão ter mais de 255 caracte-res. Exemplo: no campo Nome defina seu tamanho de campo como 60. Quer dizer que o nome terá no máximo 60 caracteres;

• Formato: mostra os dados e números em determinado formato

de exibição, como, data completa ou moeda;

• Máscara de entrada: mostra caracteres de formação em

deter-minado campo para que eles não tenham de ser colocados e garante que os dados inseridos se ajustam à máscara;

• Legenda: mostra uma etiqueta que não é a etiqueta padrão, por

exemplo, nome do campo, para novos formulários e relatórios Valor Padrão.

• Regra de validação e Texto de validação: limita os dados

co-locados em um campo a valores que atendam a determinada exigência;

• Requerido: requer que os dados sejam colocados em um

campo;

• Permitir comprimento zero: aceita que uma seqüência de

ca-racteres de comprimento zero seja guardada em um campo texto ou memorando;

• Indexado: acelera buscas em campos freqüentemente

procu-rados.

Quando uma tabela é aberta no modo Design você apenas visua-liza e modifica as propriedades de um campo de cada vez. O Access 2007 mostra as definições de propriedades do campo atual na parte inferior como foi mostrado na Figura 3.6.

1. Vamos agora salvar a tabela Clientes. No nome Clientes clique com o botão direito e na lista suspensa clique em Salvar (Figura 3.7):

2. Vamos criar mais uma tabela que se chamará Pedidos. Na aba

Criar clique em Tabelas como mostra a Figura 3.8 a seguir:

Figura 3.8: Criar Tabelas.

3. Escolha Modo Design (Figura 3.9):

Figura 3.9: Modo Design.

4. Nomeie sua tabela como mostra a Figura 3.10 a seguir:

Figura 3.10: Nome da tabela.

5. Agora insira os dados como mostra a Figura 3.11 a seguir:

6. Agora salve sua tabela exatamente com feita com a tabela Cliente.

Criando uma tabela utilizando

o Modelo de tabela

Para facilitar a criação de tabelas, o Access 2007 possui o Modelo de tabelas. É uma ferramenta do Access com uma lista de diversos modelos de tabelas que auxilia na sua escolha no momento da cria-ção de novas tabelas.

Para utilizar o Modelo de tabelas siga os próximos procedimentos: 1. Acesse a aba Criar > Modelos de Tabela, escolha o modelo que desejar. No nosso caso vamos utilizar a opção Tarefas (Figura 3.12):

Figura 3.12: Modelos de tabelas prontas.

2. Clique em Modo Design e dê o nome para a nova tabela (no nosso caso será teste). Observe que a tabela já é criada (Figura 3.13)

conforme o modelo que você havia escolhido (tarefas). Esta é uma opção a mais que o Access 2007 oferece para você, caso deseje utilizar um modelo de tabela e depois fazer alguma alteração basta seguir estes passos. O ideal é você definir todas as tabelas do seu banco de dados e começar a criá-las do zero.

Capítulo 4

Relacionamentos são as agregações inseridas entre os campos comuns (colunas) entre duas tabelas. Um relacionamento pode ser do tipo:

• um – para – um; • um – para – muitos; • muitos – para – muitos.

Relacionamento um para um: cada registro da tabela primária só

pode estar associado a apenas um registro da tabela relacionada. Em diversos casos, os campos correspondentes em ambos os lados do relacionamento são uma chave primária ou possuem um índice exclusivo (Figura 4.1);

Figura 4.1: Um para Um.

Relacionamento um para muitos: cada registro da tabela

primá-ria pode ser associado a diversos registros da tabela relacionada, cada valor da chave primária pode aparecer diversas vezes na tabela relacionada. Suponha que cada registro de um cliente pode estar as-sociado a diversos registros de pedido. Veja um exemplo na Figura 4.2 a seguir:

Figura 4.2: Um para muitos.

Relacionamento muitos para muitos: é o tipo de relacionamento

em que nos dois lados do relacionamento os valores poderiam se repetir. Veja o exemplo a seguir (Figura 4.3):

Figura 4.3: Muitos para Muitos.

Os relacionamentos são essenciais dentro de um banco de dados uma vez que eles mostram que campo se relaciona com que campo e em que tabelas. Eles agilizam e facilitam a realização de pesquisas e consultas que adicionam mais de uma tabela. Para criar os relacio-namentos associamos os campos de chave primária de uma tabela com seus correspondentes em outra tabela.

Criando um relacionamento

É preciso que o tipo e tamanho dos campos sejam os mesmos, menos para campos do tipo Numeração Automática que podem ser relacionados com campos do tipo Número Inteiro, caso necessite.

Para começar estes procedimentos, você deve estar com o seu banco de dados aberto. (No nosso caso será o banco Exercício). Para

iniciar a criação de um relacionamento, siga os passos a seguir: 1. Clique na aba Ferramentas de Banco de Dados (1) e em segui-da clique em relações (2), como mostra a Figura 4.4:

2. Surgirá a opção de relações, dentro desta opção clique com o botão direito em Mostrar tabela. Serão mostradas todas as tabelas

que existem em seu banco de dados. Veja a Figura 4.5 seguir:

Figura 4.5: Opção relações.

3. Surgirá a caixa de diálogo Mostrar tabela (Figura 4.6):

Figura 4.6: Caixa de diálogo Mostrar tabelas.

4. Escolha as tabelas que você deseja fazer o relacionamento e clique em Adicionar e, logo em seguida, em Fechar. Sua tela ficará

Figura 4.7: Tabelas a serem relacionadas.

Esse relacionamento já foi mostrado anteriormente, apenas expli-cando os tipos de relacionamentos existentes (um para um, um para vários e muitos para muitos), agora você aprenderá a criar estes re-lacionamentos.

Vamos relacionar a tabela Clientes, Detalhes do pedido e Pedi-dos. Os campos relacionáveis são Código do Cliente e Número do Pedido. Faça o seguinte:

1. Clique sobre o campo Código do Cliente da tabela Clientes e arraste-o até o campo Código do Cliente da tabela Detalhes do Pedido.

2. Na caixa de diálogo Editar Relações confira os dados e mar-que a opção Impor integridade referencial e clique no botão Criar

(Figura 4.8):

3. Na tabela Pedidos clique sobre Número do Pedido, arraste-o até a tabela Detalhes do Pedido e solte-o sobre o Número do Pedi-do. Aparecerá novamente a caixa de diálogo Editar relações,

mar-que a opção Impor integridade referencial e clique em Criar. Sua

tela ficará de acordo como mostra a Figura 4.9 a seguir:

Figura 4.9: Relacionamento criado.

Integridade referencial

A integridade referencial é um sistema de normas que o Access 2007 usa para garantir que os relacionamentos entre registros de tabelas relacionadas sejam verdadeiros e que não elimine ou mo-difique, acidentalmente, dados relacionados. Pode-se determinar integridade referencial quando todas as condições a seguir forem satisfatórias:

• quando a ligação entre os campos da tabela primária é uma chave primária ou possui um índice exclusivo;

• quando os campos que se relacionam entre si possuem o mes-mo tipo de dados. Esta regra possui duas exceções:

• quando um campo (Numeração Automática) pode ser rela-cionado a um campo (Número) com uma determinação da propriedade Tamanho do Campo de Inteiro Longo;

• quando um campo (Numeração Automática) com uma deter-minação da propriedade Tamanho do Campo de Código de Replicação pode ser relacionado com um campo (Número)

com uma determinação da propriedade Tamanho do Campo de Código de Replicação.

• as tabelas em questões pertencem ao mesmo banco de dados do Access 2007. Se forem tabelas vinculadas, elas necessitarão ser tabelas no formato do Access 2007 e terão de serem abertas no banco de dados no qual estão guardadas para determinar a integridade referencial. Você não pode marcar a opção de Im-por integridade referencial para tabelas vinculadas de bancos de dados de outros formatos;

• Quando a opção Impor integridade referencial é marcada, você

necessita analisar as regras a seguir:

• não se pode colocar um valor no campo da chave estrangeira da tabela relacionada que não exista na chave primária da tabela primária. No entanto, pode-se colocar um valor nulo na chave estrangeira, citando que os registros não estão re-lacionados. Suponha que você não possa ter um pedido que esteja imposto a um cliente que não existe, mas possa ter um pedido imposto a ninguém colocando um valor nulo no campo Código do Cliente;

• pode-se retirar um registro de uma tabela primária se houver registros que coincidam em uma tabela relacionada. Supo-nha que você não possa retirar o registro de um Cliente da tabela Clientes se existir pedidos impostos ao cliente na ta-bela Pedidos;

• não se pode modificar o valor de uma chave primária na ta-bela primária se esse registro apresentar registros relaciona-dos. Suponha que você não possa modificar o código de um Cliente na tabela Clientes se existirem pedidos impostos a esse Cliente na tabela Pedidos.

Caso queira que o Access 2007 estabeleça essas regras para um relacionamento, escolha a opção Impor integridade referencial quando o relacionamento for criado. Se a integridade referencial estiver imposta e caso você não siga as regras com tabelas rela-cionadas, o Access 2007 mostrará uma mensagem e não aceitará

a modificação.

Você pode ignorar as restrições contra eliminação ou modifica-ção de registros relacionados e ainda manter a integridade referen-cial determinando as caixas de seleção Propagar Atualização dos Campos Relacionados e Propagar Exclusão dos Registros

Relacio-nados. Quando você marca a opção Propagar Atualização dos

Cam-pos Relacionados, a modificação de um valor de chave primária na tabela primária é atualizada automaticamente e o valor coincidente em todos os registros relacionados. Quando você marcar a opção Propagar Exclusão dos Registros Relacionados, a exclusão de um registro na tabela primária excluirá qualquer registro relacionado na tabela relacionada.

Capítulo 5

Crie um novo banco de dados com o nome Exercício de Fixação e

salve-o na sua máquina. Precisaremos deste exercício futuramente. No seu banco de dados crie duas tabelas e crie também um rela-cionamento entre elas, (esse relarela-cionamento será do tipo um para muitos e a integridade referencial será imposta).

Dados da tabela: Nome do Campo Código do Fornecedor Nome da Companhia Nome do Contato Cargo do contato Endereço Cidade Tipos de Dados Numeração Automática Texto Texto Texto Texto Texto Tabela 5.1: Tabela Fornecedores. Nome do Campo Código do Produto Código do Fornecedor Código da Categoria Nome do Produto Quantidade Tipos de Dados Numeração Automática Número Número Texto Texto Tabela 5.2: Tabela Produtos.

Siga os passos a seguir para a resolução desse pequeno exemplo: 1. Inicialmente vamos criar o banco de dados. Para isso abra o Access 2007. Acesse o menu Iniciar > Programas > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007, como mostra a Figura 5.1

a seguir:

2. Com o Access 2007 aberto, insira o nome para o novo banco de dados (Figura 5.2):

Figura 5.2: Tela inicial do Access 2007.

3. Agora vamos criar as nossas duas tabelas. Clique sobre a

Ta-bela 1, que aparece assim que você cria o banco de dados, com o

botão direito do mouse, e na lista suspensa clique na opção Modo Design, assim como mostra a Figura 5.3 a seguir:

Figura 5.3: Criação no Modo Design.

4. Na caixa de diálogo Salvar como, insira um nome para a nova tabela e em seguida clique em OK (Figura 5.4).

Figura 5.4: Nome da tabela.

5. A tabela será criada no Modo Design. Crie os dados que fo-ram descritos no início deste Capítulo como mostra a Figura 5.5 a

seguir:

Figura 5.5: Tabela Fornecedor.

6. Agora feche a tabela. Surgirá uma caixa de diálogo pergun-tando se você deseja salvar as alterações feitas. Clique em Sim

(Figura 5.6):

Figura 5.6: Caixa de diálogo Salvar.

7. Execute o mesmo procedimento para a tabela Produtos. Aces-se a aba Criar > Tabela (Figura 5.7):

8. Siga os mesmo passos dos tópicos 4, 5 e 6, não esquecendo que o nome da tabela agora é Produtos.

9. Insira os dados que foram descritos no início deste capítulo, como mostrados na Figura 5.8 a seguir:

Figura 5.8: Tabela Produtos.

10. Pronto, agora feche a tabela e salve-a da mesma forma da anterior.

11. Vamos analisar agora como está nosso banco de dados

(Fi-gura 5.9):

Figura 5.9: Nosso banco com as tabelas criadas.

12. Agora vamos criar nosso relacionamento. Acesse a aba

Ferra-mentas de Banco de Dados e clique na opção Relações (Figura 5.10):

13. Surgirá a caixa de diálogo Mostrar tabela (Figura 5.11):

Figura 5.11: Caixa de diálogo Mostrar tabela.

14. Insira as duas tabelas e clique em Fechar (Figura 5.12):

Figura 5.12: Tabelas.

15. Clique sobre o campo Código do Fornecedor da tabela

Forne-cedores e arraste-a e solte-a sobre o campo Código do Fornecedor

da tabela Produtos.

Observação: código do Fornecedor é uma chave primária, ou

seja não aceita repetição de dados.

16. Surgirá para você a caixa de diálogo Editar Relações. Nesta caixa é definida a integridade referencial. Para que ocorra esta inte-gridade marque a opção Impor integridade Referencial, e em

Figura 5.13: Caixa de diálogo Editar Relações.

17. Observe a seguir (Figura 5.14) o relacionamento que acaba-mos de criar:

Figura 5.14: Relacionamento finalizado.

18. Agora feche o relacionamento. Aparecerá uma caixa de diá-logo questionando-o se deseja salvar as alterações feitas. Clique em

Sim (Figura 5.15):

Figura 5.15: Caixa com a opção Salvar.

19. Existe uma outra opção para salvar as alterações feitas. As-sim que você terminar o relacionamento, clique com o botão direito

do mouse na palavra Relações no canto superior esquerdo. Em

se-guida é só clicar em Salvar (Figura 5.16):

Figura 5.16: Alternativa para salvar as alterações.

20. Finalizamos aqui nosso pequeno exercício de fixação. Lem-bre-se que futuramente necessitaremos dele para dar continuidade ao nosso aprendizado.

Capítulo 6

Os formulários são utilizados para muitos propósitos. Pode-se criar um formulário para a entrada de dados de alguma tabela, criar uma caixa de diálogo personalizada para receber a entrada do usuário e em seguida executar uma ação de acordo com esta entrada, ou criar um formulário menu de controle para abrir outros formulários ou rela-tórios. Todos os dados em um formulário são contidos em controles, tais controles são objetos gráficos que, distribuídos no formulário, mostram informações, executam ações ou a ilustram, tornando mais fácil sua leitura.

Pode-se criar um formulário por meio do assistente de formulá-rio. O Assistente acelera o processo de desenvolvimento, pois acaba fazendo todo o trabalho básico.

Criando um formulário

utilizando o Assistente

Os procedimentos a seguir o ajudarão a criar um formulário utili-zando o Assistente do Access 2007.

1. Vamos utilizar o nosso banco de dados criado no Capítulo de

Exercício de Fixação. Abra-o e clique na aba Criar > Mais Formulá-rios > Assistente de formulário, como mostra a Figura 6.1 a seguir:

Figura 6.1: Formulário utilizando o Assistente de criação.

2. Surgirá a caixa de diálogo Assistente de formulário, escolha a tabela para a criação dele, (em nosso exemplo será a tabela Forne-cedores). Escolha os campos que farão parte do seu formulário (no

Figura 6.3: Definindo do layout do formulário.

4. Escolha agora o estilo para o seu formulário assim como

dese-jar (no nosso exemplo utilizaremos Access 2007). Clique em Avançar

para continuar (Figura 6.4):

Figura 6.2: Criando formulário.

3. Na tela que surge escolha o layout para o seu formulário. No nosso exemplo será utilizado a opção Coluna. Clique em Avançar

Figura 6.4: Definindo o estilo do formulário.

5. Nessa opção definiremos um nome para o nosso formulário, como a tabela em questão é a de Fornecedores usaremos o mesmo nome em nosso formulário. Existe a opção de abrir o formulário já com dados ou de modificar o design do formulário. Marque a opção

Abrir o formulário para visualizar ou inserir informações e clique

em Concluir (Figura 6.5):

Figura 6.5: Finalizando a criação do formulário.

6. Seu formulário foi criado com sucesso por meio do Assistente de criação. Veja o resultado na Figura 6.6 a seguir:

Figura 6.6: Formulário criado.

7. Veja na Figura 6.7 os detalhes do formulário:

Figura 6.7: Detalhes do formulário.

Como personalizar um formulário

Nos procedimentos anteriores foi criado um formulário usando o Assistente de Formulário e o recurso AutoFormulário. Esse recurso é a maneira mais rápida para o desenvolvimento de um formulário.

Entretanto, ele segue um padrão básico que várias vezes não atende às necessidades do usuário. Neste caso, o usuário pode escolher por desenvolver um formulário a partir do zero ou, então, usar o au-toformulário e editá-lo para atender suas necessidades. Neste tópi-co veremos tópi-como editar a estrutura desse formulário recém-criado. 1. Abra o banco de dados Exercício de Fixação e o formulário

Fornecedores. No nome Fornecedor, que fica no canto superior

querdo, com o botão direito do mouse abra o menu suspenso e es-colha a opção Modo Design, como mostra a Figura 6.8 a seguir:

Figura 6.8: Modo Design.

2. A tela de edição de formulário surgirá e acima aparecerá a aba

Design, e por meio dela você mudará seu formulário. O fundo da tela

de desenho mostra linhas de grade e nas laterais esquerda e supe-rior da janela de edição as réguas (Figura 6.9):

3. Todos esses elementos podem ser retirados ou ativados por meio da aba Organizar (Figura 6.10):

Figura 6.10: Aba Organizar.

4. Na próxima tela (Figura 6.11) você verá o formulário sem as linhas de grade e sem as réguas. Basta marcar ou desmarcar o item desejado para que ele seja exibido ou removido:

Figura 6.11: Réguas e grades desativadas.

Como modificar as legendas de

campo diretamente no formulário

Não sei se você já observou que várias legendas (etiquetas) de campos não contêm nome apropriado ou necessitam ser modifica-das para outros nomes. Existem várias maneiras para modificar um texto descritivo. A forma mais simples é selecionar o texto que será modificado. Faça o seguinte:

1. Clique na caixa do texto para surgir os gerenciadores de ta-manho. Em seguida clique no texto. Uma caixa é aberta mostrando o texto e aceitando sua edição. Execute essa etapa para o campo código do Fornecedor.

2. Dê dois cliques sobre o código fornecedor, surgirá a caixa de

Propriedade para que você possa editar o texto. Ou então basta

se-lecionar o texto apagar e escrever o que necessita. Veja Figura 6.12

a seguir:

Figura 6.12: Modificando o texto.

3. Agora escreva o novo nome para o texto da legenda, que nesse caso é Cod Fornecedor. Clique fora da caixa de edição para finalizar

a tarefa (Figura 6.13):

4. Salve o formulário. Para isso basta clicar com o botão direito do mouse sobre seu nome no canto superior esquerdo, e na lista suspensa clicar em Salvar (Figura 6.14):

Figura 6.14: Opção Salvar.

Ferramentas de design

de formulário

Você aprenderá um pouco das funções das ferramentas design, ela possui os principais recursos para a edição dos elementos e con-troles nos formulários. É também a principal fonte de recursos para controles e elementos a serem eliminados em um formulário ou re-latório. Até esse exato momento, trabalhamos com os elementos criados pelo Autoformulário, ou seja, modificamos algumas caixas de texto de lugar e o tamanho de outras. Utilizando as ferramentas de design, pode-se colocar também controles e elementos em um formulário. Veja a seguir a descrição das opções de design de for-mulário (Figura 6.15):

A seguir vamos conhecer em detalhes a finalidade de todas as ferramentas de design:

• Selecionar objetos: é o controle padrão. Ele conserva ativo

um cursor para a seleção de elementos;

• Rótulo: mostra um texto descritivo, com um título, uma

le-genda ou instruções, em um formulário ou relatório;

• Grupo de opção: mostra uma moldura de grupo na qual

pode-se colocar caixas de seleção, botões de opção ou botões Alternar, os quais apresentam escolhas em um formulário ou relatório. Suponha que, pode-se usar um grupo de opções para identificar se um pedido deverá ser pago em dinheiro, cheque ou cartão;

• Botão de Opção: sugere se uma situação é verdadeira ou

fal-sa, por exemplo, um boleto está com seu pagamento em atra-so. Quando se clica no botão de opção, um ponto preto apare-cerá no seu centro para mostrar que a situação é verdadeira, caso contrário, a situação será falsa. Esse botão é conhecido também como botão de rádio;

• Caixa de combinação: combina as funções da caixa de

tex-to e caixa de listagem. Use uma caixa de combinação quando você quiser que a opção seja digitada ou selecionada de uma lista de valores predeterminados;

• Botão de Comando: esse botão executa uma macro ou um

pro-cedimento de evento. A macro ou o propro-cedimento de evento executará a ação ou uma série de ações. Por exemplo, você pode utilizar um botão de comando para abrir um formulário de dentro de um outro formulário;

• Moldura de Objeto Não Acoplado: mostra uma imagem, um

gráfico ou qualquer objeto OLE não armazenado em uma tabela de um banco de dados do Access 2007. Suponha que você pos-sa upos-sar uma moldura de objeto não vinculado para mostrar uma imagem BMP criada no Paint ou em outro programa gráfico. Esse controle aceita que você crie ou edite o objeto de dentro do formulário ou relatório, utilizando a aplicação na qual o obje-to foi originalmente criado;

• Inserir ou remover quebra de Página: marca o início de uma

nova tela ou página impressa em um formulário ou relatório;

• Linha: mostra uma linha horizontal, vertical ou diagonal em

• Assistente de Controle: ao clicar nessa ferramenta você liga

ou desliga o Assistente de Controle antes de colocar um contro-le em um formulário ou relatório. Como padrão, essa ferramen-ta está ativa. Quando está desativada, pode-se criar um contro-le sem um assistente. A ferramenta Assistente de Controcontro-le não tem efeito em controles que não possam ser criados com o uso de assistentes;

• Caixa de Texto: mostra dados constituídos de texto,

núme-ros e símbolos de um formulário ou relatório;

• Botão Alternar: pode-se selecionar para mostrar que uma

situação é verdadeira, como, por exemplo, se uma conta foi paga. Quando não está selecionado, ele mostra que a situação é falsa;

• Caixa de Listagem: mostra uma lista de valores a partir dos

quais pode-se escolher um valor. Utilize uma caixa de listagem quando você desejar limitar o valor de um controle aos valores da lista;

• Caixa de Seleção: muito semelhante ao botão de opção,

esse controle aceita que mais de um controle seja marcado de maneira não exclusiva;

• Quadro de Objeto Acoplado: mostra uma imagem, um

grá-fico ou qualquer objeto OLE armazenado em uma tabela de um banco de dados do Access 2007. Suponha que você guarde fotografias de seus colaboradores em uma tabela do Access; poderá usar um quadro de Objeto relacionado para mostrá-las em um formulário ou relatório;

• Retângulo: mostra um retângulo em um formulário ou

rela-tório.

Como inserir um Rótulo no formulário

Como exemplo, vamos adicionar um texto explicativo no for-mulário.

Na aba Design clique na ferramenta Rótulo. Posicione o cursor

ao lado do campo Observação e insira no seu formulário, coloque

a seguinte frase: Após o cadastro do fornecedor, não esqueça de confirmar todos os dados. Assim que finalizar a digitação do

texto, clique fora da área do texto para fechar a caixa de digitação (Figura 6.16):

Figura 6.16: Inserção de rótulos.

Propriedades

Todos os elementos ou controles de um formulário, como o fundo da janela, os textos, os controles de campo, contém características próprias que são determinadas como propriedades. Para consultar ou modificar tais propriedades de um elemento, escolha o elemento e com o botão direito do mouse e na lista suspensa clique em Pro-priedades, como mostra a Figura 6.17 a seguir:

Feito isso, aparecerá a caixa de propriedades do elemento que você selecionou (Figura 6.18) (no nosso exemplo foi selecionado o cód Fornecedor).

Figura 6.18: Propriedades do Cód Fornecedor.

Para este elemento, queremos executar duas modificações. A primeira é mudar a cor do texto e a segunda, o seu alinhamento. Para isso siga os próximos procedimentos:

1. Clique no valor da propriedade Cor do fundo. Se essa proprie-dade não estiver ativada para você, utilize a barra de rolagem para acessar as demais propriedades. Um pequeno botão surgirá do lado esquerdo do campo. Clique nele e uma caixa de diálogo com as co-res disponíveis será mostrada (Figura 6.19).

2. Escolha a cor Laranja e clique no botão OK. Veja o resultado da alteração na Figura 6.20 a seguir:

Figura 6.20: Exemplo de alteração de cor de fundo do formulário.

Observação: este é um pequeno exemplo, e como você viu

an-teriormente mudamos a cor do fundo. Porém, podemos tam-bém mudar a cor do texto entre outras coisas. Dependerá do que você desejar.

3. Mudando o alinhamento do texto. Escolha o mesmo texto Cód.

do Fornecedor e na caixa de propriedade clique na opção Alinha-mento do texto e escolha a opção Centralizado. Agora feche a

jane-la de propriedades e o texto já será configurado com o novo formato (Figura 6.21):

Como colocar ou remover

imagens de segundo plano

Para colocar uma imagem de segundo plano em um formulário siga os passos a seguir:

1. Abra o formulário em Modo Design. Vamos utilizar o mesmo formulário de Fornecedores.

2. Clique duas vezes dentro dele para abrir a caixa de proprie-dades ou clique com o botão direito do mouse e escolha a opção

Propriedades.

3. Na caixa da Propriedades na opção Imagem, entre com o ca-minho do arquivo. A imagem tem de estar em formato BMP, ICO, DIB, WMF ou EMF. Se você tiver instalado filtros de gráficos para ou-tros aplicativos, poderá usar qualquer arquivo que seja compatível com esses filtros. Para buscar esse arquivo clique no botão ao lado (Figura 6.22) e localize a imagem na sua máquina:

4. Na caixa de Propriedades em Tipo de Imagem, mostre se você quer que a imagem seja incorporada ou vinculada. Quando a ima-gem é incorporada, ela é guardada no arquivo do banco de dados. Caso você incorpore a mesma imagem em um outro formulário ou relatório, a mesma será colocada novamente ao arquivo do banco de dados. Ao vincular uma imagem, você não guarda no arquivo do banco de dados, mas deve armazenar uma cópia em seu HD. Caso deseje usar o espaço de seu HD, mencione a definição Vinculada

(Figura 6.23):

Figura 6.23: Tipo de imagem.

5. Após colocar a imagem ao formulário, pode-se dimensioná-la ou recortá-la clicando em uma das definições da caixa da proprie-dade Modo do Tamanho da Imagem. Como mostra a Figura 6.24 a

seguir:

Figura 6.24: Opção caixa de Propriedade.

Inserindo uma caixa de combinação

Um controle muito usado para ser utilizado em formulários é a caixa de Combinação. Com ela pode-se diminuir significativamente os erros de cadastramento, limitando as opções de digitação e

for-necendo uma lista dos valores aceitáveis. Vamos criar uma caixa de combinação para substituir a caixa de texto atual:

1. Escolha o rótulo Cidades e pressione a tecla Delete para eli-miná-la, em seguida escolha e exclua a caixa de texto Cidades (Fi-gura 6.25):

Figura 6.25: Exclusão do Rótulo e texto cidade.

Apesar de utilizar a Caixa de Ferramentas Design, teremos o apoio dos assistentes para a criação desse controle.

2. Clique na caixa de Combinação e observe se o botão

Assis-tente de Controle está pressionado. Caso não esteja, pressione-o.

O cursor mudará de formato mostrando que está ativa. Posicione-o abaixo da caixa de texto Endereço e arraste-o para marcar uma

pe-quena área da janela, como mostra a Figura 6.26 a seguir:

3. Quando o botão do mouse for liberado, o assistente entrará em ação. Na primeira caixa de diálogo mostrada, ele perguntará se os dados mostrados na caixa de combinação serão obtidos por in-termediário de uma tabela ou se serão criados agora pelo usuário. Escolha a segunda opção como mostra a Figura 6.27 a seguir:

Figura 6.27: Assistente de caixa de combinação.

4. Clique no botão Avançar para continuar. A caixa de combina-ção pode permitir mais de uma coluna com valores. Nesse caso, apenas o conteúdo de uma das duas colunas é imposto ao campo. Em nosso exemplo, apenas uma coluna será necessária. Pode-se agora digitar os valores que você deseja no campo Col1. Em nosso

exemplo, entre com o nome Cidades. Para avançar para a próxima

linha, pressione a tecla tab (Figura 6.28):

5. Clique no botão Avançar. A próxima etapa perguntará se você deseja que os valores informados sejam armazenados em uma co-luna de uma tabela de banco de dados ou fiquem no formulário, por meio da opção Lembrar o valor para Uso posterior. Vamos escolher

armazenar o valor em um campo e depois o campo Cidades na lista,

que é aberta ao pressionar a seta do campo (Figura 6.29):

Figura 6.29: Assistente de caixa de combinação.

6. Clique no botão Avançar e informe como conteúdo do rótulo a palavra Cidades (Figura 6.30):

Figura 6.30: Assistente de caixa de combinação.

7. Clique no botão Concluir e em poucos segundos o novo con-trole estará incluído, como mostra a Figura 6.34 a seguir:

Figura 6.31: Inserção concluída.

8. Agora salve seu formulário e ative o comando Modo Formulário. Para isso acesse a opção Fornecedores e com o botão direito do

mou-se na lista suspensa clique em Modo de Formulário (Figura 6.32):

Figura 6.32: Modo Formulário.

9. Observe que o campo Cidades já aparece como uma caixa de combinação, mostrando os valores que foram cadastrados an-teriormente. Clique na seta do campo e veja as opções que foram incluídas (Figura 6.33):

Figura 6.33: Caixa de combinação concluída.

Seu formulário já está com uma melhor aparência, para que se-jam inseridos outros controle o procedimento básico é o mesmo. Deve-se selecionar a ferramenta, marcar a área onde será colocado o controle e responder as perguntas do assistente, ou então modifi-car as propriedades do objeto.

Formulário com subformulário

Um recurso muito usado em sistemas que utilizam mais de uma tabela é a criação de formulários e relatórios que mostram dados de mais de uma tabela ao mesmo tempo. Um exemplo disso seria no caso de uma nota fiscal que pode mostrar na sua parte superior os dados da tabela de clientes e na sua parte inferior, a descrição dos materiais vendidos encontrados na tabela de produtos. Um subfor-mulário é um forsubfor-mulário dentro de outro. O forsubfor-mulário primário é chamado formulário principal e o formulário dentro do formulário é denominado subformulário. Uma combinação formulário/formulário mestre/detalhe ou um formulário pai/filho.

Os subformulários são muito bons, principalmente quando se de-seja mostrar dados de tabelas ou consultas com um relacionamento um-para-muitos.

Quando se usa um formulário com um subformulário para incluir novos registros, o Access 2007 salva o registro atual no formulá-rio principal quando o subformuláformulá-rio é acessado. Isso assegura que os registros na tabela muitos terão um registro na tabela um para se relacionar. Isso também salva automaticamente cada registro da maneira que são incluídos ao subformulário.

Criando um subformulário

A forma como um subformulário é criado dependendo do que se deseja dele. Se você quer criar um formulário principal e um submulário ao mesmo tempo ou um subforsubmulário e colocá-lo a um for-mulário existente ou ainda se deseja colocar um forfor-mulário existente a outro formulário existente para criar um formulário com um subfor-mulário.

Para criar o subformulários siga os procedimentos a seguir: 1. Abra o banco de dados Exercício de Fixação, lembre-se de que já temos um formulário que é o de fornecedores, e nesse banco temos apenas duas tabelas. Em uma delas já criamos o formulário a outra tabela, a de Produtos. Então criaremos um formulário por meio do Assistente de Formulário, o formulário Produtos. Siga os passos

descritos no início deste capítulo no tópico Criando um formulário utilizando o Assistente:

2. Na primeira caixa de diálogo do assistente, selecione a tabela

Produtos (Figura 6.34):

3. Escolhas os campos que farão parte do seu formulário. Em nosso exemplo, selecionamos os campos Código do Produto, Nome do Produto e Quantidade (Figura 6.35):

4. Na mesma caixa de diálogo do assistente selecione a outra tabela Fornecedores (Figura 6.35):

Figura 6.35: Assistente de formulário.

5. Escolha os campos que você deseja na tabela Fornecedores. Nesse caso, selecione todos os campos, com exceção ao Código do Fornecedor (Figura 6.36):

6. Clique no botão Avançar, e o programa perguntará com qual tipo de visualização você deseja que sejam exibidos os dados. Se-lecione por Fornecedores. Ainda na mesma caixa de diálogo do

as-sistente, marque a opção Formulário com subformulário(s) como

mostra a Figura 6.37 a seguir:

Figura 6.37: Assistente de formulário.

7. Clique em Avançar para continuar. A próxima etapa solicita que seja selecionado o tipo de layout para o formulário. Escolha a opção

Folha de Dados, e clique em Avançar (Figura 6.38):

8. Em seguida selecione a opção Fluxo e clique em Avançar para continuar (Figura 6.39):

Figura 6.39: Assistente de formulário.

9. Agora informe um título para os dois formulários, como mostra a Figura 6.40, e clique no botão Concluir para finalizar:

Figura 6.40: Assistente de formulário.

10. Ao manter a opção Abrir o Formulário para visualizar ou In-serir dados selecionados, você poderá verificar o formulário e os subformulário criados (Figura 6.41):

Capítulo 7

A consulta é um dos recursos mais importantes do Access 2007. Com elas, o usuário pode filtrar, ordenar e agrupar duas ou mais tabe-las, podendo assim criar tabelas virtuais e subconjuntos de registros, que atendem a determinada necessidade dos seus sistemas.

Uma consulta é uma pergunta feita ao Access 2007 a respeito dos dados de suas tabelas. Pode-se perguntar dentro de uma tabela de salário, por exemplo, se o usuário deseja ter os dados de quem ganha mais.

O tipo de consulta mais usado é o de seleção. Uma consulta de seleção recupera informações de uma ou mais tabelas usando mé-todos especificados pelo usuário, e em seguida os dados são mos-trados na ordem em que você deseja. Suponha que você queira visualizar alguns produtos de determinada marca no seu banco de dados. Para isso é preciso recuperar os dados da tabela produtos. Em vez de buscar em toda a tabela, pode-se estruturar uma consulta que mostre apenas os dados que você deseja.

Tipos de consulta

O Access 2007 possui diversos tipos de consulta. São elas:

• Consulta Seleção: como comentamos anteriormente este

tipo de consulta é o mais usado, ele seleciona campos e re-gistros a partir de uma ou mais tabelas. Recupera dados nos quais se podem atualizar os registros com pequenas restrições. Pode-se também usá-lo para agrupar registros e calcular so-mas, contagens, médias e outros tipos de totais;

• Consulta de Tabela de Referência Cruzada: agrupa

infor-mações em categorias e mostra os dados no formato de uma planilha resumidamente. Uma consulta de tabela de referência cruzada mostra valores resumidos como: somas, contagens e médias de um campo em uma tabela. Esta consulta agrupa os dados em um conjunto de fatos relacionados de cima para bai-xo, ao longo da lateral esquerda da folha de dados e um outro conjunto de fatos relacionados de um lado a outro na parte su-perior da folha de dados;

• Consulta Parâmetro: aceita que uma consulta seja

execu-tada para determinar diferentes conjuntos de informações, em função de um ou mais parâmetros que são fornecidos antes da sua execução. Esta consulta, quando executada, mostra sua própria caixa de diálogo e solicita dados como critérios para

re-cuperação de registros ou um valor que você deseje inserir em um campo. Pode-se estruturar a consulta para solicitar mais de um elemento de informação. Suponha que, se possa estruturá-la para lhe solicitar duas datas. O Access 2007 pode recuperar todos os registros estabelecidos entre essas duas datas. A con-sulta parâmetro também é favorável quando usada como base para formulários mensais com base em uma Consulta Parâme-tro. Quando você imprimir o relatório, o Access 2007 mostrará uma caixa de diálogo perguntando o mês em que você quer que o relógio aborde: defina um mês e o Access 2007 imprimirá

o relatório adequado;

• Consulta Ação: aceita que os dados sejam arrastados ou

mo-dificados. As consultas desse tipo subdividem-se em quatro tipos: exclusão, atualização, acréscimo e criar tabela;

• Consulta Exclusão: remove um grupo de registro de uma ou

mais tabelas. Suponha que se possa usar uma Consulta Exclu-são para remover produtos que estão em uso ou para os quais não há pedidos. Neste tipo de consulta, sempre serão removi-dos registros inteiros, e não apenas os campos selecionaremovi-dos dentro dos registros;

• Consulta Atualização: ela cria modificações globais em um

grupo de registros em uma ou mais tabelas. Suponha que se possa aumentar os preços em 20% de todos os produtos de uma categoria ou dar um desconto de 10% para todos os pro-dutos de um banco de dados de estoque. Neste tipo de consulta os dados em tabelas que já existem podem ser modificados;

• Consulta Acréscimo: insere um grupo de registros de uma

ou mais tabelas no final de uma ou mais tabelas. Suponha que você tenha uma tabela de cadastro de possíveis fornecedores. Quando eles se tornarem fornecedores, você deverá cadastrá-los na tabela de Fornecedor. Para evitar uma digitação de todos esses dados novamente, poderá desenvolver uma Consulta Acréscimo e acrescentá-las em sua tabela Fornecedor;

Consulta Criação de Tabela: aceita a criação de uma tabela,

a partir de outras tabelas ou consultas. Não esqueça que uma consulta apenas reúne os dados de outras tabelas. Ela não é uma tabela propriamente dita. A consulta Criação de Tabela é útil para:

• criar uma tabela para exportar dados para outros bancos de dados do Access 2007;

• criar relatórios que mostrem dados a partir de determinada data;

• criar uma cópia de backup de uma tabela;

• criar uma tabela de histórico que possua registros antigos. Suponha que você poderia criar uma tabela que guardasse todos os seus pedidos antigos, antes de removê-los de sua tabela Pedidos atual.

Como criar uma consulta seleção

1. Abra seu banco de dados denominado Exercício de Fixação, na aba Criar clique em Design de Consulta.

Observe que no nosso banco existem apenas duas tabelas (For-necedores e Produtos) e elas são mostradas na caixa de diálogo

Mostrar Tabela – esta opção serve para incluir tabelas ou realizar

consultas na sua consulta (Figura 7.1):

Figura 7.1: Tela inicial da consulta.

2. Agora vamos adicionar as tabelas, esta tarefa pode ser realiza-da com um clique duplo nos nomes realiza-da tabela ou consulta ou ainrealiza-da

selecionando-a e clicando no botão adicionar. Escolha a tabela For-necedores e clique em adicionar e em seguida Fechar (Figura 7.2).

Figura 7.2: Tabela adicionada.

3. Consulta é uma ferramenta gráfica que aceita usar o mouse para escolher e manipular elementos na janela. Para inserir o cam-po Código do Fornecedor, na consulta, busque na opção Campo na

seta. Veja como na Figura 7.3 a seguir:

4. Agora que você apreendeu a colocar o campo na consulta, preencha o restante conforme mostra a Figura 7.4 a seguir:

Figura 7.4: Adição dos campos.

5. Acabamos de criar uma consulta que lista o Nome do Contato e o Endereço. Esta faltando apenas especificar um critério para a

se-leção. Suponha um critério para mostrar determinado endereço, por exemplo. Para isso continue com os procedimentos a seguir:

6. Entre com o seguinte dado na linha critério da coluna Endere-ço: Av: Getúlio Vargas (Figura 7.5):

7. Salve a consulta com o nome Consulta Fornecedores. Para isso clique, com o botão direito do mouse, em Salvar, na lista

sus-pensa (Figura 7.6):

Figura 7.6: Opção Salvar.

8. Surgirá a caixa de diálogo Salvar como. Entre com o nome da consulta e clique em OK (Figura 7.7):

Figura 7.7: Caixa de diálogo Salvar como.

9. Agora alterne para o Modo de Exibição de Folha de Dados. Para isso acesse novamente o nome da consulta e clique com o bo-tão direito do mouse, e na lista suspensa selecione Modo de Exibi-ção de Folha de Dados, como mostra a Figura 7.8 a seguir. A Figura 7.9 logo depois dá o relatório neste modo de exibição:

Figura 7.9: Exibição no Modo de Exibição de Folha de Dados.

10. Uma vez determinado o critério dos registros que você deseja consultar, pode-se ordenar à exibição deles para facilitar a consul-ta. Para isso basta fazer a classificação, em que se determina como crescente (0-9 ou A-Z) ou decrescente (9-0 ou Z-A). Assim posicione o mouse sobre o campo em que se deseja, (no nosso exemplo va-mos clicar sobre o Nome do Contato, ele mostrará uma seta ao lado)

, clique sobre a seta e aparecerá uma caixa de diálogo (Figura 7.10),

escolha a classificação que deseja (no nosso exemplo será decres-cente) e clique em OK.

Figura 7.10: Classificação Decrescente.

Figura 7.11: Classificação da consulta.

Uma outra forma de fazer a classificação é no Modo Design na

linha Classificação (Figura 7.12):

Figura 7.12: Classificação no Modo Design.

Falando um pouco

sobre os operadores

Podem ser incluídos vários critérios dentro de uma célula ou em diferentes células de uma consulta. Quando você necessitar criar mais de um critério na mesma célula, será preciso utilizar os opera-dores. O Access 2007 inclui seis categorias de operadores que são: aritméticos, comparação, concatenação, lógicos, comparação de

padrões e diversos. A seguir apresentaremos todos os operadores do Access 2007, apesar de vários deles não se aplicarem às expres-sões criadas na célula Critério:

1. Operadores aritméticos

Figura 7.13: Operadores aritméticos.

2. Operadores de comparação.

Figura 7.14: Operadores de comparação.

3. Operador de concatenação.

4. Operadores lógicos.

Figura 7.16: Operadores lógicos.

Observação: operadores que estão entre parênteses

represen-tam operador na versão em inglês do Access 2007. 5. Operador de comparação de padrões.

Figura 7.17: Operador de comparação de padrões.

6. Operadores diversos.

Criando uma consulta utilizando

o assistente de consulta

Pode ser utilizado quando você necessitar utilizar alguma ferra-menta para realizar tarefas com rapidez, é como um assistente que possa fazer esse trabalho por você. Se você necessitar fazer uma consulta, não terá necessariamente que criá-la por meio do modo Design. Você pode faze-la por meio do Assistente de Consulta; ele agiliza o desenvolvimento da consulta, pois realiza todo o trabalho básico. Quando se utiliza um Assistente de Consulta, é mostrado um aviso solicitando dados, e, assim, cria-se uma consulta baseada em suas respostas. Mesmo que se tenham desenvolvido diversas consultas, pode-se querer utilizar um assistente para, ligeiramente, estruturar a consulta. Siga os passos a seguir para criar uma consul-ta por meio do Assistente:

1. Clique sobre o Assistente de Consulta (Figura 7.19):

Figura 7.19: Assistente de Consulta.

2. Surgirá a caixa de diálogo Nova Consulta (Figura 7.20):

3. Escolha o tipo de consulta (no nosso caso será uma consulta

Simples). Clique em OK para continuar.

4. Surgirá a caixa de diálogo Assistente de Consulta. Nela você escolherá sua tabela e os campos que farão parte da sua consulta. No nosso exemplo será a tabela de Produtos do nosso banco de

dados Exercício de Fixação. E os campos Código do produto, Nome do Produto e Quantidade, como mostra a Figura 7.21 a seguir:

Figura 7.21: Caixa de diálogo Assistente de Consulta Simples.

5. Clique em Avançar. Na caixa de diálogo que surge você defini-rá um nome para (ela em nosso exemplo sedefini-rá Produtos Consulta),

deixe a opção Abrir consulta para visualizar informações e clique

em Concluir. Sua consulta foi criada com sucesso (Figura 7.22):