Esta seção objetiva de promover a compreensão, de modo geral, do processo de representação da informação nos sistemas de recuperação da informação, Análise e Linguagem documentária, aprofundando-se no processo de Indexação.
Segundo Ortega (2009) no final da década de 1970, Chaumier, francês, documentalista e Professor da Universidade René Descartes - Universitá de Paris V contribuiu para o campo da Análise Documentária destacando-se pela produção sobre Informática Documentária, Lingüística Documentária ou Informação Documentária e Linguagem Documentária, principalmente a normalização da Documentação apresentando fundamentos que tratam das técnicas documentárias e tecnologias relacionadas, ou seja, processos de Organização e Recuperação da informação em um sistema documentário. A Indexação foi conceituada por Chaumier (1988) como o principal processo da Análise Documentária, pois descreve e caracteriza através da representação, no caso, transcrição em Linguagem Documentária, o conteúdo do documento.
O indexador, considerado por Dutra (2006) como também um capital intelectual e humano da instituição, deve buscar compreender a instituição e o meio ambiente ou o contexto externo desta mesma, como também identificar as necessidades informacionais dos usuários, pois este se caracteriza como a parte interessada no serviço de informação visando contribuir para o desenvolvimento do campo do conhecimento trabalhado, no caso, esta pesquisa visa contribuir para a área da saúde, especificamente a espiritualidade no contexto da medicina.
Considerando inicialmente que a Análise Documentária tem como seu objeto de estudo o texto, segundo Carneiro (1985), bibliotecária, apresenta as seguintes diretrizes para uma correta política de indexação, ou seja, identificar o objetivo, os usuários e os recursos da instituição para em seguida determinar o tipo de serviço oferecido pela instituição. E também as necessidades de informação e o funcionamento do próprio sistema de recuperação da informação. Complementando que conforme Pinto (2001), Prof.ª Dr.ª do Departamento de Ciências da Informação da Universidade Federal do Ceará, o documento deve ser indexado a partir do seu tipo e da política de indexação da instituição. Outros elementos também são utilizados para a elaboração de uma política de indexação como, por exemplo, o contexto da instituição, as necessidades informacionais dos usuários, os recursos
financeiros disponíveis, como também os equipamentos disponíveis. Considerando, principalmente, a formação profissional do indexador, pois o processo de indexação foi considerado como um processo cognitivo realizado pelo indexador que apresenta também influências do seu ambiente físico, psicológico e social. (RUBI, 2012).
Em relação à realização de um planejamento para recuperação da informação este apresentará processos, no caso, um dos processos é o serviço de indexação que estabelecerá uma política de indexação já citada. Esclarecendo que em uma política de indexação, no caso, o indexador deve definir as seguintes variáveis que interferem no processo de indexação, nível de exaustividade ou indexação de todos os assuntos discutidos em um documento, nível de especificidade ou indexação especificando o assunto de um documento, linguagem de indexação, revocação ou “recuperação de um número desejável de documentos relevantes” (CARNEIRO, 1985, p. 234) e precisão ou “impedir a recuperação de documentos não- relevantes” (CARNEIRO, 1985, p. 234). As decisões políticas tomadas podem ser flexíveis e revisadas. Para Pinto (2001) a indexação exaustiva extrai uma grande quantidade de conceitos do documento, aumentando também o número de documentos não pertinentes e outros possíveis termos de recuperação. E a indexação específica que extrai conceitos específicos do conteúdo do documento, contribui para uma maior precisão e ausência de possibilidades de recuperação.
De acordo com Kobashi (1996), Prof.ª Dr.ª da Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo ECA/USP dos cursos de graduação e pós- graduação em Biblioteconomia e Ciência da Informação, em um sistema de recuperação da informação para organizar e representar as informações o indexador deve realizar uma Análise Documentária dos documentos ou textos. Acrescenta que a Análise Documentária apresenta fundamentos teóricos sobre os processos documentários e a terminologia apresentada pela Ciência da Informação. O indexador aborda os processos documentários “[...] relacionados à passagem do texto original para a sua representação através de linguagens documentárias.” (KOBASHI, 1996, p. 7), ou seja, a indexação foi caracterizada como uma operação semântica devido ao contato direto com o homem, no caso, o indexador, que realiza a contextualização do sentido de uma frase. Segundo Kobashi (1996) a representação, no caso, foi considerada como um conceito pré-teórico associado ao processo e ao produto da sintetização de conteúdos de textos. A Linguagem Documentária foi considerada como um conjunto limitado de termos que prescreve
as formas de entrada e de busca utilizadas pelo indexador e pelo usuário em um sistema de recuperação da informação de campos de conhecimento específico. A Linguagem Documentária deve buscar a compreensão da linguagem do usuário. (CESARINO, 1985). Essa abordagem pode proporcionar a qualidade e a eficiência de um sistema de recuperação da informação. Como exemplo de Linguagem Documentária podem ser vistos os vocabulários controlados, como modelo o tesauro.
Pinto (2001) apresenta a indexação documentária como o processo de identificação do conteúdo temático do documento através de termos preferenciais ou descritores buscando a recuperação do documento. Podendo ser realizada através de uma análise manual ou realizada por indexadores humanos caracterizando a indexação manual, através de uma análise mecânica ou realizada pelo sistema, ou seja, indexação automática e através de uma análise mecânica seguida de modificações humana ou indexação semi-automática.
Para o respectivo trabalho a indexação das obras básicas da bibliografia da disciplina Medicina e Espiritualidade foi realizada através de uma análise manual ou realizada por indexador humano. Sendo a indexação manual a mais utilizada, esta se encontra baseada na subjetividade e na análise do indexador humano através de uma leitura documentária e compreensão dos conteúdos dos documentos. Depois da indexação manual ocorre a tradução ou comparação feita entre os descritores em linguagem natural e os das Linguagens Documentárias.
A leitura documentária foi realizada buscando “[...] indexar [...] documentos levando-se em conta as suas estruturas lógicas [...]. Desta forma, a indexação pode ser realizada a partir dos capítulos, seções, parágrafos, passagens etc.” (PINTO, 2001, p. 229). Títulos, subtítulos, resumo, introdução, palavras em negrito ou em destaque, legendas de ilustrações são também elementos que podem ser indexados para a recuperação do conteúdo do documento.
Para avaliar um serviço de indexação procura-se verificar a relevância das informações recuperadas. Segundo Lancaster, autor que apresenta uma grande contribuição com as principais ideias sobre os serviços de recuperação da informação, apud Lopes, bibliotecária da Escola de Veterinária da UFMG, (1985) essa relevância pode ser julgada apenas pelo usuário do referido sistema de recuperação da informação resultando na satisfação do mesmo usuário.
Um serviço de indexação desejável deve conter as seguintes qualidades, eficácia, opinião de especialistas da referida área do conhecimento, níveis também desejáveis de precisão, revocação, especificidade e exaustividade.
E a indexação busca identificar todos os assuntos contidos no conteúdo do documento para, em seguida, traduzi-los em uma linguagem de indexação. Diante do crescente aumento do volume de publicações o Tesauro caracteriza-se como uma ferramenta de controle com relação ou podendo estar relacionada a uma grande área do conhecimento ou a uma área específica do conhecimento. Destacando que para a seguinte pesquisa a linguagem de indexação utilizada foi o Tesauro.