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A resposta a um risco antes da sua ocorrência tem como objetivo diminuir o valor esperado da ameaça ou aumentar o valor esperado da oportunidade. Já a resposta posterior ao risco visa diminuir o impacto da ameaça ou aumentar o impacto da oportunidade.
A seguir, listamos alguns termos referentes aos momentos em que podemos implementar uma resposta a um risco:
contenção – ocorre quando a resposta planejada para uma ameaça é implementada antes da sua ocorrência;
contingência – ocorre quando a resposta planejada é implementada apenas após a ocorrência da ameaça;
alavancagem – ocorre quando a resposta planejada para uma oportunidade é implementada antes da sua ocorrência e
aproveitamento – ocorre quando a resposta planejada é implementada apenas após a ocorrência da oportunidade.
Na figura a seguir, apresentamos um modelo de momentos de resposta aos riscos.
Figura 17 – Momentos de resposta aos riscos
Vale ressaltarmos que as ações apresentadas não precisarão, necessariamente, de recursos financeiros para serem implementas. No entanto, caso essa necessidade surja, é preciso ter uma noção das diferentes naturezas dos possíveis recursos a serem utilizados.
Quando se adota uma contenção ou alavancagem, o recurso financeiro empregado é um fato e vira um custo a ser incorporado ao projeto. Esse valor costuma ser chamado de custo de resposta (CR) aos riscos.
Por outro lado, os recursos necessários para implementar uma contingência ou um aproveitamento não são um fato, mas sim uma expectativa futura de desembolso que será
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utilizada se, e somente se, o risco vier a materializar-se e for benéfico ao projeto. Dessa forma, utilizaremos a seguinte nomenclatura:
reserva de contingência – dinheiro necessário para implementar as contingências planejadas e
reserva de aproveitamento – dinheiro necessário para implementar os aproveitamentos definidos.
Estratégias de resposta
No que se refere às estratégias de resposta aos riscos, existem respostas distintas para as ameaças e as oportunidades. Na tabela a seguir, apresentamos as possíveis estratégias de resposta aos riscos segundo o Guia PMBOK (PMI, 2017).
Tabela 12 – Estratégias de resposta aos riscos
ameaças oportunidades
aceitar aceitar
evitar, eliminar ou prevenir provocar ou explorar
mitigar melhorar
transferir compartilhar
escalar escalar
Todas as estratégias citadas referem-se a momentos anteriores à ocorrência dos riscos.
Vejamos cada uma dessas estratégias com mais detalhes:
a) Aceitar:
Aceitar uma ameaça ou uma oportunidade significa não realizar nenhuma ação anteriormente à ocorrência do risco. Normalmente, um risco é aceito quando o seu nível de exposição é baixo, não há uma resposta que possa ser implementada ou o custo para implementar uma resposta não é compatível com o benefício trazido pela resposta.
É possível realizar uma aceitação ativa ou passiva. Uma aceitação ativa ocorre quando não se realiza nenhuma ação anterior ao risco, mas se planeja algo em caso da sua ocorrência (contingência ou aproveitamento). Já uma aceitação passiva ocorre quando nenhuma resposta é pensada ou implementada nem antes do risco, nem depois dele. Nesse caso, o risco deverá ser
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apenas monitorado, para que se possa avaliar se houve alguma modificação significante nos seus parâmetros de probabilidade ou impacto.
b) Evitar, eliminar ou prevenir:
Evitar, eliminar ou prevenir uma ameaça significa não deixar que ela ocorra, ou seja, levar a probabilidade de ocorrência do risco a zero ou proteger o projeto do impacto do risco.
c) Provocar ou explorar:
Provocar ou explorar uma oportunidade significa levar a chance de ocorrência do risco a 100%, ou seja, implementar ações para fazer com que a oportunidade ocorra e o projeto seja beneficiado pelo seu impacto.
d) Mitigar:
Mitigar uma ameaça significa diminuir a probabilidade ou o impacto provocado pelo risco. Nesse caso, no entanto, a probabilidade de ocorrência não chega a zero.
e) Melhorar:
Melhorar uma oportunidade significa aumentar a probabilidade ou o impacto provocado pelo risco. Nesse caso, contudo, a probabilidade não é levada a 100%.
f) Transferir:
Transferir envolve realizar ações para passar a responsabilidade da ameaça a uma terceira parte, a qual assume, total ou parcialmente, o impacto em caso da ocorrência do risco.
São exemplos de transferência os seguros, as garantias ou as terceirizações de produtos ou serviços relacionados ao escopo do projeto.
g) Compartilhar:
Compartilhar significa utilizar uma terceira parte para auxiliar a dar uma resposta a um risco positivo. Trabalhando em conjunto com a equipe do projeto e com parceiros do projeto ou negócio, os responsáveis possuem mais condição de auferir os benefícios trazidos pela oportunidade.
h) Escalar:
O ato de escalar uma ameaça ou oportunidade ocorre quando se percebe que a possibilidade de uma resposta efetiva ao risco está fora do alcance da responsabilidade do gerente do projeto. Nesse caso, o gerente repassa esse risco a alguém com uma função hierárquica superior ao nível de projeto, tal como o gerente do programa, portfólio, ou alguém específico no âmbito da organização que tenha condição de assumir a responsabilidade sobre o risco.
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A ação de escalar deve ser realizada em acordo com todas as partes envolvidas, para que os limites e as responsabilidades em relação ao monitoramento, aos recursos necessários de resposta e às demais ações relacionadas ao risco sejam bem definidos.
Valor esperado do projeto após implementação de
respostas aos riscos
Anteriormente, apresentamos o cálculo do valor esperado (VE) do projeto. No entanto, esse cálculo referia-se a um momento anterior às respostas, ou seja, nenhuma ameaça havia sido minimizada, nenhuma oportunidade havia sido maximizada e nenhum custo de resposta ou reserva havia sido definido. Após o planejamento de respostas ter sido elaborado, o VE do projeto precisa ser recalculado, pois só assim teremos uma real noção do seu valor.
As fórmulas a seguir são as utilizadas para realizar esse cálculo quando o foco é, respectivamente, direcionado para os custos e direcionado para os resultados. Vejamos:
= + () + − "+ + "
# % $ = − () − + " − − "
Conforme vimos anteriormente, no caso do foco em custos, o valor base (VB) continua sendo o valor total de todos custos e despesas envolvidos no projeto. Já no caso do foco em resultados, o VB continua sendo a diferença entre o faturamento e o custo de investimento.
O somatório do custo de respostas (∑CR) é o valor referente à soma de todos os custos envolvidos nos riscos. Se o foco do projeto for em custos, esse valor deve ser adicionado ao VB, pois aumentará o custo básico do projeto. Se o foco for em resultado, esse valor deverá ser reduzido, pois diminuirá o lucro esperado.
Os somatórios dos valores esperados das ameaças (∑VEam) e das oportunidades (∑VEop) são
os valores definidos após as respostas de contenção ou aproveitamento, visto que, nesse tipo de estratégia, o objetivo é alterar a probabilidade ou o impacto do risco, logo esses valores precisam ser recalculados. A lógica dos sinais permanece a mesma, ou seja, quando:
o foco for nos custos, as ameaças serão somadas ao VB e as oportunidades serão diminuídas do VB e
o foco for nos resultados, os sinais serão invertidos, pois a ameaça reduzirá o lucro, e a oportunidade aumentará o lucro.
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Além do custo de resposta (CR), duas novas variáveis foram acrescentadas à formula: o somatório dos valores esperados das reservas de contingência (∑VEco) e o somatório dos valores
esperados das reservas de aproveitamento (∑VEap).
Uma reserva de contingência é definida como o valor necessário para implementar uma resposta de contingência multiplicado pela chance de ocorrência da ameaça após a sua resposta de contenção. Já uma reserva de aproveitamento é definida como o valor necessário para implementar uma resposta de aproveitamento multiplicado pela chance de ocorrência da oportunidade após a sua resposta de alavancagem. Ambos valores são incluídos no cálculo como valores esperados, pois não são fatos consumados como os custos de resposta (CR) de contenção e alavancagem. Eles são valores futuros e incertos, e só serão utilizados em caso de ocorrência real do risco. Dessa forma, deve-se levar em consideração não só o valor em si mas também a chance de utilizá-lo, ou seja, a chance de o risco ocorrer.
Quando o foco do projeto forem os custos, esses valores deverão ser somados ao VB, pois implicarão novos gastos para o projeto. Já quando o foco forem os resultados, esses valores deverão ser diminuídos do VB, pois implicarão uma redução do lucro esperado para o projeto.
Para efeito de comparação, tomemos como exemplo um projeto apresentado anteriormente, que possuía o foco em custo e um VB de R$ 1.000.000,00. Os riscos desse projeto, calculados antes de as respostas serem implementadas, são reapresentados na tabela a seguir:
Tabela 9 – Lista de riscos e valores esperados
risco probabilidade impacto VE do risco
ameaça 1 10% R$ 250.000,00 R$ 25.000,00
ameaça 2 30% R$ 100.000,00 R$ 30.000,00
oportunidade 1 20% R$ 120.000,00 R$ 24.000,00
oportunidade 2 10% R$ 90.000,00 R$ 9.000,00
Vejamos, agora, uma tabela que apresenta os custos de resposta já estimados, bem como os novos valores dos riscos.
69 Tabela 13 – Novos valores esperados dos riscos
risco prob. inicial impacto inicial VE Inicial CR nova prob. novo impacto novo VE am. 1 10% R$ 250.000,00 R$ 25.000,00 R$ 2.000,00 5% R$ 150.000,00 R$ 7.500,00 am. 2 30% R$ 100.000,00 R$ 30.000,00 R$ 3.000,00 10% R$ 100.000,00 R$ 10.000,00 op. 1 20% R$ 120.000,00 R$ 24.000,00 R$ 1.000,00 40% R$ 180.000,00 R$ 72.000,00 op. 2 10% R$ 90.000,00 R$ 9.000,00 R$ 2.000,00 10% R$ 150.000,00 R$ 15.000,00
Ao compararmos as duas tabelas, podemos observar que as respostas implementadas alteraram as probabilidades ou os impactos dos riscos de forma eficiente. Em outras palavras, a diferença entre o novo VE e o VE inicial é maior que o custo de resposta, o que traz benefícios para o projeto.
Essa lógica sempre deve ser observada quando se responde a um risco, pois garante o uso efetivo dos recursos.
Podemos considerar também a possibilidade de empreender respostas posteriores aos riscos (contingências ou aproveitamentos). Nesse caso, reservas deverão ser definidas para a implementação dessas respostas. Vamos supor que uma contingência ou um aproveitamento tenha sido planejado para cada um dos riscos apresentados na Tabela 13. Nesse caso, o VE das contingências e dos aproveitamentos é o resultado da multiplicação entre o valor necessário para efetivar a ação e a probabilidade de ocorrência do risco. Vejamos:
Tabela 14 – Reservas de contingência e aproveitamento
risco nova
prob. novo impacto novo VE contingência VEco
aproveitament o VEap am. 1 5% R$ 150.000,00 R$ 7.500,00 R$ 1.000,00 R$ 50,00 --- --- am. 2 10% R$ 100.000,00 R$ 10.000,00 R$ 2.000,00 R$ 200,00 --- --- op. 1 40% R$ 180.000,00 R$ 72.000,00 --- --- R$ 3.000,00 R$ 1.200,00 op. 2 10% R$ 150.000,00 R$ 15.000,00 --- --- R$ 1.000,00 R$ 100,00
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Considerando os novos valores calculados, o novo VE do projeto com foco em custos seria definido pela fórmula já demonstrada e então teria o seguinte valor:
VE = R$ 1.000.000,00 + R$ 8.000,00 + R$ 17.500,00 - R$ 87.000,00 + R$ 250,00 + R$ 1.300,00
VE = R$ 940.050,00
Podemos observar que, antes das respostas, o VE desse projeto com foco em custos tinha um valor de R$ 1.022.000. Após as ações planejadas de resposta, no entanto, o novo VE passou a ser de R$ 940.050,00, o que mostra a efetividade do gerenciamento de riscos em diminuir o VE de um projeto.
Agora, vejamos o caso em que o foco do projeto são os resultados e o valor de R$ 1.000,000,00 representa o lucro esperado. Os sinais terão de ser invertidos, como vemos a seguir:
VE = R$ 1.000.000,00 - R$ 8.000,00 - R$ 17.500,00 + R$ 87.000,00 - R$ 250,00 - R$ 1.300,00
VE = R$ 1.050,950,00
De forma análoga ao que ocorreu no projeto com foco em custos, o VE anterior do projeto com foco em resultados era de R$ 978.000,00, mas, após as respostas, passou a ser de R$ 1.050,950,00. As estimativas de lucro do projeto foram então elevadas, o que demonstra, mais uma vez, a efetividade do gerenciamento de riscos.
Definição do momento de implementação de resposta e do
monitoramento dos riscos
Além das respostas aos riscos, outras informações, necessárias aos processos seguintes, precisam ser definidas ao fim desse processo. A primeira delas é o momento de implementação da resposta e de monitoramento do risco.
Por vezes, uma ação de resposta anterior ao risco é pensada no início do planejamento do projeto, mas não necessariamente será implementada de imediato, em função da proximidade ou urgência do risco. Da mesma forma, um risco pode ocorrer em um ponto específico do cronograma do projeto ou ficar ativo, com possibilidade de ocorrência durante determinado tempo. Desse modo, é importante que se defina esse momento ou período de atividade do risco. Na figura a seguir, apresentamos um esquema em que são determinados os períodos de ativação de 10 riscos de um projeto fictício.
71 Figura 18 – Momentos de ativação dos riscos
Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro
Risco Risco 1 Risco 2 Risco 3 Risco 4 Risco 5 Risco 6 Risco 7 Risco 8 Risco 9 Risco 10
Responsáveis pelos riscos
Outra informação importante refere-se aos responsáveis pelos riscos. Um gerente pode definir um dos membros da equipe como responsável pela implementação das respostas e outro membro como responsável pelo seu monitoramento. Não há problemas nessa divisão de tarefas; o que realmente interessa é que a atribuição de tarefas seja clara e inequívoca.
Gatilhos
Além dos momentos de resposta e dos responsáveis por implementá-los e monitorá-los, é importante também definir alguns gatilhos, ou seja, eventos, fatos ou condições observáveis que, literalmente, disparam os riscos.
Quando um gatilho ocorre, isso significa que o risco está na iminência de ocorrer. Dessa forma, as respostas previstas precisam ser implementadas e os recursos necessários precisam ser mobilizados.
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Tomemos como exemplo um projeto de construção de uma casa que tem, entre as suas entregas, a construção de um alicerce. Se soubermos que há probabilidade de chuva no dia da concretagem desse alicerce, diversas informações podem ser registradas em relação a esse risco, conforme podemos ver a seguir:
Tabela 15 – Informações sobre o risco
descrição do risco possibilidade de chuva provocando danos ao alicerce
ação de contenção atrasar a colocação do alicerce em dois dias, para que
ocorra em um período de menor probabilidade de chuva
momento de monitoramento durante a fase de alicerce
responsável pelo
monitoramento Sr. José da Silva
ação de contingência cobrir o alicerce com uma lona
gatilho elevada umidade relativa do ar e nuvens pesadas na
proximidade do canteiro de obras
responsável pela contingência equipe de obras
Após o planejamento de todas as respostas aos riscos e a reavaliação do valor esperado do projeto, bem como a atualização do Registro de Riscos, já se pode iniciar a execução segura do projeto, desde que as atividades previstas sigam o seu curso conforme o planejado. Algumas dessas atividades referem-se à implementação das respostas a serem dadas e ao monitoramento dos riscos na prática, como veremos no módulo a seguir.
Neste módulo, apresentaremos os processos envolvidos na implementação de respostas aos riscos. Em seguida, veremos o processo de monitoramento de tais riscos, acompanhando as discrepâncias entre o que foi planejado e o que está, realmente, acontecendo durante o projeto. Abordaremos ainda a comunicação dos riscos, item que, apesar de não constituir um processo propriamente dito, é de fundamental importância para o efetivo gerenciamento de riscos.
Implementação de respostas aos riscos
Apesar de simples, o processo de implementação de riscos é um dos mais importantes para o gerenciamento de riscos, pois de pouco uso seria todo o esforço realizado até esse ponto se as respostas aos riscos não fossem implementadas de acordo com o planejado, trazendo os benefícios propostos para o projeto.
Com base nas respostas planejadas e nos recursos disponibilizados, os responsáveis por implementar as respostas executam então as atividades previstas nos momentos adequados e oportunos. Esse processo tem estreita relação com o monitoramento e controle dos riscos, visto que, em muitos casos:
um risco identificado e analisado anteriormente pode não mais existir;
um risco identificado e analisado anteriormente pode ter a sua probabilidade ou o seu impacto alterado e
as respostas previamente elaboradas podem não fazer mais sentido tanto positiva (diminuição do risco) quanto negativamente (para um risco maior que o anteriormente identificado), o que tornaria a resposta ineficiente ou mesmo impraticável em função do novo contexto.