Quanto aos procedimentos adotados na formulação, aponta-se:
a) o processo de formulação estratégica foi participativo: 70% concordam totalmente com a afirmativa de que foram ouvidas sugestões dos diversos setores da instituição na elaboração do plano estratégico e 30% concordam;
- um dos respondentes afirmou que essa foi uma estratégia adotada pelo Tribunal; b) a maioria dos TC respondentes designa formalmente um responsável pelo alcance de
metas, ações e objetivos (70% concordam ou concordam totalmente com a afirmação); - um dos representantes informou que tal designação não é nominal, mas sim por área; - dois respondentes informaram existir designação para alcance das ações;
- outro respondente afirmou que existe designação para alcance de metas e ações, mas para objetivos não.
c) a maioria dos TC respondentes (61%) revisa o plano anualmente, em linha com as melhores práticas, mas 26% não definiram periodicidade ou não estão fazendo a revisão; 9% revisam bianualmente e 4% revisam de cinco em cinco anos;
d) o desdobramento das ações, objetivos e iniciativas do plano é feito principalmente por meio de: Planos Anuais (dez TC); projetos (oito TC) e Plano de Ação por Área (oito TC), sendo que cada respondente pode ter marcado mais de uma opção de desdobramento. Apenas dois TC informaram não estar praticando o desdobramento.
Quanto aos procedimentos de monitoramento, destacam-se:
a) estão sendo medidos e avaliados principalmente os projetos, prazos, ações e metas. Indicadores financeiros são mensurados por apenas sete TC e qualitativos por oito. Três TC não estavam efetuando as medições no momento da pesquisa.
b) dos 20 TC que responderam estar efetuando a medição, a periodicidade predominante é mensal (oito TC); cinco deles mensuram múltiplas vezes (trimestral, semestral e anual), com periodicidade mínima mensal;
c) reuniões de avaliação - são realizadas por dezesseis Tribunais (70%), diferenciando quanto às pessoas que participam dessas reuniões: em sete TC participam todo o grupo de responsáveis por ações/metas do plano; em quatro TC as reuniões são individuais; em cinco TC a Administração participa das reuniões, sejam elas individuais ou em grupo. Essas reuniões ocorrem em periodicidades diversas, sendo as mais frequentes: mensais (cinco TC); trimestrais (quatro TC); semestrais (seis TC); anuais (três TC); três TC praticam mais de uma periodicidade de reunião e nove ainda não definiram a periodicidade.
Os próximos itens do questionário referem-se à opinião dos respondentes, uma vez que foi utilizada escala Likert de cinco pontos, indo de concordo totalmente a discordo totalmente.
a) 13 TC (57%) concordam ou concordam totalmente que os procedimentos do sistema de planejamento e controle estão normatizados e publicados; 8 (35%) discordaram ou discordaram totalmente e dois foram indiferentes:
- dois respondentes informaram que os normativos estão em fase de elaboração/aprovação;
- um dos respondentes afirmou que os normativos existentes são insuficientes e necessitam revisão;
- outro, informou que apenas a Gestão de Projetos estava normatizada;
b) um sistema informatizado para monitoramento do plano estratégico é utilizado por 14 TC (61% concordam ou concordam totalmente):
- dois dos respondentes ponderaram que, no estágio em que se encontravam, é utilizado apenas para gerenciamento dos projetos e programas;
- outro, afirmou que uma capacitação no sistema estava prevista para o início de 2013; - outro, respondeu que a Área de Planejamento ficou envolvida em desdobrar os objetivos estratégicos priorizados e deixou o controle do plano, no sistema, para um segundo momento;
- outro informou que o sistema não é utilizado atualmente para gestão de projetos; c) existem procedimentos para garantir a qualidade da informação sobre resultados
alcançados prestada pelos setores em apenas sete TC (30% concordam ou concordam totalmente); 13 (57%) discordam ou discordam totalmente:
estratégico que é incumbida de garantir tal qualidade;
- outro, afirmou que a Área de Planejamento tenta fazer tal controle;
- outro respondente comentou que são realizadas auditorias da qualidade em amostras para conferir a qualidade;
d) quatro TC (17%) participam do Programa de Avaliação continuada, sendo dois do Programa Gespública, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e dois são certificados ISO 9000: um dos respondentes que ainda não participa informou que tal adesão é uma meta para 2013;
e) 14 TC (61% concordam ou concordam totalmente) informaram que a Alta Administração se mostra envolvida e apóia o processo de planejamento e controle; 17% discordam ou discordam totalmente da afirmativa:
- dois dos respondentes ponderaram que a Administração apoia, mas não se envolve tanto;
- outro, afirmou que o apoio pode ser melhorado;
f) quatro TC (17%) concordam totalmente que o plano estratégico atualmente vem sendo monitorado e avaliado sistematicamente; nove TC (39%) concordam com a afirmação; dois foram indiferentes; cinco TC (22%) discordam e três TC (13%) discordam totalmente:
- um dos respondentes que discordou totalmente comentou que apenas as diretrizes e metas anuais estavam sendo acompanhadas;
- outro respondente informou que o monitoramento é feito de forma insuficiente; g) “Os resultados alcançados após institucionalização do sistema de planejamento e
controle foram muito melhores que os resultados apurados em programas/ações anteriores à institucionalização do sistema”: a maioria concorda com a melhoria apresentada com a nova ferramenta de gestão; um dos respondentes informou que ainda não é possível avaliar pois o plano está em fase de implantação;
h) quando indagados se o processo de planejamento e controle era satisfatório e efetivo, oito TC (35%) concordaram ou concordaram totalmente; seis (26%) foram indiferentes e nove (39%) discordam ou discordam totalmente:
- um dos respondentes afirmou que o processo precisa muito ser consolidado nos próximos anos e que em 2012 houve um fortalecimento do mesmo com o início da adoção do GPD;
- outro respondente informou que nas áreas de controle externo e planejamento o processo é satisfatório, mas na área meio, não;
- outro comentou que o processo ainda não foi implantado de fato;
i) 96% concordam ou concordam totalmente que uma das grandes dificuldades do Monitoramento e Avaliação é a definição e mensuração dos indicadores de desempenho;
j) 78% informaram existir resistência à mudança pelos servidores quanto à adoção de ferramentas de monitoramento de desempenho; um dos respondentes afirmou que a resistência está intimamente ligada à dificuldade das pessoas serem avaliadas;
k) a cultura de planejamento já foi institucionalizada no Tribunal: este item apresentou bastante discordância entre os respondentes já que nove TC (39%) concordam ou concordam totalmente e onze (48%) discordam ou discordam totalmente; três (13%) se mostraram indiferentes: um dos respondentes que concordou com a afirmativa, apontou que se encontra em processo de absorção;
APÊNDICE 3 – Ações realizadas nos dois ciclos de planejamento estratégico no TCE objeto