Resultados esperados do ERP

Para Colangelo Filho (2001) há três classes de motivos que podem levar uma organização a implantar um sistema ERP: negócios, legislação e tecnologia. Os motivos de negócios estão associados à melhoria da lucratividade ou do fortalecimento da posição competitiva da empresa e podem ser subdivididos em estratégicos e operacionais.

Alguns motivos estratégicos invocados freqüentemente são o interesse em diferenciar-se da concorrência, por meio da adoção de melhores práticas de negócios, a busca por maior competitividade no plano global, a preparação para o crescimento e a flexibilidade. Os motivos operacionais estão associados à melhoria dos processos e seu impacto final é sobre a lucratividade da empresa. Os motivos operacionais mais comuns são a falta de integração entre os sistemas existentes e elevado número de fornecedores de sistemas.

Caldas e Wood (2000) classificam os motivos para a implantação em substantivos, institucionais e políticos. Motivos substantivos são todos os imperativos, problemas ou oportunidades co quem as organizações defrontam-se e para os quais os sistemas ERP são uma resposta adequada e eficaz. Enquanto os institucionais são as forças externas que agem sobre a organização e a pressiona

pela adoção de um sistema ERP. Os políticos refletem os interesses de grupos de poder e coalizão dentro da organização. Uma pesquisa realizada por estes autores em 28 organizações brasileiras aponta os seguintes resultados:

Motivo para implantar o ERP % Tipo do motivo Integração de processos; integração da informação 91 Substantivo

Seguir uma tendência 77 Institucional

Pressões da função de TI 41 Político

Pressões da matriz 41 Político

Evitar abrir espaço para concorrentes 37 Substantivo

Razões políticas internas 31 Político

Influência da mídia 29 Institucional

Influência de gurus de administração e consultores 23 Institucional

Pressão de clientes e/ou consultores 11 Substantivo/institucional

Figura 12: Motivos para implantar o ERP. Fonte: Caldas e Wood (2000).

Ao optar pela implantação de sistema ERP, as empresas desejam obter vantagens competitivas e alavancagem do desempenho organizacional como aborda Albertão (2005, p. 20):

A expectativa das empresas com relação à implantação o sistema ERP é alta. Espera-se que ele impulsione o desempenho das diversas atividades o mais rapidamente possível, com o menor custo possível e, que o pacote cubra todos os aspectos do negócio. Evidentemente, esta é uma percepção distorcida do sistema, isso porque é praticamente impossível um sistema desse porte cobrir 100% das necessidades, além de que a implantação demanda um certo tempo de preparação do pessoal para atuar no sistema, dentre outras coisas.

Para O’Brien (2004, p. 311) os sistemas de informação podem desempenhar papéis estratégicos nos negócios. Segundo este autor, eles podem ajudar a empresa a melhorar as suas operações, promover a inovação, reter clientes e fornecedores, criar custos de troca, erguer barreiras ao ingresso, construir uma base estratégica de TI e desenvolver uma base estratégica de informações ajudando a empresa a ganhar uma vantagem competitiva em suas relações com clientes, fornecedores e concorrentes.

Segundo Graeml (2000, p. 67-71) em termos dos benefícios decorrentes da implantação de um sistema de gestão empresarial pode-se citar:

- Eficiência organizacional: O uso de um ERP possibilita a melhoria na realização dos processos, o que se reflete na obtenção dos produtos e na prestação dos serviços, uma vez que reduz o tempo de atendimento dos pedidos e, portanto, aumenta a satisfação dos clientes. A satisfação dos clientes está diretamente vinculada à capacidade de competição e ao sucesso da empresa.

- Eficácia organizacional: Muito mais importante que fazer de forma certa é fazer o certo, ou seja, fazer o que tem que ser feito. Um sistema

integrado de gestão e os aplicativos agregados auxiliam a empresa a redefinir o que deve ser feito através de um estreito inter-relacionamento entre clientes e fornecedores e, conseqüentemente, no desenvolvimento de novos produtos e serviços.

- Relacionamento com clientes e fornecedores: O uso de um sistema integrado de gestão e os aplicativos agregados aproximam a empresa dos seus clientes e fornecedores, melhorando a comunicação entre eles. No que se refere aos fornecedores permite que se trabalhe com estoques reduzidos ou nulos, através de uma melhor agilidade no processo de pedido, planejamento da produção e entrega do produto no local de produção. No que diz respeito ao cliente cria um elo de ligação, melhora a comunicação, o atendimento às necessidades e, como conseqüência, aumenta a fidelidade do cliente.

- Competitividade: Os efeitos dos itens anteriores, em última análise, vão se refletir numa vantagem competitiva da empresa em relação aos seus concorrentes. A TI pode permitir que a empresa seja capaz de oferecer um produto ou serviço que a concorrência não terá condições de copiar rapidamente, principalmente se conseguir agregar a tecnologia a outros fatores de competitividade intrínsecos à empresa.

- Marketing: O uso da TI permite que a empresa mantenha um constante monitoramento do mercado, por meio da verificação das necessidades dos clientes e do seu nível de satisfação, do desempenho das vendas por tipo de produto e segmento de mercado, da política de preços das empresas concorrentes, entre outros fatores.

- Produção: Um ERP, através da melhoria da efetividade dos processos, aumenta a produtividade, reduz os custos de produção, melhora a utilização dos recursos, trazendo um diferencial competitivo para a empresa em termos de qualidade dos produtos e serviços, atendimento e preços.

O benefício financeiro que o software de gestão vai proporcionar à empresa, ou seja, quanto ela vai ganhar e em quanto tempo, é uma questão que o gerente ou executivo do negócio com certeza quer saber. Para isso, normalmente é feito um estudo chamado ROI (retorno sobre investimento) ou Business Case, como foi denominado no mercado internacional. Segundo Graeml (2000, p. 82), o ROI é um dos principais indicadores utilizados pelas empresas como apoio na tomada de decisão sobre investimentos de capital, e “é calculado levando em conta o benefício anual proveniente do investimento dividido pelo montante investido”.

No que diz respeito aos resultados esperados do ERP, Mendes e Escrivão Filho (2002) apresenta a opinião de diversos autores conforme a figura a seguir na qual ocupam posição de destaque o controle e gestão, a permissão da integração entre as várias áreas da empresa, a documentação dos processos e evolução tecnológica.

Figura 13: Resultados esperados na adoção do ERP. Fonte: Mendes e Escrivão Filho (2002, p. 286)

A partir de um estudo buscando identificar as principais questões de negócios junto às áreas que serão atendidas, e da elaboração de metas tangíveis de negócios, as equipes de projetos avaliam se é factível atingir essa meta com a implementação de um ERP e em quanto tempo esse retorno se realizará. Por último, estima-se o investimento necessário para a implementação do sistema e avalia-se o custo/benefício do projeto. Essa análise pode ser realizada pelo fornecedor de ERP ou por uma consultoria.

O gerente Regional do Gartner Group Brasil, Pedro Luis Bicudo Maschio, salienta que atualmente o gerente de informática toma decisões com base em critérios econômicos e não mais em critérios tecnológicos. "Para cada novo investimento, o gerente tem de ser capaz de determinar qual o benefício financeiro para a empresa", diz Maschio. Ele acrescenta que as empresas que aplicarem bem

a avaliação de ROI conseguirão mais rapidamente justificar seus investimentos em novas tecnologias e colocar-se à frente da concorrência MORAES (2004).

A avaliação quantitativa dos investimentos em TI é importante, mas não deve exclusiva, pois desconsiderar investimentos com grande potencial para o negócio da empresa ou levar a empresa ao uso menos nobre da TI. Por sua vez, a avaliação qualitativa deve levar em consideração o que pode ocorrer se não investir, quanto a concorrência está investindo e quais seriam as vantagens do pioneirismo.