6 DISCUSSÕES DOS RESULTADOS ALCANÇADOS
6.4 Detalhamento das etapas desenvolvidas no Projeto
6.4.1 Retirada da lombada
Para facilitar na digitalização, os livros do acervo passaram pelo processo de retirada das lombadas, pois os livros trabalhados estavam encadernados em brochura e suas páginas costuradas e/ou coladas.
São desencadernados manualmente, retirando-lhes as capas e soltando as folhas, uma a uma, com todo cuidado para não danificá-las (vide Figura 3).
Os livros se apresentavam em bom estado de conservação, não tendo folhas rasgadas, mas amareladas devido à ação do tempo e, algumas, também quebradiças.
Figura 3 – (1) Aparência de um dos livros do acervo; (2) Processo manual de soltura das
folhas; (3) Livro após o processo de soltura da capa e das folhas
Fonte: Elaborado pelo autor, 2015.
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Lombada: parte da capa que reúne as margens internas ou dobras das folhas, sejam elas costuradas, grampeadas, coladas ou mantidas juntas de outra maneira; também chamada de dorso. (ABNT, 2004).
6.4.2 Descrição
O padrão de metadados utilizado na descrição do acervo foi o Dublin Core, sendo este, o mais adequado para a descrição do acervo e, consequentemente, o adequado para a sua recuperação.
Metadados criados automaticamente podem se tornar ambíguos em função de alterações no ambiente da Instituição. Na tentativa de minimizar o problema, a
DMCI 5 (http://dublincore.org/) propõe um conjunto mínimo de atributos para
descrever cada elemento de metadados. Definem-se termos para fins diversos: i) termos básicos para descrição, como: nome, etiqueta de identificação, identificador Web, definição etc.; ii) termos de descrição adicionais, como: comentário, referências, domínio, versão, dentre outros; e iii) termos para definição de contexto, como: esquemas de vocabulário, sintaxe de esquemas de classificação, classes, vocabulário de tipos, dentre outros (ALMEIDA; CENDÓN; SOUZA, 2012, p.107).
O Dublin Core, tem um esquema de metadados que consiste em 15 elementos simples e essenciais para o processo de organização, busca e recuperação da informação. E examinando cada espécie documental e tomando por base os termos do Dublin Core, foram escolhidos alguns termos específicos para melhor representá-los e recuperá-los.
Inicialmente, os termos descritores e as descrições das imagens, foram inseridas em uma planilha em Excel (vide Figura 4), onde, posteriormente, foi afixada ao banco de pesquisa, juntamente com o PDF da imagem digital, para busca e recuperação pelos usuários.
No quadro a seguir, apresentaremos quais elementos foram escolhidos para descrever cada tipologia do acervo.
5Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) “é uma organização dedicada a promover e difundir a adoção da norma de interoperacionalidade dos padrões de metadados e, ainda, o desenvolvimento de vocabulários especializados dos metadados para descrever recursos que permitam o uso de sistemas mais inteligentes. Teve início em 1995 com um workshop em Dublin, Ohio que reuniu bibliotecários, pesquisadores, fornecedores de conteúdos e especialistas em computação para desenvolver uma norma para a pesquisa de recursos”. (ALVES, 2009, p. 50-51).
Quadro 4 – Termos utilizados em cada tipologia no acervo do CONDEL Termos utilizados
Espécie documental Essenciais Refinamento
Ata Contribuidores; Formato; Identificador; Local (cobertura); Tipo; Título. Data de criação; Extensão. Pareceres Criador; Data de aceitação; Formato; Identificador; Local(cobertura); Relação. Tipo. Data de criação; Extensão; Resumo. Proposições Contribuidores; Data de aceitação; Formato; Identificador; Local(cobertura); Relação. Tipo. Data de criação; Extensão; Resumo. Relatórios Cobertura; Descrição; Formato; Identificador; Relação; Tabela de conteúdo; Tipo; Título. Data; Extensão; Resumo. Resoluções Contribuidores; Formato; Identificador; Local(cobertura); Tipo. Data de criação; Extensão; Resumo.
Fonte: Elaborado pelo autor, 2015.
Em todas as espécies, há um elemento chamado “Identificador” (utilizado para identificar os arquivos), a criação se deu nas três letras iniciais de cada tipologia (ATA, PARecer, RESolução, PROposição e RELatório), somado com o número do documento e o ano em que foi elaborado. Igualmente, os termos “formato”, “tipo”, “extensão” e “data” (criação e/ou aceitação) são também encontrados em todas as espécies. Os demais termos, foram empregados de acordo com a necessidade de cada tipologia.
Figura 4 – Preenchimento do conteúdo do acervo textual do CONDEL em planilha usando a
Microsoft Office Excel
Fonte: Fotografia pertencente ao acervo interno do projeto PROCONDEL, 2014.
Nas Figuras a seguir, podemos visualizar a aplicabilidade destes termos, em uma amostragem, de acordo com a sua espécie documental.
Figura 5 – Exemplo de utilização dos termos descritores na espécie Proposição
Na figura 5 temos, como exemplo, a primeira proposição do ano de 1962. Seu identificador é PRO_001_1962;
O contribuidor é a pessoa responsável pela assinatura do documento; O local (cobertura) foi o Recife, lugar onde o documento foi criado;
A data de aceitação corresponde a data da emissão da Resolução que aprova o que foi proposto;
O resumo corresponde ao próprio resumo do documento; Extensão é a quantidade de páginas que o documento contém; O formato é a forma na qual o documento de encontra;
Tipo é a formatação do recurso;
Relação identifica outros documentos que estão relacionados com este.
Figura 6 – Exemplo de utilização dos termos descritores na espécie Parecer
Fonte: SUDENE, [c2015].
Na figura 6 temos, como exemplo, o octogésimo sexto parecer do ano de 1963, do Departamento de Industrialização.
Seu identificador é PAR_DI_0086_1963;
O local (cobertura) foi o Recife, lugar onde o documento foi criado; A data de criação é a data em que foi criado o documento;
A data de aceitação corresponde a data da emissão da Resolução que aprova o que foi proposto;
O resumo corresponde ao próprio resumo do documento; Extensão é a quantidade de páginas que o documento contém; O formato é a forma na qual o documento de encontra;
Tipo é a formatação do recurso;
Relação identifica outros documentos que estão relacionados com este.
Figura 7 – Exemplo de utilização dos termos descritores na espécie Resolução
Fonte: SUDENE, [c2015].
Na figura 7 temos, como exemplo, a 4819º resolução do ano de 1970. Seu identificador é RES_04819_1970;
O contribuidor é Tácito Theóphilo Gaspar de Oliveira, pessoa responsável pela assinatura do documento;
O local (cobertura) foi o Recife, lugar onde o documento foi criado; A data de criação é a data em que foi criado o documento;
Extensão é a quantidade de páginas que o documento contém; O formato é a forma na qual o documento de encontra;
Tipo é a formatação do recurso;
Relação identifica outros documentos que estão relacionados com este.
Figura 8 – Exemplo de utilização dos termos descritores na espécie Ata
Fonte: SUDENE, [c2015].
Na figura 8 temos, como exemplo, a 423ª (quadrigentésima vigésima terceira) ata do ano de 2000.
Seu identificador é ATA_423_2000;
O título é o título que está na Ata, ou seja, a reunião;
O local (cobertura) foi Parnaíba/PI, lugar onde o houve a reunião; A data de criação é a data em que foi realizada a reunião;
Extensão é a quantidade de páginas que o documento contém; O formato é a forma na qual o documento de encontra;
Tipo é a formatação do recurso.
6.4.3 Digitalização
Podemos entender que digitalização é o processo onde podemos converter um documento no seu formato analógico (papel) para o formato digital.
Conway (2001) expõe que a formação de imagem digital tem três diferentes significados: possibilitar o uso, proteger o item original e manter os objetos digitais. Através da digitalização, há a difusão do acervo/documento, ou seja, pode- se utilizá-lo/acessá-lo de diversos lugares, podendo ter a interoperabilidade do mesmo, contribuindo para sua preservação, pois é possível restringir o manuseio do documento original (analógico) e, também é necessário ter o interesse de se manter o objeto digital atualizado. Pois com o avanço da tecnologia e a facilidade de um sistema se tornar obsoleto, tem que se ter o empenho de acompanhar esses avanços e migrar o objeto digital para sistemas atualizados, para não se perder o seu uso, o seu acesso.
A digitalização deve ser pensada como solução que contribua para atender à missão institucional, sendo necessário inseri-la em um programa de gestão documental de modo que permita o seu uso com racionalidade para evitar desperdício de recursos decorrentes de equívocos de definição sobre o que deve ser digitalizado; também se não forem preservadas a autenticidade e a confiabilidade dos documentos, a digitalização perderá o sentido de sua existência. (FRANCO, 2008, p. 74).
Essa etapa se deu em digitalizar (com scanner adequado, disponível no LIBER, através de seu vidro expositor, e utilizando o software Photoshop) os documentos no seu formato que se apresenta. Ou seja, converter para formato digital o acervo analógico (físico), obedecendo a sua originalidade e integridade, permanecendo sem nenhuma edição de imagens, sendo estas imagens as Matrizes
Digitais. Utilizou-se o uso de sinalética6, que será removida na edição das imagens para acesso. Ao salvar as imagens, foram renomeadas com seus devidos identificadores (vide seção Descrição).
Já a medida de resolução das imagens é em DPI (densidade dos pontos por polegada), empregando a resolução de 300dpi. O formato escolhido para arquivos, com fins de preservação, foi o TIFF, onde de acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ, 2010, p. 13),
O formato mais utilizado para os representantes digitais matrizes é o formato TIFF (Tagged Image File Format), que apresenta elevada definição de cores sendo amplamente conhecido e utilizado para o intercâmbio de representantes digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da informação existentes. (CONARQ, 2010, p. 13).
Para facilitar na criação e tamanho da margem adequada da sinalética, a equipe executora fizeram uso de molde (vide Figura 9), para que as imagens digitalizadas tivessem o mesmo padrão de margem deixada ao redor do documento (vide Figura 11).
Figura 9 – Uso de molde para sinalética
Fonte: Fotografia pertencente ao acervo interno do projeto PROCONDEL, 2014.
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Sinalética: margem deixada ao redor do documento, com intuito de mostrar as suas dimensões e “que permita um recorte posterior para a produção de formatos de arquivo digital derivados para acesso” (CONARQ, 2010, p. 12).
Além da sinalética, formato e resolução, a tonalidade escolhida para a digitalização foi o RGB. “O padrão RGB é padrão para apresentação de cores na internet e seu uso é recomendado para documentos originalmente coloridos ou com informações relevantes em cor e fotografias de modo geral” (CONARQ, 2010, p. 17), como o intuito de mostrar as reais condições dos documentos.
Figura 10 – Imagens de scanners utilizadas para digitalização
Fonte: Fotografias pertencentes ao acervo interno do projeto PROCONDEL, 2014. Figura 11 – Imagem de documento digitalizado com sinalética
Quadro 5 – Resumo dos requisitos utilizados para digitalização ESPECIFICAÇÕES MODELO
Resolução das imagens 300 dpi Formato dos arquivos TIFF Tonalidade das cores RGB
Fonte: Elaborado pelo autor, 2015.
Os requisitos/especificações (vide resumo no Quadro 5) permitiram uma digitalização com qualidade, obedecendo a fidelidade do documento original, evitando-se assim, o retrabalho, ou seja, necessidade de refazer a digitalização
6.4.4 Disponibilização/Acesso
Essa etapa tem por objetivo de editar a matriz digital (usando o Photoshop), removendo as sinaléticas, fazendo a conversão do formato TIFF para JPG (usando o IrfanView), do qual ocorre também a compactação do tamanho do arquivo digital (se preocupando em não perder a qualidade da imagem), tratando-a, ou seja, melhorando possíveis falhas que possam prejudicar a sua visualização. Após essa edição, houve a conversão para o PDF.
Antes de mesmo de ser direcionado para a disponibilização, todo fluxo de trabalho é verificado e conferido. Havendo alguma inconsistência, como exemplo: paginação das imagens não é igual ao número que está no PDF; imagem sem a sinalética ou não foi retirada a sinalética na edição; erro de digitação na planilha de descrição, dentre outros, é realizado os ajustes necessários, para assim ser direcionado e inserido na base de pesquisa, para posterior acesso/consulta dos usuários, através do site do PROCONDEL (http://sudene.procondel.org/), vide Figura 12.
As matrizes digitais, as imagens tratadas e os PDFs, ficam armazenados em storage (estrutura de armazenamento) localizado no LIBER.
Até o momento, há o número de 17.967 arquivos disponíveis no portal para busca.
Figura 12 – Documento visualizado através do site PROCONDEL
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este trabalho realizou uma abordagem sobre a Ciência da Informação, envolvendo instrumentos da Organização da Informação para tratamento do acervo do CONDEL, como também, uma breve reflexão sobre a Preservação Digital dos documentos, observando o quanto é imprescindível o planejamento das etapas, e o uso das tecnologias para disponibilização, mantendo-os autenticamente acessíveis aos usuários. Esta abordagem trata-se da descrição das ferramentas utilizadas, desde seu planejamento até sua execução, para preservação e disponibilização do acervo textual do CONDEL.
Por ter sido integrante do Projeto PROCONDEL e facilidade na coleta das informações necessárias para a elaboração desse trabalho de conclusão, foram questões que motivaram a escolha do tema e interesse de divulgação do Projeto PROCONDEL para a academia.
Assim como a proposta do próprio projeto PROCONDEL, também é a proposta deste trabalho, possibilitar interesse de permitir acesso aos documentos disponibilizados, permitindo contribuições para historiadores, academia e demais interessados, proporcionando subsídios para discussão e formulação de novos conhecimentos. E também incentivo de implantar as ferramentas de disponibilização em acervos de outras instituições.
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