CURSO DE GRADUÇÃO EM GESTÃO DA INFORMAÇÃO
JACILENE ADRIANA DA SILVA CORREIA
DA PRESERVAÇÃO AO ACESSO: FERRAMENTAS PARA DISPONIBILIZAÇÃO DO ACERVO DO CONSELHO DELIBERATIVO DA SUDENE
RECIFE 2016
DA PRESERVAÇÃO AO ACESSO: FERRAMENTAS PARA DISPONIBILIZAÇÃO DO ACERVO DO CONSELHO DELIBERATIVO DA SUDENE
Trabalho de Conclusão apresentado ao Curso de Gestão da Informação, como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Gestão da Informação.
Orientador: Profa. MSc. Vildeane da Rocha Borba.
RECIFE 2016
Catalogação na fonte
Bibliotecária Maria Valéria Baltar de Abreu Vasconcelos, CRB4-439 C824d Correia, Jacilene Adriana da Silva
Da preservação ao acesso: ferramentas para disponibilização do acervo do Conselho Deliberativo da SUDENE / Jacilene Adriana da Silva Correia. - Recife, 2016.
50 f.: il.
Orientador: Vildeane da Rocha Borba.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação) – Universidade Federal de Pernambuco. Centro de Artes e Comunicação. Ciência da Informação, 2016.
Inclui referências.
1. Ciência da informação. 2. Gestão da informação. 3. Organização da informação. 4. Preservação pela digitalização. 5. Tecnologia da informação. I. Borba, Vildeane da Rocha (Orientador). II.Titulo.
020 CDD (22.ed.) UFPE (CAC 2016-192)
FOLHA DE APROVAÇÃO
Da preservação ao acesso: ferramentas para disponibilização do acervo do Conselho Deliberativo da SUDENE
Jacilene Adriana da Silva Correia
(Autor) Trabalho de Conclusão de Curso submetido à Banca Examinadora, apresentado no Curso de Gestão da Informação, do Departamento de Ciência da Informação, da Universidade Federal de Pernambuco, como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Gestão da Informação.
TCC aprovado em 27 de janeiro de 2016.
Banca Examinadora:
___________________________________ Profª. Vildeane da Rocha Borba (Orientadora) Departamento de Ciência da Informação Universidade Federal de Pernambuco
___________________________________
Profª. Májory K. F. de Oliveira Miranda - Examinador 1 Departamento de Ciência da Informação
Universidade Federal de Pernambuco
___________________________________ Evaldo Rosa de Souza - Examinador 2
Aos meus pais, Solange Maria da Silva e Joaquim da Silva Correia, tenho certeza que, onde estou/onde cheguei, devo isso a eles. Obrigada pela educação, carinho, orientação e motivação para que não me desviasse pra caminhos que não me trariam prosperidade. E à minha família, irmãos de sangue (em especial, Jakeline Correia) e irmãos em Cristo, amigos, tios, primos, cunhados, sogros, que me apoiaram durante todo esse trajeto.
A Edvanilson, meu marido, por ter sido paciente e perseverante. Paciência nos momentos de que tive que me ausentar para estudar e perseverança, no fortalecimento da nossa união. Agradeço por ter me apoiado, ajudado e me motivado para que eu nunca baixasse a cabeça e que fosse sempre em busca do meu melhor.
A minha orientadora, coordenadora, amiga, Vildeane Borba, que me incentivou, me ouviu, me conduziu e me aconselhou ao longo do período que trabalhamos juntas. Agradeço por toda a dedicação, pela confiança, carinho e amizade, dos quais foram fundamentais no direcionamento desse projeto, assim como, na minha vida.
Agradeço à Equipe do LIBER, em especial, Evaldo Rosa, Marcos Galindo, Májory Miranda, Sandra Siebra, e mais uma vez presente aqui, Vildeane Borba, peças importantes no meu crescimento profissional e pessoal, dentro e fora da UFPE.
À equipe do PROCONDEL, bolsistas e coordenadores, projeto este, tema desse trabalho. Agradeço pela oportunidade e pelo período que trabalhamos juntos, em particular, os coordenadores Angela Nascimento, Evaldo Rosa, Májory Miranda e Vildeane Borba, e bolsistas Jefferson Andrade, Jéssica Cabral, Júlia Matias, José Wanderson Lins e Sthéfanie Dal Magro.
Agradeço aos professores do Departamento de Ciência da Informação, que auxiliaram na minha formação.
Aos colegas de turma 2011.2 do curso de Gestão da Informação, em especial, Alessandro Augusto, Bruna Souza, Carla Medeiros, Daniella Sodré, Eduarda Figueirêdo e Hálisson Tenório, pela amizade, apoio e encorajamento ao longo do curso. Pessoas que nos momentos em que o desânimo batia, me motivaram a prosseguir.
Enfim, a todos que torceram por mim e pelo meu sucesso, meu muito obrigada!
Conselho Deliberativo da SUDENE (PROCONDEL). Seu referencial teórico elenca princípios da Ciência da Informação e da Organização da Informação que proporcionaram a organização do acervo até o seu acesso. De caráter qualitativo e quantitativo, apresenta resultados parciais obtidos e, através da pesquisa-ação, em que o pesquisador, por ter sido integrante do Projeto, teve facilidade na coleta das informações para seu desenvolvimento e atuação na execução do mesmo. Como resultados, apresentamos os resultados quali-quantitativos das espécies documentais Ata, Parecer, Proposição, Resolução e Relatório, no período de 1959 a 2000, demonstrando o fluxo de produção e disponibilização das informações do acervo. Até o momento, são mais de 18.000 documentos tratados, que estão disponíveis no site do Projeto, e que permitirão o conhecimento e preservação da memória Institucional da SUDENE, através do livre acesso a essas informações. Conclui-se que com este trabalho, traremos oportuno conhecimento e divulgação do Projeto PROCONDEL para a academia e incentivos para atividades semelhantes a esta, para tratamento de acervos arquivísticos ou não, em diversas instituições. Palavras-chave: Ciência da Informação. Organização da Informação. Preservação Digital. SUDENE. CONDEL. Acesso.
(PROCONDEL). His theoretical framework lists principles of Information Science and Information Organization that provided the acquis organization until its access. Qualitative and quantitative, has obtained partial results and, through action research, the researcher, for being a member of the Project, had ease of collecting information for its development and performance in the implementation. As a result, we present the qualitative and quantitative results of the documentary species Ata, Opinion, Proposition, resolution and report, in the period 1959-2000, showing the flow of production and availability of information assets. Until now, more than 18,000 documents treaties, which are available on the project's website, which will allow the knowledge and preservation of the institutional memory of SUDENE, through free access to this information. It was concluded that with this work, we will bring timely knowledge and dissemination of PROCONDEL design to the academy and incentives for similar activities to this, for the treatment of archival collections or not, in several institutions.
Keywords: Information Science. Information organization. Digital preservation. SUDENE. CONDEL. Access.
folhas; (3) Livro após o processo de soltura da capa e das folhas ... 32
Figura 4 – Preenchimento do conteúdo do acervo textual do CONDEL em planilha usando a Microsoft Office Excel ... 35
Figura 5 – Exemplo de utilização dos termos descritores na espécie Proposição ... 35
Figura 6 – Exemplo de utilização dos termos descritores na espécie Parecer ... 36
Figura 7 – Exemplo de utilização dos termos descritores na espécie Resolução ... 37
Figura 8 – Exemplo de utilização dos termos descritores na espécie Ata ... 38
Figura 9 – Uso de molde para sinalética ... 40
Figura 10 – Imagens de scanners utilizadas para digitalização ... 41
Figura 11 – Imagem de documento digitalizado com sinalética ... 41
Figura 12 – Documento visualizado através do site PROCONDEL ... 43
Gráfico 1 – Representação gráfica da análise quantitativa do acervo textual tratado do CONDEL ... 31
Quadro 1 – Detalhamento das fases do Projeto PROCONDEL ... 26
Quadro 2 – Definição de arquivo, biblioteca e museu ... 27
Quadro 3 – Análise quantitativa do acervo textual tratado do CONDEL ... 30
Quadro 4 – Termos utilizados em cada tipologia no acervo do CONDEL ... 34
CONDEL Conselho Deliberativo
DCI Departamento de Ciência da Informação LIBER Laboratório de Tecnologia do Conhecimento RD Repositório Digital
RI Repositório Institucional
SUDENE Superintendência de Desenvolvimento do Nordeste TI Tecnologia da Informação
2 CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO (CI) ... 12
2.1 Organização da Informação ... 13
3 PRESERVAÇÃO DIGITAL ... 16
3.1 Preservação da Memória Institucional ... 17
4 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ... 19
4.1 Repositórios Digitais ... 19
5 METODOLOGIA ... 22
6 DISCUSSÕES DOS RESULTADOS ALCANÇADOS ... 23
6.1 A SUDENE e o CONDEL ... 23
6.2 O projeto ... 25
6.3 Características do acervo do CONDEL ... 26
6.3.1 Análise quantitativa do acervo e suas tipologias ... 30
6.4 Detalhamento das etapas desenvolvidas no Projeto ... 31
6.4.1 Retirada da lombada ... 32 6.4.2 Descrição ... 33 6.4.3 Digitalização ... 39 6.4.4 Disponibilização/Acesso ... 42 7 CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 44 REFERÊNCIAS ... 45
1 INTRODUÇÃO
A preservação de documentos tem se tornado de fundamental importância para memória e permanência das informações e também, através desta atividade, que a informação pode ser compartilhada, em tempo real, com diversas pessoas.
Além de ser um procedimento que ajuda a reduzir custos, tempo e distância, faz com que os usuários se encantem cada vez mais com novas tecnologias, que estão surgindo a cada dia, dando condições de acesso à informação desejada no lugar que esteja em questão de segundos. (SAMPAIO, 2008, p. 2).
Como exemplo de aplicabilidade de acesso à informação, no campo da preservação de acervos, apresentaremos, nesse trabalho, uma exploração, desde estudo até a sua prática/execução, em um projeto de extensão, que visa a disponibilização do acervo produzido pelo Conselho Deliberativo (CONDEL) da Superintendência de Desenvolvimento do Nordeste (SUDENE).
Neste contexto, o objetivo geral deste trabalho é apresentar as ferramentas utilizadas para preservação e disponibilização do acervo textual do CONDEL, através do Projeto Preservação e Disponibilização do acervo do Conselho Deliberativo da SUDENE (PROCONDEL). E como objetivos específicos: Pesquisar acerca do contexto histórico do CONDEL, assim como da própria instituição: a SUDENE; Contextualizar as espécies documentais encontradas no acervo textual; Descrever os instrumentos utilizados na desencadernação dos livros, descrição de seu conteúdo, digitalização e disponibilização na web e, apresentar resultados, qualitativos e quantitativos.
De acordo com Miranda e colaboradores (2014, p. 5072), o projeto PROCONDEL “se fundamenta nos princípios da Ciência da Informação, ao elencar subsidios teóricos da memória, organização da informação e do comportamento informacional para disseminação e acesso da memória institucional”.
Portanto, acreditamos que com este trabalho, traremos oportuno conhecimento e divulgação do Projeto PROCONDEL para a academia e incentivos para atividades semelhantes a essa, para tratamento de acervos arquivísticos ou não, em diversas instituições.
Estruturamos esse trabalho em cinco seções. Na primeira, Ciência da Informação (CI), fazemos breve contexto histórico da CI e um apurado, através de referências de alguns autores da área, da importância da Organização da Informação para o tratamento e conservação do acervo. Na segunda, Preservação Digital e Preservação da Memória Institucional, trazemos, brevemente, o que através da preservação é proporcionado às instituições. Na terceira, Tecnologia da Informação, destacamos a relevância do aporte desse recurso para a preservação da informação. Na quarta, descrevemos a metodologia utilizada para elaboração do trabalho. No quinto, apresentamos os resultados obtidos através do Projeto PROCONDEL, assim como, detalhamento das etapas desenvolvidas na sua execução. E, por fim, no sexto, as considerações do trabalho.
2 CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO (CI)
Percebe-se na literatura disponível que a definição e origem da Ciência da Informação (CI) percorre uma vasta discussão, como pode ser apresentado por Oliveira (2011, p. 9):
Existe uma vasta literatura a respeito da fundamentação teórica que sustenta a Ciência da Informação, e quanto à origem desta, a qual reflete as diversas tentativas da comunidade da área de trazer à luz seus entendimentos sobre o que, propriamente, vem a ser Ciência da Informação, qual é o seu objeto de estudo (a informação) e quais as suas relações com outras disciplinas (interdisciplinaridade). (OLIVEIRA, 2011, p. 9).
Sobre a razão da existência e evolução da CI, Saracevic (1996, p. 42), lista três características:
Primeira, a CI é, por natureza, interdisciplinar, embora suas relações
com outras disciplinas estejam mudando. A evolução interdisciplinar está longe de ser completada. Segunda, a CI está inexoravelmente ligada à tecnologia da informação. O imperativo tecnológico determina a CI, como ocorre também em outros campos. Em sentido amplo, o imperativo tecnológico está impondo a transformação da sociedade moderna em sociedade da informação, era da informação ou sociedade pós-industrial. Terceira, a CI é, juntamente com muitas outras disciplinas, uma participante ativa e deliberada na evolução da sociedade da informação. A CI teve e tem um importante papel a desempenhar por sua forte dimensão social e humana, que ultrapassa a tecnologia. Essas três características ou razões constituem o modelo para compreensão do passado, presente e futuro da CI e dos problemas e questões que ela enfrenta. (SARACEVIC, 1996, p. 42, grifo nosso).
Por seu caráter interdisciplinar, a CI, também é vista como “um corpo organizado de conhecimentos e competências” (SARACEVIC, 1996, p. 60), e capaz em solucionar problemas em diversos segmentos.
Na perspectiva da CI, podemos realizar a geração da informação, organização, somado ao uso de tecnologias de recuperação, é possível promover a sua disseminação, disponibilização para acesso e seu uso.
O objeto da CI é a informação, neste sentido,
a Ciência da Informação aparece como referencial ao garantir que a informação cumpra sua jornada, a própria direcionalidade, por meio das mensagens produzidas e emitidas. [...] são estudados fluxos externos, como as ações, situações, fatores políticos, sociais, econômicos e contextos de quem produz e usa a informação, e interno ao objeto analisado como a organização/disseminação. O
produzida e armazenada cumpra seu papel social, de proporcionar experiências, novos conhecimentos para a sociedade. (MIRANDA et al., 2014, p. 5074, grifo nosso).
De forma geral, a ausência de informação em uma sociedade acarreta em carência de conhecimento gerado ou consumido por essa sociedade, deduzindo-se que o processo de permuta de informação provoque a construção de conhecimento.
Diante disso, consideramos a CI uma ciência que está abrindo caminhos, para explicar um objeto complexo em sua importância ante a uma sociedade que já se rotula “sociedade da informação”. Dessa maneira, os grandes avanços de suas pesquisas, buscam na solução de problemas.
Neste trabalho, por se tratar de ferramentas para preservação e disponibilização do acervo textual do CONDEL, versaremos sobre a Organização da Informação, do qual faremos uma breve contextualização na seção a seguir.
2.1 Organização da Informação
Café e Sales (2010, p. 117) refletem que a necessidade de organizar é “para poder compreender o mundo e nos comunicarmos melhor”. Ao irmos ao supermercado ou até mesmo em nossa casa, se organizarmos as prateleiras de forma adequada, será mais fácil e rápido encontrarmos os itens que precisamos. E trazendo isso para organização de um acervo, não seria diferente, será fácil a sua compreensão e, assim, “podermos recuperar objetos informacionais, isto é informações registradas nos mais variados suportes” (CAFÉ; SALES; 2010, p. 117).
Miranda e colaboradores (2014, p. 5074), corroboram dizendo que,
a organização da informação compõe a Ciência da Informação como aquela que objetiva viabilizar as pesquisas acerca do acesso à informação. Neste contexto, estão inseridos os processos de descrição física e de conteúdo de objetos informacionais nos seus mais variados suportes. Entendida como um processo, atividade, técnica, operação, que remonta os primórdios da antiguidade subsidia a recuperação da informação, a partir da descrição das características físicas e de conteúdo de objetos informacionais. É definida como aquela que compreende as atividades e operações do tratamento da informação envolvendo para isso, o conhecimento teórico e metodológico disponível quanto ao tratamento descritivo do suporte material da informação e ao tratamento temático de conteúdo da Informação. (MIRANDA et al., 2014, p. 5074).
Para Brascher e Café (2008, p. 5), “o objetivo do processo de organização da informação é possibilitar o acesso ao conhecimento contido na informação”.
Segundo Chowdhury e Chowdhury (2007, p. 3 apud CAFÉ; SALES, 2010, p. 117), “por meio da organização geramos uma ordem de itens, ou arranjamos itens em um sistema de forma que possamos encontrá-los e recuperá-los como e quando necessitarmos sem grande dificuldade”.
Le Coadic (2004) corrobora dizendo que a informação, como sendo o conhecimento inscrito, ou seja, registrado em forma escrita (impressa ou meio digital) em suporte, temos o documento como o portador dessa informação e, “o documento, segundo o tipo do suporte, é denominado documento em papel ou documento eletrônico” (LE COADIC, 2004, p. 5), e o usuário, por necessitar da informação, irá buscar nos suportes, algo definido, que sane a sua necessidade e, se não existir organização, não será atendido.
Existe formas passíveis de alguns problemas ocorrerem, como exemplo, a forma inadequada de arquivar ou até mesmo, o não interesse de arquivá-lo, deixar documentos jogados amontoados em cantinhos de paredes ou prateleiras sem identificação. Para se evitar isso, há necessidade de consolidação de trabalho conjunto de profissões, atuação de profissionais, que estejam capacitados, com experiências para orientar funcionários de instituições a dar valor à organização dos documentos. Robredo (2004) cita profissões como a Arquivologia e a Biblioteconomia, a atuar junto com instituições nas orientações. Também temos o Gestor da Informação, onde também seria um ótimo aliado na questão de armazenar, recuperar e gerenciar as informações. Cada profissional com a sua especificidade.
Neste sentido, alguns questionamentos são apontados: “como é que com tantos progressos, com tanta tecnologia, com tantos estudos e conhecimentos não foi ainda possível dominar a informação” (ROBREDO, 2004)? Mesmo com a experiência de profissionais especializados cada um de sua área/estudos, mesmo com tecnologias avançadas, vai se existir erros de processamento de informação e até mesmo a perda. Robredo (2004) exemplifica algumas situações, como: similaridade de nomes de pessoas e, por não se utilizar filtros adequados, acaba
localizando uma pessoa errada; outro exemplo é ao se pesquisar por um determinado tema/assunto em um sistema dos mais sofisticados, se não utilizado critérios de busca e também filtros, não se terá êxito na sua recuperação.
Sem deixar de falar sobre os sistemas, seus banco/base de dados, os profissionais/especialistas que conhecem bem sobre isso, devem tornar estes, bem acessíveis para aqueles, que por ventura, os manusear. Assim como também a sua interface, campos de cadastro/consulta/busca também devem ser de fácil entendimento, para que não se tenha problemas de compreensão, por àqueles que não são tão bem entrosados com a informática.
Smit (2013, p. 15) corrobora explanando que,
A qualidade da recuperação de documentos e/ou informações no arquivo é determinada pela descrição que foi feita dos documentos e da organização que lhes foi dada pela adoção de um plano de classificação. Tanto a descrição como a classificação seguem regras e normas, enunciadas e executadas através da linguagem.
Sousa e Araújo Júnior (2013, p. 154), complementam explanando sobre a questão do preenchimento do campo assunto ou descrição do assunto,
Um dos principais problemas encontrados nos sistemas informatizados é o preenchimento do campo intitulado assunto ou
descrição do assunto, que tem como objetivo permitir uma
identificação do conteúdo informacional do documento. Nesse campo, deve ser descrita a temática do registro documental, de qual assunto trata o documento. (SOUSA; ARAÚJO JÚNIOR, 2013, p. 154, grifo dos autores).
Estes tipos de problemas no processamento de informação, acesso e perda, pode acontecer com qualquer pessoa ou qualquer instituição/empresa, se não tiverem controle das informações e seu planejamento, assim como, adequação a padronizações, capacitação de funcionários e utilização de especialistas e dos conhecimentos dos profissionais citados, são combinações certas para evitá-los.
Para tudo é imprescindível a análise das informações contidas nos documentos, conhecendo a sua importância, saberá de qual maneira fará a sua organização, para provável preservação e disponibilização para futuros acessos e consultas.
3 PRESERVAÇÃO DIGITAL
Percebe-se que no decorrer do tempo, há uma evolução e necessidade de manter preservado – através dos recursos digitais – as informações contidas em um documento, onde é avaliado em um processo maior de integridade no armazenamento, conservação, busca e recuperação da informação.
Ferreira (2006 apud RIBEIRO, 2012, p. 41) define preservação digital como,
a capacidade de garantir que a informação digital permaneça acessível e com qualidades de autenticidade suficientes para que possa ser interpretada no futuro recorrendo a uma plataforma tecnológica diferente da utilizada no momento da sua criação. (FERREIRA, 2006 apud RIBEIRO, 2012, p. 41).
Arellano, em seu artigo intitulado “Preservação de documentos digitais” (ARELLANO, 2004), também aborda os diversos procedimentos/estratégias de guardar e manusear os documentos, tendo como foco a informação contida. E como está tendo uma ampla produção e disseminação de informação atualmente, é imprescindível esses procedimentos/estratégias.
Tanto os documentos físicos (ex.: papel e alguns tipos de mídias eletrônicas), possam estar passíveis de alguns problemas, como a forma inadequada de arquivar, outros tipos de “catástrofes”, agentes da natureza ou ameaças biológicas, podem acometer aos documentos e estarão sempre fadados a qualquer tipo de incidência que possa danificá-los, quanto os arquivos eletrônicos, não estão isentos disso, podem sofrer a ação de vírus, ataques de hackers, dentre outros e, que nem mesmo a digitalização ou a microfilmagem (instrumentos de preservação), não serão capazes de salvá-los.
Sobre estes procedimentos/estratégias, Arellano (2004) cita: o uso de metadados, como facilitador de arquivamento a longo prazo da informação digital, como para padronização de um sistema de arquivamento dedicado à preservação e acesso à informação digital por longo prazo; a migração, umas das estratégias mais utilizadas, que buscam preservar objetos digitais, na conversão da informação digital de um suporte que está tornando-se obsoleto ou fisicamente deteriorado, para um suporte mais novo, como PDF, XML. Mas é preciso ter cautela na migração, pois pode ocorrer o desaparecimento de alguns elementos da apresentação e
comprometer a informação existente; a emulação refere-se à criação de novo software que imita o funcionamento do antigo hardware e/ou software para reproduzir seu comportamento.
Complementando, Arellano (2008), em sua tese, comenta a questão de preservar o objeto digital, tendo cuidado na migração de mídias, para se evitar a obsolescência e que seja compatível com novas tecnologias. “A preservação da informação em formato digital precisa de um conjunto de práticas técnicas e de gerenciamento que mudam constantemente” (ARELLANO, 2008, p. 24), onde o processo de preservação em sua busca, conservação, recuperação dessas informações seja realizado de um modo mais eficiente, utilizando-se de recursos tecnológicos, no qual é realizada a análise de etapas desde a digitalização de um papel até aos processos de armazenamento e acessos, garantindo uma maior dinamicidade e evolução no tratamento desses documentos.
Podemos ver que, essas estratégias permitirão ao acesso instantâneo à informação desejada, assim como, a possibilidade do acesso em qualquer lugar, tendo um computador conectado a rede, e o acesso simultâneo deste mesmo documento por diversas pessoas, sem serem prejudicadas, se no caso existisse apenas um exemplar de um determinado documento.
3.1 Preservação da Memória Institucional
Falar de memória, diante de uma sociedade que está em constante mudança, é não deixar que seu passado seja esquecido perante a essa transformação. Com uma instituição não seria desigual. Preservar a memória institucional de uma instituição é manter acesa sua história e, também, é uma forma de fortalecer seus alicerces.
Para que a memória seja conservada, é necessário guardar documentos, fotos, artefatos e, também, organizar os registros dos fatos. Os acontecimentos do passado auxiliam a entender o presente e o planejamento de ações vindouras. Também é preciso olhar para as pessoas, pois a história institucional é uma construção que traz em si as marcas dos sujeitos que dela fizeram parte, e “os
documentos são preservados para uso pelas gerações atuais e futuras” (CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS, 2012, p. 9).
Rueda, Freitas e Valls (2011) discorrem que, desde 1970, percebia-se o movimento de valorização da memória institucional, onde organizações produzem ao longo de sua trajetória uma grande quantidade de documentos fundamentais para a preservação e que “vem se fortalecendo com a utilização das novas tecnologias, proporcionando o acesso rápido a essas informações”. E complementam dizendo que,
Essas informações, encontradas em diversos suportes, devem ser reunidas, fazendo-se mais do que necessário a concentração destes acervos, armazenados e organizados corretamente com a finalidade de estarem disponíveis para consulta porque retratam não só as atividades de uma instituição, mas a época em que está inserida, o tempo e o espaço que ocupa na sociedade, facilitando-se assim o entendimento da instituição como um todo. (RUEDA; FREITAS; VALLS, 2011, p. 78).
Preservar a memória institucional não é apenas recuperar o passado, também é entender as diferenças e reconhecer os limites de cada período. É ter orientação para construir o tempo atual, traçando planos futuros.
Com isso, a preservação do acervo, obtida através da sua digitalização, é de importância para a própria SUDENE, onde promoverá a conservação de seus documentos analógicos, pois passariam a limitar o acesso aos documentos originais, de certa forma, pois estes seriam mantidos sem precisar de seu manuseio.
4 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
“Diante do cenário atual da tecnologia da informação nas empresas e no mundo globalizado em que vivemos, pode-se perceber a sua presença em todas as áreas e o seu uso de forma mais intensa, principalmente pelas organizações” (GONZALEZ JUNIOR; PENHA; SILVA, 2013, p. 93). E se usadas adequadamente, as tecnologias de informação, podem ser vistas como vantagem para instituições em diversos usos, como gerenciamento, monitoramento, organização, dentre outros.
A evolução das TIC’s permitiu o surgimento da era digital e protagonizou novas maneiras de organizar a informação, passando a ser verificada a necessidade de elaborar estruturas para que permitam o acesso seguro da informação em seu destino final, assim como a possibilidade de acesso dessa informação por um longo período. Dentro dessas estruturas buscamos apresentar normas para o acesso e preservação da informação em ambiente digital. ALMEIDA; NASCIMENTO, 2011, p. 26
Sely Costa (1995, p. 4), define as Tecnologias de Informação como,
conjunto de técnicas, equipamentos e processos necessários ao tratamento e processamento da informação. Vão, portanto, desde uma simples máquina manual de datilografia até os mais avançados produtos da informática. Nos dias atuais, têm sido consideradas como a combinação de processamento eletrônico de dados e telecomunicações. (COSTA, 1995, p. 4).
Se tratando das Tecnologias de Informação no âmbito da CI, podemos dizer, que são aliadas para o processo de disponibilização e difusão de informações. Incorporado com medidas de proteção e cuidado para mantê-los acessíveis e autênticos1, sendo assim, havendo a possibilidade de encurtar distâncias de onde a informação está inserida para acesso do usuário que queira obtê-la.
4.1 Repositórios Digitais
Com o aparecimento de inovações tecnológicas (novas tendências), estas também voltadas para preservação da memória de instituições, impulsionaram o surgimento dos Repositórios Digitais (RDs).
1 “A autenticidade de um documento está diretamente ligada ao modo, à forma e ao status de transmissão desse documento, bem como às condições de sua preservação e custódia. Isso quer dizer que o conceito de autenticidade refere-se à adoção de métodos que garantam que o documento não foi adulterado após a sua criação e que, portanto, continua sendo tão fidedigno quanto era no momento em que foi criado” (RONDINELLI, 2005, p. 66-67).
De acordo com o Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT) – unidade de pesquisa do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação (MCTI) –, repositórios digitais (RDs) são,
[...] bases de dados online que reúnem de maneira organizada a produção científica de uma instituição ou área temática. Os RDs armazenam arquivos de diversos formatos. Ainda, resultam em uma série de benefícios tanto para os pesquisadores quanto às instituições ou sociedades científicas, proporcionam maior visibilidade aos resultados de pesquisas e possibilitam a preservação da memória científica de sua instituição. (IBICT, c2012).
Leite (2009, p.19), descreve que Repositórios Digitais são,
[...] provedores de dados que são destinados ao gerenciamento de informação científica, constituindo-se, necessariamente, em vias alternativas de comunicação científica. Cada um dos tipos de repositórios digitais possui funções específicas e aplicações voltadas para o ambiente no qual será utilizado. (LEITE, 2009, p. 19).
Dos tipos de Repositórios, temos o Temático, o Institucional e o de Teses e Dissertações. Os repositórios temáticos lidam com a produção científica de uma determinada área, sem limites institucionais. Os institucionais, com a produção científica de uma determinada instituição (IBICT, c2012). Já os de Teses e Dissertações, são recursos para auxiliar no desenvolvimento de pesquisas, por abrigar publicações de pesquisas dos programas de pós-graduação e doutorado.
Focando no repositório institucional (RI), visto como ponto chave para organizações disponibilizar e dar visibilidade à suas informações, por ser de acesso livre e que pode ser gerenciada pela própria instituição. O RI é uma ferramenta de auxílio no armazenamento, acesso, disseminação e preservação da memória organizacional.
O desenvolvimento das TIC trouxe consigo as condições tecnológicas para o desenvolvimento de Repositórios Institucionais (RI) on-line. Criados a partir de 2002, os RI integram o novo fluxo estabelecido para a comunicação científica que tem no acesso livre o seu fundamento. (ROSA; GOMES, 2010, p. 24).
Lima, Silva e Rodrigues (2012, p. 266) corroboram que,
Os repositórios institucionais representam uma solução para o problema de disponibilização da produção institucional por meio do acesso livre, porém, seu planejamento, implantação e avaliação levantam questões de ordem tecnológica, prática e política, bem
como a discussão sobre os custos da comunicação científica e a cultura e política de informação adotada pelas instituições.
Crow (2002 apud LEITE, 2009, p. 20), lista propriedades que caracterizam com clareza o caráter dos repositórios institucionais:
• institucionalmente definidos;
• científicos ou academicamente orientados; • cumulativos e perpétuos (permanentes); • abertos e interoperáveis;
• não efêmeros: conteúdos em texto completo e em formato digital prontos para serem disseminados;
• com foco na comunidade.
As instituições viram, nos Repositórios Institucionais, um importante ponto para manutenção, resgate e acesso da sua história organizacional. Pois das informações produzidas, recebidas e acumuladas pelas mais diversas organizações no exercício de suas funções e atividades são registradas, em sua maioria, através de documentos analógicos (papel) que ficariam expostos a situações de grandes riscos como, por exemplo, o desgaste físico natural do suporte através do tempo.
5 METODOLOGIA
O método utilizado neste trabalho foi a pesquisa bibliográfica, por ter-se a intenção de adquirir vários tipos de informação para construção do referencial teórico. A pesquisa bibliográfica,
é elaborada com base em material já publicado. Tradicionalmente, esta modalidade de pesquisa inclui material impresso, como livros, revistas, jornais, teses, dissertações e anais de eventos científicos. Todavia, em virtude da disseminação de novos formatos de informação, estas pesquisas passaram a incluir outros tipos de fontes, [...] como o material disponibilizado pela internet. (GIL, 2010, p. 29).
E no contexto da pesquisa bibliográfica, foi realizada uma revisão de literatura, levantando materiais pertinentes sobre a ciência da informação, organização da informação, preservação, arquivística e tecnologia da informação, assim como, um breve contexto histórico sobre o CONDEL e, também a respeito, da própria instituição, a SUDENE.
O trabalho teve como método a pesquisa-ação e, também, se norteou em um método de pesquisa qualitativa e quantitativa.
A pesquisa-ação pode ser definida como um tipo de pesquisa com base empírica que é concebida e realizada em estreita associação com uma ação ou ainda, com a resolução de um problema coletivo, onde todos pesquisadores e participantes estão envolvidos de modo cooperativo e participativo. (THIOLLENT, 1985, p. 14 apud GIL, 2010, p. 42).
Adotamos o método de pesquisa-ação, por o pesquisador ter sido integrante do Projeto PROCONDEL, no qual teve facilidade na coleta das informações necessárias para desenvolvimento deste trabalho, envolvimento na organização do acervo, assim como, na execução das ferramentas para preservar e disponibilizar o acervo do CONDEL.
A pesquisa quantitativa se pautou nos aspectos físicos do acervo, realizando o seu inventário e apresentando-o em números. Já a qualitativa, consistiu na compreensão dos aspectos do acervo documental textual, detalhando as suas espécies documentais.
6 DISCUSSÕES DOS RESULTADOS ALCANÇADOS
Esta seção apresenta e discute os resultados obtidos através do Projeto PROCONDEL. Primeiro, será apresentado um breve contexto histórico sobre a SUDENE e o CONDEL, depois apresentaremos características gerais do projeto e, em seguida, o resultado detalhado das etapas e levantamento qualitativo e quantitativo do acervo.
6.1 A SUDENE e o CONDEL
Criada em 1959 no governo de Juscelino Kubitschek, a SUDENE foi fundada para incluir o Nordeste Brasileiro no desenvolvimento nacional – através de incentivos e benefícios fiscais –, onde se concentrava nas regiões sul e sudeste e, assim, sanar as desigualdades regionais do país. Foi extinta em 2001 e instituída, a Nova SUDENE, em 2007 (SUDENE, c2015).
A SUDENE tem como missão:
Articular e fomentar a cooperação das forças sociais representativas para promover o desenvolvimento includente e sustentável do Nordeste, a preservação cultural e a integração competitiva da base econômica da Região nos mercados nacional e internacional. (SUDENE, 2015).
E visão de futuro:
Ser a instituição de referência na promoção do desenvolvimento regional, detentora de credibilidade e do conhecimento da realidade socioeconômica e ambiental da sua área de atuação, com suficiente autonomia financeira para atender as demandas regionais. (SUDENE, 2015).
Os incentivos fiscais oferecidos pela SUDENE para empresas, nacionais ou internacionais, instaladas ou que venham a se instalar na sua área de atuação (vide Figura 1), tem como objetivo “estimular a atração de investimentos privados em setores considerados prioritários para o desenvolvimento da Região e as iniciativas de desenvolvimento sub-regional na área de atuação da SUDENE” (SUDENE, 2015). E os setores de infraestrutura, turismo, agroindústria, indústria de transformação e eletroeletrônica, são prioritários para receberem os incentivos.
Figura 1 – Área de atuação da SUDENE*
*A área de atuação da SUDENE compreende os nove estados do Nordeste, mais o norte dos estados de Minas Gerais e do Espírito Santo.
Fonte: (SUDENE, 2015).
O Conselho Deliberativo (CONDEL) é o órgão máximo de articulação e decisões estratégicas da SUDENE, de instância deliberativa para questões de desenvolvimento regional, responsável, além de outras atribuições, pelo estabelecimento de diretrizes e prioridades para o desenvolvimento de sua área de atuação, bem como para operacionalização dos demais instrumentos de ação da Autarquia, especialmente do Fundo Constitucional de Financiamento do Nordeste – FNE, Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação – FDNE e Incentivos Fiscais e Financeiros Federais (SUDENE, c2014).
6.2 O projeto
O PROCONDEL surgiu da iniciativa da Diretoria da SUDENE, na época Superintendente o Luiz Gonzaga Paes Landim, juntamente com a Coordenadora Adjunta Angela Nascimento e o professor Marcos Costa Lima, então Coordenador Científico do Projeto, a partir de uma conversa, no intuito de estruturar um projeto que fosse capaz de preservar e disponibilizar o rico e vasto acervo produzido pelo Conselho Deliberativo da SUDENE (LIMA, 2014).
O Projeto PROCONDEL (Preservação e Disponibilização do acervo do Conselho Deliberativo da SUDENE), tem como objetivo geral:
Disponibilização e preservação digital do acervo produzido pelo Conselho Deliberativo da SUDENE – Condel, no período de 1959 a 2001 e de 2007 até os dias atuais como contribuição, para a academia, para a governança, para investidores e para o público de modo geral, tornando-o em subsídios de análise, discussão e formulação da política e fixação de diretrizes de desenvolvimento regional (PROJETO..., 2013, p. 2).
O acervo do CONDEL é composto por documentos textuais, fotografias e arquivos sonoros, onde é de extrema importância para conhecer e compreender as transformações econômicas e sociais sofridas pela região, da qual a SUDENE atuou nos últimos 50 anos, e que podemos visualizar as ações realizadas por ela.
Neste trabalho, apresentaremos as ferramentas utilizadas para preservação e disponibilização do acervo documental textual do CONDEL.
O PROCONDEL teve como etapas: a desencadernação (retirada da lombada); a descrição de seu conteúdo (com utilização de metadados definidos); a digitalização; edição/tratamentos das imagens e, sua disponibilização no site do PROCONDEL (http://procondel.sudene.gov.br/). E as espécies documentais tratadas foram Atas, Pareceres, Proposições, Resoluções e Relatórios, no período de 1959 a 2000 (com resultados parciais de Pareceres no período de 1960 a 1975 e Relatórios, de 1966 a 1980), que corresponde as três fases do projeto, denominados PROCONDEL I, II e III.
Detalhando as 3 (três) fases do Projeto e quais espécies foram tratadas em cada período, vejamos no quadro a seguir:
Quadro 1 – Detalhamento das fases do Projeto PROCONDEL
Fases Período Descrição
PROCONDEL I Agosto de 2013 a março de 2014
Contemplou a descrição, digitalização, conversão em PDF e disponibilização no site do PROCONDEL das espécies documentais: Atas, Proposições, Pareceres e Resoluções, dos anos de 1959 a 1970.
PROCONDEL II Abril de 2014 a fevereiro de 2015
Contemplou a descrição, digitalização, conversão em PDF e disponibilização no site do PROCONDEL das espécies documentais: Atas, Proposições e Resoluções, dos anos de 1970 a 2000.
PROCONDEL III
Maio de 2015 e está em andamento até a
presente data
Contemplou a descrição, digitalização, conversão em PDF e disponibilização no site do PROCONDEL dos Pareceres do período de 1971 a 1975 e, também, dos Relatórios, do período de 1966 a 1980.
Fonte: Elaborado pelo autor, 2015.
As atividades, desde o seu início até a presente data (pois está em andamento), foram executadas no Laboratório da Tecnologia do Conhecimento (LIBER), vinculado ao Departamento de Ciência da Informação (DCI) da Universidade Federal de Pernambuco (UFPE), sendo esta, responsável pela gestão científica, sob responsabilidade do Prof. Dr. Marcos Costa Lima. A gestão operacional do projeto ficará a cargo da SUDENE, tendo como equipe executora, bolsistas dos cursos de Gestão da Informação e Biblioteconomia e sob orientação/coordenação dos professores/pesquisadores, também vinculados ao LIBER e ao DCI.
6.3 Características do acervo do CONDEL
Antes de falar um pouco sobre o acervo textual do CONDEL, inicialmente, apresentaremos logo abaixo, um quadro onde descrevemos definições de arquivo,
biblioteca e museu, no intuito de mostrar as diferenças que há entre eles, mas com o mesmo objetivo: locais que podemos encontrar acervos custodiados.
Quadro 2 – Definição de arquivo, biblioteca e museu
Tipo Descrição
Arquivo
É a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.
Biblioteca É o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
Museu
É uma instituição de interesse pública, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.
Fonte: (PAES, 1997, p. 16, adaptado).
Para definição de acervo, usaremos a que é dada pela Fundação Oswaldo Cruz - FIOCRUZ, através da Política de preservação e gestão de acervos culturais das ciências e da saúde2, que diz ser “conjunto de bens que integram o patrimônio de um indivíduo, de uma instituição, de uma nação, agrupados por atribuição de valor, segundo sua natureza cultural e seguindo uma lógica de organização” (FIOCRUZ, 2013, p. 7).
O acervo do CONDEL, a partir de suas espécies documentais (Atas, Pareceres, Proposições, Resoluções e Relatórios), tem cunho de acervo documental arquivístico.
Schellenberg (2006, p. 41) define arquivos como,
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados
2
Princípios, diretrizes e orientações que regem as atividades de gestão e preservação dos acervos culturais das ciências e da saúde sob a guarda da Casa de Oswaldo Cruz (COC), vinculada à Fundação Oswaldo Cruz – FIOCRUZ. Especifica os acervos aos quais se aplica, define objetivos e
aponta responsabilidades sobre tais acervos. Disponível em:
<
ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 2006, p. 41).
E para serem considerados como arquivos, os documentos, segundo Schellenberg (2006, p. 41), devem,
ter sido produzidos ou acumulados na consecução de um determinado objetivo e possuir valor para fins outros que não aqueles para os quais foram produzidos ou acumulados. Arquivos públicos têm, então, dois tipos de valores: valores primários, para a repartição de origem, e valores secundários, para as outras repartições e para pessoas estranhas ao serviço público. (SCHELLENBERG, 2006, p. 41).
A citação acima é ratificada pelo Conselho Internacional de Arquivos (2011, p. 7), onde diz que “o objetivo fundamental dos arquivos é o uso”. Mas para que o arquivo tenha utilidade, precisa passar pelo processo de organização e, para isso, existe o inventário.
As informações produzidas, recebidas e acumuladas pelos mais diversos meios, em sua maioria, são em através de documentos analógicos (papel), que ficam expostos a situações de grandes riscos, como por exemplo, o desgaste físico natural, no qual necessita de serem dotadas de maior segurança, sendo necessário, antes de qualquer processo, realizar o levantamento do material analisado, através do inventário, uma vez que a memória tem uma importância social que ultrapassa o simples arquivamento de artefato.
O inventário é um dos instrumentos de proteção do patrimônio cultural, previsto no art. 216, § 1º3, da Constituição Federativa do Brasil de 1988 (BRASIL, 1988) ao lado de outros, como o tombamento e registro. Assim, para manter a organização e o controle patrimonial do acervo, é necessário realizar o inventário, que é um levantamento do material existente no acervo.
Segundo Van Orden (1982 apud MOSER; CASAS; LEMOS, 2008, p. 87),
Inventário é o processo pelo qual itens e informação listadas em fichas registradas são verificados, e a condição física de cada um é avaliado. O registro deve indicar o número de cópias correntes, a condição física do item e seu conteúdo, a circulação do registro
3 “§ 1º O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação” (BRASIL, 1988).
(cartão e bolso), e a informação catalogada deveria ser checada. (VAN ORDEN, 1982 apud MOSER; CASAS; LEMOS, 2008, p. 87).
Vale ressaltar que as principais atividades do inventário são: colocar os materiais em ordem, principalmente aqueles que foram guardados em local errado; verificar se há materiais extraviados; identificar materiais que precisam de reparos; conferir possíveis problemas nas etiquetas que indicam a localização dos livros (FAUUSP, 2011). O inventário não somente organiza, mas também nos dá diretrizes para o desenvolvimento das atividades de preservação do acervo.
As espécies documentais do acervo textual, composto por Atas, Pareceres, Proposições, Resoluções e Relatórios, seguem a um fluxo informacional documental contínuo e para elucidar esse curso, é apresentado o sentido de sua trajetória, vide Figura 2.
Figura 2 – Fluxo da informação do acervo CONDEL
Fonte: Elaborado pelo autor, 2015.
Para entender o que cada espécie documental significa, vejamos, a seguir, suas definições (SUDENE, [c2015]):
PROPOSIÇÕES: ato de propor, de submeter a exame ou deliberação, proposta As ações governamentais executadas pela SUDENE ou por algumas das subsidiárias por ela criadas, eram submetidas à aprovação do Conselho Deliberativo da SUDENE - CONDEL.
PARECERES: opinião, juízo, voto, opinião de técnico relativa a um caso ou assunto Todos os pleitos de empresas, de qualquer segmento eram submetidos à área correspondente, onde técnicos emitiam o parecer, auxiliando o Conselho Deliberativo da SUDENE - CONDEL a tomar a decisão de atender ou não o pleito.
ATAS: relatos ou resenhas por escrito das sessões ou cerimônias Toda reunião do Conselho Deliberativo da SUDENE - CONDEL era registrada em ata. Este documento, numerado sequencialmente independente do calendário anual, além de ser arquivado de forma cronológica e pela numeração crescente, era distribuída com todos os membros do Conselho na reunião seguinte. As reuniões podiam ser ordinárias ou extraordinárias.
RESOLUÇÕES: é um ato normativo que tem o propósito de deliberação, decisão Todas as resoluções do Conselho Deliberativo da SUDENE – CONDEL eram regulamentadas por meio da Resolução, emitida pelo Superintendente.
RELATÓRIOS: é a descrição minuciosa e circunstanciada dos fatos ocorridos na gerência de administração pública ou de sociedade A Sudene, no Conselho Deliberativo – CONDEL, tinha o papel de Secretaria Executiva e, portanto, em todas as reuniões, era apresentado o relatório de suas atividades desde a última reunião.
6.3.1 Análise quantitativa do acervo e suas tipologias
No quadro a seguir, apresentaremos o quantitativo dos documentos que foram tratados para fim de preservação e disponibilização no portal PROCONDEL.
Quadro 3 – Análise quantitativa do acervo textual tratado* do CONDEL Tipologia Período Quantidade
Atas 1959-2000 485 Pareceres** 1960-1975 5.271 Proposições 1962-2000 935 Relatórios*** 1966-1980 102 Resoluções 1960-2000 11.276 TOTAL 18.069
* Documentos convertidos em PDF e disponíveis para acesso.
** Por conter o maior número de documentos, os Pareceres foram divididos e tratados nas Etapas I e II do projeto e a previsão de ser concluída, seus demais anos, será na etapa IV do projeto.
***O tratamento dos Relatórios está em andamento, podendo esse número aumentar. O que foi tratado ainda não está disponível para busca no site.
Gráfico 1 – Representação gráfica da análise quantitativa do acervo textual tratado do
CONDEL
Fonte: Elaborado pelo autor, 2015.
Observa-se que o maior quantitativo de documentos encontrados no acervo textual é da espécie documental Resoluções com 11.276 documentos e, o menor, é a espécie Relatórios, com 102 documentos. Para a espécie Pareceres, esse resultado é parcial, pois o período é de 1960 a 1975, com 5.271 documentos tratados, podendo esse número aumentar, por conter o maior número de volumes, foi decidido tratá-lo em quantidades menores nas fases do Projeto.
6.4 Detalhamento das etapas desenvolvidas no Projeto
Nas próximas seções, esboçaremos as etapas do Projeto, que vai desde a desencadernação dos livros até sua disponibilização no site do PROCONDEL.
Ressaltamos que os livros foram transportados do arquivo da SUDENE para o LIBER para realização dessas etapas.
6.4.1 Retirada da lombada4
Para facilitar na digitalização, os livros do acervo passaram pelo processo de retirada das lombadas, pois os livros trabalhados estavam encadernados em brochura e suas páginas costuradas e/ou coladas.
São desencadernados manualmente, retirando-lhes as capas e soltando as folhas, uma a uma, com todo cuidado para não danificá-las (vide Figura 3).
Os livros se apresentavam em bom estado de conservação, não tendo folhas rasgadas, mas amareladas devido à ação do tempo e, algumas, também quebradiças.
Figura 3 – (1) Aparência de um dos livros do acervo; (2) Processo manual de soltura das
folhas; (3) Livro após o processo de soltura da capa e das folhas
Fonte: Elaborado pelo autor, 2015.
4
Lombada: parte da capa que reúne as margens internas ou dobras das folhas, sejam elas costuradas, grampeadas, coladas ou mantidas juntas de outra maneira; também chamada de dorso. (ABNT, 2004).
6.4.2 Descrição
O padrão de metadados utilizado na descrição do acervo foi o Dublin Core, sendo este, o mais adequado para a descrição do acervo e, consequentemente, o adequado para a sua recuperação.
Metadados criados automaticamente podem se tornar ambíguos em função de alterações no ambiente da Instituição. Na tentativa de minimizar o problema, a
DMCI 5 (http://dublincore.org/) propõe um conjunto mínimo de atributos para
descrever cada elemento de metadados. Definem-se termos para fins diversos: i) termos básicos para descrição, como: nome, etiqueta de identificação, identificador Web, definição etc.; ii) termos de descrição adicionais, como: comentário, referências, domínio, versão, dentre outros; e iii) termos para definição de contexto, como: esquemas de vocabulário, sintaxe de esquemas de classificação, classes, vocabulário de tipos, dentre outros (ALMEIDA; CENDÓN; SOUZA, 2012, p.107).
O Dublin Core, tem um esquema de metadados que consiste em 15 elementos simples e essenciais para o processo de organização, busca e recuperação da informação. E examinando cada espécie documental e tomando por base os termos do Dublin Core, foram escolhidos alguns termos específicos para melhor representá-los e recuperá-los.
Inicialmente, os termos descritores e as descrições das imagens, foram inseridas em uma planilha em Excel (vide Figura 4), onde, posteriormente, foi afixada ao banco de pesquisa, juntamente com o PDF da imagem digital, para busca e recuperação pelos usuários.
No quadro a seguir, apresentaremos quais elementos foram escolhidos para descrever cada tipologia do acervo.
5Dublin Core Metadata Initiative (DCMI) “é uma organização dedicada a promover e difundir a adoção da norma de interoperacionalidade dos padrões de metadados e, ainda, o desenvolvimento de vocabulários especializados dos metadados para descrever recursos que permitam o uso de sistemas mais inteligentes. Teve início em 1995 com um workshop em Dublin, Ohio que reuniu bibliotecários, pesquisadores, fornecedores de conteúdos e especialistas em computação para desenvolver uma norma para a pesquisa de recursos”. (ALVES, 2009, p. 50-51).
Quadro 4 – Termos utilizados em cada tipologia no acervo do CONDEL Termos utilizados
Espécie documental Essenciais Refinamento
Ata Contribuidores; Formato; Identificador; Local (cobertura); Tipo; Título. Data de criação; Extensão. Pareceres Criador; Data de aceitação; Formato; Identificador; Local(cobertura); Relação. Tipo. Data de criação; Extensão; Resumo. Proposições Contribuidores; Data de aceitação; Formato; Identificador; Local(cobertura); Relação. Tipo. Data de criação; Extensão; Resumo. Relatórios Cobertura; Descrição; Formato; Identificador; Relação; Tabela de conteúdo; Tipo; Título. Data; Extensão; Resumo. Resoluções Contribuidores; Formato; Identificador; Local(cobertura); Tipo. Data de criação; Extensão; Resumo.
Fonte: Elaborado pelo autor, 2015.
Em todas as espécies, há um elemento chamado “Identificador” (utilizado para identificar os arquivos), a criação se deu nas três letras iniciais de cada tipologia (ATA, PARecer, RESolução, PROposição e RELatório), somado com o número do documento e o ano em que foi elaborado. Igualmente, os termos “formato”, “tipo”, “extensão” e “data” (criação e/ou aceitação) são também encontrados em todas as espécies. Os demais termos, foram empregados de acordo com a necessidade de cada tipologia.
Figura 4 – Preenchimento do conteúdo do acervo textual do CONDEL em planilha usando a
Microsoft Office Excel
Fonte: Fotografia pertencente ao acervo interno do projeto PROCONDEL, 2014.
Nas Figuras a seguir, podemos visualizar a aplicabilidade destes termos, em uma amostragem, de acordo com a sua espécie documental.
Figura 5 – Exemplo de utilização dos termos descritores na espécie Proposição
Na figura 5 temos, como exemplo, a primeira proposição do ano de 1962. Seu identificador é PRO_001_1962;
O contribuidor é a pessoa responsável pela assinatura do documento; O local (cobertura) foi o Recife, lugar onde o documento foi criado;
A data de aceitação corresponde a data da emissão da Resolução que aprova o que foi proposto;
O resumo corresponde ao próprio resumo do documento; Extensão é a quantidade de páginas que o documento contém; O formato é a forma na qual o documento de encontra;
Tipo é a formatação do recurso;
Relação identifica outros documentos que estão relacionados com este.
Figura 6 – Exemplo de utilização dos termos descritores na espécie Parecer
Fonte: SUDENE, [c2015].
Na figura 6 temos, como exemplo, o octogésimo sexto parecer do ano de 1963, do Departamento de Industrialização.
Seu identificador é PAR_DI_0086_1963;
O local (cobertura) foi o Recife, lugar onde o documento foi criado; A data de criação é a data em que foi criado o documento;
A data de aceitação corresponde a data da emissão da Resolução que aprova o que foi proposto;
O resumo corresponde ao próprio resumo do documento; Extensão é a quantidade de páginas que o documento contém; O formato é a forma na qual o documento de encontra;
Tipo é a formatação do recurso;
Relação identifica outros documentos que estão relacionados com este.
Figura 7 – Exemplo de utilização dos termos descritores na espécie Resolução
Fonte: SUDENE, [c2015].
Na figura 7 temos, como exemplo, a 4819º resolução do ano de 1970. Seu identificador é RES_04819_1970;
O contribuidor é Tácito Theóphilo Gaspar de Oliveira, pessoa responsável pela assinatura do documento;
O local (cobertura) foi o Recife, lugar onde o documento foi criado; A data de criação é a data em que foi criado o documento;
Extensão é a quantidade de páginas que o documento contém; O formato é a forma na qual o documento de encontra;
Tipo é a formatação do recurso;
Relação identifica outros documentos que estão relacionados com este.
Figura 8 – Exemplo de utilização dos termos descritores na espécie Ata
Fonte: SUDENE, [c2015].
Na figura 8 temos, como exemplo, a 423ª (quadrigentésima vigésima terceira) ata do ano de 2000.
Seu identificador é ATA_423_2000;
O título é o título que está na Ata, ou seja, a reunião;
O local (cobertura) foi Parnaíba/PI, lugar onde o houve a reunião; A data de criação é a data em que foi realizada a reunião;
Extensão é a quantidade de páginas que o documento contém; O formato é a forma na qual o documento de encontra;
Tipo é a formatação do recurso.
6.4.3 Digitalização
Podemos entender que digitalização é o processo onde podemos converter um documento no seu formato analógico (papel) para o formato digital.
Conway (2001) expõe que a formação de imagem digital tem três diferentes significados: possibilitar o uso, proteger o item original e manter os objetos digitais. Através da digitalização, há a difusão do acervo/documento, ou seja, pode-se utilizá-lo/acessá-lo de diversos lugares, podendo ter a interoperabilidade do mesmo, contribuindo para sua preservação, pois é possível restringir o manuseio do documento original (analógico) e, também é necessário ter o interesse de se manter o objeto digital atualizado. Pois com o avanço da tecnologia e a facilidade de um sistema se tornar obsoleto, tem que se ter o empenho de acompanhar esses avanços e migrar o objeto digital para sistemas atualizados, para não se perder o seu uso, o seu acesso.
A digitalização deve ser pensada como solução que contribua para atender à missão institucional, sendo necessário inseri-la em um programa de gestão documental de modo que permita o seu uso com racionalidade para evitar desperdício de recursos decorrentes de equívocos de definição sobre o que deve ser digitalizado; também se não forem preservadas a autenticidade e a confiabilidade dos documentos, a digitalização perderá o sentido de sua existência. (FRANCO, 2008, p. 74).
Essa etapa se deu em digitalizar (com scanner adequado, disponível no LIBER, através de seu vidro expositor, e utilizando o software Photoshop) os documentos no seu formato que se apresenta. Ou seja, converter para formato digital o acervo analógico (físico), obedecendo a sua originalidade e integridade, permanecendo sem nenhuma edição de imagens, sendo estas imagens as Matrizes
Digitais. Utilizou-se o uso de sinalética6, que será removida na edição das imagens para acesso. Ao salvar as imagens, foram renomeadas com seus devidos identificadores (vide seção Descrição).
Já a medida de resolução das imagens é em DPI (densidade dos pontos por polegada), empregando a resolução de 300dpi. O formato escolhido para arquivos, com fins de preservação, foi o TIFF, onde de acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ, 2010, p. 13),
O formato mais utilizado para os representantes digitais matrizes é o formato TIFF (Tagged Image File Format), que apresenta elevada definição de cores sendo amplamente conhecido e utilizado para o intercâmbio de representantes digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da informação existentes. (CONARQ, 2010, p. 13).
Para facilitar na criação e tamanho da margem adequada da sinalética, a equipe executora fizeram uso de molde (vide Figura 9), para que as imagens digitalizadas tivessem o mesmo padrão de margem deixada ao redor do documento (vide Figura 11).
Figura 9 – Uso de molde para sinalética
Fonte: Fotografia pertencente ao acervo interno do projeto PROCONDEL, 2014.
6
Sinalética: margem deixada ao redor do documento, com intuito de mostrar as suas dimensões e “que permita um recorte posterior para a produção de formatos de arquivo digital derivados para acesso” (CONARQ, 2010, p. 12).
Além da sinalética, formato e resolução, a tonalidade escolhida para a digitalização foi o RGB. “O padrão RGB é padrão para apresentação de cores na internet e seu uso é recomendado para documentos originalmente coloridos ou com informações relevantes em cor e fotografias de modo geral” (CONARQ, 2010, p. 17), como o intuito de mostrar as reais condições dos documentos.
Figura 10 – Imagens de scanners utilizadas para digitalização
Fonte: Fotografias pertencentes ao acervo interno do projeto PROCONDEL, 2014. Figura 11 – Imagem de documento digitalizado com sinalética
Quadro 5 – Resumo dos requisitos utilizados para digitalização ESPECIFICAÇÕES MODELO
Resolução das imagens 300 dpi Formato dos arquivos TIFF Tonalidade das cores RGB
Fonte: Elaborado pelo autor, 2015.
Os requisitos/especificações (vide resumo no Quadro 5) permitiram uma digitalização com qualidade, obedecendo a fidelidade do documento original, evitando-se assim, o retrabalho, ou seja, necessidade de refazer a digitalização
6.4.4 Disponibilização/Acesso
Essa etapa tem por objetivo de editar a matriz digital (usando o Photoshop), removendo as sinaléticas, fazendo a conversão do formato TIFF para JPG (usando o IrfanView), do qual ocorre também a compactação do tamanho do arquivo digital (se preocupando em não perder a qualidade da imagem), tratando-a, ou seja, melhorando possíveis falhas que possam prejudicar a sua visualização. Após essa edição, houve a conversão para o PDF.
Antes de mesmo de ser direcionado para a disponibilização, todo fluxo de trabalho é verificado e conferido. Havendo alguma inconsistência, como exemplo: paginação das imagens não é igual ao número que está no PDF; imagem sem a sinalética ou não foi retirada a sinalética na edição; erro de digitação na planilha de descrição, dentre outros, é realizado os ajustes necessários, para assim ser direcionado e inserido na base de pesquisa, para posterior acesso/consulta dos usuários, através do site do PROCONDEL (http://sudene.procondel.org/), vide Figura 12.
As matrizes digitais, as imagens tratadas e os PDFs, ficam armazenados em storage (estrutura de armazenamento) localizado no LIBER.
Até o momento, há o número de 17.967 arquivos disponíveis no portal para busca.
Figura 12 – Documento visualizado através do site PROCONDEL
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este trabalho realizou uma abordagem sobre a Ciência da Informação, envolvendo instrumentos da Organização da Informação para tratamento do acervo do CONDEL, como também, uma breve reflexão sobre a Preservação Digital dos documentos, observando o quanto é imprescindível o planejamento das etapas, e o uso das tecnologias para disponibilização, mantendo-os autenticamente acessíveis aos usuários. Esta abordagem trata-se da descrição das ferramentas utilizadas, desde seu planejamento até sua execução, para preservação e disponibilização do acervo textual do CONDEL.
Por ter sido integrante do Projeto PROCONDEL e facilidade na coleta das informações necessárias para a elaboração desse trabalho de conclusão, foram questões que motivaram a escolha do tema e interesse de divulgação do Projeto PROCONDEL para a academia.
Assim como a proposta do próprio projeto PROCONDEL, também é a proposta deste trabalho, possibilitar interesse de permitir acesso aos documentos disponibilizados, permitindo contribuições para historiadores, academia e demais interessados, proporcionando subsídios para discussão e formulação de novos conhecimentos. E também incentivo de implantar as ferramentas de disponibilização em acervos de outras instituições.
