Revisão de literatura e pesquisa documental

A revisão de literatura e a pesquisa documental forneceram o background necessário ao nosso campo de interesse, baseando-se no procedimento histórico, que “consiste em investigar acontecimentos, processos e instituições do passado para verificar a sua influência na sociedade de hoje” (LAKATOS, 2003, p.107). O contexto histórico-cultural influencia, altera e dá forma às instituições, exigindo o estudo de suas origens e desenvolvimento para uma compreensão mais adequada do papel que desempenham na atualidade.

A abordagem dialética e o procedimento histórico fundamentaram a investigação em fontes primárias (planos, leis, decretos etc.), possibilitando identificar, nos instrumentos legais e funcionais que disciplinam a atividade governamental, o modo de atuar nas questões relativas à gestão dos arquivos na administração estadual, do ponto de vista da implementação das políticas de arquivo, ao longo do período pesquisado.

Grande parte dos documentos primários que embasaram a pesquisa pode ser encontrada em formato eletrônico, disponível no portal do Governo do Estado da Bahia na

web.29 A legislação, mais especificamente, pode ser consultada na homepage da Secretaria de Governo (SEGOV), que disponibiliza uma base de dados da legislação estadual, agrupada pela natureza dos documentos (leis ordinárias, leis complementares, leis delegadas, decretos etc.), através do Sistema de Legislação do Estado da Bahia, cujo gerenciamento é da competência do Centro Informatizado de Legislação e Documentação (CILED) com o apoio técnico do Núcleo de Desenvolvimento da Administração (NDA), unidades da estrutura organizacional da SEGOV.30

Nessa etapa de pesquisa em fontes primárias, deu-se especial atenção à análise das estruturas organizacionais que abrigam os sistemas por nós avaliados - Sistema Estadual de Administração e Sistema Estadual de Arquivos -, o que foi possível a partir do levantamento dos instrumentos legais de criação, extinção e/ou fusão de órgãos, bem como daqueles que

29 _{<http://www.ba.gov.br>}

30 _{A construção das bases da legislação estadual, disponíveis na homepage da SEGOV, foi realizada no} período de março/1996 a dezembro/1997, com o apoio da Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia (PRODEB) e da Empresa Gráfica da Bahia (EGBA). Ao final de 2006, encontrava-se em processo de substituição da ferramenta de armazenamento e recuperação de dados.

embasaram as mudanças ocorridas nas estruturas, especialmente no que diz respeito às áreas de arquivo e atividades correlatas (protocolos, arquivos intermediários, serviços de microfilmagem e digitalização). Também foram levantadas as finalidades e competências dos órgãos responsáveis pela coordenação desses sistemas - Secretaria da Administração (SAEB) e Fundação Pedro Calmon Centro de Memória e Arquivo Público (FPC) - e sua evolução durante o período delimitado para a pesquisa, ou seja, entre 1966 e 2006.

Para o levantamento da legislação brasileira pertinente à área de documentação e arquivos contamos, também, com documentos em formato eletrônico disponíveis na

homepage do Arquivo Nacional31, que reúne leis, decretos, instruções, portarias etc.

No que diz respeito aos planos de reforma implementados pelo Governo brasileiro nos últimos anos, contamos com os documentos disponibilizados pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG) no sítio que abriga especialmente os projetos de reforma, programas, seminários, relatórios, avaliações etc.32

Por outro lado, o levantamento em fontes secundárias (artigos, livros, monografias, teses etc.) possibilitou o embasamento teórico das questões aqui tratadas. A pesquisa bibliográfica foi realizada com o apoio das bibliotecas do Instituto de Ciência da Informação (ICI/UFBA), da Escola de Administração (EAD/UFBA) e da SEGOV, esta última, como já dissemos, especializada na legislação estadual, dispõe da documentação não encontrada em meio eletrônico, além de relatórios de atividades do Governo e mensagens de encaminhamento dos projetos de reforma.

A pesquisa de material publicado em websites do Governo, universidades, listas de discussão, entre outros, complementou a documentação indireta. Foram selecionadas algumas revistas eletrônicas das áreas de Ciência da Informação, Arquivologia, Administração e História, especialmente aquelas abrigadas no Portal da CAPES33 _{e da Biblioteca Científica}

Eletrônica On-line (SCIELO)34_{, além de publicações editadas por universidades brasileiras,}

com destaque para o Portal de Teses e Dissertações35 da Universidade de São Paulo (USP). Desde o início sentimos a necessidade de uma leitura mais acurada das questões relativas ao Estado e à Administração Pública, visto a enorme interdependência dos processos que envolvem a gestão de documentos nas instituições governamentais e as práticas administrativas por elas adotadas. Desta forma, a revisão de literatura na área da Ciência

31 _{<http://www.arquivonacional.gov.br>} 32 _{<http://www.planejamento.gov.br/gestao/conteudo/publicacoes/reforma_estado/index.htm>} 33 _{<http://www.periodicos.capes.gov.br/portugues/index.jsp>} 34 _{<http://www.scielo.br/>} 35 _{<http://www.teses.usp.br/>}

Administrativa constituiu uma das principais temáticas de estudo, como forma de aprofundar a compreensão dos conceitos de Estado, reforma do Estado, administração e gestão pública, entre outros.36

Essa opção ajudou a confirmar nossa percepção de que a interdisciplinaridade possibilita explicar a realidade a partir de enfoques diferentes que permitem interpretar os fenômenos de uma forma mais completa. Do ponto de vista epistemológico, a interdisciplinaridade procura unificar o campo de ação das disciplinas que estudam os fatos e os fenômenos sociais, buscando o intercâmbio dos métodos das diversas disciplinas, com certa independência no que diz respeito às categorias próprias de cada ciência, a fim de melhorar o estudo do real.

A seleção de material para leitura procurou seguir a linha de construção da dissertação, a partir da identificação de autores representativos do universo estudado. Desde o início da seleção da documentação bibliográfica sentimos a necessidade de definir o grau de importância de textos ou fragmentos, de modo a integrá-los ao conjunto da dissertação. Para superar esse desafio, mais uma vez buscamos no método dialético a compreensão de que é necessário “ir não somente do texto ao indivíduo, mas ainda, destes aos grupos sociais dos quais faz parte”, conforme ensina Goldman (1979, p.13).

Uma vez selecionados os principais autores, capazes de fornecer o embasamento teórico para fundamentar nossas percepções acerca da problemática que envolve a gestão documental e o acesso aos arquivos acumulados pelos órgãos da Administração Pública Estadual, agrupamos as temáticas de estudo como segue:

Embasamento teórico-filosófico

Formação do Estado e Administração Pública

Planos de reforma administrativa (Federal e Estadual)

Informação e acesso a documentos e conteúdos informacionais Documento e Arquivo

36 _{Esses temas foram aprofundados através da participação da autora na disciplina Gestão em Serviços} Públicos, ministrada pelo Programa de Mestrado em Administração Pública da Escola de Administração da UFBA.