ATIVIDADE: Atendimento ao público interno e externo (atendimento telefônico ou presencial)
1 OBJETIVO
Esclarecer dúvidas diversas do público externo e interno.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Diária.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A.
4 LEGISLAÇÃO
De acordo com o assunto objeto do atendimento.
5 DESCRIÇÃO
EXECUTOR AÇÃO
Secretaria do Gabinete da
PROEXT
Atende o demandante por telefone ou presencialmente. Verifica se a demanda é de competência do setor. Se não, encaminha ao setor competente.
Se sim, consulta legislação ou funcionário do setor, se necessário. Repassa a informação ao demandante.
• Público em geral (interno ou externo)
Solicitante
• Informação fornecidaProduto
• Público em geral (interno ou externo)Cliente
ATIVIDADE: Elaboração de Ofícios e Memorandos
1 OBJETIVO
Elaborar Ofícios e Memorandos.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Diária. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS Sistema SIE. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Secretaria de Gabinete da PROEXT
Recebe solicitação de elaboração de Ofício ou Memorando. Registra no controle interno.
Identifica a numeração do Ofício ou Memorando. Elabora o documento.
Se for para destinatário interno da UFAM, identifica documento. Se for criação de processo, gera capa de processo no SIE.
Se for resposta a um processo existente, tramita no SIE. • Dirigente
Solicitante
• Ofício e/ou MemorandoProduto
• Público interno ou externoCliente
EXECUTOR AÇÃO Secretaria de
Gabinete da PROEXT
Encaminha o documento para assinatura do dirigente do setor demandante.
Setor demandante
Verifica a redação do Ofício ou Memorando. Se não estiver de acordo, solicita ajustes.
Se estiver de acordo, assina e devolve à Secretaria. Secretaria de
Gabinete da PROEXT
Encaminha o documento ao destinatário.
Arquiva cópia do documento.
ATIVIDADE: Fotocópias dos documentos
1 OBJETIVO
Fotocopiar documentos para arquivamento e controle interno.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Irregular. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • Dirigente
Solicitante
• FotocópiasProduto
• DirigenteCliente
EXECUTOR AÇÃO
Secretaria do Gabinete da
PROEXT
Recebe a solicitação de fotocópia de documentos. Preenche formulário de requisição de cópias. Solicita a anuência do(a) Pró-Reitor(a).
Solicita reprodução dos documentos na reprografia.
Entrega ao demandante os documentos originais e os fotocopiados.
ATIVIDADE: Organização do arquivo - Arquivamento de documentos
1 OBJETIVO
Manter os documentos arquivados para fins de consulta e/ou Auditoria.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Diária. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO Normas da Arquivologia. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Secretaria do Gabinete da PROEXT
Prepara pasta para armazenar os documentos. Identifica os documentos para arquivar.
Cria "visualização" das pastas internas e externas. Organiza a pasta com suas identificações.
Atualiza a relação de pastas do arquivo deslizante. Arquiva documentos. • Dirigente
Solicitante
• Documentos arquivadosProduto
• DirigenteCliente
ATIVIDADE: Organização do arquivo - Remanejamento de documentos
1 OBJETIVO
Esvaziar pastas para receber novos documentos.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Anual. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • Dirigente
Solicitante
• Documentos remanejadosProduto
• DirigenteCliente
EXECUTOR AÇÃO
Secretaria de Gabinete da PROEXT
Prepara caixa box de arquivo. Retira documentos das pastas. Armazena documentos na caixa box. Encaminha ao arquivo inativo. Arquiva no arquivo inativo.
ATIVIDADE: Recebimento e encaminhamento de documentos diversos
1 OBJETIVO
Controlar e dar fluidez aos documentos recebidos e encaminhados pela Pró-Reitoria.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Diária. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Secretaria de Gabinete da PROEXT Recebe os processos.
Registra os documentos no protocolo de entrada. Encaminha ao (à) Pró-Reitor (a) para despacho.
Pró-Reitor (a) Recebe os processos.
Devolve à Secretaria.
Secretaria de Gabinete Encaminha os documentos ao Departamento responsável. • PROEXT
Solicitante
• Documentos recebidos e encaminhadosProduto
• Destinatário do documentoCliente
EXECUTOR AÇÃO da PROEXT
Diretor (a) do Departamento
Recebe os processos.
Despacha documentos aos funcionários responsáveis para providências.
ATIVIDADE: Monitoramento do e-mail institucional
1 OBJETIVO
Assegurar a leitura e o encaminhamento das demandas, se for o caso, manifestadas através do e-
mail institucional. 2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Diária. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Secretaria de Gabinete da PROEXT
Acessa o e-mail institucional.
Verifica se a demanda é de competência do setor. Se não, encaminha ao setor competente.
Se sim, consulta legislação ou funcionário do setor, se necessário. Repassa a informação ao demandante.
• Dirigente
Solicitante
• Atendimento da demanda via e-mail.Produto
• Público em geral (interno ou externo)Cliente
ATIVIDADE: Expedição de Portarias
1 OBJETIVO
Formalizar os atos administrativos emanados da Pró-Reitoria de Extensão.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Irregular.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A.
4 LEGISLAÇÃO
De acordo com a matéria regulada por cada Portaria.
5 DESCRIÇÃO
EXECUTOR AÇÃO
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Recebe do (a) Pró-Reitor (a) a demanda e o conteúdo da Portaria.
Elabora a Portaria, consoante o conteúdo recebido, utilizando os modelos pré-existentes.
Encaminha ao (à) Pró-Reitor (a) para assinatura. Pró-Reitor (a) Confere o teor da Portaria.
• Pró-Reitor (a)
Solicitante
• Portarias elaboradasProduto
• Servidor interessadoCliente
EXECUTOR AÇÃO
Pró-Reitor (a)
Se não estiver de acordo, solicita ajustes. Se estiver de acordo, assina.
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Escaneia a Portaria assinada pelo (a) Pró-Reitor (a). Encaminha cópia aos interessados.
Publica o arquivo na respectiva página virtual da PROEXT.
ATIVIDADE: Requisição de material de consumo
1 OBJETIVO
Realizar o pedido de material de consumo para os Departamentos da Pró-Reitoria.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA
Prazo estipulado pelo DEMAT/Trimestral.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS Sistema SIE. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Secretaria de Gabinete da PROEXT
Coleta as demandas de material de consumo dos diversos Departamentos da Pró-Reitoria.
Acessa o Sistema de Informação da UFAM - SIE, no módulo "Requisição de Material" dentro do prazo trimestral indicado pelo DEMAT.
Insere item por item na requisição. Salva solicitação. • Todos os Departamentos da Pró-Reitoria
Solicitante
• Abastecimento de material de consumoProduto
• Todos os Departamentos da Pró-ReitoriaCliente
EXECUTOR AÇÃO Secretaria de
Gabinete da PROEXT
Envia ao Almoxarifado, via sistema. Imprime a lista e o comprovante de envio. Arquiva na pasta de pedidos de materiais.
ATIVIDADE: Requisição de material permanente
1 OBJETIVO
Realizar o pedido de material permanente para os Departamentos da Pró-Reitoria.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Irregular. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Secretaria de Gabinete da PROEXT
Recebe as demandas de cada Departamento.
Preenche formulário próprio, disponível na página virtual do DEMAT, pesquisando no CATMAT do material, disponível no COMPRASNET. Dá ciência ao(à) Pró-Reitor(a).
• Departamentos da PROEXT
Solicitante
• Fornecimento de materiais permanentes aos Departamentos da PROEXTProduto
• Departamentos da PROEXTCliente
EXECUTOR AÇÃO Pró-Reitor (a) Dá anuência mediante assinatura.
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Tramita no Sistema de Informação da UFAM - SIE.
Entrega o processo no Departamento de Materiais - DEMAT.
ATIVIDADE: Elaboração do controle de frequência dos servidores
1 OBJETIVO
Elaborar o controle de frequência dos servidores da PROEXT.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA Até o 5º dia útil do mês/Mensal.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A.
4 LEGISLAÇÃO
Lei nº 8.112/1990 e Atos Normativos da Instituição.
5 DESCRIÇÃO
EXECUTOR AÇÃO
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Preenche formulário, disponível na página virtual da PROGESP.
Encaminha ao (à) Pró-Reitor (a) para assinatura.
Pró-Reitor (a)
Verifica documento.
Se não estiver de acordo, solicita os ajustes necessários. • PROGESP/ DAPES
Solicitante
• Frequência mensal dos servidoresProduto
• PROGESP/ DAPESCliente
EXECUTOR AÇÃO
Pró-Reitor (a)
Se estiver de acordo, assina.
Devolve para aSecretaria de Gabinete da PROEXT. Secretaria de
Gabinete da PROEXT
Encaminha frequência ao Departamento de Pessoal.
ATIVIDADE: Controle de consumo de material gráfico
1 OBJETIVO
Controlar o consumo de materiais gráficos utilizados pela Pró-Reitoria a fim de ter, em tempo real, o saldo atualizado do pregão licitado.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Irregular. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO Lei nº 8.666/93. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Coordenadores (as)
dos Programas Solicitam à PROEXT o serviço de material gráfico.
DPROEX
Recebe a solicitação de material gráfico.
Confere a autorização de concessão pela Câmara de Extensão e • DPROEX e Secretaria da PROEXT.
Solicitante
• Controle de materiais gráficos atualizadoProduto
• Pró-Reitor(a)Cliente
EXECUTOR AÇÃO
DPROEX
Interiorização.
Encaminha uma via à Secretaria de Gabinete da PROEXT.
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Preenche planilha dinâmica de controle. Monitora saldo para materiais gráficos. Informa aos interessados.
ATIVIDADE: Agendamento das reuniões com as Unidades Acadêmicas da capital e do interior.
1 OBJETIVO
Agendar as reuniões da PROEXT com as Unidades Acadêmicas da capital e do interior e planejar as pautas, as demandas e demais providências pertinentes.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA Conforme a demanda/Irregular. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • Pró-Reitor (a)
Solicitante
• Planejamento das reuniões nas Unidades Acadêmicas (capital e interior)
Produto
• Pró-Reitor (a)
EXECUTOR AÇÃO
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Recebe o planejamento de reuniões, com previsão de datas do (a) Pró- Reitor (a).
Expede Memorando Circular para os Diretores das Unidades Acadêmicas da capital e do interior, comunicando datas e abrindo espaço para demandas das Unidades.
Envia por e-mail arquivo digital e via malote institucional.
Diretores das Unidades Acadêmicas
Verifica datas previstas.
Se estiver de acordo, confirma datas, devolvendo à Secretaria de Gabinete da PROEXT.
Se não estiver de acordo, sugere mudanças.
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Comunica ao(à) Pró-Reitor(a) as confirmações ou sugestões de mudanças de datas.
Comunica, via e-mail ou telefone, as datas definitivas das visitas às Unidades Acadêmicas, iniciando o processo de solicitação de passagens e diárias e outras providências necessárias.
ATIVIDADE: Elaboração e envio de boletim de frequência de bolsistas
1 OBJETIVO
Enviar as frequências e relatórios de atividades dos bolsistas da PROEXT, a fim de garantir o pagamento da bolsa.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA
Até o 5º dia útil de cada mês/Mensal.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS Sistema SIE.
4 LEGISLAÇÃO
Portaria nº 387/2007, de 26 de fevereiro de 2007 e Portaria nº 598/2010, de 17 de março de 2010.
5 DESCRIÇÃO
EXECUTOR AÇÃO
Bolsistas
Preenche o formulário de frequência e relatório de atividades.
Entrega o formulário de frequência e relatório de atividades na Secretaria da PROEXT.
Secretaria de Recebe os formulários de frequência e relatório de atividades dos bolsistas, • PROGESP/DAEST
Solicitante
• Frequência e relatório de atividades tramitadosProduto
• PROGESP/DAESTCliente
EXECUTOR AÇÃO
PROEXT Encaminha ao(a) Pró-Reitor(a) para análise e assinatura da documentação. Acessa o Sistema SIE.
Cria processo no sistema.
Imprime capa de processo e comprovante de protocolização. Encaminha processo à Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas.
ATIVIDADE: Solicitação de passagens e diárias, hospedagem e alimentação
1 OBJETIVO
Solicitar, via Sistema de Concessão de Passagens e Diárias - SCDP, as passagens e diárias concedidas no âmbito da PROEXT.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA
Até 05 dias após o recebimento da solicitação/Irregular.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS SCDP.
4 LEGISLAÇÃO
Lei nº 8.112/90; Decreto nº 7.689, de 02 de março de 2012; Decreto nº 7.613, de 17 de novembro de 2011; Decreto nº 6.907, de 21 de julho de 2009; Decreto nº 5.992, de 19 de dezembro de 2006; Decreto nº 3.643, de 26 de outubro de 2000; Decreto nº 71.733 de 18 de janeiro de 1973, e; Portaria nº 205 MPOG, de 22 de abril de 2010. 5 DESCRIÇÃO • Docentes, Discentes, TAE's e colaboradores eventuais.
Solicitante
• Emissão de passagens e pagamento de diáriasProduto
• Docentes, Discentes, TAE's e colaboradores eventuais.Cliente
EXECUTOR AÇÃO Coordenadores (as)
dos Programas
Solicitam à PROEXT a concessão de passagens, diárias, hospedagem e alimentação.
DPROEX
Analisa se a proposta está de acordo com a Decisão da CEI.
Se não estiver de acordo, devolve solicitação, indeferindo a mesma.
Se estiver de acordo, encaminha à Secretaria de Gabinete da PROEXT para as providências devidas.
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Recebe formulário de concessão de passagens e diárias, devidamente autorizadas pela Direção do DPROEX.
Escaneia os documentos. Acessa o SCDP.
Cria processo.
Anexa documentos escaneados. Encaminha processo via SCDP
Arquiva cópia do processo físico para controle e acompanhamento do andamento do processo junto à Chefia do Gabinete/Área de Diárias e Passagens.
ATIVIDADE: Prestação de contas de diárias e passagens
1 OBJETIVO
Inserir no sistema a prestação de contas das passagens e diárias concedidas aos docentes, discentes, TAE's e colaboradores eventuais.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA
Até05 dias a partir do recebimento/Irregular.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS SCDP.
4 LEGISLAÇÃO
Lei nº 8.112/90; Decreto nº 7.689, de 2 de março de 2012; Decreto nº 7.613, de 17 de novembro de 2011; Decreto nº 6.907, de 21 de julho de 2009; Decreto nº 5.992, de 19 de dezembro de 2006; Decreto nº 3.643, de 26 de outubro de 2000; Decreto nº 71.733 de 18 de janeiro de 1973, e; Portaria nº 205 MPOG, de 22 de abril de 2010. 5 DESCRIÇÃO • Docentes, Discentes, TAE's e colaboradores eventuais
Solicitante
• Prestação de contas de diárias e passagensProduto
• Docentes, Discentes, TAE's e colaboradores eventuaisCliente
EXECUTOR AÇÃO
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Recebe do protocolo ou do solicitante (via e-mail) os relatórios de prestação de contas.
Escaneia os documentos. Acessa o SCDP.
Compara as informações descritas no relatório com aquelas inseridas no SCDP.
Se idênticas, anexa-se os documentos digitalizados.
Encaminha-se o processo via sistema.
Se não, retorna-se ao solicitante da viagem para correção.
ATIVIDADE: Recebimento e resposta às demandas diversas feitas à PROEXT
1 OBJETIVO
Atender às demandas da comunidade acadêmica no âmbito da extensão universitária no que compete ao(à) Pró-Reitor(a), ao pagamento de bolsas, concessão de passagens e diárias, dentre outros.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA
De acordo com o objeto da demanda/Irregular.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A.
4 LEGISLAÇÃO
De acordo com o objeto da demanda.
5 DESCRIÇÃO
EXECUTOR AÇÃO
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Recebe as demandas do Protocolo da PROEXT.
Encaminha ao dirigente para ciência e despacho. • Comunidade universitária
Solicitante
• Demandas da comunidade universitária respondidas.Produto
• Unidades Acadêmicas, Unidades Administrativas, servidores, discentes e sociedade em geral.Cliente
EXECUTOR AÇÃO
Dirigente Emite despacho para providências dos respectivos responsáveis. Encaminha para aSecretaria de Gabinete.
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Protocola.
Envia aos destinatários.
ATIVIDADE: Solicitação de pagamento de bolsa dos projetos e programas de extensão
1 OBJETIVO
Solicitar o pagamento de bolsas dos Projetos e Programas de Extensão.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA Até o dia 20 de cada mês/Mensal.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS SIE e SIAFI.
4 LEGISLAÇÃO
Decisões da Câmara de Extensão e Interiorização.
5 DESCRIÇÃO • DPROEX • Coordenação do PIBEX
Solicitante
• Pagamento de bolsaProduto
• PROADMCliente
EXECUTOR AÇÃO DPROEX/
Coordenação PIBEX
Encaminha a lista dos bolsistas para solicitação do pagamento.
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Insere os bolsistas no SIAFI.
Se o sistema identificar alguma informação incorreta, informa ao DPROEX/ Coordenação PIBEX para contato com o referido bolsista. DPROEX/
Coordenação PIBEX
Corrige os erros encontrados na lista.
Devolve à Secretaria do gabinete para ajuste no SIAFI.
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Não havendo impedimentos, redige Memorando. Monta o processo a ser encaminhado à PROADM.
Encaminha ao (à) Pró-Reitor (a) para verificação e assinatura.
Pró-Reitor (a)
Analisa o Memorando e o teor da lista que será paga.
Se não estiver de acordo, devolve à Secretaria do Gabinete para os ajustes necessários.
Se estiver de acordo, assina.
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Recebe o documento assinado. Acessa o SIE.
Tramita o processo à PROADM. Numera processo.
Carimba "em branco" no verso das páginas do processo. Encaminha processo à PROADM.
ATIVIDADE: Pagamento de bolsa do PACE
1 OBJETIVO
Efetivar o pagamento da bolsa de coordenadores do PACE.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA 15 dias/Semestral.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS
Sistema Integrado para a Educação – SIE e Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI.
4 LEGISLAÇÃO
Decisão da Câmara de Extensão e Interiorização.
5 DESCRIÇÃO • Coordenação do PACE • DPROEX
Solicitante
• Pagamento da bolsa do CoodenadorProduto
• PROADMCliente
EXECUTOR AÇÃO
Coordenação PACE Formaliza a lista de docentes bolsistas. Encaminha ao DPROEX para análise.
DPROEX
Faz análise da lista.
Se forem verificados erros, devolve-se à Coordenação do PACE.
Se não houver discordância, a lista é encaminhada à Secretaria de Gabinete para inserção no SIAFI.
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Gera LC no SIAFI.
Elabora o processo de encaminhamento à PROADM.
Encaminha documento para o (à) Pró-Reitor (a) de Extensão para sua verificação e assinatura.
Pró-Reitor (a) PROEXT
Analisa o processo.
Assina nos locais especificados.
Devolve o processo à Secretaria de Gabinete.
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Tramita o processo no SIE para o destino e obtenção de número de processo.
Encaminha à Secretaria da PROADM para conhecimento e autorização por parte do (a) Pró-Reitor (a) daquela Pró-Reitoria.
Pró-Reitor (a) PROADM
Autoriza.
Encaminha o processo ao Departamento Financeiro da UFAM para pagamento.
ATIVIDADE: Pagamento de bolsa MEC-SESu
1 OBJETIVO
Pagar bolsa do projeto MEC-SESu.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA
Até 05 dias após o recebimento/Mensal.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS SIE e SIAFI. 4 LEGISLAÇÃO Edital PROEXT/MEC-SESu. 5 DESCRIÇÃO • Coordenação do PIBEX e MEC/SESu
Solicitante
• Pagamento da bolsa para os discentesProduto
• PROADMCliente
EXECUTOR AÇÃO Ordenador de
despesas MEC- SESu
Formaliza a lista de discentes.
Encaminha ao DPROEX para análise.
DPROEX
Faz análise da lista.
Se forem verificados erros, devolve-se ao Ordenador de despesas MEC- SESu.
Se não houver discordância, a lista é encaminhada à Secretaria de Gabinete para inserção no SIAFI.
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Gera LC no SIAFI.
Elabora o processo de encaminhamento à PROADM.
Encaminha documento para o (à) Pró-Reitor (a) de Extensão para sua verificação e assinatura.
Pró-Reitor (a) PROEXT
Analisa o processo.
Assina nos locais especificados.
Devolve o processo à Secretaria de Gabinete.
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Tramita o processo no SIE para o destino e obtenção de número de processo.
Encaminha à Secretaria da PROADM para conhecimento e autorização por parte do (a) Pró-Reitor (a) daquela Pró-Reitoria.
Pró-Reitor (a) PROADM
Autoriza.
Encaminha o processo ao Departamento Financeiro da UFAM para pagamento.
ATIVIDADE: Pagamento de ajuda de custo
1 OBJETIVO
Operacionalizar o pagamento de ajuda de custo para bolsistas e colaboradores eventuais.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA
Até 05 dias após o recebimento/Irregular.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS SIE e SIAFI. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • DPROEX/Coordenação PIBEX/MEC-SESu
Solicitante
• Pagamento de ajuda de custoProduto
• PROADMCliente
EXECUTOR AÇÃO
DPROEX/Coordenação PIBEX e MEC-SESu
Recebe os dados dos bolsistas e/ou colaboradores, através dos formulários preenchidos, acompanhados de Memorando, programação do evento/atividade.
Confere as informações recebidas.
Se as informações estiverem corretas, encaminha-se à Secretaria de Gabinete da PROEXT.
Se apresentar alguma informação incorreta, devolve-se para o Coordenador do projeto para correções.
Secretaria de Gabinete da PROEXT
Acessa o SIAFI.
Insere informações no sistema.
Se o sistema verificar erros, solicita nova correção. Se dados estiverem corretos, gera a LC.
Elabora Memorando encaminhando a lista à PROADM. Numera cada página da lista, criando um processo. Encaminha ao (à) Pró-Reitor (a) para assinatura.
Pró-Reitor (a) PROEXT
Analisa o processo.
Se não estiver de acordo, devolve à Secretaria de Gabinete para os ajustes necessários.
Se estiver de acordo, assina.
Secretaria de Gabinete da PROEXT
Acessa o SIE.
Gera capa de processo.
Tramita o processo para o destino.
ATIVIDADE: Prestação de informações referentes aos pagamentos solicitados pela PROEXT
1 OBJETIVO
Prestar atendimento ao público, disponibilizando informações diversas e/ou esclarecendo dúvidas quanto às solicitações de pagamento de competência da Pró-Reitoria.
2 PRAZO/FREQUÊNCIA 01 dia/Diária.
3 RECURSOS TECNOLÓGICOS SCDP e SIAFI.
4 LEGISLAÇÃO
Lei Complementar nº 131/2009 (Lei da Transparência).
5 DESCRIÇÃO • Público em geral (interno e externo)
Solicitante
• Esclarecimento de possíveis dúvidas e/ou repasse de informaçõesProduto
• Público em geral (interno e externo)Cliente
EXECUTOR AÇÃO
Secretaria de Gabinete da
PROEXT
Recebe dúvidas quanto aos pagamentos, passagens, diárias, hospedagens e outras informações referentes ao setor financeiro.
Verifica o que está sendo demandado.
Se referente à passagem, verifica no SCDP o andamento da passagem do demandante, no caso de ser o coordenador do projeto.
Se referente à hospedagem, verifica na Chefia de Gabinete quanto ao andamento da hospedagem, informando o número do protocolo no SIE. Se referente à ajuda de custo, verifica no SIAFI se já existe ordem bancária para pedido, para informar a data do pagamento.
Se referente ao pagamento de bolsa para docentes e discentes, verifica no SIAFI se já existe ordem bancária para informar a data do pagamento. Se referente a dúvidas quanto a prazos de passagens e documentação, indica a página virtual da PROEXT, onde apresenta esclarecimento quanto à documentação e prazos, ou informa pessoalmente, imprimindo a norma dos prazos e uma lista dos documentos necessários ao pedido de passagens. Se referente ao pagamento de diárias, verifica no sistema SCDP se há ordem bancária para informar ao interessado.
Havendo ordem bancária, informa ao interessado. Não havendo, monitora frequentemente.