Ficha Catalográfica elaborada por Suely O. Moraes - CRB 11/365

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U58 Universidade Federal do Amazonas. Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional. Departamento de Modernização Administrativa.

Manual de procedimentos - PROEXT / Departamento de Modernização Administrativa; elaboração: Mariomar de Sales Lima; Ana Flávia de Moraes Moraes e André Carvalho Soares. -- Manaus: Edua, 2017.

274 p. : il. ; 23 cm.

ISBN 978-85-7401-945-1

1. PROEXT – Manual de procedimentos I. Lima, Mariomar de Sales. II. Moraes, Ana Flávia de Moraes. III. Soares, André Carvalho. IV. Título.

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AGU – Advocacia Geral da União. ASCOM - Assessoria de Comunicação. CATMAT – Catálogo de Materiais.

CDGI - Coordenação de Design e Gestão da Informação.

CEEAB - Centro de Estudos Estratégicos da Amazônia Brasileira. CEI - Câmara de Extensão e Interiorização.

CGU – Controladoria Geral da União. COMEXI – Comitê de Extensão.

COMPRASNET – Portal de Compras do Governo Federal. CONSAD - Conselho de Administração.

CONSEPE – Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão. CTIC - Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação. DAEST – Departamento de Assuntos Estudantis.

DAPES - Departamento de Administração de Pessoal.

DARPEX - Departamento de Articulação e Planejamento de Extensão. DCPI - Departamento de Cultura e Produção de Imagem.

DEAA - Departamento de Acompanhamento e Avaliação de Impacto das Ações de Extensão Universitária.

DEFIN - Departamento de Finanças. DEMAT - Departamento de Materiais. DO – Departamento de Orçamento. DOU - Diário Oficial da União.

DPA - Departamento de Políticas Afirmativas.

DPROEX - Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária. EaD - Educação à Distância.

ENAMAT - Escola Nacional dos Magistrados do Trabalho. ESMAT - Escola Superior de Magistratura Trabalhista. FC-AS – Fluxo Contínuo Autossustentação Financeira. FIEAM – Federação das Indústrias do Estado do Amazonas. FUA – Fundação Universidade do Amazonas.

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MPOG – Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. N/A – Não se Aplica.

PACE - Programa Atividade Curricular de Extensão.

PAREC - Programa de Apoio à Realização de Cursos e Eventos. PGF – Procuradoria Geral Federal.

PIBEX - Programa Institucional de Bolsa de Extensão. POP - Procedimento Operacional Padrão.

PROADM - Pró-Reitoria de Administração e Finanças. PROEXT - Pró-Reitoria de Extensão

PROGESP – Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas.

PROPLAN - Pró-Reitoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional. REPAR - Recurso de Emenda Parlamentar.

SCDP - Sistema de Concessão de Diárias e Passagens. Sec. - Secretaria.

SENAC – Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial. SESI – Serviço Social da Indústria.

SG – Secretaria Geral da Presidência da República.

SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal. SIASG – Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais.

SICONV - Portal de Convênios do Governo Federal. SIE – Sistema de Informações para o Ensino.

SIMEC - Sistema Integrado de Monitoramento do Ministério da Educação.

SPO-TED – Subsecretaria de Planejamento e Orçamento - Termo de Execução Descentralizada do MEC

TAE – Técnico Administrativo em Educação. TCU - Tribunal de Contas da União.

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PORTARIA DE APROVAÇÃO DO GABINETE DA REITORA ... 12

1 ORGANOGRAMA ... 14

2 FUNCIONOGRAMA ... 15

3 FLUXOGRAMA SISTÊMICO ... 18

4 QUADRO DE PROCESSOS FINALÍSTICOS ... 19

5 QUADRO DE ATIVIDADES ... 25

5.1 Atividades comuns a todos os dirigentes ... 25

5.2 Secretaria do Gabinete da PROEXT ... 25

5.3 Departamento de Acompanhamento e Avaliação de Impacto das Ações de Extensão Universitária ... 28

5.3.1 Coordenação de Design e Gestão da Informação ... 29

5.4 Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária ... 30

5.4.1 Coordenação do PACE ... 31

5.4.2 Coordenação do PIBEX e MEC-SESu ... 32

5.5 Departamento de Articulação e Planejamento de Extensão ... 34

5.6 Departamento de Políticas Afirmativas ... 36

6 PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÃO ... 37

PRÓ-REITOR (A) DE EXTENSÃO ... 38

6.1 ATIVIDADES COMUNS A TODOS OS DIRIGENTES ... 39

ATIVIDADE: Avaliação de desempenho de servidor ... 40

ATIVIDADE: Participação em reuniões internas e externas ... 42

ATIVIDADE: Análise e despacho dos documentos recebidos ... 44

6.2 SECRETARIA DO GABINETE DA PROEXT ... 46

ATIVIDADE: Atendimento ao público interno e externo (atendimento telefônico ou presencial) ... 47

ATIVIDADE: Elaboração de Ofícios e Memorandos ... 49

ATIVIDADE: Fotocópias dos documentos ... 51

ATIVIDADE: Organização do arquivo - Arquivamento de documentos ... 53

ATIVIDADE: Organização do arquivo - Remanejamento de documentos ... 55

ATIVIDADE: Recebimento e encaminhamento de documentos diversos ... 57

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ATIVIDADE: Elaboração do controle de frequência dos servidores ... 67

ATIVIDADE: Controle de consumo de material gráfico ... 69

ATIVIDADE: Agendamento das reuniões com as Unidades Acadêmicas da capital e do interior. ... 71

ATIVIDADE: Elaboração e envio de boletim de frequência de bolsistas ... 74

ATIVIDADE: Solicitação de passagens e diárias, hospedagem e alimentação ... 76

ATIVIDADE: Prestação de contas de diárias e passagens ... 79

ATIVIDADE: Recebimento e resposta às demandas diversas feitas à PROEXT ... 81

ATIVIDADE: Solicitação de pagamento de bolsa dos projetos e programas de extensão ... 83

ATIVIDADE: Pagamento de bolsa do PACE ... 86

ATIVIDADE: Pagamento de bolsa MEC-SESu ... 89

ATIVIDADE: Pagamento de ajuda de custo ... 92

ATIVIDADE: Prestação de informações referentes aos pagamentos solicitados pela PROEXT ... 95

6.3 DEPARTAMENTO DE ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO DE IMPACTO DAS AÇÕES DE EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA ... 98

ATIVIDADE: Editais referentes aos Programas PAREC. ... 99

ATIVIDADE: Gestão da operacionalização dos projetos PAREC e Custo Restrito ... 101

ATIVIDADE: Gestão das solicitações de recursos dos projetos PAREC... 105

ATIVIDADE: Operacionalização de projetos PAREC ... 107

ATIVIDADE: Acompanhamento da execução dos cursos e eventos institucionalizados como PAREC ... 112

ATIVIDADE: Acompanhamento do processo de certificação dos participantes, palestrantes e executores dos PARECs. ... 114

6.3.1 COORDENAÇÃO DE DESIGN E GESTÃO DA INFORMAÇÃO ... 116

ATIVIDADE: Atendimento ao público em geral... 117

ATIVIDADE: Atualização do sítio da PROEXT ... 120

ATIVIDADE: Elaboração de documentos para setores externos. ... 122

ATIVIDADE: Elaboração de documentos. ... 124

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ATIVIDADE: Suporte em Design. ... 136 ATIVIDADE: Tramitação de documentos via SIE. ... 138 6.4 DEPARTAMENTO DE PROGRAMAS E PROJETOS DE EXTENSÃO UNIVERSITÁRIA ... 141 ATIVIDADE: Editais referentes aos Programas PACE e PIBEX. ... 142 ATIVIDADE: Atendimento ao público interno e externo para orientação de Projetos e Programas de Extensão. ... 144 ATIVIDADE: Gestão da operacionalização dos projetos PACE. ... 146 ATIVIDADE: Gestão da operacionalização dos projetos PIBEX ... 151 ATIVIDADE: Gestão da operacionalização dos Programas de Extensão Institucionalizados ... 156 ATIVIDADE: Gestão da operacionalização dos relatórios aprovados para certificação ... 159 ATIVIDADE: Gestão das solicitações de recursos dos projetos PIBEX e Programas 161 ATIVIDADE: Gestão da solicitação de pagamento dos discentes bolsistas ... 163 ATIVIDADE: Apoio informativo dos projetos e programas de extensão para a Câmara de Extensão e Interiorização ... 165 ATIVIDADE: Apoio técnico-pedagógico aos Comitês de Extensão das Unidades Acadêmicas. ... 167 ATIVIDADE: Apoio técnico-pedagógico às Unidades Acadêmicas referentes à submissão de Programas de Extensão Universitária ... 169 ATIVIDADE: Solicitação para concessão de diárias e passagens dos Programas de Extensão ... 172 ATIVIDADE: Solicitação mensal de pagamento de bolsa para discentes dos Programas de Extensão ... 174 ATIVIDADE: Operacionalização dos relatórios semestrais de Programas de Extensão ... 176 6.4.1 COORDENAÇÃO DO PACE ... 178 ATIVIDADE: Operacionalização de Projetos do PACE ... 179 ATIVIDADE: Acompanhamento da execução das atividades curriculares de extensão (ACE’s) ... 183

(9)

ATIVIDADE: Processo de certificação dos participantes e executores do PACE. ... 191

ATIVIDADE: Arquivamento dos processos após aprovados e certificados. ... 193

6.4.2 COORDENAÇÃO DO PIBEX E MEC-SESu ... 195

ATIVIDADE: Operacionalização de projetos PIBEX ... 196

ATIVIDADE: Acompanhamento da execução das atividades do PIBEX ... 201

ATIVIDADE: Operacionalização dos relatórios do PIBEX ... 205

ATIVIDADE: Acompanhamento do processo de certificação dos participantes e executores dos Projetos do PIBEX ... 209

ATIVIDADE: Solicitação para concessão de diárias e passagens dos projetos PIBEX. ... 211

ATIVIDADE: Encaminhamento de pagamento de bolsa para discentes dos Projetos PIBEX. ... 214

ATIVIDADE: Acompanhamento e orientação (interna e externa) sobre o Edital Nacional para projetos e programas financiados pelo MEC-SESu ... 216

ATIVIDADE: Acompanhamento da execução das atividades MEC-SESu. ... 218

ATIVIDADE: Operacionalização dos relatórios MEC-SESu ... 220

ATIVIDADE: Acompanhamento do processo de certificação dos participantes e executores dos Projetos MEC-SESu... 222

ATIVIDADE: Concessão de diárias e passagens dos projetos MEC-SESu ... 224

ATIVIDADE: Encaminhamento de pagamento de bolsa para discentes dos Projetos MEC-SESu ... 227

ATIVIDADE: Arquivamento dos processos após aprovados e certificados ... 229

ATIVIDADE: Apoio técnico-pedagógico aos Comitês de Extensão das unidades acadêmicas referentes aos projetos de extensão ... 231

ATIVIDADE: Aquisição de material permanente e de consumo. ... 233

ATIVIDADE: Aquisição de material gráfico ... 235

6.5 DEPARTAMENTO DE ARTICULAÇÃO E PLANEJAMENTO DE EXTENSÃO ... 238

ATIVIDADE: Orientações sobre fluxos de projetos de extensão autossustentáveis aos interessados em coordenar tais projetos. ... 239

(10)

ATIVIDADE: Controle dos materiais permanentes adquiridos com recursos do REPAR.

... 250

ATIVIDADE: Visita a órgãos financiadores... 252

ATIVIDADE: Pesquisa na Web - Editais abertos. ... 254

ATIVIDADE: Visita aos COMEXI`s. ... 257

ATIVIDADE: Criação do banco de projetos do DARPEX. ... 259

ATIVIDADE: Participação da reunião do Centro de Estudos Estratégicos da Amazônia Brasileira. ... 261

ATIVIDADE: Assessoramento na elaboração do Plano de Cultura da UFAM. ... 263

6.6 DEPARTAMENTO DE POLÍTICAS AFIRMATIVAS ... 265

ATIVIDADE: Cadastramento de Termo de Cooperação Técnica via SIMEC ... 266

ATIVIDADE: Autorização de concessão de passagens e diárias para propostas institucionalizadas junto ao Departamento ... 269

ATIVIDADE: Análise de formulário para aquisição de material e serviços ... 271

6.7 DEPARTAMENTO DE CULTURA E PRODUÇÃO DE IMAGEM ... 273

ELEMENTOS GRÁFICOS DO FLUXOGRAMA ... 274

(11)

APRESENTAÇÃO

O objetivo do presente trabalho é retratar o mapeamento de atividades realizado junto à Pró-Reitoria de Extensão (PROEXT) que foi desenvolvido com a intenção de iniciar o processo de modernização administrativa a partir do mapeamento de atividades e identificaçãode processos finalísticos.

Este documento registra os procedimentos operacionais da PROEXT. E, para facilitar sua utilização, foram inseridas as descrições textuais e as representações gráficas de todas as atividades mapeadas.

Ainda quanto à sua estrutura, este documento apresenta o funcionograma da PROEXT, seu fluxograma sistêmico, o quadro de atividades que evidencia a frequência, o prazo e as legislações aplicáveis, bem como o glossário que define os termos técnicos empregados no documento.

É importante considerar que este manual é dinâmico e deverá retratar o dinamismo que é típico dos órgãos que compõem a estrutura daUFAM. Nesse sentido, o mesmo deverá ser revisado sempre que necessário, de forma a retratar continuamente como as rotinas de trabalho são executadas.

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1 ORGANOGRAMA

Figura 1: Organograma da PROEXT.

Fonte: Resolução nº 046/2014-CONSAD.

Pró-Reitor(a) de Extensão

Departamento de Acompanhamento e Avaliação de Impacto das

Ações de Extensão Universitária Departamento de Articulação e Planejamento de Extensão Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária Coordenação de Design e Gestão da Informação Coordenação do PIBEX e MEC-Sesu Coordenação do PACE Departamento de Políticas Afirmativas Departamento de Cultura e Produção de Imagem Secretaria geral

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2 FUNCIONOGRAMA

PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO

Atribuições: Planejar, coordenar, acompanhar e avaliar as atividades de extensão em conjunto com os Departamentos acadêmicos em cumprimento à Política Institucional de Extensão.

ÁREA ATRIBUIÇÃO

Departamento de Acompanhamento e Avaliação de Impacto das Ações de Extensão

Universitária

• Elaborar os Editais que irão nortear as atividades dos diversos Programas e Projetos de Extensão a cargo da PROEXT;

• Controlar e organizar as propostas de Projetos PAREC e Custo Restrito;

• Controlar, organizar e atender as várias solicitações de recursos decorrentes dos Programas e Projetos de Extensão;

• Operacionalizar e realizar as etapas concernentes aos projetos PAREC;

• Acompanhar e apoiar a execução dos cursos e eventos institucionalizados como PAREC;

• Acompanhar e apoiar, no que couber, o processo de certificação dos participantes, palestrantes e executores dos PARECs;

• Constituir e realizar manutenção de banco de pareceristas ad hoc para avaliação de propostas submetidas e para acompanhamento e avaliação de impacto dos projetos de extensão;

• Acompanhar e avaliar os impactos das ações de extensão; • Participar das reuniões da CEI;

• Manter permanente contato com os COMEXIs, capital e interior, para fins de acompanhamento e avaliação de Programas e Projetos de Extensão, e

• Assessorar o(a) Pró-Reitor(a) no que couber.

Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária

• Atender ao público interno e externo para orientação de Projetos e Programas de Extensão; • Elaborar os Editais referentes aos Programas: PACE, PIBEX;

• Controlar e organizar as propostas de projetos: PACE e PIBEX;

• Controlar e organizar as propostas de Programas de Extensão Institucionalizados que serão submetidos; • Acompanhar e gerir a certificação dos relatórios dos projetos aprovados para certificação;

• Controlar, organizar e atender as várias solicitações de recursos decorrentes dos Programas e Projetos de Extensão;

• Gerir e controlar o pagamento de bolsas dos diversos projetos e programas de extensão aos discentes bolsistas; • Apoiar e levar informações dos projetos e programas de extensão para as reuniões da Câmara de Extensão e

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• Dar o apoio técnico-pedagógico aos Comitês de Extensão das unidades acadêmicas da UFAM;

• Dar o apoio técnico-pedagógico às Unidades Acadêmicas da UFAM referentes à submissão de Programas de Extensão Universitária;

• Efetivar a solicitação mensal de pagamento de bolsa para discentes dos Programas de Extensão; • Operacionalizar os relatórios semestrais recebidos dos Programas de Extensão, e

Departamento de Articulação e Planejamento de Extensão

• Orientar os fluxos de Projetos de Extensão autossustentáveis aos interessados em coordenar tais projetos; • Analisar as propostas de Projetos apresentadas pelos Coordenadores à modalidade de Fluxo Contínuo

Autossustentação Financeira/FC-AS;

• Assessorar os Coordenadores de propostas de Autossustentação financeira para submissão de seus projetos; • Coordenar o Projeto Emenda Parlamentar – REPAR;

• Manter o controle dos materiais permanentes adquiridos com recursos do REPAR;

• Prospectar no mercado, órgãos, empresas e instituições possíveis financiadores de Projetos de Extensão Autossustentáveis;

• Acessar os sites na web em busca de Editais abertos com oportunidades de financiamento de projetos;

• Reunir como os membros dos Comitês de Extensão das Unidades da Capital e do Interior para tratar de assuntos relativos a Projetos de Autossustentação Financeira;

• Criar Banco de Projetos do DARPEX, composto por Projetos com características de Autossustentabilidade Financeira, para compor o portfólio de oportunidades a serem apresentadas aos financiadores potenciais, objetivando a captação de recursos que viabilizem a execução desses projetos;

• Participação da reunião do Centro de Estudos Estratégicos da Amazônia Brasileira, e • Assessorar o(a) Pró-Reitor(a) no que couber.

Departamento de Políticas Afirmativas

• Ampliar as oportunidades de formação acadêmica de estudantes membros de grupos étnicos e sociais beneficiários das Políticas de Ações Afirmativas;

• Sensibilizar e mobilizar a comunidade universitária da UFAM para a reflexão e o debate sobre o tema ações afirmativas na universidade;

• Estimular e promover a valorização das culturas indígenas, quilombolas, afrodescendentes e das comunidades tradicionais e do campo;

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• Promover a formação e atualização continuada à comunidade sobre as temáticas e o público das Políticas Afirmativas;

• Interagir com outras instituições de ensino e pesquisa nos demais estados e países amazônicos para o estabelecimento de uma rede de cooperação aos povos indígenas, quilombolas, afrodescendentes e comunidades tradicionais e do campo;

• Incentivar o debate permanente em torno da realidade amazônica, de modo a contribuir para implementação de ações e políticas públicas voltadas às demandas de suas populações;

• Assumir a presença institucional da UFAM em fóruns, conselhos e outras instâncias relacionadas às temáticas e ao público das Políticas Afirmativas, e

Departamento de Cultura e Produção de Imagem

• Coordenar o Plano de Cultura da UFAM;

• Proporcionar orientação sobre projetos e programas de extensão referentes à Cultura e Artes; • Gerir as solicitações de recursos referentes ao Edital Mais Cultura MINC/MEC;

• Encaminhar pagamento de bolsa para projetos referentes ao Edital Mais Cultura MINC/MEC;

• Efetuar a solicitação para concessão de diárias e passagens para eventos e projetos referentes à Cultura e Artes; • Gerir a TV Universitária;

• Dirigir: Programa para a TV Universitária; Produção para a TV Universitária, e Jornalismo para a TV Universitária;

• Prestar assessoria técnica de telecomunicações e audiovisual para a TV Universitária; • Efetivar a aquisição de material permanente e de consumo;

• Produzir programas jornalísticos, educativos e culturais a serem oferecidos à comunidade universitária e veiculados pela TV Universitária;

• Oferecer ao público universitário e à sociedade séries de programas e documentários com ampla abrangência nas diversas áreas de ciência, tecnologia e produção cultural;

• Promover e apoiar debates sobre assuntos atuais, especialmente acerca da realidade amazônica; • Construir um acervo de vídeos ao dispor dos discentes;

• Promover a divulgação da produção científica gerada pelos PPG´s, e • Assessorar o(a) Pró-Reitor(a) no que couber.

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3 FLUXOGRAMA SISTÊMICO

Entrada (Input)

•Propostas de ações de extensão (iniciativas da comunidade universitária e parceiros institucionais).

•Demandas da comunidade externa por ações extensionistas.

•Docentes e discentes envolvidos com atividades de extensão.

•Controle das ações de extensão.

Processamento

•Planejamento das ações de extensão.

•Institucionalização das ações de extensão.

•Avaliação das ações de extensão.

Saída (Output)

•Editais lançados/divulgados. •Orientações/Assessorias dadas. •Parcerias captadas. •Projetos e Programas de Extensão executados.

•Bolsas de extensão pagas. •Recursos dos projetos

gerenciados.

•Materiais (permanente, de consumo e gráfico) adquiridos.

•Projetos e Programas de Extensão acompanhados e avaliados. •Relatórios avaliados. •Participantes e executores certificados.

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4 QUADRO DE PROCESSOS FINALÍSTICOS

Processos finalísticos Principais atividades Subunidades responsáveis Produtos Principais

clientes

Planejamento das ações de extensão

Elaboração de Editais referentes aos Programas PAREC.

Departamento de Acompanhamento e Avaliação de Impacto das Ações de Extensão

Universitária Editais elaborados e divulgados Comunidade universitária

Elaboração de Editais referentes aos Programas PACE e PIBEX.

Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária Editais elaborados e divulgados Comunidade universitária Orientações sobre os fluxos de Projetos de

Extensão autossustentáveis aos interessados em coordenar tais projetos.

Departamento de Articulação e Planejamento de Extensão

Orientações dadas

Comunidade universitária Análise de Projeto de Autossustentação

Financeira.

Projeto analisado

Coordenador(a) do Projeto Assessoramento aos Coordenadores para

submissão de propostas de autossustentação financeira.

Assessoria prestada

Coordenador(a) do Projeto

Visita a órgãos financiadores. Departamento de Articulação e Planejamento de Extensão

Parcerias captadas

Comunidade universitária Pesquisa na web em busca de Editais abertos. Departamento de Articulação e Planejamento

de Extensão

Editais divulgados

Comunidade universitária

Visita aos COMEXI’s. Departamento de Articulação e Planejamento de Extensão Orientações dadas e ações extensionistas estimuladas Comunidade universitária

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Processos finalísticos Principais atividades Subunidades responsáveis Produtos Principais clientes

Cultura da UFAM. de Extensão prestada Articulação para parceria com ENAMAT –

Décima primeira ESMAT.

Departamento de Articulação e Planejamento de Extensão Parcerias captadas Comunidade universitária Institucionalização das ações de extensão

Solicitação de pagamento de bolsa dos Projetos e

Programas de Extensão. Secretaria do Gabinete da PROEXT Bolsas pagas

Comunidade universitária Pagamento de bolsa do PACE. Secretaria do Gabinete da PROEXT Bolsas pagas Comunidade universitária Pagamento de bolsa MEC-SESU. Secretaria do Gabinete da PROEXT Bolsas pagas Comunidade universitária Pagamento de ajuda de custo. Secretaria do Gabinete da PROEXT Ajuda de

custo dada

Comunidade universitária Gestão da operacionalização dos projetos

PAREC e Custo Restrito.

Universitária

Projetos executados

Gestão das solicitações de recursos dos projetos PAREC.

Universitária

Recursos gerenciados

Operacionalização de projetos PAREC.

Universitária

Projetos executados

Gestão da operacionalização dos projetos PACE. Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária

Projetos executados

Comunidade universitária Gestão da operacionalização dos projetos

PIBEX.

Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária

Projetos executados

(21)

Extensão institucionalizados. Extensão Universitária executados universitária Gestão das solicitações de recursos dos projetos

PIBEX e Programas.

Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária

Recursos gerenciados

Coordenador(a) do Projeto Gestão da solicitação de pagamento dos

discentes bolsistas.

Departamento de Programas e Projetos de

Extensão Universitária Bolsas pagas Discentes Apoio informativo dos Projetos e Programas de

Extensão para a Câmara de Extensão e Interiorização.

Extensão Universitária Informações

dadas CEI Apoio técnico-pedagógico aos Comitês de

Extensão das Unidades Acadêmicas.

Extensão Universitária Apoio dado COMEXI Apoio técnico-pedagógico às Unidades

Acadêmicas referentes à submissão de Programas e Projetos de Extensão Universitária.

Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária / Coordenação do

PIBEX e MEC-SESU.

Apoio dado Unidades Acadêmicas (capital e interior)

Solicitação para concessão de diárias e passagens dos Programas de Extensão.

Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária. Diárias e passagens concedidas Coordenador(a) do Projeto Solicitação mensal de pagamento de bolsa para

discentes dos Programas de Extensão.

Extensão Universitária Bolsas pagas Discentes Operacionalização de Projetos do PACE. Coordenação do PACE Projetos

executados

Comunidade universitária Operacionalização de Projetos PIBEX. Coordenação do PIBEX e MEC-SESU Projetos

executados

Comunidade universitária Solicitação para concessão de diárias e

passagens dos projetos PIBEX. Coordenação do PIBEX e MEC-SESU

Diárias e passagens concedidas

(22)

Encaminhamento de pagamento de bolsa para

discentes dos Projetos PIBEX. Coordenação do PIBEX e MEC-SESU Bolsas pagas Discentes Concessão de diárias e passagens dos projetos

MEC-SESU. Coordenação do PIBEX e MEC-SESU

Diárias e passagens concedidas

Coordenador(a) do Projeto Encaminhamento de pagamento de bolsa para

discentes dos Projetos MEC-SESU. Coordenação do PIBEX e MEC-SESU Bolsas pagas Discentes

Aquisição de material permanente e de consumo. Coordenação do PIBEX e MEC-SESU

Materiais (permanente e de consumo) adquiridos Coordenador(a) do Projeto

Aquisição de material gráfico. Coordenação do PIBEX e MEC-SESU

Material gráfico adquirido

Coordenador(a) do Projeto Coordenação do Projeto Emenda Parlamentar -

REPAR.

Projeto coordenado

Comunidade universitária Controle dos materiais permanentes adquiridos

com recursos do REPAR.

Departamento de Articulação e Planejamento de Extensão Materiais permanentes controlados Administração Superior/Reitoria

Avaliação das ações de extensão

Acompanhamento da execução dos cursos e eventos institucionalizados como PAREC.

Universitária Cursos e eventos acompanhados Comunidade universitária

Acompanhamento do processo de certificação dos participantes, palestrantes e executores dos PARECs.

Universitária Participantes, palestrantes e executores Participantes, palestrantes e executores das ações

(23)

Gestão da operacionalização dos relatórios aprovados para certificação.

Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária.

Certificados solicitados

Participantes, palestrantes e executores das ações

de extensão Operacionalização dos relatórios semestrais de

Programas de Extensão.

Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária. Relatório semestrais elaborados Administração Superior/Reitoria

Acompanhamento da execução das Atividades

Curriculares de Extensão (ACE’s). Coordenação do PACE acompanhadas ACE’s

Comunidade interna e externa/Administração

Superior/Reitoria Operacionalização dos relatórios PACE. Coordenação do PACE Relatórios

avaliados

Coordenador(a) do Projeto Creditação de estudantes envolvidos em

Atividades Curriculares de Extensão executadas até 2013, conforme Editais.

Coordenação do PACE

ACE’s creditadas aos

discentes

Discentes

Processo de certificação dos participantes e

executores do PACE. Coordenação do PACE

Participantes, palestrantes e executores certificados Participantes, palestrantes e executores das ações

de extensão Acompanhamento da execução das atividades do

PIBEX. Coordenação do PIBEX e MEC-SESU

Atividades acompanhadas

Superior/Reitoria Operacionalização dos relatórios do PIBEX. Coordenação do PIBEX e MEC-SESU Relatórios

avaliados

Coordenador(a) do Projeto Acompanhamento do processo de certificação

dos participantes e executores dos Projetos do Coordenação do PIBEX e MEC-SESU

Participantes e executores

Participantes e executores das ações

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PIBEX. certificados de extensão Acompanhamento e orientação interna e externa

do Edital Nacional para projetos e programas financiados MEC-SESU.

Coordenação do PIBEX e MEC-SESU Orientações dadas

Acompanhamento da execução das atividades

MEC-SESU. Coordenação do PIBEX e MEC-SESU

Atividades acompanhadas

Superior/Reitoria Operacionalização dos relatórios MEC-SESU. Coordenação do PIBEX e MEC-SESU Relatórios

avaliados

Coordenador(a) do Projeto Acompanhamento do processo de certificação

dos participantes e executores dos Projetos MEC-SESU.

Coordenação do PIBEX e MEC-SESU

Participantes e executores certificados

Participantes e executores das ações

de extensão Criação do banco de projeto DARPEX. Departamento de Articulação e Planejamento

de Extensão

Banco de projeto criado

Administração Superior/Reitoria

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5 QUADRO DE ATIVIDADES

5.1 Atividades comuns a todos os dirigentes

Atividade Frequência Prazos Legislação

Avaliação de desempenho de servidor. Semestral De acordo com prazos

estipulados pelo DAPES Resolução nº 021/2014 - CONSAD

Participação em reuniões internas e externas. Irregular Imediato De acordo com o assunto em pauta

Análise e despacho dos documentos recebidos. Irregular Imediato De acordo com o objeto do

documento e/ou do processo. Nota: O ‘apoio na organização e realização de eventos da PROEXT’ é outra atividade comum a todos os dirigentes.

5.2 Secretaria do Gabinete da PROEXT

Atendimento ao público interno e externo

(atendimento telefônico ou presencial). Diária Imediato

De acordo com o assunto objeto do atendimento.

Elaboração de Ofícios e Memorandos. Diária Imediato N/A

Fotocópias dos documentos. Irregular Imediato N/A

Organização do arquivo – Arquivamento de

documentos. Diária Imediato Normas de Arquivologia

Organização do arquivo – Remanejamento de

(26)

Recebimento e encaminhamento de documentos

diversos. Diária Imediato N/A

Monitoramento do e-mail institucional. Diária Imediato N/A

Expedição de Portarias. Irregular Imediato De acordo com a matéria regulada

por cada Portaria.

Requisição de material de consumo. Trimestral Prazo estipulado pelo

DEMAT N/A

Requisição de material permanente. Irregular Imediato N/A

Elaboração do controle de frequência dos

servidores. Mensal Até o 5º dia útil do mês

Lei nº 8.112/90 e Atos Normativos da Instituição.

Controle do consumo de material gráfico. Irregular Imediato Lei nº 8.666/93

Agendamento das reuniões com as unidades

acadêmicas da capital e do interior. Irregular Conforme a demanda N/A

Elaboração e envio de boletim de frequência de

bolsistas. Mensal Até o 5º dia útil do mês

Portaria nº 387/2007, de 26 de fevereiro de 2007, e; Portaria nº 598/2010 de 17 de março de 2010.

Solicitação de passagens, diárias, hospedagem a

alimentação. Irregular

Até 05 dias após o recebimento da solicitação Lei nº 8.112/90; Decreto nº 7.689, de 02 de março de 2012; Decreto nº 7.613, de 17 de novembro de 2011; Decreto nº 6.907, de 21 de julho de 2009; Decreto nº 5.992, de 19 de

(27)

de 26 de outubro de 2000; Decreto nº 71.733 de 18 de janeiro de 1973, e; Portaria nº 205 MPOG, de 22 de abril de 2010.

Prestação de contas de diárias e passagens. Irregular

Até 05 dias após o recebimento em casos que

não há impedimento no processo Lei nº 8.112/90; Decreto nº 7.689, de 2 de março de 2012; Decreto nº 7.613, de 17 de novembro de 2011; Decreto nº 6.907, de 21 de julho de 2009; Decreto nº 5.992, de 19 de dezembro de 2006; Decreto nº 3.643, de 26 de outubro de 2000; Decreto nº 71.733 de 18 de janeiro de 1973, e; Portaria nº 205 MPOG, de 22 de abril de 2010.

Recebimento e resposta às demandas diversas

feitas à PROEXT. Irregular

De acordo com a natureza

da demanda De acordo com o objeto da demanda. Solicitação de pagamento de bolsa dos Projetos e

Programas de Extensão. Mensal Até o dia 20 de cada mês

Decisões da Câmara de Extensão e Interiorização.

Pagamento de bolsa do PACE. Semestral 15 dias Decisões da Câmara de Extensão e

Interiorização.

Pagamento de bolsa MEC-SESu. Mensal Até 05 dias após o

recebimento Edital - PROEXT/MEC-SESu

Pagamento de ajuda de custo. Irregular Até 05 dias após o

(28)

Prestação de informações referentes aos

pagamentos solicitados pela PROEXT. Irregular 01 dia

Lei Complementar nº 131/2009 (Lei da Transparência).

5.3 Departamento de Acompanhamento e Avaliação de Impacto das Ações de Extensão Universitária

Atividades Frequência Prazo Legislação

Elaboração de Editais referentes aos Programas

PAREC. Anual

Outubro/Novembro do ano anterior à vigência dos

Editais.

Resoluções aprovadas pela Câmara de Extensão e Interiorização.

Gestão da operacionalização dos projetos PAREC

e Custo Restrito. Irregular

Conforme aprovado pelas Resoluções

Resoluções aprovadas pela Câmara de Extensão e Interiorização que regulam o PAREC e Custo Restrito. Gestão das solicitações de recursos dos projetos

PAREC. Irregular

Conforme definido em resoluções

Operacionalização de projetos PAREC. Irregular

Conforme cronograma aprovado nas resoluções da

Câmara de Extensão e Interiorização

Resoluções da Câmara de Extensão e Interiorização.

Acompanhamento da execução dos cursos e

eventos institucionalizados como PAREC. Irregular

Conforme cronograma definido para as atividades

Acompanhamento do processo de certificação dos

(29)

5.3.1 Coordenação de Design e Gestão da Informação

Atendimento ao público em geral. Diária 01 dia Lei nº 12.527, de 18 de Novembro de

2011 (Lei de Acesso à Informação).

Atualização do sítio da PROEXT. Semanal 01 semana Lei nº 12.527, de 18 de Novembro de

2011 (Lei de Acesso à Informação).

Elaboração de documentos para setores externos. Irregular Conforme demanda

Portaria SG nº 2, de 11.1.91, DOU de 15.1.91 (Manual de Redação da Presidência da República).

Elaboração de documentos. Diária 01 dia

Portaria SG nº 2, de 11.1.91, DOU de 15.1.91 (Manual de Redação da Presidência da República).

Elaboração de planilhas para o CDGI. Mensal 01 mês N/A

Elaboração de planilhas. Diária 01 dia N/A

Manutenção em Hardware. Irregular Prazo conforme demanda N/A

Suporte ao usuário dos setores da PROEXT. Diária 01 dia N/A

Suporte em Design. Irregular Imediato Norma ISO 9241 - Usabilidade

(30)

5.4 Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária

Elaboração de Editais referentes aos Programas

PACE e PIBEX. Anual

Outubro/Novembro do ano anterior à vigência dos

Editais.

Atendimento ao público interno e externo para

orientação de Projetos e Programas de Extensão. Diária Imediato N/A

Gestão da operacionalização dos projetos PACE. Semestral

Conforme cronograma aprovado para os projetos

do PACE

Resoluções aprovadas pela Câmara de Extensão e Interiorização que regulam o PACE.

Gestão da operacionalização dos projetos PIBEX. Anual

Conforme cronograma aprovado para os projetos

do PIBEX

Resoluções aprovadas pela Câmara de Extensão e Interiorização que regulam o PIBEX.

Gestão da operacionalização dos Programas de

Extensão institucionalizados. Irregular

Conforme aprovado pelas

resoluções Resolução nº 001/2012 - CEI

Gestão da operacionalização dos relatórios

aprovados para certificação. Semestral Imediato N/A

Gestão das solicitações de recursos dos projetos

PIBEX e Programas. Irregular

Conforme definido em resoluções

Gestão da solicitação de pagamento dos discentes

bolsistas. Mensal Imediato

(31)

Extensão para a Câmara de Extensão e Interiorização.

reuniões da Câmara de Extensão e Interiorização Apoio técnico-pedagógico aos Comitês de

Extensão das Unidades Acadêmicas. Irregular Conforme demanda

Apoio técnico-pedagógico às Unidades Acadêmicas referentes à submissão de Programas de Extensão Universitária.

Irregular Conforme demanda

Resolução nº 001/2012 e outras resoluções aprovadas pela Câmara de Extensão e Interiorização

Solicitação para concessão de diárias e passagens

dos Programas de Extensão. Irregular Imediato

Solicitação mensal de pagamento de bolsa para

discentes dos Programas de Extensão. Mensal Imediato N/A

Operacionalização dos relatórios semestrais de

Programas de Extensão. Semestral Imediato

5.4.1 Coordenação do PACE

Operacionalização de Projetos do PACE. Semestral 40 dias N/A

Acompanhamento da execução das Atividades

Curriculares de Extensão (ACE’s). Irregular Imediato N/A

(32)

Creditação de estudantes envolvidos em Atividades Curriculares de Extensão executadas até 2013, conforme Editais.

Semestral De acordo com a demanda Resolução nº 025/00 - CONSEPE e 021/2007 - CONSEPE.

Processo de certificação dos participantes e

executores do PACE. Semestral Ao fim do Projeto

Resoluções aprovadas pela Câmara de Extensão e Interiorização. Arquivamento dos processos após aprovados e

certificados. Semestral Imediato N/A

5.4.2 Coordenação do PIBEX e MEC-SESu

Operacionalização de projetos PIBEX. Semestral 40 dias N/A

Acompanhamento da execução das atividades do

PIBEX. Irregular Imediato N/A

Operacionalização dos relatórios do PIBEX. Semestral Conforme regulamento N/A

participantes e executores dos Projetos do PIBEX. Irregular Imediato N/A

Solicitação para concessão de diárias e passagens dos projetos do PIBEX.

Conforme solicitações de diárias e passagens autorizadas pelo DPROEX

15 dias após o início

Edital PIBEX em vigência e decisão da CEI; Decreto nº 5.992/06; Portaria MPOG Nº 505, de 29 de dezembro de 2009; Portaria MEC nº 403, de 23 de

(33)

discentes dos Projetos PIBEX. Mensal Imediato

Resoluções e Edital vigente do PIBEX

Acompanhamento e orientação interna e externa do Edital Nacional para projetos e programas financiados MEC-SESu.

Anual Imediato N/A

Acompanhamento da execução das atividades

MEC-SESu. Irregular Imediato N/A

Operacionalização dos relatórios MEC-SESu. Semestral Conforme regulamento N/A

participantes e executores dos Projetos MEC-SESu. Irregular Imediato N/A

Concessão de diárias e passagens dos projetos MEC-SESu.

Conforme solicitações de diárias e passagens autorizadas pelo DPROEX

15 dias após o início

Edital MEC-SESu em vigência e decisão da CEI; Decreto nº 5.992/06; Portaria MPOG Nº 505, de 29 de dezembro de 2009; Portaria MEC nº 403, de 23 de abril de 2009.

discentes dos Projetos MEC-SESu. Mensal Imediato

Resoluções e Edital vigente do MEC-SESu.

Arquivamento dos processos após aprovados e

certificados. Semestral Imediato N/A

Apoio técnico-pedagógico aos comitês de extensão

(34)

Extensão.

Aquisição de material permanente e de consumo. Semanal 15 dias após o início N/A

Aquisição de material gráfico. Semanal 15 dias após o início Edital PIBEX em vigência e decisão

da CEI.

5.5 Departamento de Articulação e Planejamento de Extensão

Orientações sobre os fluxos de projetos de extensão autossustentáveis aos interessados em coordenar tais projetos.

Semanal 2 dias

Orientações da Procuradoria Federal Junto à UFAM (FUA/PGF-AGU). Acórdão TCU nº 2.731/2008. COMUNICA SIASG nº 51381, de 15/01/2009.

Análise de Projeto de Autossustentação Financeira. Semanal 2 dias

Orientações da Procuradoria Federal Junto à UFAM (FUA/PGF-AGU), Acórdão TCU nº 2.731/2008, COMUNICA SIASG nº 51381, de

15/01/2009, Lei 8.958/94

regulamentada pelo Decreto Lei 7.423/2010, Lei 12.349/2010 (originada pela Medida Provisória nº495/2010), que altera as Leis

(35)

Assessoramento aos Coordenadores para submissão de propostas de autossustentação financeira.

Semanal 05 dias Cartilha da Controladoria Geral da

União – CGU.

Coordenação do Projeto Emenda Parlamentar –

REPAR. Mensal 10 dias

Coletânea de Entendimentos CGU - Lei 8.666/93, Teoria e Prática de Administração Pública.

Controle dos materiais permanentes adquiridos

com recursos do REPAR. Anual 12 meses N/A

Visita a órgãos financiadores. Mensal 20 dias Lei nº 8.958/94, Acórdão TCU nº

2.731/2008.

Pesquisa na web em busca de Editais abertos. Semanal 05 dias

Regimentos e Regulamentos contidos nos Editais publicados pelos financiadores.

Visita aos COMEXI's. Anual 12 meses

Regimentos e Regulamentos contidos nos Editais publicados pelos financiadores.

Criação do banco de projeto DARPEX. Anual 90 dias N/A

Participação da reunião do Centro de Estudos

Estratégicos da Amazônia Brasileira. Mensal 30 dias N/A

Assessoramento na elaboração do Plano de Cultura

da UFAM . Anual 12 meses

Edital nº 001/2015 – MEC/Ministério da Cultura: “Mais Cultura nas Universidades”.

(36)

Articulação para parceria com ENAMAT - Décima

primeira ESMAT. Semestral 06 meses Manual SICONV

5.6 Departamento de Políticas Afirmativas

Cadastramento de Termo de Cooperação Técnica

via SIMEC. Anual 02 meses

Utiliza-se o Edital que a proposta está vinculada.

Análise e autorização de concessão de passagens e diárias para propostas institucionalizadas junto ao Departamento.

Mensal 03 dias

Utiliza-se o Edital ao qual a proposta está vinculada; Escopo da proposta; Formulário específico; Decreto nº 5.992 de 19/12/06.

Análise de formulário para aquisição de material e

(37)

6 PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS PADRÃO

A seguir serão apresentados os Procedimentos Operacionais Padrão (POP´s), que consistem no roteiro detalhado de tarefas, de cada uma das atividades desempenhadas por todos os setores que compõem a Pró-Reitoria de Extensão, sendo abordadas na seguinte ordem:

6.1 Atividades comuns a todos os Dirigentes

6.2 Atividades da Secretaria do Gabinete da PROEXT

6.3 Atividades do Departamento de Acompanhamento e Avaliação de Impactos das Ações de Extensão Universitária

6.3.1 Atividades da Coordenação de Design e Gestão da Informação

6.4 Atividades do Departamento de Programas e Projetos de Extensão Universitária 6.4.1 Atividades da Coordenação do PACE

6.4.2 Atividades da Coordenação do PIBEX e MEC-SESu

6.5 Atividades do Departamento de Articulação e Planejamento de Extensão 6.6 Atividades do Departamento de Políticas Afirmativas

(38)

PRÓ-REITOR (A) DE EXTENSÃO

Atribuições

• Coordenar, supervisionar e avaliar as ações extensionistas baseadas na política definida pela Universidade Federal do Amazonas;

• Estimular a realização de programas interdisciplinares e interdepartamentais de modo a envolver, operacionalmente, as atividades de Ensino e Pesquisa; • Desenvolver atividades que propiciem maior conhecimento de problemática regional e nacional e que orientem a metodologia de ação;

• Manter contato com órgãos federais, estaduais, municipais, associações de classes e outros, bem como estabelecer um fluxo contínuo de comunicação recíproca; • Avaliar o desenvolvimento dos Programas de Extensão da UFAM;

• Assessorar a Reitoria no que couber, e

• Cumprir e fazer cumprir as deliberações da Reitoria e dos órgãos colegiados que compõem a estrutura da Universidade.

Recursos tecnológicos • SIE, dentre outros necessários ao desenvolvimento das atividades da Pró-Reitoria.

Legislação

• Lei nº 8.112/1190;

• Política de Extensão da UFAM; • Editais de Extensão vigentes; • Atos Normativos institucionais;

• Resoluções aprovadas pela CEI, e outras inerentes às atribuições da Pró-Reitoria.

(39)

6.1 ATIVIDADES COMUNS

A TODOS OS DIRIGENTES

(40)

ATIVIDADE: Avaliação de desempenho de servidor

1 OBJETIVO

Avaliar o desempenho de servidores em estágio probatório.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA

De acordo com prazos estipulados pelo DAPES/Semestral.

3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO Resolução nº 021/2014 - CONSAD. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Chefia imediata ao servidor

Recebe do DAPES solicitação de avaliação de servidor. Indica membros para a Comissão de avaliação.

Encaminha indicação ao (à) Pró-Reitor (a).

Pró-Reitor (a) Elabora Portaria de nomeação da Comissão de avaliação.

Chefia imediata ao servidor

Avalia servidor juntamente com membros da Comissão, no 6º, 12º, 18º, 24º e 30º mês do estágio probatório do servidor. • DAPES

Solicitante

• Avaliação de estágio probatório

Produto

• DAPES

Cliente

(41)

EXECUTOR AÇÃO Chefia imediata ao

servidor Encaminha ao DAPES.

(42)

ATIVIDADE: Participação em reuniões internas e externas

1 OBJETIVO

Participar de reuniões diversas sobre assuntos que competem à PROEXT, seja na própria UFAM, seja em instituições externas.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Irregular.

3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A.

4 LEGISLAÇÃO

De acordo com o assunto em pauta.

5 DESCRIÇÃO

EXECUTOR AÇÃO

Dirigente

Comparece em reuniões. Obtém informação.

Transmite informações aos Diretores da PROEXT e demais interessados. • Órgãos externos; • UFAM

Solicitante

• Informação obtida para a PROEXT

Produto

• Órgãos externos; • UFAM

Cliente

(43)

(44)

ATIVIDADE: Análise e despacho dos documentos recebidos

1 OBJETIVO

Acompanhar e dar o encaminhamento devido a todos os documentos e/ou processos destinados à PROEXT. 2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Irregular. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO

De acordo com o objeto do documento e/ou do processo.

5 DESCRIÇÃO

Servidor

Recebe o processo.

Identifica o dirigente competente no assunto e despacha ao mesmo.

Pró-Reitor(a)/ Diretor(a)

Identifica o funcionário competente no assunto e despacha ao mesmo. • Público em geral (interno ou externo)

Solicitante

• Processo analisado ou despachado

Produto

• PROEXT, e • Público em geral

Cliente

(45)

Pró-Reitor(a)/ Diretor(a)

indicada pelo funcionário responsável.

Se parecer estiver necessitando de ajustes, devolve ao funcionário responsável.

Se parecer estiver correto, assina o mesmo ou valida a providência adotada pelo funcionário.

Encaminha ao servidor competente.

Servidor

Verifica providências tomadas.

Se não estiver de acordo, devolve ao Departamento responsável para ajustes.

Se estiver de acordo, encaminha processo ao demandante.

(46)

6.2 SECRETARIA DO

GABINETE DA PROEXT

(47)

ATIVIDADE: Atendimento ao público interno e externo (atendimento telefônico ou presencial)

1 OBJETIVO

Esclarecer dúvidas diversas do público externo e interno.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Diária.

4 LEGISLAÇÃO

De acordo com o assunto objeto do atendimento.

5 DESCRIÇÃO

Secretaria do Gabinete da

PROEXT

Atende o demandante por telefone ou presencialmente. Verifica se a demanda é de competência do setor. Se não, encaminha ao setor competente.

Se sim, consulta legislação ou funcionário do setor, se necessário. Repassa a informação ao demandante.

• Público em geral (interno ou externo)

Solicitante

• Informação fornecida

Produto

Cliente

(48)

(49)

ATIVIDADE: Elaboração de Ofícios e Memorandos

1 OBJETIVO

Elaborar Ofícios e Memorandos.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Diária. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS Sistema SIE. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Secretaria de Gabinete da PROEXT

Recebe solicitação de elaboração de Ofício ou Memorando. Registra no controle interno.

Identifica a numeração do Ofício ou Memorando. Elabora o documento.

Se for para destinatário interno da UFAM, identifica documento. Se for criação de processo, gera capa de processo no SIE.

Se for resposta a um processo existente, tramita no SIE. • Dirigente

Solicitante

• Ofício e/ou Memorando

Produto

• Público interno ou externo

Cliente

(50)

EXECUTOR AÇÃO Secretaria de

Gabinete da PROEXT

Encaminha o documento para assinatura do dirigente do setor demandante.

Setor demandante

Verifica a redação do Ofício ou Memorando. Se não estiver de acordo, solicita ajustes.

Se estiver de acordo, assina e devolve à Secretaria. Secretaria de

Encaminha o documento ao destinatário.

Arquiva cópia do documento.

(51)

ATIVIDADE: Fotocópias dos documentos

1 OBJETIVO

Fotocopiar documentos para arquivamento e controle interno.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Irregular. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • Dirigente

Solicitante

• Fotocópias

Produto

• Dirigente

Cliente

(52)

Secretaria do Gabinete da

PROEXT

Recebe a solicitação de fotocópia de documentos. Preenche formulário de requisição de cópias. Solicita a anuência do(a) Pró-Reitor(a).

Solicita reprodução dos documentos na reprografia.

Entrega ao demandante os documentos originais e os fotocopiados.

(53)

ATIVIDADE: Organização do arquivo - Arquivamento de documentos

1 OBJETIVO

Manter os documentos arquivados para fins de consulta e/ou Auditoria.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Diária. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO Normas da Arquivologia. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Secretaria do Gabinete da PROEXT

Prepara pasta para armazenar os documentos. Identifica os documentos para arquivar.

Cria "visualização" das pastas internas e externas. Organiza a pasta com suas identificações.

Atualiza a relação de pastas do arquivo deslizante. Arquiva documentos. • Dirigente

Solicitante

• Documentos arquivados

Produto

• Dirigente

Cliente

(54)

(55)

ATIVIDADE: Organização do arquivo - Remanejamento de documentos

1 OBJETIVO

Esvaziar pastas para receber novos documentos.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Anual. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • Dirigente

Solicitante

• Documentos remanejados

Produto

• Dirigente

Cliente

(56)

Secretaria de Gabinete da PROEXT

Prepara caixa box de arquivo. Retira documentos das pastas. Armazena documentos na caixa box. Encaminha ao arquivo inativo. Arquiva no arquivo inativo.

(57)

ATIVIDADE: Recebimento e encaminhamento de documentos diversos

1 OBJETIVO

Controlar e dar fluidez aos documentos recebidos e encaminhados pela Pró-Reitoria.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Diária. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Secretaria de Gabinete da PROEXT Recebe os processos.

Registra os documentos no protocolo de entrada. Encaminha ao (à) Pró-Reitor (a) para despacho.

Pró-Reitor (a) Recebe os processos.

Devolve à Secretaria.

Secretaria de Gabinete Encaminha os documentos ao Departamento responsável. • PROEXT

Solicitante

• Documentos recebidos e encaminhados

Produto

• Destinatário do documento

Cliente

(58)

EXECUTOR AÇÃO da PROEXT

Diretor (a) do Departamento

Recebe os processos.

Despacha documentos aos funcionários responsáveis para providências.

(59)

ATIVIDADE: Monitoramento do e-mail institucional

1 OBJETIVO

Assegurar a leitura e o encaminhamento das demandas, se for o caso, manifestadas através do

e-mail institucional. 2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Diária. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Secretaria de Gabinete da PROEXT

Acessa o e-mail institucional.

Verifica se a demanda é de competência do setor. Se não, encaminha ao setor competente.

Se sim, consulta legislação ou funcionário do setor, se necessário. Repassa a informação ao demandante.

• Dirigente

Solicitante

• Atendimento da demanda via e-mail.

Produto

Cliente

(60)

(61)

ATIVIDADE: Expedição de Portarias

1 OBJETIVO

Formalizar os atos administrativos emanados da Pró-Reitoria de Extensão.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Irregular.

4 LEGISLAÇÃO

De acordo com a matéria regulada por cada Portaria.

5 DESCRIÇÃO

Secretaria de Gabinete da

PROEXT

Recebe do (a) Pró-Reitor (a) a demanda e o conteúdo da Portaria.

Elabora a Portaria, consoante o conteúdo recebido, utilizando os modelos pré-existentes.

Encaminha ao (à) Pró-Reitor (a) para assinatura. Pró-Reitor (a) Confere o teor da Portaria.

• Pró-Reitor (a)

Solicitante

• Portarias elaboradas

Produto

• Servidor interessado

Cliente

(62)

Pró-Reitor (a)

Se não estiver de acordo, solicita ajustes. Se estiver de acordo, assina.

PROEXT

Escaneia a Portaria assinada pelo (a) Pró-Reitor (a). Encaminha cópia aos interessados.

Publica o arquivo na respectiva página virtual da PROEXT.

(63)

ATIVIDADE: Requisição de material de consumo

1 OBJETIVO

Realizar o pedido de material de consumo para os Departamentos da Pró-Reitoria.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA

Prazo estipulado pelo DEMAT/Trimestral.

3 RECURSOS TECNOLÓGICOS Sistema SIE. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Secretaria de Gabinete da PROEXT

Coleta as demandas de material de consumo dos diversos Departamentos da Pró-Reitoria.

Acessa o Sistema de Informação da UFAM - SIE, no módulo "Requisição de Material" dentro do prazo trimestral indicado pelo DEMAT.

Insere item por item na requisição. Salva solicitação. • Todos os Departamentos da Pró-Reitoria

Solicitante

• Abastecimento de material de consumo

Produto

• Todos os Departamentos da Pró-Reitoria

Cliente

(64)

EXECUTOR AÇÃO Secretaria de

Envia ao Almoxarifado, via sistema. Imprime a lista e o comprovante de envio. Arquiva na pasta de pedidos de materiais.

(65)

ATIVIDADE: Requisição de material permanente

1 OBJETIVO

Realizar o pedido de material permanente para os Departamentos da Pró-Reitoria.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Irregular. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Secretaria de Gabinete da PROEXT

Recebe as demandas de cada Departamento.

Preenche formulário próprio, disponível na página virtual do DEMAT, pesquisando no CATMAT do material, disponível no COMPRASNET. Dá ciência ao(à) Pró-Reitor(a).

• Departamentos da PROEXT

Solicitante

• Fornecimento de materiais permanentes aos Departamentos da PROEXT

Produto

• Departamentos da PROEXT

Cliente

(66)

EXECUTOR AÇÃO Pró-Reitor (a) Dá anuência mediante assinatura.

PROEXT

Tramita no Sistema de Informação da UFAM - SIE.

Entrega o processo no Departamento de Materiais - DEMAT.

(67)

ATIVIDADE: Elaboração do controle de frequência dos servidores

1 OBJETIVO

Elaborar o controle de frequência dos servidores da PROEXT.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA Até o 5º dia útil do mês/Mensal.

4 LEGISLAÇÃO

Lei nº 8.112/1990 e Atos Normativos da Instituição.

5 DESCRIÇÃO

PROEXT

Preenche formulário, disponível na página virtual da PROGESP.

Encaminha ao (à) Pró-Reitor (a) para assinatura.

Pró-Reitor (a)

Verifica documento.

Se não estiver de acordo, solicita os ajustes necessários. • PROGESP/ DAPES

Solicitante

• Frequência mensal dos servidores

Produto

• PROGESP/ DAPES

Cliente

(68)

Pró-Reitor (a)

Se estiver de acordo, assina.

Devolve para aSecretaria de Gabinete da PROEXT. Secretaria de

Encaminha frequência ao Departamento de Pessoal.

(69)

ATIVIDADE: Controle de consumo de material gráfico

1 OBJETIVO

Controlar o consumo de materiais gráficos utilizados pela Pró-Reitoria a fim de ter, em tempo real, o saldo atualizado do pregão licitado.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA Imediato/Irregular. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO Lei nº 8.666/93. 5 DESCRIÇÃO EXECUTOR AÇÃO Coordenadores (as)

dos Programas Solicitam à PROEXT o serviço de material gráfico.

DPROEX

Recebe a solicitação de material gráfico.

Confere a autorização de concessão pela Câmara de Extensão e • DPROEX e Secretaria da PROEXT.

Solicitante

• Controle de materiais gráficos atualizado

Produto

• Pró-Reitor(a)

Cliente

(70)

DPROEX

Interiorização.

Encaminha uma via à Secretaria de Gabinete da PROEXT.

PROEXT

Preenche planilha dinâmica de controle. Monitora saldo para materiais gráficos. Informa aos interessados.

(71)

ATIVIDADE: Agendamento das reuniões com as Unidades Acadêmicas da capital e do interior.

1 OBJETIVO

Agendar as reuniões da PROEXT com as Unidades Acadêmicas da capital e do interior e planejar as pautas, as demandas e demais providências pertinentes.

2 PRAZO/FREQUÊNCIA Conforme a demanda/Irregular. 3 RECURSOS TECNOLÓGICOS N/A. 4 LEGISLAÇÃO N/A. 5 DESCRIÇÃO • Pró-Reitor (a)

Solicitante

• Planejamento das reuniões nas Unidades Acadêmicas (capital e interior)

Produto

• Pró-Reitor (a)