Serviços componentes da área de facilities

Diversas empresas entendem que todo e qualquer tipo de demanda relativa ao apoio gerencial compõe o cenário da gestão de facilidade, abrangendo desde a gestão documental, gestão de locatários, chaveiro, até a gestão de equipes especializadas em infraestrutura, entre tantas outras. Sobre esse universo bastante amplo de atividades da estrutura das organizações,

entende-se como apropriada as seguintes atividades: Gerência Ambiental, Gerência de contratos e documentação legal, Gerência Manutenção e Infraestrutura, Gerência Construções e instalações, Gerência de Utilidades, Gerência de Facilidades, Diretoria de Facilidades, Financeira e Contábil, Suprimentos, Diretoria de Recursos Humanos (RH) e Presidência (QUINELLO e NICOLETTI, 2006).

Ainda em relação ao universo componente da gestão de facilidade, Costa (2014) elenca com mais abrangência as principais demandas, que são:

a) Previsão financeira e orçamento associados às instalações; b) Planejamento da manutenção de longo e curto prazo; c) Gerenciamento e distribuição de espaço;

d) Planejamento das instalações e locais de trabalho; e) Seleção de equipamento de escritório e mobiliário; f) Planejamento e gerenciamento de mudanças;

g) Gerenciamento de contratos (aluguéis, arrendamentos, seguros, manutenção de equipamento, subcontratação);

h) Gerenciamento de reclamações;

i) Gerenciamento do parque de imóvel da organização, incluindo os processos de venda, aquisição ou construção de novos imóveis;

j) Gerenciamento de projetos de construção;

k) Planejamento e gerenciamento de operações de renovação;

l) Supervisão de serviços associados às instalações técnicas, à segurança, às telecomunicações, à comunicação de dados, à gestão de cablagem;

m) Supervisão de serviços administrativos gerais, limpeza e transportes;

n) Planejamento de ações e sua coordenação em situações de emergência ou catástrofe;

o) Registro de toda a informação relevante, para permitir a análise da gestão dos edifícios, da organização ao longo da sua evolução e comparação com outras organizações similares;

p) Controle das aplicações de normas legislativas no âmbito do edifício (sinalização, proteção contra fogo, qualidade do ar, regras para evitar acidentes no trabalho, aspectos ecológicos e políticas de reciclagem).

Essa mesma teoria conclui que a variabilidade dos serviços prestados pelo Gerenciamento de Facilidades precisa oferecer qualidade na execução, com confiabilidade, disponibilização de equipamentos e recursos modernos de modo que supere as expectativas

dos usuários do edifício. Entretanto, a definição sobre quais os tipos de serviços que ficarão sob a responsabilidade da gestão de facilidades é mais complexa, pois está vinculada ao porte de cada empresa e à abrangência da infraestrutura que uma organização possui (GAMA, 2013). Vale ressaltar que, para a gestão de facilities, os instrumentos de planejamento e controle são indispensáveis. Essa gestão deve dispor de um canal de comunicação entre o cliente e o facilitador, objetivando o gerenciamento das solicitações dos funcionários da organização que entram em contato requerendo soluções para os problemas que variam de ocorrências com alto ou baixo grau de complexidade.

Dentre os mais variados serviços gerenciados pela área de facilidades estão os de engenharia e os de operação de edifícios. Os serviços de engenharia, os quais incluem os serviços rígidos e pesados (hard services), se definem como os serviços Elétricos e os Mecânicos na área da manutenção técnica das instalações, a manutenção de sistemas críticos, para o funcionamento das instalações, e a operação da organização que estão sob a responsabilidade de profissionais da engenharia e seus variados segmentos. Já os serviços de operações de edifício incluem aqueles classificados como macios e leves (soft services), tais como a recepção, correio, limpeza, conservação dos espaços e equipamentos da organização. Entre eles está a manutenção preventiva (ANTUNES, 2004; CALEJO, 2001).

De acordo com o entendimento de Watanabe e Buiar (2004), a manutenção está inserida no elenco das funções que não gera valor agregado na cadeia produtiva em termos de diferencial competitivo. A ideia é a de que todas as atividades que todo mundo faz igual devem ser terceirizadas. Além disso, o serviço manutenção vem sofrendo uma mudança de paradigma, em que o foco não é mais o reparo e sim a sustentação da função do sistema produtivo. Desse modo, inserem-se a disponibilidade e a confiabilidade, que se assemelham.

Os mesmos autores esclarecem, através do seguinte exemplo: a disponibilidade da lâmpada que ilumina a mesa de um neurocirurgião é altíssima, da ordem de um milhão de horas, porém de nada adianta se ela apagar por 5 segundos no meio de uma cirurgia, ou seja, não tiver a adequada confiabilidade quando necessária. O que se necessita é a preservação da função iluminação. O compromisso da Manutenção não é preservar a lâmpada (equipamento), ou apenas substituí-la ao falhar, mas sim preservar a função do sistema (iluminação). E, assim, a mudança fica evidente ao longo do tempo. No passado, o homem de manutenção sente-se bem quando executa um bom reparo. Na modernidade, o homem de manutenção sente-se bem quando consegue evitar todas as falhas não previstas (WATANABE; BUIAR, 2004). Haverá, portanto alternativas que possibilite o alcance desse nível? Ou seja, evitar todas as falhas inclusive àquelas não prognosticadas, como afirmam os autores?

Anteriormente, era defendido que a manutenção tinha como encargo restaurar as condições originais dos equipamentos e sistemas (KARDECK e CAVAKHO, 2002). Entretanto, na concepção desses mesmos autores, a manutenção passou a fazer a diferença nas empresas e existe para garantir que os equipamentos e instalações se mantenham aptos a atender a um processo produtivo ou de serviços, com confiabilidade, segurança e adequação de custos.

A seção que segue apresentará algumas definições de manutenção, elencadas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas, com destaque para os custos anuais envolvidos na manutenção das edificações em uso que, uma vez acumulados, podem se igualar ou até superar os custos de construção.