Setor de Dose Unitária

4.1.

Distribuição em Dose Individual Diária

Todos os dias se prepara a medicação para os doentes em internamento do HPC e desde 22 de maio de 2017 começou-se a preparar também para o Hospital do Fundão, rondando cerca de 300 camas diárias.

Este sistema de distribuição em dose unitária tem como objetivo aumentar a segurança no circuito do medicamento, reduzir a ocorrência de interações e reduzir os desperdícios, racionalizando da melhor forma a terapêutica e permitindo conhecer melhor o perfil farmacoterapêutico do doente. Um dos benefícios mais importantes é o aumento da disponibilidade dos enfermeiros para tratar do doente, reduzindo o tempo despendido na gestão dos medicamentos.[2]

É impressa uma lista com todos os doentes de cada serviço e respetiva medicação. Esta é preparada pelos TF em cassetes individuais para cada doente, discriminando as administrações em jejum, pequeno-almoço, meio da manhã, almoço, tarde, jantar e antes de deitar. Após preparação, levam-se as gavetas com as cassetes para a sala de validação onde são conferidas pelos farmacêuticos.

Cada cassete é identificada com o nome do doente, número do processo clínico, serviço, número de cama e data. Se o doente tiver medicação termolábil, esta é colocada no frigorífico em local específico para “Dose Unitária”, num saco com a identificação do doente. As etiquetas das cassetes dos doentes com medicação termolábil são viradas ao contrário com a descrição “FRIO” para que o AO a retire do frigorífico imediatamente antes da entrega da medicação nos serviços. Medicamentos de maior volume que não caibam nas gavetas, são enviados em sacos com etiqueta igual à que identifica a cassete do doente, numa caixa à parte.

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As cassetes são preparadas para 24h, por serviço e enviadas em horários previamente estabelecidos com os serviços clínicos. Às sextas-feiras são também preparadas as gavetas correspondentes aos dias de fim de semana, identificando-se cada uma com o dia do mês e o dia da semana a que corresponde. A preparação para dias de feriados é feita no dia anterior, identificando as gavetas de forma semelhante à utilizada para os fins de semana.

Após envio das cassetes para o serviço, faz-se a imputação dos medicamentos enviados para atualizar o stock informático no armazém 12. Certo tipo de medicamentos (anti-neoplásicos, imunomoduladores, entre outros) são imputados ao doente com o respetivo lote, de forma a permite a rastreabilidade de todos os movimentos associados a esta medicação.

Qualquer falha detetada pela enfermagem ao conferir a medicação deve ser reportada aos SFH por escrito até duas horas após a entrega da medicação, informando sobre o nome do doente, o número do seu processo clínico, o número de cama e o medicamento errado ou em falta. Toda a medicação que não seja utilizada pelo doente é devolvida por um TDT e revertida aos SFH.

Diariamente, ajudei na conferência das gavetas e caixas, registando as não conformidades, ou falta delas, num documento Excel específico para o efeito. Pude também alterar a medicação das gavetas de acordo com as modificações terapêuticas prescritas após a preparação das cassetes pelos TDTs.

No SDU monitorizam-se, entre outros parâmetros, as visitas clínicas aos serviços, o número de reclamações na distribuição por níveis, os erros de medicação nas gavetas de dose unitária, o número de regularizações efetuadas e o cumprimento do horário de entrega da medicação. Estes têm como objetivo aumentar a segurança do circuito do medicamento, diminuindo o risco de interações, racionalizando melhor a terapêutica e os custos e diminuindo o tempo e trabalho dos enfermeiros na gestão e preparação dos medicamentos.

4.2.

Prescrição

As prescrições chegam ao SDU sob a forma eletrónica, exceto em caso de médicos com autorização para prescrever manualmente ou falha do sistema. As prescrições manuais necessitam de transcrição por parte do farmacêutico para o sistema informático, estando muitas vezes incompletas, o que proporciona mais erros e ocupa mais tempo aos farmacêuticos.

Os serviços de UCI e de UAVC transmitem as suas prescrições aos SFH sob a forma de tabelas em formato PDF, acessíveis através de uma pasta partilhada. Estas são posteriormente transcritas pelo farmacêutico para o SGICM.

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Para facilitar e rentabilizar tempo aos médicos, foram instituídos protocolos informáticos para determinadas patologias ou associações farmacológicas, definidos previamente pelo médico responsável pelo serviço e pelo farmacêutico afeto ao SDU. Tive a oportunidade de assistir à colaboração entre ambos para restruturar os protocolos de um dos serviços, atualizando-os de acordo com as necessidades do mesmo e com as normas da Direção Geral de Saúde em vigor.

Todas as prescrições médicas são validadas pelos farmacêuticos, sendo verificado o nome do doente, médico prescritor, data de prescrição, DCI, dosagem do medicamento, frequência de administração, via de administração, interações e todas as justificações necessárias para a toma de determinados antibióticos (ex: Meropenem).

Pude observar o processo de validação de prescrições, ajudando no cálculo e confirmação de algumas doses de medicamentos injetáveis e per os. Calculei a quantidade de ampolas de Dobutamina, Dinitrato de Isossorbida e Amiodarona necessárias para administrar a dose correta em perfusão durante 24h.

4.3.

Pedidos Urgentes

Todos os dias são satisfeitos os pedidos urgentes para doentes ou serviços, feitos por Requisição Interna e estes apenas podem ser dispensados por um farmacêutico ou um TDT. Os pedidos urgentes são satisfeitos o mais depressa possível, sendo entregues por um AO quatro vezes por dia: 9h30, 12h30, 16h e 17h30. Caso o serviço necessite da medicação a outra altura do dia, pode enviar um AO do próprio serviço aos SFH para levantar a medicação.

O número de pedidos urgentes enviado para cada serviço é registado num documento, assinado pelo AO que o irá entregar e pelo responsável pela receção do mesmo. Pedidos urgentes de medicamentos termolábeis são guardados isoladamente no frigorífico do armazém 12 e transportados com um termorregulador de forma a manter a cadeia de frio.

4.4.

Sistema semi-automático - Kardex

O Kardex é um equipamento semi-automático usado no auxílio da preparação da medicação com o objetivo de reduzir os erros e o tempo, melhorar a qualidade do trabalho e racionalizar os stocks nas unidades de distribuição.[2]

Para economizar tempo e tornar o processo mais eficiente, o Kardex seleciona os medicamentos a retirar por ordem de arrumação no seu interior, pelo que a medicação não é preparada doente a doente, mas medicamento a medicamento. Introduz-se o serviço e a data que se pretende preparar a medicação em dose individualizada e o sistema informático do equipamento vai informando sobre o nome

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do doente, o número do processo clínico, o DCI do medicamento, a respetiva dose e forma farmacêutica e o(s) horário(s) de administração para facilitar a preparação das gavetas de Dose Unitária. Os medicamentos estão armazenados em gavetas dentro do Kardex que vão sendo expostas e assinaladas com uma luz vermelha para evitar trocas de medicação. O stock é atualizado automaticamente à medida que se confirma a remoção da medicação.

Medicamentos que não estejam no Kardex são impressos numa listagem com as informações identificativas do doente e frequência de administração. Estes são adquiridos no armazém 12, por terem dimensões que não permitem o seu armazenamento no Kardex, ou retirados posteriormente do Fast Dispensing System (FDS), por terem de sofrer o processo de reembalagem (Ver 6.4 Reembalagem e Fast Dispensing System).

4.5.

Controlo de stock e validade no Setor de Dose

Unitária

No armazém 12 a contagem física de stocks é feita todas as manhãs, em conjunto com o armazém central, para os medicamentos que constem na classificação ABC. As validades são confirmadas periodicamente e sublinham-se com marcador fluorescente os blisters com validade inferior a dois meses para que se dê prioridade à sua utilização.