2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.9 SISTEMA DE APOIO À TOMADA DE DECISÃO
Na década de 20, teve origem à Teoria Geral dos Sistemas, quando se identificou que determinados princípios poderiam ser utilizados em diversas situações, passando-se a estudar o Sistema como um fluxo de informações contínuas e interligadas.51
O procedimento analítico e mecanicista estudava uma entidade, dividindo-a em partes, por conseguinte, podendo construí-la ou reconstruí-la pela reunião dessas partes.
Esse procedimento dependia de que as interações entre os elementos resultantes dessa divisão não existissem ou fossem fracas, e as relações para descrever o comportamento individual fossem lineares, ou seja, a equação do todo é a mesma das partes. No enfoque sistêmico, as interações são valorizadas e descritas como um conjunto de equações não lineares.
47
STONER, James A. F. Administração. 2. ed. Rio de Janeiro: PHB, 1985. p. 69.
76 Ibidem, p. 70.
49 STONER, James A. F; FREEMAN, R. Edward. Administração. 5 ed. Rio de Janeiro: Prentice Hall, 1995. p.
137.
50
STONER, op. cit., 1985, p. 127.
51
A tensão básica se encontra entre o todo e as partes, explica Capra.52 A ênfase nas partes é típica da teoria mecanicista, reducionista ou atomística, enquanto o foco no todo é inerente à teoria sistêmica, holística, organísmica ou ecológica.
A forma de pensar da teoria sistêmica passou a ser chamada de pensamento sistêmico. O significado da palavra sistema, deriva do grego synhistanai (colocar junto), que quer dizer que as coisas são entendidas de forma sistêmica, quando colocadas dentro de um contexto e estabelecida a natureza de suas relações.
O Sistema é formado por elementos distintos em interação, sendo impossível conhecer as partes sem conhecer o todo, bem como conhecer o todo sem conhecer as partes.
É definido por Chiavenato, como “um conjunto de elementos dinamicamente relacionados entre si, formando uma atividade para atingir um objetivo, operando sobre entradas (informação, energia ou matéria) e fornecendo saídas (informação, energia ou matéria) processadas”.53
Constitui um conjunto de elementos inter-relacionados e interdependentes, integrados a fim de obter um resultado ou objetivos comuns. Os sistemas podem ser físicos ou concretos e abstratos ou conceituais. E sua natureza pode ser aberta se houver comunicação com o meio ambiente, ou fechada sem comunicação.
Os conceitos e aplicações de sistemas desenvolveram-se com rapidez após a Segunda Guerra Mundial, quando se passou a falar de sistemas de defesa, sistema hidráulico, sistemas econômicos, entre outros, surgindo, a época da síntese em contraposição à análise.54
52
CAPRA, Fritjof. A teia da vida: uma nova concepção científica dos sistemas vivos. São Paulo: Cultrix, 1996.
53 CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 5. ed. Rio de Janeiro: Campus,
1999a. p. 682.
54
O sistema organizacional, por exemplo, constitui-se num subsistema dento do sistema mais amplo da sociedade. A poluição deixou de ser um simples problema local para ser considerado o impacto total no sistema hídrico.
Os ‘Sistemas de Informações’ estabelecem fluxos de informações que são vinculados ao processo decisório, para o qual gera informações, de forma a permitir uma visão da organização, como um todo.
A informação, afirma Oliveira, é o produto da análise dos dados da empresa, que são registrados, classificados, organizados, relacionados e interpretados, inseridos dentro de um contexto destinado a transmitir conhecimento e permitir a tomada de decisão de forma otimizada. A informação transformada em ação, cujo valor é diretamente proporcional a sua qualidade, é a própria tomada de decisão.55
A informação é o conjunto de dados que foi fornecido pelas pessoas a fim de torná-los significativos e úteis. A palavra informação origina-se do latim informar (dar forma). O conhecimento é o conjunto de ferramentas conceituais e categorias, utilizado para criar, colecionar, armazenar e compartilhar a informação.
O processamento é ato que transforma os dados em informações por meio de atividades eletrônicas. A informação é o resultado da transformação do dado em algo possível de ser entendido, por estar num contexto, ou por possuir um significado formal.56
A informação deve informar, o dado não. A informação possui limites, o dado é ilimitado. A informação é discutida no contexto do usuário, o dado é discutido isoladamente.
55
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistema de Informações Gerenciais. São Paulo: Atlas, 1993.
56
CRUZ, Tadeu. Sistemas de informações gerenciais: tecnologias da informação e a empresa do século XXI. São Paulo: Atlas, 2000.
As organizações estão repletas de dados que poderiam ser transformados em informações valiosas para o processo decisório.
Dessa forma, a informação tem como objetivo permitir que a tomada de decisão seja direcionada à maximização dos resultados desejados pela organização para o bom cumprimento de sua missão. O propósito da informação é fornecer elementos aos tomadores de decisão de forma eficiente, eficaz e efetiva. A eficiência é o modo ou método certo de fazer as coisa e a eficácia é o resultado ou produto de determinada atividade.
O custo da informação não é tão relevante quanto a sua qualidade, utilidade e eficiência para atingir os resultados desejados. Seu valor está intrinsecamente relacionado a sua produção e ao usuário. Seu grau de incerteza deve ser minimizado para ajudar no processo decisório.
A informação, segundo O'Brien, é valiosa e útil ao usuário, de acordo com os seus atributos de qualidade, e possui os seguintes atributos: dimensão do tempo (prontidão, aceitação, freqüência, período), dimensão do conteúdo (precisão, relevância, integridade, concisão, amplitude, desempenho) e dimensão da forma (clareza, detalhe, ordem, apresentação, mídia).57
Conforme Stair o valor da informação (que deve ser: precisa, completa, econômica, flexível, confiável, relevante, simples, em tempo, e verificável), varia de acordo com a capacidade de auxiliar os tomadores de decisão.58
O ‘Sistema de Informações’ de acordo com Laudon e Laudon, apresenta-se como séries de componentes inter-relacionados que coletam, processam, armazenam e distribuem
57 O'BRIEN, James A. Sistema de informações e as decisões gerenciais na era da internet. São Paulo:
Saraiva, 2001.
58
STAIR, Ralph M. Princípios de sistemas de informação: uma abordagem gerencial. Rio de janeiro: Livros Técnicos e Científicos, 1998.
informações para dar apoio à tomada de decisões e controle numa organização.59 Ainda os mesmos autores afirmam que:
Um ‘Sistema de Informações’ pode ser definido como um conjunto de componentes inter-relacionados, trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações, com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações. 60
Para Stair, ‘Sistema de Informações’ é uma "série de elementos ou componentes inter- relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback".61
O ‘Sistema de Informações’ é: "um conjunto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização".62
Os Sistemas de Informações Gerenciais (SIG) torna necessário aprender a reinventar processos, a fim de se poder descartar rotinas burocratizantes que não agregam valor ao produto final. Oliveira afirma que o:
59
LAUDON, C. Kenneth; LAUDON, Jane Price. Management Information Systems - New approaches to Organization & Tecnology. Upper Saddle River: Prentice Hall, 1998.
60 LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane Price. Sistemas de informações. 4 ed. Rio de Janeiro: LTC Editor,
1999. p. 3.
61
STAIR, op. cit., p. 11.
62
Sistema de informações gerenciais é um instrumento administrativo que pode otimizar as comunicações e o processo decisório nas empresas. E deve-se lembrar que as comunicações e o processo decisório são, de acordo com várias pesquisas efetuadas, dois problemas sérios para a eficiência, eficácia e efetividade das empresas.63
O SIG é representado pela inter-relação dos subsistemas das várias atividades administrativas, que isoladamente formam os sistemas administrativos e operacionais da organização, oferecendo informações gerenciais integradas, localizadas em um banco de dados.
O SIG fornece relatórios pré-programados gerados a partir do sistema de processamento de transações. A administração compreende o nível estratégico, tático e operacional, exigindo desse sistema diferentes suportes e informações para a tomada de decisão, planejamento, organização, direção e controle.
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