Sistema de Informação e a Organização

O planejamento é algo mutável e, portanto, constantemente subsidiado por informações para o seu real gerenciamento. A informação como fator modelador do planejamento, nos últimos anos vem tornando-se ferramenta primordial na tomada de decisão com o advento da tecnologia de informação, com ênfase sistêmica a partir da década de 70.

A antecipação dos desejos de clientes e consumidores como delineador dos caminhos a serem seguidos por uma organização, baseia-se na velocidade com que

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esta informação é adquirida e manipulada em prol de ambos: organização e cliente final. A exemplo de fábricas japonesas de bicicletas, onde as dimensões do cliente e as cores desejadas pelo mesmo, torna o negócio de vender bicicletas algo personalizado, criando um nova forma de atingir o consumidor final, dando-lhe a oportunidade de possuir algo exclusivo. Tudo isso a partir dos computadores do revendedor ligados diretamente a uma central onde o pedido será devidamente processado e entregue ao chão-de-fábrica (linha de produção). Ou seja, a padronização da produção adquirirá conceitos de exclusividade: individualização.

Este tipo de tecnologia, onde companhias são capazes de integrar as informações dos clientes, organizá-las e disponibilizá-las a partir de seus computadores, é chamado de ERP (Enterprise Resource Planning) ou softwares de gestão empresarial integrada.

O desenvolvimento contínuo, e nunca estagnado dos hardwares na área de informática, propiciou o desenvolvimento destes novos softwares de gestão permitindo algo até então segmentado em processos modulares. Esse processo dificultava a integração da empresa, o conhecimento da informação por parte de todos os gerentes e, por conseqüência, os níveis de planejamento em todas as suas fases. A velocidade com que a informação era tratada não estimulava ações rápidas em resposta às tendências de mercado e, por conseqüência, a conquista de nichos mercadológicos ávidos por produtos e serviços.

“…cada empresa é parte indissociável de um todo formado por clientes e fornecedores e que o bem-estar e prosperidade de cada empresa só é possível com o bem-estar do todo.” (Azambuja, 1996, p. 20).

Contudo, não devemos negar que a integração não pode vir em detrimento dos grupos de uma organização e sua ação independente:

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“Lamentavelmente, e sem uma admissão explícita desse fato, a ideologia integracionalista infiltra-se numa grande proporção daquilo que os planejadores e analistas de sistemas fazem, como consultores e especialistas. É muito comum que percam de vista a necessária tensão entre pessoas e os sistemas projetados, apoiando- se numa concepção de sistema demasiado holística. De modo geral, retificam o sistema organizacional, isto é, dão ênfase à dependência das partes sobre o todo, em vez de tratar, com precisão, da interdependência das partes internas e externas que constituem o todo.” (Ramos, 1989, p. 79).

Os sistemas de informações devem ser considerados como ferramentas auxiliares ao gerenciamento. Sua precisão depende exclusivamente da alimentação de dados – informações – gerados por seus usuários. E devem ser capazes de auxiliar à tomada de decisão no seguinte aspecto:

“- Planejar as necessidades futuras de capacidade produtiva da organização; - Planejar os materiais comprados;

- Planejar os níveis adequados de estoques de matérias-primas, semi-acabados e produtos finais, nos pontos certos;

- Programar atividades de produção para garantir que os recursos produtivos envolvidos estejam sendo utilizados, em cada momento, nas coisas certas e prioritárias;

- Ser capaz de saber e de informar corretamente a respeito da situação corrente dos recursos (pessoas, equipamentos, instalações, materiais) e das ordens (de compra e produção);

- Ser capaz de prometer os menores prazos possíveis aos clientes e depois fazer cumpri-los;

36 (Corrêa, 2000, p. 18).

Dados qualificados tornam a empresa competitiva e administrativamente um sistema aberto, interagindo com todo o plano, facilitando o acesso à informação. Ou seja, parte do processo de Qualidade Total:

. “A filosofia da Qualidade Total está diretamente relacionada com a democracia que, por sua vez, será mais efetiva quanto mais disponível for a tecnologia da informação, principal instrumento dos avanços desejados, que estão dirigidos à própria mutação do ser humano para o novo milênio.” (Azambuja, 1996, p. 21).

Os sistemas de informação têm nos proporcionado uma alteração na compactação das hierarquias organizacionais através do fenômeno chamado de

downsizing. Efetivamente as tarefas de âmbito operacional tornam-se, apoiadas por

estruturas sistêmicas como o ERP, cada vez mais automatizadas, democratizando a informação. As organizações passam a exigir maior conhecimento do indivíduo para tomada de decisão, baseada na complexa tarefa de analisar os dados dispostos pelo sistema de informação. Portanto, a estrutura hierárquica vertical cede lugar a horizontalização das organizações na busca por uma empresa mais ágil e flexível para um regime de consultoria e parceria, interna e externa à organização.

Consideramos que o tema até o momento analisado é a produtividade sobre o aspecto informação e o seu gerenciamento, subordinando-as aos princípios do planejamento com relação às metas a serem alcançadas.

“…produtividade é o ato de fazer uma empresa ficar mais próxima de sua meta. Todas as ações que fazem com a empresa fique mais próxima de sua meta são produtivas.” (Goldratt, 1993, p. 30).

Os dados deverão ser dispostos de tal maneira a assegurar esta produtividade sob o aspecto definidos como ganho, inventário e despesa operacional.

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“Ganho é o índice pelo qual o sistema gera dinheiro através das vendas.” “O inventário é todo o dinheiro que o sistema investiu na compra de coisas que pretende vender.”

“Despesa operacional é todo o dinheiro que o sistema gasta a fim de transformar o inventário em ganho.”

(Goldratt, 1993, p. 58).

As ferramentas cibernéticas serão o apoio às tomadas de decisão, porém as situações de mudança e a real necessidade de adaptação, são fatores que influenciarão de forma contingencial o gerenciamento dos novos tempos.