Sistema Integrado de Informação Académico

Um sistema de informação integrado, é um software de gestão, que integra a informação de vários departamentos/áreas de uma organização, facilitando o fluxo de informação, uma vez que possibilita a visualização, em tempo real, da situação da organização.

Ao implementar um sistema integrado de informação, são muitos os benefícios que a organização pode alcançar. De acordo com Limas et al. (2006), de entre os diversos benefícios, as organizações destacam os seguintes:

Diminuição do retrabalho Melhoria do desempenho

Maior controlo sobre as operações Otimização da comunicação

Tomadas de decisão em tempo real

Maior comprometimento e responsabilidade dos colaboradores Melhoria da qualidade da informação

Acesso a informação para toda a organização

Com a implementação de um SIIA, para além dos benefícios identificados, a DA iria conseguir diminuir o número de atividades e de intervenientes envolvidos nos processos, mas mais importante, iria conseguir ter um controlo, em tempo real, das atividades pendentes e dos responsáveis por essas atividades. As atividades passariam a ter um tempo rígido de execução, com um sistema de alerta, via e-mail, aos intervenientes em falta com as mesmas.

De seguida, a título de exemplo, é descrito o processo de Creditação de Competências e conhecimentos, da SG, desde que o aluno se dirige à DA para realizar o seu pedido até ao momento em que o pode ir levantar.

Ao realizar um pedido no atendimento, contrariamente à situação atual, não é entregue nenhum impresso ao aluno, passando a ser tudo realizado no sistema.

Cria-se, no sistema, o tipo de requerimento que o aluno pretende (de acordo com o tipo de documento, o sistema pede os dados necessários), e de seguida, insere-se o número do aluno que está a efetuar o pedido (ao inserir o número de aluno, são transferidos, para o sistema, todos os dados pessoais relevantes, dada a situação). Após a indicação do número de aluno, indicam-se também as unidades curriculares às quais o aluno requer a creditação. Se assim se desejar pode imprimir-se do sistema um documento comprovativo e entregar ao aluno. Grava- se em sistema o pedido, que assume um número de acordo com uma numeração estipulada.

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Em back office, o colaborador acede ao pedido anterior (o acesso realiza-se através de uma pesquisa, realizada por tipo de pedido, pedidos em aberto, pedidos abertos por determinado colaborador, ou diretamente, quando o colaborador sabe o número do pedido) e anexa-lhe a progressão do aluno, retirada do CLIP.

De seguida, cria uma tarefa e atribui-lhe como responsável o coordenador da SG, estipulando um prazo para a resolução da mesma. Ao gravar a tarefa, o sistema envia um e-mail ao coordenador da SG, a informar que tem uma atividade por realizar, correspondente ao pedido X.

O coordenador recebe o e-mail e sabe que tem uma nova atividade a seu cargo (também o podia saber por controlo da sua lista de trabalho, onde pode controlar todas as suas atividades pendentes), acedendo ao pedido em questão. Ao aceder-lhe verifica qual a atividade que tem para realizar. Neste caso, a tarefa seria o despacho para o coordenador de curso. O coordenador elabora-o, anexa-o ao pedido e, de seguida, cria uma nova atividade, estipulando- lhe um intervalo de datas para resolução e atribuindo-lhe o coordenador de curso como responsável.

O coordenador recebe igualmente um e-mail automático de sistema, com informação que tem uma atividade a seu cargo e que tem um prazo para a realizar. Supondo que o prazo era de uma semana, se ao terceiro dia o coordenador não tiver realizado a atividade, é novamente enviado um e-mail a recordar-lhe. E assim sucessivamente, até que ele a realize.

Note-se que estes e-mails funcionam como alertas, não podendo obrigar as pessoas a realizarem o seu trabalho.

Quando finalmente o coordenador realiza a sua atividade, cria uma nova tarefa à responsabilidade do coordenador da SG. De seguida, este procede de acordo com o indicado pelo coordenador de curso. No caso de ser um aluno interno introduz, na área do aluno no CLIP, as creditações. Caso seja um aluno externo, comunica ao aluno a análise do requerimento.

Para outro tipo de situações, como o caso das certidões, quando o procedimento está concluído, pode ser enviada uma mensagem automática de sistema, a comunicar o aluno que pode vir levantar a sua certidão.

6.2.3.1. Pontos positivos e negativos

Ao instalar um software SIIA, a DA passaria a ter que lidar com dois sistemas em paralelo, o CLIP e o sistema SIIA. No entanto, estes dois sistemas seriam utilizados para situações muito distintas, existindo apenas troca de informação, entre os dois sistemas, no que diz respeito aos

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dados pessoais dos alunos. O CLIP continuaria a ser utilizado para gerir o percurso académico dos alunos, enquanto o novo software seria utilizado para gestão interna dos órgãos da FCT. Para além dos custos elevados de implementação, existe o desconforto inicial e a resistência à mudança por parte dos utilizadores, o período de formação e a adaptação ao sistema. Fases durante as quais é necessário o elevado comprometimento e colaboração da parte de todos os intervenientes, o que nem sempre acontece.

Ainda assim, salienta-se que a adoção de um sistema integrado iria trazer benefícios significativos à organização. Sendo o principal benefício, a possibilidade de controlar a execução das atividades (tarefas), pelos intervenientes no processo. Esse controle seria feito pelos registos automáticos que o sistema efetua.

Outro ponto forte dessa implementação seria o sistema de avisos para o e-mail dos intervenientes, quando da aproximação do tempo limite para a execução das tarefas a seu cargo.

Para além destes dois benefícios, podem ainda destacar-se:

Facilidade de consulta de processos antigos, uma vez que após o processo ser encerrado é sempre possível consultá-lo, assim como todos os documentos envolvidos no processo.

Controlo de atividades por realizar, ou seja, cada interveniente tem a visualização de todas as atividades que tem pendentes e a sua prioridade. Os coordenadores de secção podem ter a visibilidade de tudo o que está pendente para a sua secção. Envio de mensagens automáticas diretamente do sistema para alunos, ou mesmo para

um outro interveniente no processo.

Eliminação dos impressos e do arquivo para os mesmos, eliminando desperdícios, tais como papel e toners, e libertando espaço, que atualmente, não é abundante.

Possibilidade de integrar o atual sistema de faturação com no software SIIA (este benefício traz vantagens não só em termos de licenciamento, uma vez que se o software SIIA permitir a integração com a área financeira, não se justifica pagar dois licenciamentos, passando a informação a estar disponível num único sistema).

Eliminação do envio físico de documentação para os diversos departamentos. Estipulação de prazos mais rígidos para a resolução das tarefas.

Eliminação dos sucessivos registos na base de dados, de entrada e saída de documentos.

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