4 ANÁLISE COMPARATIVA DO SISTEMA MANUAL E ELETRÔNICO DE
4.1 Sistema manual do controle de gestão do contas a pagar
A teoria geral de sistemas tem sofrido evoluções ao longo do tempo, podendo ser considerada como uma ferramenta de apoio para a análise e solução de problemas complexos. Aplicada às organizações, conforme Abreu (1999), procura desenvolver:
a) uma técnica para lidar com a amplitude e complexidade das mesmas; e b) um enfoque, o qual permite a análise em separado das partes como um
todo, sem perder a visão de conjunto e o relacionamento das partes entre si.
Dentro deste contexto, um sistema pode ser definido como um conjunto de partes interagentes e interdependentes que formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. Cada uma destas partes é denominada subsistema.
Uma empresa, concebida como um sistema, é composta por vários subsistemas, cujas ações influenciam e são influenciados pelos demais subsistemas, como os sistemas organizacionais, tecnológicos e operacionais.
Estes níveis são variáveis de acordo com o seu foco da análise. Por exemplo, ao analisar um departamento, pode-se considerá-lo como sistema, suas divisões e/ou processos internos como subsistemas e a organização como supersistema. A visualização de uma empresa dentro do enfoque sistêmico permite uma melhor compreensão da efetividade de suas ações, os produtos de suas diversas atividades, e a organização dos processos produtivos.
Com base neste entendimento, desenvolveu-se um estudo sobre o subsistema de uma organização: o contas a pagar de uma empresa de autopeças, seus controles e fluxos dos pagamentos. Portanto, foram realizadas análises comparativas, após verificar as ferramentas financeiras existentes. Considerando a sistemática atual e a proposta,
pode-se afirmar que, o controle de gestão do contas a pagar em empresa de autopeças, pode ser tanto manual quanto eletrônico.
Na Figura 7 pode ser visualizado um sistema manual de controle de gestão do contas a pagar em empresa de autopeças.
Figura 7 – Sistema manual de controle de gestão do contas a pagar para empresas de autopeças.
O envio dos boletos físicos aos clientes, representam as entradas de insumos que o sistema importa do ambiente externo. Esses insumos entram no sistema sob forma de recursos de informações.
Fornecedores ENTRADA
Envio dos boletos físicos aos clientes
PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO
O cliente analisa os documentos recebidos
SAÍDA Autorização dos
pagamentos
RETROALIMENAÇÃO
O cliente retorna informações à origem
Empresa de autopeças
Empregados Concorrência
Governo
Clientes
O sistema processa e transforma, por intermédio de seus subsistemas especializados, esses insumos em produtos. A etapa do processo de transformação constitui-se do momento em que o cliente analisa os documentos recebidos..
O sistema coloca no ambiente externo os produtos de suas operações de transformação, assim como também as sobras e dejetos. Os insumos que entram no sistema são transformados informações e são exportados para outros subsistemas da organização.
A retroalimentação (feedback) é o retorno ao sistema dos resultados que influenciam o funcionamento futuro do sistema. O sistema reage a cada entrada de informação, incorporando o resultado da ação resposta desencadeada por meio de nova informação, a qual afetará seu comportamento subseqüente, e sucessivamente. Essa retroalimentação é um instrumento de controle, em que as informações realimentadas são resultados das divergências verificadas entre as respostas de um sistema e os parâmetros previamente estabelecidos.
A visualização de uma empresa dentro do enfoque sistêmico permite uma melhor compreensão da efetividade de suas ações. No entanto, ainda prevalece o modelo em que as empresas opera tipicamente como uma organização da sociedade industrial, baseada em uma estrutura hierárquica e na subdivisão do trabalho por especialidades ou funções.
Com base nesta perspectiva, compreende-se a sistemática dos processos manuais de pagamentos a fornecedores em uma empresa de autopeças.
Na Figura 8, mostra-se o fluxograma das etapas que compõem os processos manuais de pagamento a fornecedores.
Figura 8 - Fluxograma das etapas que compõem os processos manuais de pagamento a fornecedores
Fonte: Adaptado pelo pesquisador, 2003.
O processo se inicia com o recebimento das duplicatas físicas do banco. Os fornecedores negociam as duplicatas no sistema financeiro ou as colocam em
Nº Passos Contas a PagarGesco - Pólo Correios Banco
1 Receber, via correios, os boletos para
pagamento.
2 Separar as cobranças por vencimento e ordem
alfabética, mantendo-os em arquivo físico.
3
Emitir relatório, via sistema, referente a títulos liberados e não pagos, verificando se há algum boleto não associado para pagamento.
3.1 Caso haja algum boleto que não esteja
assossiado, arquivar os mesmos.
4
Verificar se há boletos indevidos, aqueles que estão em discordância com o pagamento liberado.
4.1 Caso haja discordância, devolver ao banco,
verificando o tempo máximo para devolução.
5
Efetuar o somatório dos boletos, por banco, alterando aquelas cujos valores estão incorretos de acordo com o pagamento liberado.
6 Emitir cheques para os títulos não aceitáveis na
compensação bancária.
7
Emitir e colher as assinaturas nos borderôs junto aos procuradores da empresa, separando- os e anexando-os ao boletos correspondentes.
8 Enviar, via malote, os documentos aos bancos
para pagamento.
9 Receber o retorno dos doscumentos quitados
pelo banco e arquivá-los
1 Início N S Boletos 2 Boletos 3 3.1 4 Boletos Boletos 4.1 5 Boletos 6 7 8 9 Fim Boletos Cheques Borderôs Docmentos DocmentosDocmentos Docmentos DocmentosDocmentos N
cobrança simples. Os bancos, por sua vez, enviam à empresa essas cobranças através dos correios ou pessoalmente, através de malotes.
O contas a pagar recebe um volume significativo de títulos mensalmente, sacados contra a empresa. Este setor analisa e identifica as cobranças indevidas, realizando a devolução em tempo hábil para os respectivos bancos. Após receber e conferir os títulos, esses são arquivados em ordem alfabética e de vencimentos, para posterior utilização na digitação dos bancos portador/pagador e efetivação dos pagamentos.
Em seguida, para efetivação dos pagamentos, é emitido um relatório de duplicatas liberadas e não pagas. De posse deste relatório, retira-se do arquivo as respectivas cobranças, digita-se os bancos portadores e pagadores, através do terminal, interligado ao banco de dados do contas a pagar.. Em seguida efetua-se correções de vencimento e valor nos boletos bancários de acordo com a conferência da área de liberação de pagamentos.
A imputação de bancos portadores e pagadores significa que, ao deparar com um boleto bancário, o mesmo vem com a indicação centralizado no alto do boleto e bem legível, o número do banco ao qual o título pertence. Como exemplo pode-se citar o 237 - Bradesco/Inputs banco portador. Em seguida é imputado o banco pagador, quesignifica o banco ao qual a empresa realiza todos os seus pagamentos através de contrato firmado entre as partes.
Após a realização deste processo, vem a emissão de borderos de pagamento, que é comandado de acordo com os vencimentos. Efetua-se o somatório dos borderôs pelo banco portador e confronta-se com o somatório das duplicatas, efetuando-se os acertos, se necessários, para fazer o fechamento (digitação errada do banco portador, abatimentos ou prorrogações).
Em seguida, são emitidos cheques para títulos não aceitáveis na compensação bancária, providencia-se as assinaturas, separa-se os borderôs, anexa-se as duplicatas e cheques correspondentes e envia-se os mesmos aos bancos para quitação.
Além de pagamentos com cheques, existe outra modalidade de pagamento
manual, o pagamento em carteira, ou seja, crédito em conta corrente. Para
pagamento das duplicatas em carteira é digitado, via terminal o banco onde será feito o crédito, este indicado pelo fornecedor. Novamente, emite-se os borderôs,
colhem-se as assinaturas devidas e enviam-se os mesmos ao banco para que seja efetuado o crédito.
Em períodos determinados, é feita uma avaliação dos títulos remanescentes que estão no arquivo. Verifica-se os mesmos já foram pagos através de crédito em conta corrente dos fornecedores; se houve devolução total de mercadorias; devolução da própria nota fiscal, quando são encontradas algumas divergências no faturamento.
Caso haja alguma divergência encontrada no faturamento, as duplicatas são retiradas do arquivo e devolvidas aos respectivos bancos portadores das mesmas.
Neste sentido, a empresa poderia fazer um estudo detalhado com relação às vantagens proporcionais pela informatização ou identificar melhores práticas para esse processo.
4.2 SISTEMA ELETRÔNICO DO CONTROLE DE GESTÃO DO CONTAS A PAGAR