Sistemas de Controlo Interno e de Gestão de Risco

Controlo interno

O Centro Hospitalar tem vindo a adoptar sistemas de controlo interno e de gestão de risco com vista a asse-gurar a prossecução dos seus objectivos, políticas e procedimentos estabelecidos, bem como a fiabilidade da informação operacional, contabilística e financeira .

Dados os riscos inerentes à dimensão e à complexidade do CHLN, o sistema de controlo interno integra o Auditor Interno, que exerce o controlo interno nos domínios contabilístico, financeiro, operacional, informá-tico e de recursos humanos, fornecendo ao órgão executivo de gestão, análises e recomendações sobre as actividades revistas para a melhoria do funcionamento dos serviços .No âmbito do exercício da sua função elabora um plano anual de auditoria e um relatório semestral sobre a actividade desenvolvida, o qual evi-dencia, entre outros aspectos, os controlos efectuados, as anomalias detestadas e as medidas correctivas a adoptar . Este relatório é submetido, pelo Conselho de Administração, ao Ministro de Estado e das Finanças e ao Ministro da Saúde .

A auditoria interna é exercida de forma independente e objectiva, prestando serviços de verificação e ava-liação dos sistemas e procedimentos organizacionais, com vista a minimizar as probabilidades de fraudes, erros ou práticas ineficazes, e de consultoria, tendo como objectivo adicionar valor, melhorar as operações da organização, a sua eficiência e eficácia .

O Auditor Interno efectua análises, revisões e avaliações independentes e objectivas, dos procedimentos e actividades existentes, informa acerca da situação encontrada e formula recomendações que entende apropriadas para a melhoria da organização e dos processos de gestão, nomeadamente, no cumprimento das metas e objectivos fixados pelas tutelas e pela própria administração, na promoção da ética e valores apropriados dentro da organização, na eficiência da gestão, na boa execução orçamental, na boa prestação de contas e na eficácia da gestão e controlo de risco .

Gestão de Risco

Processo de Gestão de Risco

O sistema de gestão de risco propicia uma maior eficácia da gestão, nomeadamente: Uma gestão pró-ativa em vez de reactiva;

Aperfeiçoamento do bom governo da organização;

Maior evidenciação da identificação, análise, avaliação e tratamento de risco;

Promoção da eficiência e da eficácia a todos os níveis da organização e minimização de custos ou perdas; Aperfeiçoamento do sistema de controlo interno;

Maior robustez organizacional;

Promoção da boa imagem e confiança da organização perante os “detentores de interesse” (utentes e colaboradores do CHLN, clientes, fornecedores, tutelas, auditores, inspectores, entidades públicas ou go-vernamentais, entidades congéneres, instâncias supranacionais, parceiros, etc .);

Melhoria da execução do plano de prevenção de riscos de corrupção e infracções conexas; Promoção da boa prestação de contas .

O processo de gestão de risco assenta num conjunto de acções de identificação, análise, avaliação, acei-tação ou tolerância, rejeição ou possível tratamento, com vista a obter um grau de risco residual, aceitável ou tolerável . Em relação aos riscos específicos inerentes à atividade médica, assume particular relevância o código deontológico dos profissionais e a adopção de medidas organizativas e de gestão adequadas . Deste modo, foram desenvolvidas acções de controlo e de análise e tratamento de risco, que contribuíram para reforçar o ambiente de controlo interno do Centro Hospitalar e mitigação de riscos .

Risco de corrupção e de infrações conexas

A prática de qualquer acto ou a sua omissão, seja lícito ou ilícito, contra o recebimento ou a promessa de uma qualquer compensação que não seja devida, para o Próprio ou para Terceiros, constitui uma situação de corrupção .

Existem outros crimes, próximos da corrupção, os quais são igualmente prejudiciais ao bom funcionamento das instituições, tais como o suborno, o peculato, a concussão, o tráfico de influência, a participação econó-mica em negócio e o abuso de poder .

Na definição do risco o presente plano toma como referência o guião do Conselho de Prevenção e Corrup-ção (CPC) o qual estabelece que os riscos devem ser classificados segundo uma escala de risco, elevado, mo-derado e fraco, em função do grau de probabilidade de ocorrência, também elevado, momo-derado ou fraco . São definidos os seguintes princípios orientadores na realização da despesa:

Autorização prévia da entidade/responsável com competência para o efeito; Existência de dotação orçamental;

Obrigatoriedade de enquadramento no plano de actividades que justifiquem a efectivação das despesas relacionadas com investimento;

Aprovação de cláusulas financeiras dos contratos, pelo órgão competente e cumprimento dos procedi-mentos sobre aquisições no exterior, de acordo com a legislação em vigor .

Todas as aquisições efetuadas pelo CHLN, quer de bens ou serviços, deverão respeitar um conjunto sequen-cial de procedimentos, regras, validações e sempre em conformidade com a regulamentação aplicável . Avaliação da necessidade - A necessidade de aquisição de um bem ou serviço constitui o primeiro acto do processo aquisitivo, devendo ser determinada por critério técnico e, cumulativamente, satisfazer o princípio da economia, eficiência, eficácia e da conformidade regulamentar . A inscrição no plano de actividades e a cobertura orçamental e financeira devem ser indicadas .

Procurement – Conjunto de actividades pré-contratuais, que permitem assegurar a qualificação e a se-lecção dos melhores fornecedores e prestadores de serviços, capazes de fornecer o CHLN na qualidade e quantidade pretendidas e que serão consultados para apresentação de propostas .

Procedimentos pré-contratuais – Nesta fase, deverá ser assegurado que a abertura de um procedimento está autorizada por quem tem competências para o efeito, que se privilegiaram os procedimentos con-correnciais, públicos ou limitados, que o recurso ao ajuste directo esteja sempre fundamentado, que se cumpriu a regulamentação aplicável a uma entidade com a natureza EPE como é o caso do CHLN e que o caderno de encargos contém as especificações técnicas adequadas à natureza das prestações objecto do contrato a celebrar .

Negociação – Inclui todo o processo de avaliação das propostas dos fornecedores, a negociação com vista à obtenção do melhor preço e das melhores condições, nomeadamente o desconto comercial e o desconto financeiro por antecipação do pagamento ao prazo fixado .

Celebração e execução do contrato – As cláusulas do contrato deverão ser claras e corresponderem ao objecto do concurso ou ajuste direto a que digam respeito, nomeadamente quanto ao âmbito, descrição dos bens ou serviços, preços unitários e globais, prazo de entrega, prazo de validade, descontos comerciais e financeiros . A assinatura do contrato deverá ser efectuada por quem tem competência para o efeito . Encomenda, recepção, facturação e pagamento – As encomendas deverão confinar-se exclusivamente aos bens e serviços previamente negociados e contratados, a recepção deverá ser validada por pessoal do CHLN, comparando a descrição e quantidades recepcionadas com a encomenda efectuada, as facturas deverão ser atempadamente entregues no serviço de gestão financeira e o pagamento deverá respeitar os prazos superiormente definidos e a optimização de tesouraria do hospital .

Valores éticos e de integridade

Os objectivos de uma entidade e a forma como são implementados são baseados em preferências ou op-ções, julgamentos de valor e estilos de gestão . A integridade da gestão bem como o seu compromisso em relação a valores éticos influenciam estas preferências e julgamentos de valor, normalmente traduzidos em normas comportamentais . Como a reputação de uma entidade é tão importante, as normas comportamen-tais deverão estar para além de um mero cumprimento da legislação . A sociedade espera mais do que isto ao reconhecer a reputação das melhores organizações .

É necessária uma filosofia de gestão que se traduza em comunicações, opiniões e atitudes, caracterizando a forma como a entidade percepciona o risco em todas as suas actividades, desde o desenvolvimento e im-plementação de uma estratégia até às suas actividades do dia-a-dia . A filosofia de gestão, reflecte os valores da entidade, influenciando a sua cultura e estilo operacional e afetando a forma como os componentes de gestão de risco são postos em prática .

O CHLN, EPE tem vindo a introduzir e a implementar um conjunto de regras e normas de procedimentos de controlo interno, que permita abarcar toda a instituição, desde os aspectos macros de alto nível, às com-pras, aos aspectos operacionais das normas contabilísticas, do registo da produção clínica, à introdução de mecanismos de controlo e monitorização de toda a sua estrutura de custos, de modo a fortalecer os seus mecanismos de controlo e de segregação de funções .

Prevenção de conflito de interesses

Nenhum dos membros dos órgãos sociais participa ou participou em decisões que envolvam os seus pró-prios interesses, nem detém relações com fornecedores ou com quaisquer outros parceiros de negócio, suscetíveis de gerar conflitos de interesse .

Diligências tomadas e resultados obtidos no âmbito das recomendações do accionista emitidas aquando da aprovação das contas de 2010

Passaremos, de seguida a elencar as recomendações efectuadas, bem como as diligências tomadas tenden-tes ao cumprimento das mesmas:

I. dê cumprimento integral aos Princípios de Bom Governo, de acordo com a RCM nº49/2007,promovendo, de-signadamente, a elaboração de um Código de Ética;

Foi elaborado um Código de Ética, de acordo com a RCM nº49/2007, a fim de dar cumprimento integral aos Princípios de Bom Governo .

II. diligencie no sentido de reduzir o Prazo Médio de Pagamentos a Fornecedores, em conformidade com o dis-posto na Resolução do Conselho de Ministros nº34/2008, de 22 de Fevereiro; e Despacho nº9870/2009, de 13 de Abril, do MEF;

Ao longo de todo o ano de 2011, fomos plasmando nos Relatórios Analíticos mensais, que enviávamos para a ACSS e ARSLVT, o crescendo do grau de endividamento que o CHLN acumula, pelo facto de todo o financiamento das compras e outros custos ser obtido, em grande parte, junto dos nossos fornecedores, já que os cash flows resultantes dos resultados são insuficientes para suprir as nossas necessidades de tesouraria .

A esta realidade, acresce o facto dos nossos principais clientes (ACSS e ADSE) continuarem com elevados níveis de divida acumulada . Assim, a ACSS em 31 de Dezembro de 2010 tinha uma divida para com o CHLN de 111 milhões de euros, dos quais apenas 30 milhões de euros foram regularizados e somente em 2011 . Acresce que, à dívida de 2010 haverá que adicionar 54 milhões de euros atinentes ao ano de 2011, o que originou um aumento dos créditos sobre a ACSS em 24 milhões de euros .

Quanto á ADSE, apesar de todas as diligências efectuadas pelo CHLN, o único recebimento em 2011 verificou-se, apenas, nos últimos dias do ano pelo e somente em 12 milhões de euros, permanecendo uma divida altíssima, que ascende a 30,4 milhões de euros .

III. proceda ao reforço do montante das provisões para cobranças duvidosas, referentes aos créditos vencidos cuja antiguidade seja elevada, e dos mecanismos de controlo interno da área da contabilidade com recursos a sistemas e tecnologias de informação, de modo a suprimir, em tempo útil, as insuficiências detectadas;

O montante de Provisões de Cobranças Duvidosas foi reforçado em 388 mil euros . O CHLN deu continui-dade á aplicação do critério de actualização a 100% das dívidas dos Clientes “Não Estado”, há mais de 2 anos, isto é, para saldos que incluam facturas em dívida datadas até 31 de Dezembro de 2009 .

IV. efectue a contabilização das responsabilidades com pensões de reforma e invalidez, em conformidade com os princípios contabilísticos geralmente aceites conforme expresso pelo ROC na Certificação Legal de Contas.

Ao analisar a “Reserva” efectuada pelo Senhor Revisor Oficial de Contas, no Relatório de Gestão de 2010, em que o mesmo expressa a insuficiência de provisões para pensões, não poderemos dissociar-nos do facto que o CHLN anulou a provisão de 41, 2 milhões de euros que dispunha em 31 de Dezembro de 2010, dando seguimento ao ofício de 5 de Janeiro de 2011, emanado pela ACSS, com efeitos retroactivos a 2010, dado que foi transferido para o Estado, as responsabilidades com pensões de reforma e invalidez . Uma vez que foi a própria ACSS (organismo Tutelar) que estabeleceu como indicação a anulação da provisão, em nosso entender, não ocorreu nenhuma alteração à realidade que origine a criação dessa mesma provisão .