Sistemas de informação para a gestão econômica

Ao longo do processo de gestão, independentemente do nível em que cada fase ocorre, há necessidade de se fazer o levantamento e a análise de uma série de alternativas que se põem diante do gestor. Se a análise das alternativas é um ponto chave no processo decisório, é importante que o gestor esteja cercado de informações para que essa análise seja a mais completa possível.

Como afirmam Catelli e Guerreiro (1993), para que existam decisões eficazes é necessário um amplo conhecimento da realidade propiciado pela informação e

sobretudo uma correta motivação dos gestores para a tomada das decisões adequadas.

Dessa forma, os sistemas de informação são os que suprem os gestores de informações operacionais e econômico-financeiras, requeridas pelos modelos de decisão adotados, na tomada de decisão.

De acordo com Bio (1996), a essência do planejamento e do controle é a tomada de decisões, as quais dependem de informações oportunas, de conteúdo adequado e confiável. Portanto, há uma certa relação entre o processo decisório e o desenvolvimento de um sistema de informação, que precisa estar sintonizado com as necessidades de informações dos gestores.

A organização necessita de um sistema capaz de, a partir dos dados que manipula, obter informações tão rápido quanto possível, de modo a auxiliar os gestores a tomarem as melhores decisões.

Nesse sentido é importante ressaltar, de acordo com Oliveira (2001), que a informação é um recurso vital para a empresa e integra, quando devidamente estruturada, os diversos subsistemas e, portanto, as funções das várias unidades organizacionais da empresa.

Como o modelo de gestão econômica pressupõe tanto a busca da eficiência quanto da eficácia, há dentro do sistema de informações para a gestão econômica a adoção de preços de transferência, métodos de custeio variável e de um sistema de padrões.

Assim, Guerreiro (1989, p.275) define o sistema de informação para a gestão econômica como:

o conjunto de subsistemas de pré-orçamentação, orçamentos, custos e contabilidade, que reflete as decisões tomadas por ocasião do planejamento em termos monetários e, posteriormente confronta os resultados reais com os planejados, possibilitando então as ações de controle.

A integração dos sistemas de informações ao processo de gestão determina a eficácia dos mecanismos de autocontrole e feedback apoiando as decisões dos gestores em todas as fases do processo de gestão e fazendo com que a empresa mantenha-se no rumo dos resultados desejados, como pode ser observado na Figura 2.

PLANEJAMENTO OPERACIONAL CONTROLE Transações

Planejamento Diretrizes Pré- Planejamento Planejamento Plano Execução realizadas Acompanha- Ações

Estratégico estratégicas Planejamento e médio/ de curto aprovado mento de corretivas longo prazos prazo resultados

Figura 2 - Visão geral do processo de gestão integrado com o sistema de informação

Fonte: Catelli, Pereira e Vasconcelos (1999, p.129). SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Sistemas de Sistemas de Sistema Sistema de

Informações qualidade orçamentário informações

s/ variáveis s/ resultado de resultados

ambientais econômico realizados

Observa-se que o processo de gestão, de modo geral, é composto pelas fases de planejamento, execução e controle, sendo que a fase de planejamento é dividida em planejamento estratégico, operacional e ajustes nos planos (programação). Na fase de execução, tem-se um sistema de custeio que mensura as transações a valores reais e a valores-padrão, implementando a preocupação com a eficiência, além de possibilitar as medidas corretivas na fase de controle.

Dessa forma, para cada fase do processo de gestão necessita-se de um subsistema de informação que atenda as características específicas da tomada de decisão. Cada um desses subsistemas, aqui simplesmente denominado sistema, é caracterizado nos tópicos que seguem.

2.1.4.1 Sistema de informações sobre o ambiente externo e interno

Bio (1996) explica que a empresa recebe informações sobre a economia, concorrência, leis e regulamentos das mais variadas formas. Assim, precisa consolidar essas informações externas e suas informações internas para que se possa planejar suas operações.

Para Catelli et al. (1999, p.287), as características desse subsistema compreendem:

a utilização de banco de dados, onde são armazenadas as informações de diversas naturezas sobre o ambiente externo, que por sua própria natureza é altamente flexível e, portanto, pouco estruturado quanto às fontes (revistas especializadas, jornais, vídeos, pesquisa de mercado etc.) de obtenção. O conjunto das informações internas e externas à empresa forma seu sistema de informações global. Desse total, os gestores deverão saber extrair as informações que realmente a empresa precisa nas diversas etapas do processo de gestão.

Pereira (1999) explica que esse subsistema tem como objetivo auxiliar os gestores durante a fase de planejamento estratégico por meio do fornecimento de informações sobre os ambientes externo e interno da empresa.

A análise do ambiente externo, conforme Oliveira (2002), tem o objetivo de verificar a relação existente entre a empresa e seu ambiente externo em termos de

oportunidades e ameaças, bem como a sua atual posição no mercado e qual sua posição desejada no futuro.

No que diz respeito à análise do ambiente interno, Oliveira (2002) afirma que essa análise deve apontar os pontos fortes e fracos da empresa, baseando-se na sua posição atual no mercado. Assim, a análise interna tem a finalidade de evidenciar as deficiências e qualidades da empresa analisada.

Portanto, os gestores devem se basear nesse subsistema de informação para possuir um adequado equilíbrio de conhecimento entre os fatores internos e externos. Deve preocupar-se não apenas com os fatores que ele pode controlar, como também com os que não são controláveis ou externos à empresa.

2.1.4.2 Sistema de informações operacionais

A função do sistema de informações operacionais, segundo Pereira (1999), é de processar as transações planejadas e realizadas no processo físico-operacional e viabilizar o controle físico do patrimônio da empresa. Da mesma forma, Bio (1996) afirma que esse subsistema constitui-se de redes de procedimentos rotineiros que servem para o processamento de transações periódicas.

Assim, o papel desse subsistema consiste no processamento dos dados que se originam internamente e que, portanto, são programáveis pela empresa, auxiliando eficientemente na sua tomada de decisões, assim como os demais subsistemas de informação.

De acordo com Mosimann e Fisch (1999), o sistema de informações operacionais pode ser subdividido em duas categorias:

a) sistemas que processam transações individualizadas: referem-se às compras, faturamento, contas a pagar, contas a receber, entre outros. Trata-se, portanto, de fatores que envolvem decisões menos complexas, onde a ênfase está centrada na eficiência e na produtividade;

b) sistemas que processam transações agregadas: referem-se ao

planejamento e controle da produção, custos, contabilidade, entre outros. Envolvem, portanto, decisões operacionais mais complexas que tem grande impacto na eficácia da empresa.

Portanto, o sistema de informações operacionais pode contribuir para um impacto significativo nos resultados da empresa, tais como redução de custos de produção, redução de estoque, otimização do uso de equipamentos.

É importante destacar ainda que as transações processadas por esse sistema serão devidamente utilizadas pelo sistema de informações econômico-financeiras, para o planejamento, a mensuração e o controle de resultados.

2.1.4.3 Sistema de informações econômico-financeiras

Ao contrário do sistema de informações operacionais, que é orientado para o processo de transações rotineiras, o sistema de informações econômico-financeiras visa auxiliar, segundo Bio (1996), os processos de tomada de decisão, dando suporte as avaliações e julgamento dos gestores.

Assim, o papel desse subsistema é processar dados que viabilizam o processo decisório e que, portanto, não são programáveis. De acordo com Nakagawa (1993), são exemplos: previsão de vendas, análise de custo, elaboração de orçamento, entre outros.

Pereira (1999) aduz que o sistema de informações econômico-financeiras estrutura-se nos seguintes módulos integrados entre si e ao processo de gestão da empresa:

a) módulo de simulações – objetiva dar suporte aos gestores durante a fase de pré-planejamento, por meio do fornecimento de informações sobre os resultados de simulações, visando a identificação de alternativas que resultem na otimização dos resultados;

b) módulo de planejamento – tem a finalidade de subsidiar os gestores durante a fase de planejamento operacional de curto, médio e longo prazos, buscando gerar informações detalhadas a respeito dos resultados dos eventos planejados; e

c) módulo do realizado – visa apoiar os gestores durante a fase de controle, concebendo informações detalhadas sobre os resultados dos eventos realizados, em comparação aos dos eventos planejados.

Pode-se afirmar, portanto, que o sistema de informações econômico- financeiras tem o papel de auxiliar os gestores através do fornecimento de

informações sobre os resultados das alternativas simuladas, planejadas, programadas e realizadas, abrangendo todas as fases do processo de gestão.