Capítulo 3 Análise e desenvolvimento dos portais
3.6 Sugestões de boas práticas comunicacionais em portais
Após todo o levantamento bibliográfico e as análises da visão de mercado e portais corporativos observados, acredita-se que os desafios da comunicação de um portal corporativo com os seus diversos públicos são: atuar como agente na construção da cultura organizacional, equilibrar soluções globalizadas e regionais e incorporar continuamente as novas tecnologias.
Adicionalmente, essa comunicação deve ser verdadeiramente integrada (relações públicas, publicidade, promoção, marketing direto, imprensa), ser transparente com os seus diversos públicos para conquistar credibilidade, ser consistente e assumir responsabilidade pública. De acordo com CORRÊA40, a comunicação digital possui uma lista de boas práticas que
podem ser aplicadas aos portais corporativos, como sugestão, na tentativa de orientar e melhorar a comunicação dos portais corporativos.
A tabela 3 a seguir, contempla as sugestões de boas práticas aprendidas durante todo o levantamento bibliográfico desta monografia:
40 Comunicação pessoal de CORRÊA, Elizabeth N. Saad, em aula proferida em 2005 para a Turma 2004-B do Curso de Pós-Graduação Lato Sensu de Especialização em Gestão Estratégica em Comunicação Organizacional e Relações Públicas, na Escola de Comunicações e Artes da Universidade de São Paulo.
Tabela 3: Sugestões de boas práticas
Sugestões de Boas Práticas
Tópico Descritivo
Estrutura • Frases curtas, mas informativas;
• Parágrafos devem tratar de apenas um assunto; • A primeira sentença do parágrafo deve apresentar o
assunto;
• Uso da voz ativa, sem gerúndios; • Evitar o uso do impessoal.
Apresentação Visual • Identificação de autoria ou pertencimento em todas as
páginas (logotipo, assinatura);
• Datar todas as páginas, principalmente sites voltados a vendas de produtos;
• Ser simples, intuitivo e de fácil compreensão;
• Evitar erros gramaticais, que reduzem drasticamente a confiança e credibilidade do conteúdo;
• Títulos e subtítulos devem ser condensados e explicativos ao mesmo tempo;
• Aplicação de cores: – Usar cores de ênfase;
– Consistência para relacionar cores e objetos;
– Cuidado com cores saturadas que cansam a vista. Optar por cores em tom pastel.
• Fundo de tela:
Sugestões de Boas Práticas
Tópico Descritivo
– Ter leveza nas marcas D’água;
– Fundo branco oferece melhor contraste em qualquer monitor; o azul claro é uma ótima cor de fundo; – A cor do fundo não pode interferir no link.
• Imagens: devem ser visíveis, “clean” e equilibradas com o conteúdo textual.
• Menu de navegação:
– À esquerda são os mais percebidos;
– Superior: tem maior retenção da atenção;
– À direita: demora para o usuário encontrar a navegação.
Comportamento do
internauta • Conter informações relevantes;
• Clareza nas mensagens; • Estrutura de informação lógica;
• Narrativa, estilo e tom compreensíveis; • Parágrafo e textos curtos;
• O logo e a as manchetes principais devem ser posicionados na parte superior esquerda da página; • “Banners” publicitários à esquerda e no topo da página
captam mais a atenção do usuário;
• Anúncios de textos são mais atrativos do que anúncios com imagens e animações;
• Deve haver proximidade visual ao conteúdo editorial; • A identidade visual deve estabelecer um nível ideal de
comunicação entre organização e o usuário; • Mensagens de “erros” devem ser expressas numa
Sugestões de Boas Práticas
Tópico Descritivo
• A arquitetura da informação deve ser adaptada ao modelo mental do usuário por meio da organização de dados por relevância e experiência do usuário;
• Mecanismos de busca devem refletir as características, funcionalidades, nível de experiência e preferência de cada usuário.
Leitura de textos • Parágrafos curtos e com introdução em negrito prendem
mais a atenção do usuário;
• Conteúdos longos devem ser apresentados em trechos menores, em forma de links lógicos ou arquivos PDF; • Não devem conter textos chatos ou de difícil leitura; • Títulos e textos devem ter tipologias pequenas para estimular a leitura e prender a atenção do usuário; • Parágrafo introdutório: possui mais de 95% da leitura
total;
• Seguir um parágrafo de curso complementar;
• Os elementos textuais são os primeiros a serem vistos por seus usuários, depois as imagens que os
acompanham;
• Estimular a aplicagem;
• Ter manchetes e títulos com “links” de acesso à informação.
Aplicação de ferramentas
de relacionamento • Possuir canais de comunicação com o usuário:
– E-mail marketing;
– Fóruns e grupos de discussão;
– Mensagens instantâneas;
– Fluxo RSS;
– Multimídia.
Sugestões de Boas Práticas
Tópico Descritivo
• Possuir consultoria ou atendimento on-line; • Ter ferramenta de busca;
• Apresentar uma boa interface gráfica; • Ter canais para transações eletrônicas;
• Possuir conteúdos e textos interessantes e abertos à feedback.
Objetivos com a Estratégia • Alinhar as políticas de comunicação às estratégias da
organização;
• Integrar e disponibilizar informações relevantes ao desenvolvimento de negócios;
• Refletir compromissos institucionais para reforçar a imagem da organização junto aos seus públicos de interesse e viabilizar o comércio eletrônico;
• Melhorar o relacionamento com os seus usuários; • Ser clara para quem desenvolve a diagramação e o
conteúdo o que a organização quer atingir com o portal corporativo para que ele seja adequado a estas
necessidades.
Fonte: BIGOIS, Ana Paula R. Tabela 3 foi elaborada pela autora a partir do conteúdo teórico pesquisado e das aulas de Comunicação Digital assistidas em 2005.
Conclusão
Os portais corporativos desempenham um papel cada vez mais importante nas organizações. Eles procuram aumentar a eficiência da forma como os seus funcionários, parceiros e clientes interagem com a vasta variedade de informação e serviços disponíveis, e que são vitais para o negócio. À medida que a importância, a capacidade e a abrangência dos portais aumentam, as organizações acabam por optar uma abordagem integrada, restando o grande desafio de fazer a integração entre tecnologia, estratégia e comunicação.
Em relação aos desenvolvimentos conceituais versus a prática, observa-se que no fundo no fundo, a pesquisa está a reboque da prática, isto é, a pesquisa atesta e referencia o que a prática diz ser o mundo ideal. Ela pouco está inovando, apenas reafirmando o que é dito.
Outro ponto é que a teoria diz que os portais corporativos devem ser focados em seus usuários, mas nem sempre é isto o que ocorre. Cada empresa tem as suas próprias necessidades e peculiaridades, que devem ser levadas em consideração em seu desenvolvimento, mas nem sempre refletem as necessidades do usuário. O problema, basicamente, não é a forma como se desenvolve, implementa e mantêm o portal, mas sim como equipar a empresa com uma arquitetura abrangente para criar, manter e modificar qualquer tipo de portal que seja necessário para dar resposta às necessidades de negócio, tanto no presente como no futuro. Faz-se necessário estudos contínuos de aperfeiçoamento que vão além da sua implementação, para que o portal traga um completo conjunto de informações operacionais e estratégicas do negócio, para maior credibilidade e satisfação dos seus usuários.
O portal corporativo é um canal estratégico de comunicação que veio para ficar, independente do design, tecnologia ou terminologia futura que possa vir a ter. Isto não está ligado apenas à tecnologia, mas sim ao processo de globalização, que não permite mais que empresas que desejam ter visibilidade nacional e internacional estejam fora da rede. Eles não devem ser considerados como mais um modismo, mas sim como aplicações empresariais importantíssimas, devido ao seu elevado potencial de transformar a forma como as organizações e os seus processos de negócio funcionam. Por meio da comunicação em portais corporativos, as organizações podem otimizar processos e transações, aumentar a produtividade dos funcionários e reforçar as relações com clientes e parceiros.
Os portais corporativos, especialmente os casos analisados, ainda não possuem muitos canais interativos de comunicação com os seus usuários. Para agregar valor ao relacionamento e ter credibilidade, é necessário poder dar e receber “feedbacks”. Isto de fato só ocorrerá quando os portais corporativos possuírem canais diversos de interação como: e-mails internos e externos, mensagens instantâneas, consultoria on-line, fóruns e grupos de discussões, vídeo interativo, comunicação móvel, etc.
Em relação à visão do mercado, empresas especializadas no assunto, afirmam que os portais corporativos terão uma vida útil por volta de cinco anos, outras afirmam que eles vieram para ficar. A percepção em relação a todas estas afirmações é de que eles têm aumentado a sua importância nas organizações, quando relacionados às estratégias de competitividade e que ainda há muito a ser desenvolvido para que os portais corporativos atinjam a sua maturidade. Uma questão que pode ser levantada nas organizações é que se não seria uma postura deliberada seguir apenas as “ondas” disseminadas pelos agentes de mercado, sem levar em conta que muitas deles querem vender a sua abordagem, isto é, o seu próprio “peixe”?
As organizações que estão à frente no desenvolvimento de portais bem estruturados, integrados e multifuncionais terão o retorno antecipado dos seus investimentos, por que reconheceram antecipadamente o poder de se usar informações dos usuários para desenvolver inovações que possam contribuir para acelerar o crescimento dos lucros.
Tecnologias como as dos portais corporativos trazem benefícios às organizações como colaboração no crescimento do fluxo informativo e na facilitação dos processos de comunicação e gestão de conhecimento, que com sua utilização diária e ao longo tempo, é refletida, assimilada e multiplicada por cada colaborador da empresa.
Dessa forma, podemos concluir que o uso da comunicação via portais corporativos, dentro e fora das empresas, já se tornou uma realidade. O seu bom funcionamento envolve mudanças culturais, filosofia e relações de trabalho, desenvolvimento de novas tecnologias, ergonomia, gestão participativa, capital intelectual x capital patrimonial, comunicação digital e relações humanas. Uma organização deve levar em consideração estes, entre outros tópicos, no momento em pensar em viabilizar um projeto de portal corporativo. Mesmo que haja resistência organizacional quanto à sua implementação, os benefícios justificarão todos os investimentos. Os prováveis transtornos causados por sua implantação serão superados à medida que os seus colaboradores visualizem a real importância da nova ferramenta de comunicação e difusão do conhecimento dentro da organização.
Vale ressaltar que mesmo com todo o trabalho de adequação da estratégia visual e comunicacional do portal corporativo às estratégias da organização, a pesquisa com o usuário, normalmente ocorre na fase de implementação. Fica como sugestão de pesquisa, um estudo voltado ao aperfeiçoamento contínuo dos portais, onde eles possam interagir com o usuário para definir o seu conteúdo a partir de suas necessidades.
Bibliografia
BUENO, Wilson da Costa. A Comunicação como espelho das culturas
empresariais. Revista Imes - Comunicação, ano I, nº 1, jul/dez 2000.
CASTELLS. Manuel. Internet e sociedade em rede. In: Denis de MORAES(org). Por uma outra comunicação. Rio de Janeiro: Record, 2003.
CURVELLO, João José Azevedo. Legitimação das Assessorias de
Comunicação nas Organizações. In: Jorge DUARTE (org).Assessoria de
imprensa e relacionamento com a mídia: teoria e técnica. São Paulo: Atlas, 2003.
DIAS, Cláudia Augusto. Portal corporativo: conceitos e características.
Ciência da Informação. Brasília, v.30, n. 1, jan/abr. 2001.
KUNSCH, Margarida Maria Krohling. Relações Públicas e Modernidade:
novos paradigmas na comunicação organizacional. São Paulo: Summus,
1997.
KUNSCH, Margarida Maria Krohling. Planejamento de Relações Públicas
na Comunicação Integrada. 4ª. Ed. São Paulo: Summus, 2003.
LÉVY, Pierre. As tecnologias da Inteligência. Rio de Janeiro: Ed. 34, 1995.
MARTÍN-BARBERO, Jesus. Globalização comunicacional e transformação cultural. In: MORAES, Dênis (org.). Por uma outra
NORONHA, Daisy Pires (org.) Manual para apresentação de
dissertações e teses. São Paulo: ECA/USP, 2003. Disponível em: [
www.rebeca.eca.usp.br]. Acesso em 20 nov. 2005.
PERUZZO, Cicília M. K. In: DUARTE, Jorge; BARROS, Antonio (org).
Métodos e técnicas de pesquisa em comunicação. São Paulo: Atlas,
2005.
SAAD, Beth. Estratégias para a mídia digital. São Paulo: Senac, 2003.
STRUNCK, Gilberto. Identidade Visual. Rio de Janeiro: Europa, 1989.
TAKAHASHI, Tadao (Org.). Sociedade da Informação no Brasil: Livro
Verde. Brasília: Ministério da Ciência e Tecnologia, 2003.
TERRA, José Cláudio Cyrineu; GORDON, Cindy. Portais corporativos: a
revolução na gestão do conhecimento. São Paulo: Negócio Editora, 2003.
Bibliografia complementar:
ABERJE – Associação Brasileira de Comunicação Empresarial. www.aberje.com.br.
Comunicação Empresarial. http://www.comunicacaoempresarial.com.br.
Indiana University:
[http://www.indiana.edu/%7Eiirg/ARTICLES/NAVIGATION/interacting.html].
Methodus: [http://www.methodus.com/tempfiles/361.asp]
MASUDA, Yoneji. A sociedade da informação como sociedade pós- industrial. Rio de Janeiro : Editora Rio, 1982.
MATTOS, João Metello. A sociedade do conhecimento. Brasília : UnB, 1982.
PECCEI, Aurélio. Cem páginas para o futuro. Brasília : UnB, 1981.
Portal de Relações Públicas. www.portal-rp.com.br
Revista Exame. http://portalexame.com.br
Stanford Web Credibility: [http://www.webcredibility.org/guidelines/index.html]
Sibinet – Sistema Integrado de Bibliotecas da Universidade de São Paulo. www.usp.br/sibi
TOFFLER, Alvin. Criando uma nova civilização: a política da terceira onda. Rio de Janeiro : Record, 1995.