A análise dos dados tem como objetivo organizar as informações de forma que fique possível o fornecimento de respostas para o objetivo da pesquisa. Sendo assim, no presente trabalho foi utilizado a análise qualitativa, que segundo Vergara (2010), é uma forma de tratar os dados a partir da codificação, apresentação e análise. De modo que, após a realização das entrevistas, foi analisado os dados obtidos e confrontados com os princípios do Lean Office, a fim de definir pontos de melhoria e suas consequências para a organização pública.
A análise de conteúdo, que segundo Bardin (1979), representa um conjunto de técnicas de análise das comunicações que visam obter indicadores que permitam a inferência de conhecimentos relativos às condições de produção e recepção dessas mensagens, foi do tipo categorial, que ainda de acordo com Bardin (1979), compreende três etapas: pré-análise, descrição analítica e interpretação inferencial. Na pré-análise ocorre a preparação para a análise propriamente dita, servindo para organizar os dados iniciais que fundamentam a interpretação final. A descrição analítica consiste no processo no qual os dados brutos são transformados sistematicamente e agregados em unidades, que permitem uma descrição exata das características pertinentes da pesquisa. Na interpretação inferencial, é colocado em destaque informações fornecidas pela análise, ocorrendo comparação entre as categorias, visando identificar aspectos semelhantes e distintos. Permitindo apresentar os dados em diagramas, figuras, modelos etc (Bardin, 2000).
4 ANÁLISE DOS RESULTADOS
O presente capítulo tem como objetivo descrever o processo de aplicação do estudo no órgão escolhido, assim como retratar os resultados alcançados ao final do trabalho. Sendo assim, o capítulo de Análise dos Resultados visa atender o objetivo geral do trabalho, que é analisar os desperdícios dos processos críticos de negócio do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte, com base na filosofia do Lean Office.
Realizada a pesquisa bibliográfica, apresentada no segundo capítulo deste trabalho, a autora iniciou o estudo prático no TRE/RN. Sendo assim, no dia 29 de outubro de 2019, a autora se reuniu com o Coordenador de Licitações, Contratos e Materiais, Hermann Doria, com o objetivo de aplicar a entrevista semi-estruturada, disponível no apêndice A.
Após essa primeira etapa de coleta de dados, foi analisado o desenho do processo no software Bizagi Modeler, visto que o mesmo permite uma fácil organização e visualização dos processos, o desenho pode ser observado na Figura 1:
Figura 1 - Fases do Processo de Contratações do TRE/RN
Fonte: TRE/RN (2019)
O Processo de Contratações tem início no ano anterior, onde ocorre a elaboração do Plano Anual de Contratações, que engloba: unidade demandante (a qual solicitou o material/serviço); unidade técnica (a qual vai utilizar o material/serviço); descrição do objeto; justificativa da necessidade de aquisição para o funcionamento do Tribunal; tipo de aquisição (nova aquisição ou renovação); valor estimado; entre outros, conforme pode ser visto no Anexo 1.
O Plano Anual de Contratações (PAC) foi implementado recentemente pelo Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte e consiste no levantamento de necessidades de aquisição do Tribunal para aquele determinado ano. Cada seção elabora o seu plano, separadamente, e encaminha para a Coordenadoria de Licitações, Contratos e Materiais (COLIC) para consolidação e preparo do orçamento para o ano subsequente.
O objetivo do Plano é o conhecimento prévio de todas as demandas e, consequentemente, garantir que todas as contratações ocorram após um estudo detalhado de como, onde e quando adquirir determinado material ou serviço. Entretanto, no decorrer do ano ocorre de aparecer demandas que não estão no PAC, surgindo então o primeiro gargalo: Por que essa demanda não está no plano? Por
que essa demanda não foi planejada?
No anexo 1 é possível observar parte do Plano Anual de Contratações do Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte para 2020, na sua primeira versão, em processo de desenvolvimento. A versão final só é aprovada em dezembro, sendo disponibilizada para todos que tiverem interesse no portal do Tribunal.
Concluída a elaboração do plano, o processo de contratação do TRE-RN, segue contemplando três etapas: planejamento, seleção do fornecedor e gestão do contrato/liquidação da despesa.
A etapa de planejamento é separada em duas fases, a primeira contempla a oficialização da demanda, por meio do Documento de Oficialização da Demanda (DOD Administrativo), e a designação dos servidores que irão compor a Equipe de Planejamento da Contratação. O seu respectivo mapeamento pode ser observado na Figura 2.
Figura 2 - Planejamento da Contratação - 1ª Fase
Fonte: TRE/RN (2019)
A segunda fase engloba a elaboração do Estudo Preliminar (EP), o gerenciamento de riscos e a elaboração do Termo de Referência. O EP aborda, obrigatoriamente, tanto em contratações de serviço quanto em aquisição de materiais, os itens de: necessidade de contratação, onde é avaliado a urgência da necessidade de resolução; estimativa de quantidades a serem contratadas, através de memórias de cálculos; avaliação de custo das soluções; fundamentação da contratação; e a conclusão, declarando se a contratação é viável ou não. Entretanto, para cada tipo de aquisição, serviço ou material, existem pontos específicos, de acordo com seu tipo e finalidade. O seu respectivo mapeamento pode ser observado na Figura 3.
Figura 3 - Planejamento da Contratação - 2ª Fase
Fonte: TRE/RN (2019)
Na Seleção do Fornecedor ocorre a tomada de decisão de qual a melhor maneira de adquirir determinado material/serviço. Este trabalho tem como foco contratações por licitação, logo não citará processos de contratações que dispensam licitação. Visto, em casos que ocorrem licitação, é nesta etapa que a mesma ocorre. Sendo a etapa onde é elaborado o edital e ocorre o pregão, seja para pronta entrega ou por sistema de registro de preços. É nesta etapa onde os interessados elaboram suas propostas e apresentam ao Tribunal, ocorrendo a análise da proposta mais viável para o mesmo.
Na última etapa, Gestão do Contrato, ocorre a emissão do empenho e pagamento, em casos de contratações simples. No caso de contrato, é emitido a nota de empenho para a despesa e ocorre o acompanhamento da execução do objeto contratual, por meio de fiscais e da Seção de Gestão de Contratos, para então ser feito o pagamento.
As licitações que ocorrem em função de demandas que surgiram no decorrer do ano e que não estão no Plano Anual de Contratações, podem acontecer, entretanto
como a mesma não foi planejada é preciso uma justificativa plausível para a sua necessidade e o fato de não ter sido estudada antes. Seguindo assim, as três etapas padrão de contratação.
Existem exceções onde essas etapas não são seguidas, que é o caso das demandas emergenciais, como o exemplo citado pelo entrevistado, em caso de ocorrência de algum acidente, onde algo necessita de reparo urgente, é feito uma aquisição emergencial, que não passa por um estudo prévio.
De modo geral, os processos de contratações duram cerca de três a quatro meses, conforme levantamento feito pelo próprio Tribunal, englobando todas as etapas - desde o levantamento de necessidades até a liquidação da despesa.
Já o pregão em si, onde ocorre a seleção do fornecedor, tem duração média de dois dias, em casos que não ocorrem recurso ao Edital. Em casos de pregões que exigem amostra de material, o pregão tem duração maior, visto que o mesmo fica suspenso até a aprovação, ou não, da amostra apresentada pelo fornecedor. Existem casos em que é necessário ainda uma análise técnica, como por exemplo na contratação de serviços de Tecnologia da Informação, sendo enviado ao setor demandante laudos sobre o fornecedor que apresentou a melhor proposta financeira, para o mesmo analisar se aquele fornecedor se enquadra nas reais necessidades do setor.
No quesito de prioridade para contratação, o Tribunal não segue uma política de prioridades. As contratações seguem a ordem cronológica do momento em que são solicitadas, porém contratações têm um prazo na qual elas devem ocorrer, tal prazo é definido com base na urgência da contratação, especificado no estudo preliminar. No caso desse prazo já está perto do fim, o processo em questão recebe prioridade. Sendo possível identificar um outro gargalo: Por que tal contratação só foi solicitada tão
próxima do final do prazo máximo para ocorrer?
Durante a entrevista foi identificado um outro gargalo no âmbito de levantamento de preços. Às vezes o levantamento feito pela Seção de Análise Técnica e Contratações, não corresponde à realidade do mercado. Pelo intervalo de tempo que existe entre o levantamento de preços e a ocorrência do pregão, ocorre de o valor de referência ficar abaixo da média do mercado, na maioria das vezes em decorrência de uma alta no valor do dólar, ficando inviável para os fornecedores ofertar os itens do pregão. Este fato gera prejuízo para o Tribunal em dois aspectos: Financeiro, onde apesar de não ser mensurado, se deve ao fato do elevado tempo que os servidores
envolvidos no processo de compras, dedicaram ao processo, que não obteve o resultado esperado; E material, que consiste na necessidade do Tribunal por determinado material que não vai ser suprida no período que se era esperado, devido à ausência de fornecedores interessados. Gerando o déficit no almoxarifado do TRE.
Baseado na entrevista e no acompanhamento dos processos do Tribunal no âmbito de licitações nos últimos um ano e seis meses, foi possível observar que o órgão vem reconhecendo, cada vez mais, a grande importância que o processo de contratações tem no funcionamento do Tribunal.
Diante disso, o órgão vem passando por uma série de melhorias no âmbito de licitações, desde a revisão da Portaria 220/2015-GP, passando pela atualização de normativos, e a modelagem dos processos de Planejamento da Contratação, Seleção do Fornecedor e Gestão de Contratos.
Entretanto, em processos complexos e que envolvem diversos setores, como o processo de contratações, sempre existirá pontos passíveis de melhoria. E são tais pontos que o presente trabalho visa tratar.